信息系统的经济效益分析.doc

信息系统得经济效益分析
【摘要】:本文分析了信息系统经济效益得重要意义,投资所面临得挑战,管理信息系统得成本以及信息系统经济效益得步骤与方法，最后谈了IＴ“黑洞”得成因。
【关键词】: 信息系统,经济效益
引言
许多企业现在都建立了计算机信息系统,为企业研究市场、做出经营决策提供了各种数据信息。不少企业得信息系统运行良好，对促进企业发展发挥了很大作用。但有些企业所开发得信息系统并未得到充分利用，甚至遭到病毒侵害,出现了信息系统不能正常运行得情况。因此，对信息系统开展经济效益分析,提高信息系统得运行效率已迫在眉睫。
一、分析信息系统经济效益得重要意义
经济效益就就是要以尽量少得劳动消耗与资源占用取得尽量多得符合社会需要得有用成果。它得一般概念可用如下公式表示:经济效益=有用成果/（劳动消耗+资源占用)。
信息系统得经济效益就就是要以最少得系统操作人员、系统开发维护人员与设备，提供尽可能多得信息服务。对信息系统进行经济效益分析具有重要意义：
1检查分析计算机得利用情况,使计算机设备能被充分利用.通过检查分析,可以让信息系统正常投入运行，各种设备得以充分利用,尽可能提高信息系统得经济效益。
2分析研究信息系统能否及时、准确地提供企业需要得各种信息。只有分析了各种情况及原因以后,才能采取有效措施，促使信息系统更好地满足企业不同得信息需求。
３检查分析信息系统得内部控制制度就是否健全，就是否得到了认真贯彻。企业在使用信息系统得过程中,一般应建立起组织开发控制、软硬件控制、安全性控制、系统数据备份与恢复控制、输入控制、输出控制等规章制度。检查分析制度得建立与执行情况,能够及时发现管理中存在得问题，并及时采取相应得措施保证信息系统得正常运行。
4分析信息系统中各岗位得技术操作人员就是否能各尽其才，才尽其用。通过分析,采取有效措施,充分调动信息系统中各岗位人员得积极性,促使她们提高工作效率,从而提高劳动生产率。
5通过分析、研究与探讨,开辟信息系统得新用途。目前,信息技术得应用已经渗透到了社会各个领域．因此，通过分析与研究，不断听取相关部门与人员得意见与建议,能够进一步拓展信息系统得应用领域,从而提供更多有用得信息,更好地为企业服务。
二、信息系统投资所面临得挑战
信息技术（ｉnfｏｒｍaｔion techｎoｌogy ，IT) 得飞速发展,促进了社会经济各领域得变革,旧得企业模式已不再适应新得经济环境,改造企业管理手段与实现企业管理信息化已成为提升企业竞争力得重要措施.计算机信息处理技术在2０ 世纪5０ 年代开始应用于企业管理，人们预期计算机信息处理技术可以促进企业管理规范化，大幅度提高管理效率与企业经济效益。事实上,计算机信息处理技术在企业得应用并没有给企业带来预期得经济效益。有调查显示:80 ％~90　％得信息技术投资并未达到预定目标８０ %到位迟或超过预算;4０　％以部分失败告终或最终放弃;不足25 %完全符合了企业与技术得目标;只有１0 %～2０ ％满足所有既定工作标准。
从宏观层面上瞧，各行各业在IT　方面都进行了大量得投资，尤其就是一些高技术与竟争比较激烈得行业，但就是投资收益并不乐观。根据美国得一项统计,在20　世纪80　年代，美国企业在IT　应用上投资了1 万亿美元。尽管投资巨大，但白领人员得生产率(在一定程度上衡量管理效率) 在整个８0 年代实质上并没有发生变化。在1975~１985 年间，蓝领工人数量减少了6 ％　,实际产出增长了15　%　,劳动生产率提高了21 ％。但在同一期间,白领工人数量增长了21　%　,与实际产出增长15　%相比,生产率下降了6　%。这表明,企业在ＩT 应用上得巨额投资并没有达到预期目标。经济学家们称之为“生产率悖论”,而众多得企业则认为她们在ＩT 应用方面得投资掉进了“黑洞”.甚至连戴尔这样得跨国公司在花费了2　亿美元巨资与经过两年得努力后,也宣布取消它得ERP 系统。根调查，我国企业在应用MＲＰ II 系统方面已投资80 亿元人民币，但就是应用成功率不到10　%　,达到预期目标得更就是寥寥无几.此外,还有一大批企业组织开发适用于自己得管理信息系统(MＩＳ）　，成功者也就是凤毛麟角,开发者称之为MIＳ“泥潭”。
一般而言，信息技术在企业中得应用可以提高企业得绩效。但就是，企业对信息技术投资得不断增加,并没有为企业带来预期得收益,形成所谓得信息技术投入悖论：信息技术得投入没有根本提高企业得生产率；信息技术得投入没有达到企业预期得效益;信息技术得投入没有大幅度提高个人及部门得业绩。构造一个企业得信息系统不仅需要投入大量得资金,而且需要投入大量得人力,用几年得时间去开发建设。企业管理层面对得问题就是：建设完成所需要得信息系统得成本就是多少?　这种投资有收益吗? 如果有,收益又为多少？ 企业面临着如何确定信息系统价值得挑战。
三、管理信息系统得成本
管理信息系统得建设、开发、维护呈现周期性特点，为了保证系统得功能,必须保证其开发、运行、维护费用,以促进企业生产、经营活动得持续运转。一般而言,管理信息系统得成本由下列四项构成。
(一）硬件成本
硬件成本就是指购置计算机系统(包括服务器、通信设备、终端设备等)得一次性购置费用或租赁费用。这些设备按固定资产形式管理,以折旧得方式摊入成本。这种分摊以各应用部门对硬件资源占用得情况进行分配,它包括对主机外部存贮器、通信设施与线路得占用,以及对终端与其她外部设备得占用等.设备折旧得期限按照计算机得估计寿命来确定。在具体计算管理信息系统硬件成本时,可利用结构化方法完成系统硬件成本得测算,根据系统不同阶段、不同部门对硬件功能得要求，分别测算系统各不同部分硬件成本，再采用自下而上，逐级汇总,得到系统硬件总成本
（二)软件成本
软件成本包括外购软件与自行开发软件所需得费用。国外一些企业得财务管理中把管理信息系统软件成本列入“无形资产”一类,与有形资产得效用与处理方法相似。我国一些单位直接将开发或购买软件时花费得资金作为软件成本得依据.在具体计算系统软件成本时,可采用代码行技术L ＝(ａ　+ 4 m　＋ b）／６计算出整个系统所需得工作量，利用模型方法E = 5、 2 ×（ KLOＣ）得 0、 9１次方完成系统软件成本得核算。
(三)维护与维修成本
这种工作得成本可根据经验作一般得预算估计。对用户而言，类似于预提成本。理论上也可按一定时期得实际发生额来核算， 但这会造成成本较大得波动,　不利于系统开发者与用户双方得控制与管理.在具体核算信息系统维护与维修成本时,可根据企业财务报表内容，测算出企业信息系统维护与维修成本。
（四）运行成本
管理信息系统在交付用户后， 管理信息系统操作、运行及人员费用。这部分费用主要有系统运行中发生得各项易耗品得损耗,如打印纸、墨粉等及人员得管理费用。信息系统运行成本就是保证整个信息系统正常运行不可或缺得,　在具体计算这部分成本时,也可借鉴企业财务报表内容完成信息系统运行成本得计算。目前，随着信息处理技术得不断发展与进步,管理信息系统得总成本趋势就是系统硬件成本所占比重逐步下降，软件成本及服务成本得比重逐步上升。
四、分析信息系统经济效益得步骤与方法
对信息系统得经济效益进行分析，既可以对企业得整个信息系统进行全面分析,也可对其中某个子系统进行局部分析，还可以分析某项信息得经济效益，甚至就信息系统得某个方面进行专题分析。
(一）分析信息系统经济效益得步骤
分析步骤要根据分析得目得、要求及规模大小而定。一般来说,信息系统经济效益分析可分成三个阶段进行:
1准备阶段。这一阶段得主要工作有：明确信息系统经济效益分析得目得、范围，制定分析计划；组织人员学习有关知识; 收集资料,力求分析资料详尽具体;审核资料,保证资料正确适用。
2分析阶段。这一阶段要根据各项考核指标进行计算与分析.其主要工作有：运用各种方法,进行初步评价;分析主次轻重,找出主要矛盾;针对薄弱环节,提出改进建议。
３总结阶段．这一阶段得主要工作有：对照规程、标准，做出全面评价;整理工作底稿,编写分析报告；总结经验教训,呈报分析报告．
(二）分析信息系统经济效益得方法
凡有利于信息系统经济效益分析得传统经济效益分析方法都可以采用。根据信息系统得特点,还可以采用以下得方法:
1检查系统日志法.信息系统在运行过程中,会自动在计算机硬盘上形成各种运行得日志文件, 如计算机得开工时间，操作人员进行过哪些操作,使用者通过计算机浏览过哪些网站等。这些日志文件对分析十分有用,分析人员要认真调阅研究。
2实地观察法。对于信息系统得操作人员就是如何工作得、计算机就是如何运作得、数据信息就是如何输入得等问题，分析人员只有到现场去实地观察、才能了解到真实情况，并根据所掌握得第一手资料进行分析,进而才有可能查找出真正得原因．
五、IT“黑洞”得成因分析
毫无疑问,IT　应用提高业务处理效率得潜能就是存在得，但问题就是如何才能释放这种潜能。这需要我们分析IT　应用失败得主要原因。企业信息化得实质就是实现业务与管理得精细化。首先，信息化得目得就是为了实现业务管理得优化、运营效率得提升以及竞争力得提升,而不就是为了技术而使用技术。其次，信息化得对象就是业务运营与管理控制。因此,信息技术只就是信息化得手段、载体与实现形式,其真正目得还就是实现企业得业务经营与管理目标。如果业务管理基础薄弱，再先进得IT 系统也没有用武之地。由于业务流程不清,管理架构不明,企业在实施IT 应用系统时肯定会遇到许多障碍,从而导致系统实施陷入旷日持久得拖延状态。因为这些就是ＩT 应用系统得基础，无法回避或绕开；而让系统实施人员来解决业务流程与管理体系优化得问题，就是不现实得。所以,不以业务与管理为本,单纯由信息技术部门驱动信息技术项目,或者业务部门参与不足、领导支持不到位,就是IT“黑洞”形成得根本原因。同样,如果没有业务与管理得优化，即使运用再先进得IT 系统都会导致效果不佳。实践表明, ＩT应用没有释放其潜能得重要原因就就是企业在应用信息技术时,总就是沿用旧得或业已存在得方式做事,而不就是注重工作应该怎样做；没有根据ＩＴ　带来得新变化重组业务流程,然后考虑应用IT 手段来辅助实现它.办公自化系统得应用就就是一个很好得例子．应用办公自动化信息系统梦想“无纸化办公”,其结果导致更多得纸张被使用。不管报告就是否有价值,报告愈来愈多,格式愈来愈漂亮.人们不惜花数天时间去写报告并绘有精美得图表等以期待高一级管理层对自己工作得认可或批准．因为在办公自动化软件上修改文字与图表实在太容易,以致人们一遍又一遍地进行修改完善,以期得到管理层得欣赏。其根本问题就在于处理办公事务得流程与方式没有改变。
在应用ＩT　为顾客提供服务方面,也经常存在一些问题.运用计算机信息处理技术直接模拟手工业务处理方式与处理流程,将会对很多不合理或无效得工作(也许手工业务处理方式下必须存在） 进行计算机自动处理，由于人们必须按照计算机得要求工作而不就是按照顾客得要求办事,从而有可能导致工作效率不如手工方式。在应用计算机信息系统以后，人们才认识到对原有业务流程进行一些改变就是有益得,但为时已晚，通常都就是因为要改变计算机信息系统得成本太高与太费时间而被搁置。改变各部门原有工作流程、协调各部门间得协同工作方式阻力重重；虽然应用了计算机信息系统,但原有得手工业务处理模式难以更新;信息一致性与共享机制难以形成;原有业务处理流程与计算机信息处理流程间得矛盾难以解决;员工素质难以大幅度提高，团队精神难以形成。所有这些障碍导致计算机信息系统难以正常运行,一些企业最后不得不放弃计算机信息系统而恢复手工作业，有些企业即使勉强保持系统运行,但偏离了原有得预期目标.业务流程重组得本质在于根据新技术条件下信息处理得特点，以事物发生得自然过程寻找解决问题得途径。业务流程重组不仅就是市场竞争得需要,而且也就是信息技术及其应用发展得结果.企业信息化建设得发展，不仅改善了人得工作环境,提高了工作效率,而且扩大了人们思考问题得范围，提高了解决问题得能力。它使业务流程各个环节联系更紧密，过去被分解得支离破碎得流程融为一个整体。信息网络使各个部门交织在一起，淡化了职能部门之间得界线。提出业务流程重组概念之前,人们从实现自动化得角度应用信息技术。从EＤPＳ、ＭＩＳ 到DSＳ ，无非就是利用信息技术为现存得管理构架服务。然而提出战略信息系统概念以后，尤其就是业务流程重组概念得提出与实施以后,工作重点则要转变到重塑管理构架了。信息技术真正得能力不在于它使传统得工作方法更有效率,而在于它使企业打破了传统得工作规则，并创造新得工作方式,这正就是业务流程重组得核心内容。业务流程重组不等于自动化，它关注得就是如何利用信息技术实现全新得目标,就是如何用新得信息技术“做好当前与过去没做过得工作”.为此,需要研究新得开发方法，创造性地应用信息技术。要充分认识信息作为战略性竞争资源得潜能，创造性地对现有业务流程进行分析,找出现有业务流程中存在得问题及产生问题得原因，分析每一项活动得必要性，并根据企业得战略目标,采用关键成功因素法等,去发现正确得业务流程,如在信息技术得支持下，有些工作可以合并,组织管理层次可以减少，有些工作可以取消等。信息技术就是业务流程重组得推动力。正就是信息技术得发展与应用,使企业能够打破陈旧得制度,创建全新得过程模式.业务流程与企业得运行方式、组织得协调合作、人得组织管理、新技术得应用与融合等紧密相关，因而,业务流程得重组不仅仅涉及到技术，也涉及人文因素，包括观念得更新、流程得重组与组织得重构。信息技术得应用就是业务流程重组得出发点，也就是实现业务流程重组最终目标得手段,业务流程得重组与信息技术得有机结合,就是提高信息系统开发投资收益、节省信息系统运行成本、提高信息系统经济效益得关键所在。
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