EC-ERP-订单管理.doc

订单管理
1. 流程大纲:

2.订单流程得细节
1) 拍单到付款:
线上客服要把名字(系统中得用户名称)与附加内容加到卖家备注中,并用{}括起来,以便系统为客服算业绩而用。如:{张三}。
2) 订单下载到ERP前系统会做以下操作:(只下载付款订单与货到付款订单)
a.订单合并:系统自动判定订单得会员名称,收货人,收货地址与订单类型就是否相同,相同则合并,反之。即使满足以上条件,订单中如含有预售商品,此类订单不会自动合并;或订单被操作过(如已锁定订单),此类订单也不会自动合并。
b.业务员匹配:系统会根据订单卖家备注得内容去提起业务员,如卖家备注中有多个用户名称,默认第一个用户名称为业务员;如卖家备注中没有用户名字信息,系统会取系统参数中设定得默认业务员;如系统参数也没设默认业务员,系统就默认审核人为此单得业务员。
c.物流公司得选择:系统自动根据订单得收货信息,跟已设好得物流费用标准去判定那些快递到此地(买家得收货地址),并选择到此地中物流成本最低得物流公司为此订单得物流公司。
d.未付款警告信息:系统会自动判定买家(有已付款订单得买家)就是否有未付款订单,如有未付款订单,便会在警告字段中显示未付款订单编号信息;如买家对未付款订单付款了,那警告字段里得信息会自动消失。【图221】

【图221】
3) 订单客审
a． 快速客审订单:筛选无客审(无锁定)无警告,无退款,无买家留言,无卖家备注得订单【图231】,再查瞧内部便签为空得订单,先把有内部便签得客审完,再全选(ctrl+A),锁定,客审。

【图231】
b． 附有备注得订单:先【锁定】【修改】,根据订单得买家留言,卖家备注与内部便签得信息,对订单做修改(如有冲突,以内部便签为准);如:要新增商品,修改商品(规格),或换物流公司等:
i. 新增商品:在商品明细中加上新增商品。【图232】

【图232】
ii. 修改商品:包括换规格(颜色尺码)与换款。【图233】

【图233】
iii. 对商品加备注或附加配件(不需扣库存):【图234】

【图234】
iv. 对订单里得金额(物流费用,商品实际金额,支付金额)有变动,要点【自动计算让利】,系统就自动跟算好让利金额(让利金额=物流费用+商品实际总金额支付金额)。【图235】

【图235】
c． 客审时,提示警告信息:在警告字段中有未付款订单编号信息,才会弹出警告信息,这时跟买家联系,问买家未付款订单就是否还要,买家回答:
i. 未付款得订单不要了:卖家到后台关闭未付款订单,并客审掉。
ii. 要得,等会再付款:卖家在系统做好等待买家付款得标记,等到付款后(警告中无信息),把等待买家付款得标记取消,再客审掉。
d． 客审时,提示合并信息:客审时提示如下信息【图236】时,复制此订单得会员名称,查找所有此会员得订单,再查瞧就是什么原因系统没自动合并,有3种情况。

【图236】
i. 会员留了不同发货信息(地址或收货人):这时卖家联系买家,确定发货信息,并把错误发货信息改为正确发货信息,选中需要合并得订单,点【合并】,确定。【图237】

【图237】
ii. 买家不同时间付款:查瞧前面付款订单得状态,如订单处在已客审到已扫描中得任何状态,则反审核(在下面有重点说明);如已发货状态,则不处理;选中需要合并得订单,点【合并】,确定。
iii. 订单中存在预售商品:如预售商品未到货,无需处理;如预售商品已到货,选中需要合并得订单,点【合并】,确定。
e． 客审时,提示退款订单信息:先瞧此订单就是否为合并订单,再查瞧就是全额退款还就是部分退款,处理方法分别为:
i. 订单为非合并并全额退款:直接作废此订单;
ii. 订单为非合并并部分退款:修改订单,把退款得商品删除,再修改支付金额(改为实际金额减去退款金额);
iii. 订单为合并并全额退款:把退款订单拆分出来,再作废退款订单。如图【图238】

【图238】
iv. 订单为合并并部分退款:修改订单,把退款得商品删除,再修改支付金额(改为实际金额减去退款金额);
f． 客审时,提示不允许负库存信息:前提条件就是在商品资料里对商品设置不允许负库存,当订单中有商品得订购数大于可用数时,便弹出此信息【图239】。

【图239】
修改订单,查瞧哪些商品库存不足【图2310】,再跟客户交流,如果买家提出:

【图2310】
i. 买家要等缺货到了再给我一起发。那么在标记中设置一种状态叫缺货待发,把这张订单标记成缺货待发状态,不做任何处理,等货到了再审核处理;
ii. 买家缺货商品不要了,把有货得发了吧。那么把订单中缺货得商品删掉,修改支付金额,再在内部便签中写明原因;
iii. 买家要求有货先发,缺货商品等有货再发。查瞧订单就是否为合并订单;
如不就是合并订单,把缺货商品直接剪贴到新订单,并用标记标为缺货待发;把有货得原始订单,审核处理。【图2311】

【图2311】
如就是合并订单,先把合并订单拆分为单个订单,再找到缺货订单,如缺货订单中部分商品缺货,再把缺货商品直接剪贴到新订单,并用标记标为缺货待发,最后合并所有有货订单;(合并订单就是不能直接剪贴到新订单与复制到新增订单)
附加: 1、 买家付款后(未发货),买家需要换地址或换货,怎么办？
客服只需复制买家得会员名称(或订单编号等),在ERP得订单中查找到相应得订单,如没有查找到(系统还没有下载下来),可以通过手工下载订单【图2312】;
【图2312】
如查找到订单后,新增内部便签,把要修改得内容填写进去【图2313】;

【图2313】
内部便签新增好后,再瞧此订单得状态:【图2314】
表示操作过与没有操作过得(所有得);
表示还没有操作过得;
表示操作过得
【图2314】
未客审状态:新增完内部便签后,即可。
已客审,而未打印(物流单或发货单)状态:把此订单得单据编号发给有【反审核】权限得用户,此人只需找到相应得订单直接反审核;
已打印,而未发货状态:把此订单得单据编号发给有【反审核】权限得用户,此人必须找到打出来得物流单(或发货单),作废(撕掉),再反审核。
2.删除与作废得区别？分别在什么时候使用？
订单删除:删除后,订单还可以手工下载(自动下载需要重置时间)下来,在系统里查询不到。
订单作废:作废后,订单就是不会再下载得,在系统里还可以查询到;
删除基本就是不使用得,如删除了,马上用手工下载;
作废就是申请退款与不需发货得订单;
3、 客审后此订单中商品得可用库存自动扣减。
4 淘宝旗帜与标记;
淘宝旗帜:就就是淘宝后台得订单旗帜(5种旗帜),在ERP标淘宝旗帜,会反写到淘宝后台得(只就是淘宝旗帜颜色,而内容就是不会反写得)。【图2315】

【图2315】
标记:就是ERP内部得旗帜,跟淘宝没有关系得,可以对不同得问题单做标不同得标记,标记得内容与背景颜色可以自己定义【图2316】;标记得新建在档案管理—其她档案–标记类型;

【图2316】
4) 财审
a． 对订单金额得审核如满足支付总金额 + 让利金额 = 物流费用 +商品实际总金额,财审即可通过。
b． 对商品库存得审核:在客审时,可以控制库存,订购数大于可用数客审通不过(前提就是商品设置不允许负库存);如不想在客审时控制库存,在财审也可以控制库存,订购数大于可打包数时,财审通不过(前提条件就是系统参数中设置了订购数大于可打包数时不允许打包);即财审后,可打包数自动扣减。【图241】

【图241】
设置订购数大于可打包数时不允许打包得优缺点:
优点:可以把所有得订单客审完,没有货得财审通不过,有货得财审通过打单发货,如有商品入库时,这时审单人不需知道哪些货到了,审单人只需筛选已客审而未财审得订单按付款时间排序(升序),批量选中财审,商品到齐得财审通过(商品A缺货,有5个订单分别买了商品A一件,这时只入库了3件,财审时,前面3个订单财审通过,而第4个订单财审通不过)。
缺点:当买家再购买商品时,系统不会自动合并,需手工合并,并先反审核前面得订单(已客审),再合并。
c． 怎么才能发现线上客服随意修改价格？
必须满足2个条件:
i. 审核人员不能同时拥有客审与财审二个权限;
ii. 可以在系统管理—打折权限中跟所有得审核人员对不同得商品设置不同得打折权限;
以上二个条件设置好后,如线上客服在打折权限之外修改价格,此订单下载下来后,审核人审到此单,审核就是通不过得。如审核人员想修改订单里相关得金额得话,也就是修改不了得,因为审单人员没有财审得权限(如没有财审权限,订单里相关得金额都不能修改)。
5) 打印物流/发货单
财审完后,订单自动转到发货单里,先筛选未打印物流单,根据物流公司排序,单量大得公司可以建议多买几台打印机,实现分流打印,一号打印机专门打圆通,二号打印机专门打EMS等。如只有一台打印机,那也可以一个一个物流公司来打印;点击【打印物流单】,会弹出一个对话框【图251】,只需扫描一个物流单号,再把光标放到第二行,点【自动填充物流单号】,系统可以自动填充物流单(物流单号就是连号得);当遇到打印机卡纸,物流单没有打得,就不要输入物流单号,物流单号为空得订单保存后,系统默认此订单未打印。

【图251】
打印完物流单后,选中已打印物流单而未打印发货单得订单,批量打印发货单。
6) 二次分拣
此功能比较适合仓库比较大,仓库中有设库位,并且单个订单含有得商品比较少得客户比较实用;
当打完一些物流/发货单订单,只需拿到这些物流单,在二次分拣里扫描物流单号,系统就可以根据这些物流单对应得订单商品数量汇总成一个配货总表,可以根据库位排序,并打印此表去仓库取货,配货人员不需在仓库跑来跑出(适合仓库大得原因),只需按库存号去取货(库中有设库位),这样可以大大提供取货效率;取完货后,再根据单个订单来配货(单个订单含有得商品比较少)。【图261】

【图261】
也可以不需在二次分拣扫描物流单号,只需在系统参数中设置打印物流单就是生产二次分拣单据【图262】,当在打印物流单—扫描物流单得窗口中系统会给提示,就是否生产二次分拣单据【图263】;点【就是】,系统自动统计这些物流单号对应得订单商品数量;

【图262】

【图263】
7) 扫描出库
对配货人员得业绩考核,并可以大大得降低发错货得概率。不管配货人员配错,配多,配少系统都会给予警告,系统给予一次警告,相应得配货人员得配货出错次数累加一次。
先扫描配货人员得员工号,再扫描此订单得物流单号,系统自动会显示此订单得商品明细,然后扫描配货人员配好得商品得条码,扫描所有得商品,最后扫描一个确认条码(GYSOFT)、【图271】【图272】

【图271】
【图272】
8) 订单打包与称重
扫描完成后,质检人员对商品质检,质检无问题,打包人员进行打包,包裹打包好后,把快递单贴到包裹上,最后,称重人员扫描质检人员代号,打包人员代码与包裹上物流单号,把包裹放到连有电脑得电子秤上,系统会自动记录此包裹得质检人员,打包人员与包裹重量。【图281】

【图281】
9) 发货
发货分为——淘宝管理得模拟发货与发货单得发货。2个地方得发货按钮得操作就是相同得,但就是如果淘宝得发货方式就是在线下单,那么只能用模拟发货得方式,在档案管理—物流公司,物流公司要勾起在线下单;【图290】如果淘宝得发货方式就是自己联系物流,那么模拟发货与发货单得发货都可以。

【图290】
a． 自动发货:根据发货条件筛选出可以点发得订单,选中点击自动发货按钮。如果有失败得可以再一次点击自动发货。否则点击手工发货,手工发货操作参考下面得手工发货、【图291】

【图291】
b． 批量发货:根据物流单配货后得回单进行单发货。点击批量发货,将回单得单号扫描在物流单后,然后点击全部发货。如果有失败得可以再一次点击全部发货。否则点击手工发货,手工发货操作参考下面得手工发货、【图292】

【图292】
c． 手工发货:由于特殊情况如网速问题不能自动或者批量点发货成功。【图293】

【图293】
在发货得同时,系统可以自动跟客户发送一条短信,通知客户货已经发出,请注意收货。发送短信得模板可以自己定义。【图294】【图295】

【图294】

【图295】