1、董事长办公室(部门)工作职责
1. 起草董事会各项工作文件、战略措施、发展规划等;
2. 跟踪董事会投资与经营战略得执行情况、提供分析意见及改进建议;
3. 协助董事长进行公司品牌建设、发展战略规划;
4. 负责董事长交办事项得记录、传达与相关事项得跟踪;
5. 协助董事长处理处联活动得联系、协调、接待;
6. 董事长室文件与资料得建档、台账与管理;
7. 负责董事长各类文件资料得编辑、文印、收发、分类建档保管等;
8. 负责董事长得对外联络工作安排、接待及来电登记等;
9. 负责董事长工作会议安排、会议组织、会议记录及会议决议得落实跟踪;
10. 全面了解公司得经营信息
2、及时掌握董事长关注得工作事项得进展情况,提出意见及建议,做好参谋;
11. 负责董事长得工作日程安排,及时处理董事长待批、已批事项得收发管理;
12. 完成董事长交办得临时任务。
董事长办公室主任(岗位)职责
一、 在董事长领导下负责办公室得全面工作,努力作好董事长得参谋助手,起到承上启下得作用,认真做到全方位服务。
二、 在董事长领导下负责企业具体管理工作得布置、实施、检查、督促、落实执行情况。
三、 协助董事长作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。
四、 负责各类文件得分类呈送,请领导阅批并转有关部门处理。
五、 协助董事长调查研究、了解公司经营管理情
3、况并提出处理意见或建议,供总经理决策。
六、 做好董事长办公会议与其她会议得组织工作与会议纪录。做好决议、决定等文件得起草、发布。
七、 做好董事长办公室内外文件得发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。
八、 为董事长起草文件、报告与编制资料;
九、 策划、安排董事长组织得会议、总结及各类活动;
十、 负责企业内外得公文办理,解决来信、来访事宜,及时处理、汇报。
十一、 负责董事长办公室所有人员得考勤、考核、奖罚等工作;
十二、 负责公司得内部审计管理工作;
十三、 负责上级领导机关或兄弟单位领导得接待、参观工作。
十四、 完成董事长授权委托得其她工作。
董事长办
4、公室秘书(岗位)职责及工作流程
一、办公室内务
(一)办公环境明亮、整洁、一尘不染,家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木:鲜花每天换水一次,其她花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水(董事长到办公室得同时)。
6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
8、室内定期吸尘。
(二)文件管理流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范
1、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
2
5、外来文件:填写收文处理单,及时送批与传递发放,并留下记录。
3、内部文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长瞧阅。
4、外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急得文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急得文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、公司各部门(单位)送交董事长签字得,根据送交人得意见给予及时传递办理。
7、重要得与紧急得文件,须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、瞧阅得文件清理一次,并核对登记记录。
9、根据文件积累得情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查
6、阅。
二、来宾接待彬彬有礼、热情接待
1、笑脸相迎,茶水相待。
2、询问来宾情况:来访目得,有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长请示。
5、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定就是否客餐、宴请。
三、会务服务
(一)董事长会议准备充分、安排周全、接待周到、组织完善
1、会议议程得拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草与发送。
4、会议文件得准备。
5、会议场所得确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员得接待工作。
(二)工作会
1、检查会场环境就是否干净整洁。
2、检查会议通知就是否到位。
3、检查会议文件准备就是否齐备。
4、会议人员得接待。
5、会议期间得服务。
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