文档标准管理系统需求专项方案.doc

文档管理系统需求方案
电子文档已成为各单位最重要信息载体之一,当前各单位有大量核心业务文档、文献分散存储在各部门服务器或者员工PC上。管理忽视导致大量文档管理问题。
1、文献丢失：没有管理平台，要用文献时发现找不到了！
　　2、传递低效：要文献时需要借助文档所有人传送。
　　3、权限失控：共享文献夹文献能看就能复制走？必定不行！4、管理失明：文献有无被删过改过？没有记录查看！
5、版本太多：同一份文献跟别人内容不同样。
　　6、查找太慢：每天用到过N份文献，每找一份要花多少时间？　　7、有效验证：领导有无批准文献内容？看纸质版签名？
单位领导要查阅有关文档非常不便，因而需要建设一套完整高效文献管理平台。
　　1、集中存储文档，保证单位文档永不丢失。
　　2、实现文档可控制共享，提高工作效率。
　　3、使文档管理更可控，随时把握文献动态。
　　4、极大减少顾客查找、传递文献上耗费工作时间。
　　5、单位各部门文档通过统一平台即可使用，提高协同性。
6、建立形成单位文献知识库，重复运用有价值历史文档。
7、文献有效有据可查，减少使用错误文献也许性。
一、文献集中存储
单位文献存储在员工各自电脑里面，或者由各部门，各项目，各科室等各自存储，没有将文献进行集中管理。由此既无法通过统一平台来访问文献，也无法对公司文档进行统一备份。员工之间通过U盘、Email、MSN、QQ、共享文献夹等方式来传递文献，文献安全性差，文献版本混乱，文献查找不以便。万一浮现操作失误将文献删除、电脑硬盘损坏等会对单位正常运作导致影响。
●文档集中存储
　　○文档不再分散存储在员工或者部门电脑中，而是通过系统集中存储在单位指定服务器中，防止单位文档丢失，使文档真正成为单位文档而非私人所有。
　　○文档可以顾客手动归档存储，也可以由程序自动同步收集。
●文档统一访问平台
　　○文档管理系统提供各种文献访问方式，让顾客可以随时随处通过统一访问平台进行操作，有效避免因员工出差等状况导致某些文档无法调用状况发生。
　　○支持网页、客户端方式访问，支持手机、PAD访问。
●文档搜索与查找
○文档集中管理后，文档总数量较单台电脑中文档要多。除了依照文献夹目录来查找文档外，系统还支持通过文档名称、作者、修改时间、大小、版本等属性来迅速搜索文献。
○支持依照文档内容中某些字、词来搜索文献。
●统一备份文档
○服务器中文档由系统进行自动备份，防止因硬件故障带来文档销毁状况。
二、文献权限管理方案
权限管理就是限制指定范畴顾客对指定文献夹或文献操作。
●文献夹与文献进行权限分类
　　○权限方案支持针对文献夹进行权限管理。
　　○权限方案支持针对单个文献进行权限管理。
●授权对象可以多样化
　　○可以授予整个部门指定权限。
　　○可以授予单个顾客指定权限。
　　○可以授予某类角色（单位领导）指定权限。
●权限类型丰富

○没有任何权限，看不到文献与文献夹。
　　　○可见，容许看到文献名。
　　　○创立文献，容许上传/创立新文献。
　　　○创立文献夹，容许创立子文献夹。
　　　○预览文献，容许在线查看文献内容，无法复制另存等。
　　　○打印文献，容许顾客在线打印文献。
　　　○下载文献，容许顾客将文献进行下载。
　　　○修改文献，容许顾客将文献进行修改更新。
　　　○删除文献，容许顾客将文献删除。
　　　○更改权限，容许顾客将文献权限进行变更。
　　　○完全控制，容许顾客对文献进行权限管理与寻常操作。
●权限继承
　　　○默认在文献夹中设立权限会自动应用到文献夹下所有文献。例如设立顾客A可以对某部文献夹权限为下载，那么顾客就可如下载某部下所有文献。
　　　○特殊状况下，容许子文献/文献夹通过设立不继承权限
　　　○文献夹权限可设立应用范畴，选取与否应用到子节点等。
●高档权限设立
　　　○容许对权限设立过期时间，顾客A修改权限后天到期。
　　　○容许依照文献名称包括核心词授权。
　　　○容许依照文献类型授权，某些文献不容许下载。
　　　○容许依照文献扩展属性授权，例如文献某属性密文献只允某才干在线查看。
　　三、文献版本管理方案
在文档形成过程中，往往需要通过多次修改或多人共同完毕，能否在该过程中对文档版本进行有效控制，将直接影响到文档或有关业务质量。
文档版本管理方案支持顾客直观以便地进行文献存取、版本更新、历史版本浏览、文献版本比较、签出签入、版本回滚等操作。
●签出/签入文档
　　　○顾客在开始修改文档前可以签出文档，使顾客获得对文档独占编辑权，从而避免了修改冲突。
　　　○文档被签出后并不影响其她顾客阅读该文档。
　　　○顾客完毕修改操作后即可签入文档，释放顾客对该文档独占编辑权。
●文档多版本存储
　　　○文档在保存编辑成果并签入更新后，文档自动变更为最新版本。
　　　○顾客可随时调阅查看历史版本文档。
　　　○容许在误修改文档后，将文档回滚至指定历史版本。
　　　○容许清理多余历史版本。
　　　○文档版本被误覆盖或误删除后，仍可从系统回收站中恢复该文档。
四、文献在线预览方案
●支持各种惯用格式在线预览
　　●支持手机、IPAD打开常用办公文献
●在线预览方案打开文献时，顾客无法复制文献内容，也无法将文献下载带走。
五、文献同步方案
●手动同步
　　顾客需要及时为本地工作目录与服务器目录进行同步时，可以在客户端配备好同步方略后，点击[手动执行同步]。

●自动同步
通过配备同步方略后，同步服务将定期检查更新，并依照方略对差别进行同步。
六、安全与备份方案
数据备份是信息系统数据保护方式最基本也是最核心方式，备份意义在于发生任何意外状况，数据都不会丢失，并通过这些数据咱们可以迅速恢复可靠业务系统。
文献备份方案可以对服务器应用程序以及服务器有关数据与文献进行有效地备份，并支持一键迅速恢复。

七、扩展功能方案
扩展功能为单位会议安排网页，领导事件备忘录等。