循序渐进教程第5章.pptx

第第5 5章章 报表报表AccessAccess的的“统计系统统计系统”领导要看的东西领导要看的东西什么是什么是“报表报表”简易输出简易输出创建创建报表报表 的方法的方法美容增色美容增色报表的附加设置报表的附加设置高级技巧高级技巧创建多列报表和子报表创建多列报表和子报表功成名就功成名就打印报表打印报表报表快照报表快照典型实例：创建典型实例：创建“考勤管理系统考勤管理系统”的报表的报表5.1 领导要看的东西什么是“报表”报表就是一种组织和显示Access 2007数据库数据的好方法。如下图所示。“报表页眉”只在整个报表的首部显示打印，一般用来放置公司徽标、报表标题或打印日期 报表“主体”包含了整个报表的所有数据“页面页眉”显示在报表中每页的最上方，一般用来显示列标题等内容“页面页脚”中的内容在每页最下方显示，主要用来显示页号、制表人员和审核人员等说明信息“报表页脚”只在报表最后一页的末尾显示，主要用来显示有关的数据统计信息，如总计、平均等5.2 简易输出创建报表的方法5.2.1 自动创建报表 1打开“计件工资管理系统”数据库单击“报表”按钮3单击“创建”标签选中“人事表：表”24该报表的数据来源于数据库的“人事表”5.2.2 利用向导创建报表 2打开“计件工资管理系统”数据库单击“创建”标签3单击“报表向导”14选中左侧列表框中的“班组”项，并单击选中按钮，将其作为分组标志 7单击“下一步”按钮继续单击“下一步”按钮继续8选择“表：人事表”选定字段569为报表指定标题“人事报表”单击“完成”按钮结束人事报表的创建 10单击第一个组合框的下拉按钮，选中“员工编号”项。然后单击该按钮右侧的升序按钮，使其变为降序按钮 11这是创建好的报表 5.2.3 利用设计视图创建报表 1打开“计件工资管理系统”数据库2单击“报表设计”单击“创建”标签3单击“添加现有字段”按钮选中“部门表”字段列表中的“ID”字段，并将其拖动至工作区主体区段的适当位置 45添加其他字段6添加标签7关闭并保存报表85.2.4 使用空白报表工具创建报表1打开“计件工资管理系统”数据库单击“创建”标签2单击“空报表”3添加字段45单击“格式”标签单击“标题”按钮6关闭并保存报表修改标题文字785.2.5 边学边练：创建“计件工资管理系统”的报表1打开“计件工资管理系统”数据库，然后打开“报表向导”选择“表：人事表”项，将所有字段选中2连续单击三次“下一步”按钮，进入设置“布局”对话框34选择“纵栏表”单选按钮 单击两次“下一步”按钮 5设置报表标题为“打印个人档案”单击“完成”按钮后完成此报表的创建 675.3 美容增色报表的附加设置5.3.1 节的操作 1打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“创建”标签页单击“报表设计”23在工作区内，单击鼠标右键，弹出一个属性菜单，选择“报表页眉/页脚”命令，给报表添加页眉和页脚 5.3.2 插入时间和页码 1打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“创建”标签页，单击“报表设计”按钮进入设计视图工作区在标签框中输入“当前时间”，在文本框中输入“=now()”。用同样的方式创建另一个文本框 3添加“标签”24通过上述步骤，我们完成了在报表中插入当前时间和页面页码的操作。用户会注意到在导航窗格中多出一个“报表1”项。双击“报表1”项，打开添加了当前时间和页面页码的报表 这里显示当前的时间和页码 5.3.3 排序和分组操作 1打开“计件工资管理系统”数据库右击“人事报表”项，选择“设计视图”命令2单击“格式”标签3单击“分组和排序”按钮4单击“更多”5“班组”字段是原来的分组字段，如果要取消其分组，将“有页眉节”选为“无页眉节”就可以了 65.3.4 在报表中使用汇总字段 打开“计件工资管理系统”后，打开新建报表向导 12选择“查询：工资查询”项并添加相应字段单击“下一步”按钮3单击“下一步”按钮选择”纵栏表”45单击“下一步”按钮6指定标题7单击“完成”按钮89右击“每日工资报表”项，选择“报表页眉/页脚”命令给报表页脚添加文本框，在标签框中输入“合计工作量”，在文本框中输入“=sum(今日所得)”10用户可以发现在此报表中，“工资查询”中每一条记录中的“今日所得”相加后，结果显示在报表页脚处的文本框中 5.3.5 插入图片 1打开“计件工资管理系统”数据库，右击“人事报表”项，选择“设计视图”命令，打开“人事报表”的设计视图窗口 单击图像按钮，然后在工作区的“班组页眉”节的空白处单击，弹出插入图片对话框 23选择含有图片文件的文件夹，选择一个图片文件，单击“确定”按钮，回到“设计视图”界面，此时您可以对图片框的大小进行调节，然后关闭设计视图，系统提示保存该报表，单击“是”按钮 通过上述步骤，我们创建了含有图片的报表。双击“图片报表”项，打开报表。可以发现在此报表中包含了我们选中的那张图片 5.3.6 边学边练：优化工资报表 2打开“本月工资统计”的设计视图，在“页面页眉”节中添加一显示为“工资合计：”的标签控件，然后在“主体”节中，添加一显示为“员工签字：”的字段。在报表页眉中添加一文本框控件，并将此控件的标签控件删除，将文本框的名称命名为“月”，1在“主体”节中添加一“文本框控件”，同样将其附带的标签控件删除，并命名为“工资合计”34打开“打印个人档案”的设计视图，在其“报表页眉”节中添加一作为企业标志的图片 添加一文本框控件（将附带的标签控件删除），然后调整原来的标签文字，最后关闭保存即可 55.4 高级技巧创建多列报表和子报表 5.4.1 创建多列报表 1打开“计件工资管理系统”数据库，右击“每日工资报表”，选择“设计视图”命令单击“页面设置”标签2单击“页面设置”按钮3切换至“列”标签页。在“网格设置”栏下的“列数”框中键入“2”，在“列尺寸”栏下的“宽度”框中键入“9cm”，单击“确定”按钮，完成多列报表的创建 4报表的打印效果5.4.2 创建子报表 1确保“控件向导”按钮是按下的，单击“子窗体/子报表”按钮，在“主体”节中单击鼠标。弹出“子报表向导”的选择子报表数据来源对话框 打开“计件工资管理系统”数据库，在“每日工资报表”项上单击鼠标右键，选择“设计视图”命令，打开“每日工资报表”的设计视图 23选择“使用现有的表或查询”单选钮 单击“下一步”按钮45在“表/查询”下拉列表中选择“表：工资主表”项，单击“全选”按钮，将所有字段选中 单击“下一步”按钮68保持“从列表中选择”单选按钮的选中状态，在下边列表中选中“对 工资查询 中的每个记录用 工号 显示 工资主表”项 名称更改为“工作量副表”7单击“下一步”按钮单击“完成”按钮，完成子报表的创建 910这是效果界面，报表中包含了“子报表”客户信息报表 5.5 功成名就打印报表 5.5.1 报表的页面设置 1打开“每日工资报表”的页面设置对话框3选中“打印选项”标签，切换至“打印选项”标签页，将上下左右边距都设置为“15”毫米 选择“页”标签，切换至“页”标签页 2单击“横向”单选按钮，将报表设置为横向打印。单击“确定”按钮，完成页面设置，下边就可以进行打印了45.5.2 报表的打印 1选择数据库主操作界面的【打印】【打印】命令，打开“打印”对话框保持系统默认设置，单击“确定”按钮，即可将报表打印出来 25.5.3 边学边练：打印“计件工资管理系统”的工资报表1打开“计件工资管理系统”数据库后，打开窗体设计视图 单击“按钮”控件，然后在窗体上拖动，打开“按钮向导”对话框 23在“类别”列表框中选择“报表操作”，然后在“操作”列表框中选择“打印报表”项 单击“下一步”按钮 4此处选择“本月工资统计”报表 单击“下一步”按钮 56选择“文本”，输入文字7单击“下一步”按钮8输入按钮名称910单击“完成”按钮按类似的操作添加其他命令按钮11如果打印出来的报表显示不正常，此时应该先打开报表，然后打开“页面设置”对话框，根据需要进行调整就可以了 这是创建完成的“工资统计和打印”窗口5.6 报表快照 1打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“外部数据”标签页2单击“其他”3选择“Snapshot Viewer”在此可设置其名称单击“浏览”按钮可选择保存位置3单击“确定”按钮5.7 典型实例：创建“考勤管理系统”的报表1打开“考勤管理系统”数据库，打开新建报表创建向导 将“请假信息”表的后四个字段选到右侧2将“员工信息”表的除了第一个字段的所有字段选到右侧，单击“下一步”按钮继续 34选中“通过请假信息”项（表示以请假信息表为基础表）保持系统默认，单击“完成”按钮，完成报表的创建 5单击“下一步”按钮 6报表创建完成后，在导航窗格中双击“请假信息”项，可以打开我们刚才创建的报表，其操作界面如图所示，在此界面中，我们可以对员工的请假信息一览无遗