《零星后勤物资采购管理制度》.doc

《零星后勤物资采购管理制度》
【零星后勤物资采购管理制度】
制度概况
制度编号

版本编号

生效日期
2015-01-01
密级程度
■ 普通 □ 秘密
□ 机密 □ 绝密
目 的
为指导日常后勤物资采购，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请
需求，特制定本制度。
适用范围
集团总部、各省公司、各分拨中心。

版本优化原因与内容
新制订
主送抄送
主送
抄送
部门/区域
岗位
部门/区域
岗位
总部
各中心/负责人
总部
各中心/全体人员
各省公司、各分拨中心
负责人
各省公司、各分拨中心
全体人员
相关制度或流程

拟制部门
人力行政中心--行政部
拟制人
邓亦云
目 录
一、制度正文··································································1 Jk2THyy。
第一章 总则·······························································1Ck1Pew7。
1.0 目的·······························································1kA44ba2。
2.0 范围·······························································1bkT5p4S。
3.0 定义·······························································1j4sE0qC。
3.1 采购·······························································12lrdYEt。
3.2 供应商··························································1IbakdwZ。
3.3 零星后勤物资····················································1Fnh6rfN。
4.0 职责·······························································1euExqTm。
4.1 使用部门····························································1txoTqcq。
4.2 采购专员···························································1iJu7k07。
第二章 具体内容···························································1ByRVTbh。
1.0 采购申请······················································1pQwDHqS。
2.0 采购审核····························································2cj6xIe1。
3.0 采购办理···························································2nILvFQK。
4.0 入库办理··························································2oi4nqrY。
5.0 物品领用··························································2Be3lyFq。
6.0 盘点·······························································3cbju4wJ。
第三章 授权事项·························································2w8lhtRy。
1.0 零星后勤物资采购事项授权··········································3sWS1b0I。
2.0采购费用报销授权···················································4WNin8hF。
第四章 附则·····························································4ex7Piwo。
二、例外·····································································4sYu6Y5l。
三、解释·····································································4APU7jvq。
四、引用································································4IUNysZU。
五、附录······································································5DWjUGb4。
零星后勤物资采购管理制度
一、制度正文
第一章 总则
1.0 目的
为指导日常后勤物资采购工作，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请需求，特制定本制度。
2.0 范围
适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。
3.0 定义
3.1 采购：指通过市场或其他渠道，以货币或其他交易形式购买产品、服务或其他资源，以
满足自身需求的活动。广义的采购活动包括寻价、比价、订单确认、供货、款项支付、
安装、调试以及售后服务等多个环节。
3.2 供应商：指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。它可以是企业、
个人或以其他形式存在的机构。
3.3 零星后勤物资：在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、行政车辆、文娱活动、电工电料或设施/设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金额小的物资，包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、维修件等。U4uqHuO。
4.0 职责：
4.1 使用部门：负责填写后勤物资采购申请单，按规定办理领用手续。
4.2 采购专员：负责供应商甄选、寻价、比价，按采购申请实施采购行为、办理入库及财务
报销手续等。
第二章 具体内容
1.0 采购申请
1.1 使用部门有后勤物资需求时，首先在SOA系统中提交“物料领用流程”，经批准后到物
料仓库领取。一般情况下，省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统
统一配发。
1.2 对于无法通过仓库直接领用的后勤物资，由使用部门填写《后勤物资采购申请单》（须注明用途、数量、要求到货日期等），经部门领导批准后，递交给行政部（综合管理部）申请采购。如使用部门对所申请的物资有特殊要求的，应明确其具体要求或提供样品给采购人员作为参照。Pq2lLEA。
1.3 对于属于固定资产类、备品备件类的零星物资，应分别通过SOA系统提交“资产申请流程”、“备品备件申购流程”办理，而不能按后勤物资采购申请流程办理。sS6PIDN。
1.4 原则上，公司不得未经申请而擅自采购严禁“先斩后奏”的行为。如遇紧急情况可通过电话说明原由提出口头申请，但在事后必须及时补充提交采购申请单。f24VkFb。
2.0采购审核
2.1 总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核；省公司、分拨中心的“后
勤物资采购申请单”审核参照授权文件执行（《关于人力行政费用申请与报销对分子公
司授权的通知》）。
2.2 审核关键点主要为：正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等，对审核有异议的，应及时与申请人沟通、说明，并达成一致意见。6SvuGOJ。
3.0 采购办理
3.1 采购人员应具备良好的职业操守，秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。
3.2 在实施采购时，应本着5R（适质、适量、适价、适时、适地）的原则，确保采购的物资
质量可靠、物美价廉。
3.3 对于采购频率较高、用量较大的后勤物资，应采取选择固定供应商作为合格供应商的方
式进行合作。对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货
方式、供货周期、售后服务等多个方面。
3.4 合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定，并定期对其进行再评估。对出现重大质量问题或不符合时，应对其资格重新评审或者取消其合格供应商资格。S0V1mYT。
3.5 对于已确定合格供应商资格的，可以签订采购合同。对于供应商的报价，应定期进行再
评估
3.6 对单个金额≥500元、或批量金额≥3000元的后勤采购事项，应以比价表的形式进行会
签，最终按会签结果执行（在同等条件下，以最具优势的价格采购）。
4.0 入库办理
4.1 所有经采购的后勤物资，必须由采购人员办理入库手续，入库经手人必须按照采购申请单、发票、实物进行核对、验收，在确保一致时才能办理入库，并如实登记“后勤物资采购入库/领用台帐”。rO1D8ht。
4.2 入库经手人在办理物品入库验收时，如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量问题时有权拒收，同时及时告知采购人进行调换或退货。VkLkBAj。
4.3 办理入库时，必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。最后由入库经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。RAEkEmB。
5.0 物品领用
5.1 所有物资必须办理领用后手续才能使用，严禁“未入库、先领用”的现象。
5.2 在办理领用时，领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是否符合，确认无误后，领用人在“后勤物资采购入库/领用台帐”上签字确认。rVq5EDl。
5.3 对于“以旧换新”的物品，在领用时必须“交旧领新”，否则相关人员有权拒发。
6.0 盘点
6.1 所有的物资，应按月进行盘点，具体参照“后勤物资盘点表”。
6.2 对于盘点中出现的盘盈、盘亏，应由盘点人进行书面的说明。当盘盈、盘亏金额≥1000元时，必须上报中心负责人。dcFgpAw。
6.3 对于重大盘亏事件，应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。
第三章 授权事项
1.0 零星后勤物资采购事项授权
申请事项
采购要求
流程审批节点
1.伙食类(含食材/调味品/燃气)
1.各省每月10日前提交伙食费计划总额，按11元/人/天*用餐人数*天数计算，计划由省总审批，报总部备案；
2.超标/例外情况提交总部审批；
3.采取备用金形式(按11元/人/天*用餐人数*3天) 。
分拨/省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案
省/分拨：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总
超标准/例外情况：省总-总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁
2.福利及员工奖品类(含部门活动经费类物品采购)
1.制度标准内由省总批；
2.超标准提交总部批准 (最高需副总裁或以上领导批准)。
3.员工奖品类别：文娱颁奖、体育竞技奖、培训(评优)达标、其他；
4.奖品单笔≤2000元由省总批准，全年不超出四次，超额或超次数向总部申请。
福利及活动经费类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）
员工奖品类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁
3.后勤基建维修类(含工具、配件)
1.单笔≤1500元由省总批准；
2.1500<单笔≤5000元由人力行政中心负责人批准；
3.总价超出5000元的按流程提交至“工程项目部”或管理工程中心“办理；
4.总部巡查核实同类维修多次发生的真实性。
分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总(≤1500) -总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人(15005000）（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）
4.消防类
配置标准（器材、面积、数量）报总部分子公司综合管理部批准备案。（消防配备标准：25平米1组灭火器2个，4KG干粉）
分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总
-（备案）总部分子公司综合管理部
5.后勤物资(含外协维修配件/操作/办公/物业/文体/宿舍配置等）
1.单笔≤1000元由省总批准；
2.1000<单笔≤5000元由人力行政中心负责人批准；
3.总价超出5000元的按采购资产中心管控模式办理；
4.总部巡查核实分子公司后勤物资“收发存“真实性及大数据管控。
分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总(≤1000) -总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人(10005000）（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）
2.0采购费用报销授权
员工食堂菜金
1、费用报销单；2、伙食费采购明细单；
3、涉及油、米等大金额需要开具发票
说明：（1）报销需在申请的月度总额内。
（2）超出总额，由经办部门补申请，总部签批后做附件。
分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-(分拨中心负责人)-省总
总部：人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人
节假日福利
1、费用报销单；2、标准文件；3、合同/协议；
5、普通发票；6、如涉及福利采购，还需提供相关清单明细；7.员工福利品领用签收单
说明：（1）事项申请需有申请额度,报销额度需在申请范围内。（2）超标准，由经办部门补申请，总部签批后做附件。
分拨/省：申请部门经办人-提交部门负责人-财务负责人-（分拨中心负责人）-（单次≤50000）省总-（单次＞50000）总部对应职能部门负责人（一级部门）-高级副总裁
总部：申请部门经办人-提交部门负责人（三级部门）-提交部门负责人（二级部门）-（单次≤20000）提交部门负责人（一级部门）-（单次≤2000）人力行政中心负责人-（20000＜单次≤50000）财务副总裁-（单次＞50000）高级副总裁
奖励员工的奖品
1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值税专用发票（此处应按照实际业务性质，区分发票性质）；4、采购清单；5、需求部门签收单。
说明：
（1）报销需在申请范围内,超出申请范围需补申请
（2）超标准，由经办部门补申请，总部签批后做附件。
分拨/省：申请部门经办人-提交部门负责人-财务负责人-(分拨中心负责人)-（单次≤2000）省总-（2000＜单次≤5000）总部对应职能部门负责人（一级部门）-财务副总裁-（单次＞5000）高级副总裁
总部：申请部门经办人-提交部门负责人（三级部门）-提交部门负责人（二级部门）-（单次≤2000）提交部门负责人（一级部门）-（2000＜单次≤5000）财务副总裁-（单次＞5000）高级副总裁
后勤负责办理的维修
（＜5000元）
1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值税专用发票；4、维修清单；5、需求部门验收单
说明：（1）报销需在申请范围内。
（2）申请范围外，由经办部门补申请。
（3）超5000元，按“工程”模式管理
分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-(分拨中心负责人)-省总
总部：人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人
后勤物资采购
（＜5000元）
1.除伙食费小额的厨房用品
2.零散劳保用品
3.纯净水
4.鲜花、水果
1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值税专用发票；4、采购清单；5、需求部门签收单；
6、合同(租赁费支付需附)
说明：（1）报销需在申请范围内。
（2）超标准，由经办部门补申请，总部签批后做附件。
（3）超出5000元，按采购中心管控办理。
分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-(分拨中心负责人)-省总
总部：人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人
第四章 附则
二、例外
此项无内容
三、解释
本制度由人力行政中心-行政部负责解释并修订，自发布之日起生效。
四、引用
此项无内容
五、附录
《行政后勤物资采购申请表》
《后勤物资采购验收入库/领用台帐》
《后勤物资盘点表》