PROJECT2007操作基础解析.pptx

Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 MS Project2007操作基础操作基础Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 2第一部分：创建新项目的第一部分：创建新项目的WBS第二部分：如何进行计划调整第二部分：如何进行计划调整第三部分：项目视图第三部分：项目视图第四部分：项目执行与跟踪管理第四部分：项目执行与跟踪管理目目 录录Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 3学习要点学习要点关键操作-怎么设定项目开始时间?-怎么插入新任务？-怎么设置任务的大纲级别？-怎么插入列（如工时、工期、比较基准工时等）？-怎么设置项目中各任务的先后逻辑关系?-怎么设置项目的手动计算和自动计算？-怎么设置项目的资源投入及投入比例？-怎么调整任务的属性（固定工时、固定工期、固定单位）-怎么设置任务的期限？-怎么显示大纲数字？-怎么保存项目比较基准？-怎么显示项目关键路径？-怎么通过调整项目关键路径任务上的资源以及调整关键路径关系来达到压缩工期的要求。-怎么发现资源过度分配？-调整资源过度分配-怎么进行任务跟踪？-怎么生成项目报表（比如项目成员的比较基准工时报表？）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 4第一部分第一部分 创建新项目创建新项目项目初始设置项目初始设置输入任务输入任务设定任务工时设定任务工时设置前置任务设置前置任务设置任务资源设置任务资源检查修正计划检查修正计划保存新文件保存新文件Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 5练习（请在下面讲解的同时进行操作，可随时提问）练习（请在下面讲解的同时进行操作，可随时提问）-按照前面组装一台电脑的WBS，用Project 2007做WBS,要求见EXCEL文件。Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 61 项目初始设置项目初始设置新建空白项目（操作：文件新建空白项目）新建空白项目（操作：文件新建空白项目）有的工具栏没有有的工具栏没有？在菜单中的视？在菜单中的视图工具栏中打图工具栏中打开！开！甘特图的生成区域甘特图的生成区域工作区工作区视视图图栏栏可以左右拉可以左右拉动来调整区动来调整区域大小域大小菜单栏区菜单栏区Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 71 项目初始设置项目初始设置设定项目属性（操作：菜单文件属性）设定项目属性（操作：菜单文件属性）记录项目名称、公司记录项目名称、公司或单位名称、项目管或单位名称、项目管理者等信息。理者等信息。被用到被用到打印报表的页头和注打印报表的页头和注脚脚上来标识项目。上来标识项目。记录项目目标信息记录项目目标信息Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 81 项目初始设置项目初始设置设置项目的估计开始日期或结束时间（操作：项目项目信息）设置项目的估计开始日期或结束时间（操作：项目项目信息）两种不同的日程排定方式：从项目开始之日起从项目完成之日起选择项目选择项目日历日历设定项目日设定项目日程排定方式程排定方式和时间和时间设置项目设置项目优先级优先级项目优先级和任务优先级：项目：任务：Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 91 项目初始设置项目初始设置其它的初始设置（操作：工具选项）其它的初始设置（操作：工具选项）定义一周定义一周开始时间开始时间Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 101 项目初始设置项目初始设置其它的初始设置（操作：工具选项）其它的初始设置（操作：工具选项）定义任务定义任务类型类型Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 111 项目初始设置项目初始设置任务类型任务类型固定工时：工时已固定不变，因此增加资源单位将减少工期，减少工期迫使固定工时：工时已固定不变，因此增加资源单位将减少工期，减少工期迫使增加资源单位增加资源单位固定单位：工作量公式中的单位值保持不变而工期或工时固定单位：工作量公式中的单位值保持不变而工期或工时 将是变量将是变量固定工期：工期固定不变改变资源单位时则必须改变工作量，资源单位越大固定工期：工期固定不变改变资源单位时则必须改变工作量，资源单位越大工作总量就越大工作总量就越大注意：任务类型直接关系到计划的排定，在注意：任务类型直接关系到计划的排定，在IPD项目中一般是固定工时类型项目中一般是固定工时类型的；的；公式：工期公式：工期=工时工时/资源投入资源投入Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 122 输入任务输入任务输入任务（直接输入或拷贝）输入任务（直接输入或拷贝）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 132 输入任务输入任务建立任务大纲级别（用图标建立任务大纲级别（用图标 操作）操作）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 143 设定任务的工时设定任务的工时直接在每个最底层任务对应的工时列里填入直接在每个最底层任务对应的工时列里填入Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 153 设定任务的工时设定任务的工时插入新的列插入新的列没有工时域时，在选择没有工时域时，在选择“插入插入-列列”后弹出的窗口中选择域名为后弹出的窗口中选择域名为“工时工时”的列）的列）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 164 设置前置任务设置前置任务直接输入前置任务的行号或用任务信息窗口设置直接输入前置任务的行号或用任务信息窗口设置Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 174 设置前置任务设置前置任务也可双击选中任务，在弹出任务信息窗口中可对选中任务进行前置任务也可双击选中任务，在弹出任务信息窗口中可对选中任务进行前置任务设定；设定；在此填写任务在此填写任务标识号，可增标识号，可增加多个前置任加多个前置任务务Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 185 设置任务资源设置任务资源建立项目的资源工作表。点击视图栏，选择建立项目的资源工作表。点击视图栏，选择“资源工作表资源工作表”视图，投入视图，投入资源名称，最大单位，费率等信息。资源名称，最大单位，费率等信息。注：1、对于每一个资源，必须设置该资源的最大单位，表示资源在该项目中的投入最大能力2、可以通过设置每个资源的费率，从而对项目的资源成本进行管理；Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 195 设置任务资源设置任务资源双击选中任务，在弹出任务信息窗口中可对选中任务进行资源设定；双击选中任务，在弹出任务信息窗口中可对选中任务进行资源设定；资源单位不能超过资源最大单位，否则会造成资源单位不能超过资源最大单位，否则会造成资源过度分配资源过度分配Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 205 设置任务资源设置任务资源回到回到“甘特图甘特图”视图，对应每一个最底层任务投入所需资源（注意资源视图，对应每一个最底层任务投入所需资源（注意资源的投入比例）的投入比例）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 216 检查修正计划检查修正计划通过以上操作，项目的甘特图基本形成；通过以上操作，项目的甘特图基本形成；Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 226 检查修正计划检查修正计划对关键里程碑任务进行期限限制对关键里程碑任务进行期限限制？Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 236 检查修正计划检查修正计划任务限制和限制类型的差异任务限制和限制类型的差异任务限制任务限制：对任务设定一个时间，当任务未在设定时间前完成，则在任务前：对任务设定一个时间，当任务未在设定时间前完成，则在任务前会有符号会有符号 的提示的提示限制类型限制类型：共有八种限制类型，其中前六种属于强制性的，一旦设定，则强：共有八种限制类型，其中前六种属于强制性的，一旦设定，则强制将任务的时间排定按设置进行；则在任务前会有符号制将任务的时间排定按设置进行；则在任务前会有符号 的提示的提示除非是外部依赖关系的任务，否则不使用除非是外部依赖关系的任务，否则不使用一般用于对里程碑任务的设定一般用于对里程碑任务的设定Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 246 检查修正计划检查修正计划显示大纲数字、项目摘要等信息（操作：工具显示大纲数字、项目摘要等信息（操作：工具-选项选项-视图）视图）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 256 检查修正计划检查修正计划显示大纲数字、项目摘要等信息显示大纲数字、项目摘要等信息任务限制任务限制符号符号在项目属在项目属性中填写性中填写的备注的备注Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 267 保存比较基准保存比较基准/新文件新文件设定计算方式为自动（操作：工具设定计算方式为自动（操作：工具-选项选项-计算方式）计算方式）保存比较基准（操作：工具保存比较基准（操作：工具-跟踪跟踪-保存比较基准）保存比较基准）保存文件（保存文件（mpp格式）（操作：文件格式）（操作：文件-保存）保存）只有获准对计划进行修正时才可以重只有获准对计划进行修正时才可以重新保存比较基准新保存比较基准作用：作用：使用比较基准将项目使用比较基准将项目的最初计划和项目的的最初计划和项目的实际进程进行比较实际进程进行比较中期计划是指可以在中期计划是指可以在项目的特定阶段保存项目的特定阶段保存的任务开始日期和完的任务开始日期和完成日期的集合成日期的集合Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 277 保存比较基准保存比较基准/新文件新文件比较基准计划，除非重比较基准计划，除非重新保存比较基准计划，新保存比较基准计划，否则不会变化否则不会变化比较基准计划是后期衡量任务完成情比较基准计划是后期衡量任务完成情况的基准况的基准Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 28第二部分第二部分 如何进行计划调整如何进行计划调整关键路径关键路径进度调整进度调整资源过度分配及解决资源过度分配及解决Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 291 关键路径关键路径指为保证项目如期完工而必须按时完成的任务序列指为保证项目如期完工而必须按时完成的任务序列关键路径上的所有关键任务工期之和就是项目的工期关键路径上的所有关键任务工期之和就是项目的工期Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 301 关键路径关键路径只能显示当前时间之后的关键只能显示当前时间之后的关键关键路径会随实际任务完成情况的变化而变化，某些原来不是关键路关键路径会随实际任务完成情况的变化而变化，某些原来不是关键路径的任务会因为拖期等原因而变成关键路径。径的任务会因为拖期等原因而变成关键路径。显示关键路径：格式显示关键路径：格式-甘特图向导甘特图向导Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 312 进度调整进度调整对关键路径采取以下方法-分解关键任务分解关键任务对于关键路径上能够在分解的任务一定要继续进行分解，将一个大的任务分解成若干具有可同步性的子任务-给任务增加资源给任务增加资源 增加的资源数量不能大于资源的最大可用量。增加资源必须是在主导项目工期的关键路径上增加资源必须是在主导项目工期的关键路径上。关键任务的缩短可能会变成非关键任务，因此，此时增加过多的资源仍无法达到继续缩短总工期的目的。-缩减关键任务的工时缩减关键任务的工时-重叠或延迟链接任务重叠或延迟链接任务 将关键任务的日程重叠，使其可以同时进行，这样也缩短了关键路径。-设置日历以增加工作时间设置日历以增加工作时间在资源导向的日程控制中，也可以通过改变资源的日历来调整工期，比如将资源原来的休息时间改变成工作时间来实现。-通过分配加班工时来缩短关键任务通过分配加班工时来缩短关键任务 在关键任务上为资源设置加班时间，以缩短任务工期Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 322 进度调整进度调整资源：先低后高的原则资源：先低后高的原则-优先在资源投入低的任务上投入资源，压缩该任务工时任务B任务A投入10人投入5人时间：先长后短的原则时间：先长后短的原则优先去压缩工期长的任务（更容易产生效果）优先去压缩工期长的任务（更容易产生效果）任务B任务A工期20天工期10天优化进度的技巧优化进度的技巧Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 33问题实例问题实例练习：按照前一节所做的”组装一批电脑的WBS”,现在项目完成时间是5月6日，而要求是4月30日，学习以增加资源投入的方式进度调整；操作：-将行号为11、12的任务增加硬件工程师B，且50%投入即可；-注意调整后重新保存比较基准Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 34问题实例问题实例原来红色的原来红色的任务限制符任务限制符号不见了号不见了Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 353 资源过度分配及解决资源过度分配及解决资源过度分配-由于资源的数量是有限的，没有考虑到该资源是否被分配给了其他的任务，因此就可能导致资源的过度分配。造成资源过度分配原因-同一资源同时被全职分配给多个任务。-增加了任务的工期。-减少了资源的单位可用性。-输入资源的日期后限制了可用性Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 363 资源过度分配及解决资源过度分配及解决定位资源过度分配-使用“资源工作表资源工作表”视图查看资源过度分配-利用“资源图表资源图表”视图查看冲突-使用“资源使用状况资源使用状况”视图查看资源过度分配解决资源过度分配的方案：-设定资源推迟开始工作时间-增加资源总量-设置资源加班时间-调整资源日历-只使用资源的部分工作时间-使用“资源调配”功能来解决资源过度分配Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 373 资源过度分配及解决资源过度分配及解决定位资源过度分配-使用“资源工作表资源工作表”视图查看资源过度分配-利用“资源图表资源图表”视图查看冲突-使用“资源使用状况资源使用状况”视图查看资源过度分配解决资源过度分配的方案：-设定资源推迟开始工作时间-增加资源总量-设置资源加班时间-调整资源日历-只使用资源的部分工作时间-使用“资源调配”功能来解决资源过度分配Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 383 资源过度分配及解决资源过度分配及解决自动调配资源（操作：工具调配资源）工具调配资源）标准：按前置任务相关标准：按前置任务相关性、可宽限时间、日期性、可宽限时间、日期优先级和任务限制顺序优先级和任务限制顺序检查任务检查任务优先权、标准：优先权、标准：使使Microsoft Project 2000 在考虑前置任务在考虑前置任务相关性可宽限时间日期相关性可宽限时间日期和任务限制之前检查要和任务限制之前检查要调配任务的优先级调配任务的优先级自动资源调配将向任务添加延迟以避免资源过度分配。这会导致任务“开始日期”推迟 Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 39第三部分第三部分 项目视图项目视图甘特图视图甘特图视图跟踪甘特图视图跟踪甘特图视图资源工作表视图资源工作表视图资源图表视图资源图表视图任务分配状况视图任务分配状况视图资源使用状况视图资源使用状况视图Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 401 甘特图视图甘特图视图甘特图视图用两种方式显示项目信息，视图的左边用工作表显示信息，甘特图视图用两种方式显示项目信息，视图的左边用工作表显示信息，右边则用图表显示信息右边则用图表显示信息作用：作用：定位任务；定位任务；设置时间刻度；设置时间刻度；定义非工作时间定义非工作时间Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 412 跟踪甘特图视图跟踪甘特图视图完成百分完成百分比比进度线进度线显示进度线显示进度线任务已完任务已完成成Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 422 跟踪甘特图视图跟踪甘特图视图显示比较基准和进度线显示比较基准和进度线因为上一任因为上一任务的延期造务的延期造成该任务顺成该任务顺延延Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 433 资源工作表视图资源工作表视图最大单位：可以在最大单最大单位：可以在最大单位域中指定资源可用于此位域中指定资源可用于此项目的最大单位（加班）项目的最大单位（加班）红色：表示资源实红色：表示资源实际使用大于资源的际使用大于资源的最大单位，资源过最大单位，资源过度分配度分配资源工作表视图用模拟电子表格的方式显示有关每种资源的信息资源工作表视图用模拟电子表格的方式显示有关每种资源的信息作用：作用：1、输入和编辑资源信息、输入和编辑资源信息2、审查每种资源的分配工作小时数、审查每种资源的分配工作小时数3、审查资源成本、审查资源成本Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 44双击资源可对选中资源进行资源信息的设置双击资源可对选中资源进行资源信息的设置3 资源工作表视图资源工作表视图为单个资源设定为单个资源设定特定的工作时间特定的工作时间Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 454 资源图表资源图表最大资最大资源单位源单位资源过资源过度分配度分配注：可以在资源图表上点击右键查看更多的内容作用：作用：1、输入查看过度分配资、输入查看过度分配资源及过度分配量源及过度分配量2 算出每种资源的预算工算出每种资源的预算工作小时数作小时数3 查看每种资源预算工时查看每种资源预算工时量百分比量百分比4 确定每种资源可用于附确定每种资源可用于附加工作的时间加工作的时间5 审阅资源成本审阅资源成本Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 465 任务分配状况视图任务分配状况视图双击进入工双击进入工作分配信息作分配信息窗口窗口给每项任务列出了分配给该项任务的资源，以及每项资源在各个时间段给每项任务列出了分配给该项任务的资源，以及每项资源在各个时间段内（可能是每天、每周、每月，或者是其他更小或更大的时间间隔）完内（可能是每天、每周、每月，或者是其他更小或更大的时间间隔）完成的工时成的工时作用：作用：1、根据任务组织资源（手动）、根据任务组织资源（手动）2、估算每项任务的工作量、估算每项任务的工作量3、估算每项任务的成本、估算每项任务的成本4、比较计划的和实际的工时、比较计划的和实际的工时5、比较计划的和实际的成本、比较计划的和实际的成本右键单击该区域右键单击该区域可以调整显示信可以调整显示信息（比如可分别息比如可分别显示比较基准工显示比较基准工时、实际工时等时、实际工时等Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 476 资源使用状况视图资源使用状况视图资源使用状况视图显示项目资源这些资源的分配任务组合在任务的下方资源使用状况视图显示项目资源这些资源的分配任务组合在任务的下方作用：作用：1、输入和编辑资源的任务分配、输入和编辑资源的任务分配2、查看过度分配资源及过度分配量、查看过度分配资源及过度分配量3、在资源之间更均衡地分布工作分配、在资源之间更均衡地分布工作分配4、通过设置工作分布改变资源投入到某项任务上的工时量、通过设置工作分布改变资源投入到某项任务上的工时量Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 48练习练习在上节制作的WBS中，利用各类视图来查看项目情况。Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 49第四部分第四部分 项目执行与跟踪管理项目执行与跟踪管理跟踪任务完成情况跟踪任务完成情况项目条件筛选和分组筛选项目条件筛选和分组筛选项目报表项目报表Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 501 跟踪任务完成情况跟踪任务完成情况对于对于完全按照计划日程进行完全按照计划日程进行的任务，只输入完成百分比进行跟踪更新的任务，只输入完成百分比进行跟踪更新-选中要跟踪的项目，根据情况直接点击上面从选中要跟踪的项目，根据情况直接点击上面从0%100%的图标即可；的图标即可；对于对于未按照日程进行未按照日程进行的项目，常用方法：工具跟踪更新任务的项目，常用方法：工具跟踪更新任务Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 511 跟踪任务完成情况跟踪任务完成情况也可采用以下方式：跟踪甘特图下选择视图也可采用以下方式：跟踪甘特图下选择视图-表表-跟踪，按照项目实际完跟踪，按照项目实际完成情况进行跟踪。成情况进行跟踪。Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 521 跟踪任务完成情况（举例）跟踪任务完成情况（举例）在实际项目跟踪中，有的任务工时增加，有的减少，怎么进行跟踪？在实际项目跟踪中，有的任务工时增加，有的减少，怎么进行跟踪？任务1：计划工时40小时，实际工时48小时，已完成 操作：将实际工时填入48小时，完成百分比为100（注：工时自动变为48小时）任务2：计划工时40小时，实际工时32小时，已完成 操作：将工时改为32小时，实际工时填入32小时，完成百分比为100任务3：计划工时40小时，实际完成工时20小时，实际完成百分比40 操作：将工时改为50小时，实际工时填入20小时，完成百分比为40注：当项目实际工时大于计划工时时，修改实际工时，工时也会自动变化；注：当项目实际工时大于计划工时时，修改实际工时，工时也会自动变化；当小于时，需要修改工时当小于时，需要修改工时Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 531 跟踪任务完成情况跟踪任务完成情况利用进度线进行任务进度的跟踪利用进度线进行任务进度的跟踪显示进度线：菜单工具跟踪进度线显示进度线：菜单工具跟踪进度线通过进度线可以查看每个任务是否延迟，以及延迟的天数；Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 542 项目的条件筛选和分组筛选项目的条件筛选和分组筛选利用自动筛选利用自动筛选 进行筛选进行筛选Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 552 项目的条件筛选和分组筛选项目的条件筛选和分组筛选可以根据汇报需要，设置筛选条件来得到需要的内容（操作：菜单项可以根据汇报需要，设置筛选条件来得到需要的内容（操作：菜单项目筛选）目筛选）注：筛选后要恢复时选择筛选条件“全部任务”即可Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 562 项目的条件筛选和分组筛选项目的条件筛选和分组筛选可以根据需要按照分组依据分组进行显示，甚至可以自定义分组依据，可以根据需要按照分组依据分组进行显示，甚至可以自定义分组依据，便于项目管理和报告（操作：菜单项目分组依据）便于项目管理和报告（操作：菜单项目分组依据）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 573 项目报表项目报表利用自动生成报表：利用自动生成报表：Project 2007中提供了中提供了20多种报表（操作：菜单多种报表（操作：菜单-视图视图-报表）报表）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 583 项目报表项目报表Project 2007中提供了多种可视化报表（操作：菜单中提供了多种可视化报表（操作：菜单-报表报表-可视化报可视化报表）表）Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 593 项目报表项目报表例：生成资源使用状况报表例：生成资源使用状况报表操作-选择:视图报表,选择工作量报表-在弹出窗口中选择资源使用状况报表，然后选编辑-在弹出窗口中的“交叉分析”项中，按照需要进行选择-点确定生成报表Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 603 项目报表项目报表例：生成资源使用状况报表例：生成资源使用状况报表注：这样生成的报表中数据无法复制和拷贝，导致在注：这样生成的报表中数据无法复制和拷贝，导致在IPD中做人力中做人力资源计划时只有一个一个填数据，为解决此问题，可按下页方法解资源计划时只有一个一个填数据，为解决此问题，可按下页方法解决。决。Global Business Services Copyright IBM Corporation 2007 61课后练习课后练习模拟制定一个项目的进度计划；并练习学到的关键操作。