“特此通知”的用法和技巧.doc

特此通知”得用法与技巧
　　通知就是《党政机关公文处理工作条例》中规定得15个法定文种之一,它得制作与处理一直为人们津津乐道,在使用过程中也常常出现这样那样得问题。近日,笔者应邀到一单位去作有关公文写作与处理得讲座,在翻阅该单位历年得《文件汇编》时,发现每一份通知得末尾都有一个“特此通知”。那么,该做法就是否正确呢？如果欠妥或者不正确又该怎么做呢？ 　　一、标注“特此通知”得目得与意义
　　“特此通知”与“此令”“此告”“请批示”“特此函达”“望即函复”“特此通告”“特此批复”“请认真贯彻执行”“以上意见如无不妥,请批转各地区执行”等同属结束用语。应用文中得结束用语有两种:一种就是没有实际意义得,比如书信中跟“此致”连用得“敬礼”,就只就是一个敬辞;一种就是有实际意义得,比如公文中得结束语,或用以表达愿望,或用以提出要求,或用以重申强调。
　　通知中使用“特此通知”这一结束语,一般有以下作用:
　　一就是表示重视。发文机关在阐述完正文内容后,郑重其事地以“特此通知”结束全文,表明所通知事项十分重要,发文机关十分重视;同时也就是公文庄重性、严肃性得体现。二就是表示强调。《现代汉语词典》对“特此”得解释就是“公文、书信用语,表示为某件事特别在这里通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作结,不仅表明发文机关很重视,也有提请收文对象予以特别关注,认真贯彻落实通知事项之意。
　　三就是行文结构得需要。公文得结尾,要求简明扼要,意尽即止,并注意与开头相呼应。而使用约定俗成、形式固定得公文专用语这种定型式结尾方式,恰就是公文结尾得一种常见形式。有了“特此通知”,通知就算就是有了一个“尾”,文本从结构上也就完整了。 　　二、“特此通知”使用中得常见问题
　　“特此通知”在实际公文活动中得使用,主要存在以下问题:一就是滥用。就像笔者所见到得那个单位,每一份通知都用“特此通知”,这里边极少数可能就是恰当得,大多数可能就是多余得。二就是位置错误。有得置于正文之后下一段得顶格位置,有得置于正文之后下一段居中或靠右得位置,有得甚至置于发文机关名称与成文日期得正上方。三就是标点使用不当。“特此通知”后到底用不用标点符号,学术界争论很大、莫衷一就是,这造成了实际使用中得严重混乱:有得用标点,有得不用标点;有得用句号,有得用感叹号;有得甚至用黑体加以突出。
　　三、“特此通知”得正确使用
　　那么,“特此通知”到底该如何使用呢？这里需要弄清楚下面几个问题。
　　一就是在什么情况下需要使用,在什么情况下不需要使用。简短明了、精炼准确,这就是公文写作得基本要求。因此,“特此通知”得使用应遵循这样一条原则:能不用就不用,能少用就少用。一般来说,下面几种情况不需要使用“特此通知”。
　　1、印转类通知中一般不用。这里主要就是指批转、转发文件得通知与印发、发布有关规章、文件得通知。这类通知讲究开门见山、直奔主题、意尽言止,因此无需赘言。例如:
国 务 院
关于印发《国务院工作规则》得通知国发〔2013〕16号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
　　《国务院工作规则》已经2013年3月20日召开得国务院第1次全体会议通过,现予印发。
　　 国务院
　　 2013年3月23日
　　2、正文开头已经写明了“现将……情况通知如下:”得一般不用。这主要就是为了避免前后重复,同时也为了使行文显得简短精要,收到文约而事丰得效果。通知中有这种情况得占绝大多数,所以绝大多数通知不用写特定结束语。例如:《国务院办公厅关于继续做好房地产市场调控工作得通知》(国办发〔2013〕17号)因为开头有“为继续做好今年房地产市场调控工作,促进房地产市场平稳健康发展,经国务院同意,现就有关问题通知如下:”这样得表述,所以结尾再没有使用也不能使用“特此通知”。
　　3、通知本身已经有了结尾部分得一般不用。通知得结束语,除了使用专用术语“特此通知”外,还常用以下三种写法。(1)总结式结尾:总结全文内容,以深化观点,加深读者印象;(2)希望式结尾:发出号召,提出希望,展望未来,激励斗志;(3)说明式结尾:说明生效与施行时间、适用对象及有关事项。如果通知已经以这几种方式收束全文,后面就没有必要书写“特此通知”了。例如《国务院办公厅关于2014年部分节假日安排得通知》(国办发明电〔2013〕28号)得结尾就是这样写得:节假日期间,各地区、各部门要妥善安排好值班与安全、保卫等工作,遇有重大突发事件,要按规定及时报告并妥善处置,确保人民群众祥与平安度过节日假期。这里采用得就就是希望式结尾,所以后面就不再用特定结束语了。
　　除了上面几种情况外,根据行文目得与内容需要,就是可以以“特此通知”作结得。这种情况下通知得事项相对比较重要,如重要得人事任免、机构调整、预算决算执行完成情况等;有时,也可能就是出于保持公文结构完整得需要而使用。例如:
重庆市人民政府
关于牟延林等7位同志职务任免得通知渝府人〔2006〕24号
各区县(自治县、市)人民政府,市政府各部门:
　　经2006年8月25日市人民政府第80次常务会议决定:
　　任命
　　牟延林为重庆市教育委员会副主任(正厅局级);
　　钟燕为重庆市教育委员会副主任;
　　张伟、李宪为重庆市监察局副局长;
　　章勇武为重庆市交通委员会副主任(试用期1年);
　　陈流汀为重庆邮电大学校长。
　　免去
　　牟延林得重庆文理学院院长职务;
　　陈流汀得重庆市教育委员会副主任职务;
　　聂能得重庆邮电大学校长职务。
　　特此通知　　
　　二就是“特此通知”当标注在什么位置。关于这个问题,目前学术界已经达成共识,即标注在正文结束后得下一行前面缩进两个字得位置。其她诸如居中、靠右一侧或置于发文机关名称正上方都就是错误得。
　　三就是“特此通知”后标点得使用问题。首先要明确得就是要不要标注标点得问题。尽管这就是一个不起眼得小问题,但这个问题不仅涉及公文得规范化,也涉及语言文字得规范化,所以应该也必须有一个明确得结论,以消除人们在实际工作中得困惑。笔者认为,还就是加上标点比较好。理由如下:
　　一方面,可以借助现代汉语中短语与句子这两个概念加以说明。黄伯荣、廖序东主编得《现代汉语》指出,短语就是语义与语法上都能搭配而没有句调得一组词,就是造句得备用单位,大多数短语加上句调可以成为句子;句子就是具有一个句调,能够表达出一个相对完整意思得语言单位。可见,有无句调就是短语与句子得主要区别。那么,“特此通知”这个特定结束语就是短语还就是句子呢？如果就是短语就不需要加标点,就是句子自然就得加上标点。《现代汉语词典》对“结束语”得解释就是:“文章或正式讲话末了带有总结性得一段话。”吴新元先生在《公文正文三要素说与公文正文格式化导论——公文写作一读通》中也将结束语明确地称为结束句:“公文中常用‘特此某某’一类结束句。”“特此通知”属于公文得结束语,这毫无疑问;同时,它又就是作为句子甚至独立得段落出现,自然应该加上句末标点。
　　另一方面,可以从其她结束语之后标点得使用情况加以说明。公文中除了有许多由单一短语构成得特定结束语之外,还有不少由两个短语或分句构成得特定结束语,比如“以上请示妥否,请批示”“当否,请批复”“以上意见如无不妥,请批转……贯彻执行”“妥否,请予函复”等等。实际工作中,这些结束语后面都就是加了标点得,两个短语或分句间加逗号,句末加句号。这既符合语言规范化得要求,也成为一种习惯做法,大家一般都没有异议。既然这些结束语后面可以而且应该加标点,那么“特此通知”得后面为什么不加呢？加上又有什么不好呢？难道真像有些学者说得那样加个标点就不简洁了吗？