用合并列印制作大量邮件.pptx

Microsoft Office Word 2007 訓練課程合併列印合併列印 I：用合併列印：用合併列印製作大量郵件製作大量郵件公司名稱 製作：合併列印 I：用合併列印製作大量郵件課程內容概觀：大量郵件課程 1：作業方式課程 2：設定您的收件者清單課程 3：執行完整的合併列印三個課程中的其中兩個課程會列出建議的練習；每個課程都提供一套測驗問題。概觀：大量郵件假設您要寄信或傳送電子郵件給每位員工，告知個人所得扣繳和薪資資訊。個別建立信件、電子郵件訊息或是信封，要花上好幾個小時。這時，合併列印就能派上用場。使用合併例印，您只要建立一份文件，包含所有文件的共通資訊，然後，加入一些預留位置來容納各文件特有的資訊，剩下的就由 Word 來為您代勞。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件課程目標瞭解合併列印作業方式，以便獲得想要的結果。設定大量郵件的文件。使用合併列印精靈執行基本的合併列印。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件課程 1作業方式作業方式若要使用合併列印，您必須處理三個不同元素：瞭解這些元素可協助您得到預期的合併列印結果。主文件，屬於一開始處理的部分。收件者資訊，例如要併入主文件的個人姓名和地址。完成的文件，包括主文件中的資訊和各收件者的特定資訊。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件主文件主文件是您進行合併列印的起點。這個文件可以是信件、信封、電子郵件，甚至是優待券。當中包含了圖中顯示的元素。在各文件內相同的內容，例如套印信件的本文文字。不管要列印幾封信，這些文字都只需輸入一次。個別收件者資訊的預留位置。例如，在套印信件中，地址區塊和問候名稱會隨每封信而不同。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件收件者資訊合併列印時，每個合併文件中獨一無二的收件者資訊，會填入您在主文件中所加入的預留位置。收件者資訊可能包括：信封或郵寄標籤上的地址；套印信件問候行上的姓名；收件員工電子郵件訊息中的薪資金額；寄給最佳客戶的明信片上，關於最受歡迎產品的個別附註，或是兌換式優待券的編號。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件收件者資訊收件者資訊必須放在 資料來源 中。資料來源一詞所牽涉的範圍極廣，涵蓋您經常使用的整個檔案類別。例如，您的 Microsoft Office Outlook 連絡人清單就是一種資料來源。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件收件者資訊收件者資訊通常會列於欄和列中，就像圖片中的表格一樣。資料來源的檔案架構必須能讓特定資訊和主文件的預留位置連結。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件完成的文件集合完成合併列印後，結果將如圖所示。完成的個別文件集合可供您進行列印(例如信件、標籤、信封或優待券)，或是讓您在合併過程中以電子方式傳輸(例如，電子郵件)。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件完成的文件集合完成合併列印後，結果將如圖所示。主文件，也就是您用來做為起點的文件，會一直保持為獨立的文件，且不會在合併後自動儲存。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 1-問題 1什麼是合併列印的主文件？什麼是合併列印的主文件？(請選擇一個答案請選擇一個答案)1.您一開始處理的文件，其中包含文字(各合併信件、信封等的共通文字)和預留位置(此處為獨特的收件者資訊)。2.完成的合併文件集合中的第一份文件。3.文件中只包含各合併文件的共通文字。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 1-問題 1 答案您一開始處理的文件，其中包含文字(各合併信件、信封等的共通文字)和預留位置(此處為獨特的收件者資訊)。主文件是您的開始文件，您在當中新增的文字會出現在各份合併列印文件(內容完全相同)，而您新增的預留位置會指定獨特收件者資訊的內容以及顯示位置。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 1-問題 2合併作業完成後會自動儲存包含文字和預留位置的主文件。合併作業完成後會自動儲存包含文字和預留位置的主文件。(請選擇一個答案請選擇一個答案)1.正確。2.錯誤。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 1-問題 2 答案錯誤。您應該儲存主文件，以再次使用它來完成新的合併作業。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 1-問題 3為何您在合併列印時使用的獨特收件者資訊必須儲存於資料來源檔案？為何您在合併列印時使用的獨特收件者資訊必須儲存於資料來源檔案？(請選擇一個答案請選擇一個答案)1資料來源檔案屬於特殊種類的檔案，只能用在合併列印。2.資料來源檔案能彙整資訊，讓您將特定的資訊內容對應到主文件中特定的預留位置。3.資料來源檔案經過特殊設計，可保留大量資訊。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 1-問題 3 答案資料來源檔案能彙整資訊，讓您將特定的資訊內容對應到主文件中特定的預留位置。檔案中的資訊採用結構化組織方式，讓您將檔案中某個儲存格的資訊放入獨特的文件。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件課程 2設定您的收件者清單設定您的收件者清單知道合併列印的基本元素後，現在您將學習如何設定主文件，並將它連接到收件者清單。收件者清單以及加到 Word 文件或信封上的預留位置，是合併列印的核心重點。兩者會互相搭配，將特定資訊置入最後的個別合併文件。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件其他有關收件者清單的資訊只要是用欄與列來整理收件者資訊的檔案，都屬於收件者清單。您可以使用多種不同程式來建立收件者清單，例如 Excel、Access，或是 Outlook。清單中的欄代表一個資訊類別或類型。每一欄都有欄名。例如，在客戶清單中，可能會有名字、姓氏以及街道地址等欄位。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件其他有關收件者清單的資訊只要是用欄與列來整理收件者資訊的檔案，都屬於收件者清單。您可以使用多種不同程式來建立收件者清單，例如 Excel、Access，或是 Outlook。清單中的列代表一位收件者的完整資訊。例如客戶清單中，每一列都包含一位客戶的所有資訊，像是客戶的姓名、地址等等。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件其他有關收件者清單的資訊這些欄和列可讓您在合併列印過程中，將特定收件者資訊置入文件。您從主文件連接到清單，然後把欄名以預留位置的方式加入主文件(這些預留位置的正式名稱為功能變數，稍後會再詳加介紹)。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件其他有關收件者清單的資訊這些欄和列可讓您在合併列印過程中，將特定收件者資訊置入文件。合併列印完成後，每個收件者都會有一份完成的文件，包含收件者清單上，一列中所有項目的資訊。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件收件者清單的來源在多數情況下，您要用的收件者清單已經存在。例如，您可能能夠存取含以下清單的檔案。客戶或連絡人姓名、地址等資訊。貴公司提供的產品或服務。員工資訊。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件收件者清單的來源如果有這種清單，就能在合併列印時連接到清單。如果尚未建立清單，也不用擔心。合併列印程序有個步驟，能讓您從頭建立收件者清單。這個步驟將在下一個課程中詳加說明。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件功能變數連接到收件者清單後，您可以用 功能變數 指定合併列印要納入的資訊。功能變數是一組代碼，可用來指示 Word 將資訊自動插入文件。您也可以將功能變數視為預留位置。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件功能變數在大量郵件中，使用的功能變數稱為 合併欄位，這些欄位是預留位置，用來容納直接從收件者清單取得的特定資訊。例如，在此圖片中，已經加入合併欄位，將此項功能用於置放收件者清單地址和姓名欄的資訊。請注意，在文件中，合併欄位的兩邊都會有欄位符號()。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件合併欄位您可以結合其他功能變數，藉此建立合併欄位，或是將功能變數集合成組，然後使用您平常在句子裡使用的空格、分行符號及標點符號來加以區隔。例如，您可能需要在姓氏或全名之前加上尊稱，於是在文件中設定這樣的功能變數：頭銜頭銜 姓氏姓氏郵遞區號郵遞區號省省/縣縣 市市 街道地址街道地址合併列印 I：用合併列印製作大量郵件合併欄位您也可以格式化功能變數，控制合併文件中收件者資訊的外觀。例如，您可能會希望姓名能以粗體或紅色顯示。請在主文件中，選取該欄位，包括周圍的欄位符號()。在 常用 索引標籤，按一下 字型 群組或 段落 群組中的任何指令，然後選擇您所要的格式選項。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件建議練習1.將 名字 欄的資料分成兩欄。2.建立 個人備註 欄。3.儲存 Excel 工作表。線上練習(需要 Excel 2007)合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 2-問題 1收件者清單和插入主文件的功能變數之間有何關聯？收件者清單和插入主文件的功能變數之間有何關聯？(請選擇一個答案請選擇一個答案)1.沒有關聯2.功能變數等於收件者清單中的欄。3.每個功能變數代表收件者清單中的一個儲存格。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 2-問題 1 答案功能變數等於收件者清單中的欄。在主文件新增功能變數，表示您在對應清單中儲存的資訊會出現在合併文件中。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 2-問題 2如何區別主文件的功能變數和其他文字？如何區別主文件的功能變數和其他文字？(請選擇一個答案請選擇一個答案)1.功能變數的格式永遠是粗體字。2.功能變數都是斜體字。3.功能變數會以欄位符號()包圍。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 2-問題 2 答案功能變數會以欄位符號()包圍。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 2-問題 3您必須先有一份收件者清單，才能執行合併列印。您必須先有一份收件者清單，才能執行合併列印。(請選擇一個答案請選擇一個答案)1.正確。2.錯誤。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 2-問題 3 答案錯誤。您可以在合併列印過程中建立清單。如果合併列印的收件者不多，在過程中輸入清單可能是最簡便的方式。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件課程 3執行完整的合併列印執行完整的合併列印現在您將使用合併列印精靈執行整個合併列印的程序。在本課程的結尾，您將會學到另一種執行合併列印的方式。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件開啟合併列印精靈若要執行合併列印，請在 郵件 索引標籤上按一下 啟動合併列印，然後再按一下 逐步合併列印精靈。精靈會在視窗右側中以工作窗格開啟。請依照提示，然後按一下窗格底部的 下一步，逐步完成精靈中的步驟(若要回到前一個步驟，則按 上一步)。動畫：按一下滑鼠右鍵，然後再按 播放。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件開啟合併列印精靈若要執行合併列印，請在 郵件 索引標籤上按一下 啟動合併列印，然後再按一下 逐步合併列印精靈，如圖所示。精靈會在視窗右側中以工作窗格開啟。請依照提示，然後按一下窗格底部的 下一步，逐步完成精靈中的步驟(果要回到前一個步驟，則按 上一步)。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件設定主文件精靈中的第二個步驟是設定開始文件您也許要傳送郵遞廣告信件，或是電子郵件訊息，或要從信封和標籤開始著手。或者，您可能需要建立目錄來儲存資料清單，例如，客戶姓名和地址、產品資訊及員工連絡資料。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件設定主文件精靈中所顯示的選項會因您在第一步選擇的文件類型而有所不同。變更文件版面配置-由於啟動精靈時所開啟的是空白文件，所以會選取這個選項。而您要將開啟的空白文件變更為信封文件。請按一下 信封選項，然後選擇信封大小和其他所需的選項，之後，信封文件就會取代空白文件。您選取了信封，當中包含以下選項。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件設定主文件精靈中所顯示的選項會因您在第一步選擇的文件類型而有所不同。您選取了信封，當中包含以下選項。從現有文件開始-如果您之前有儲存要用於合併列印的信封，但目前的螢幕上所開啟的卻是空白文件，那麼請選取這個選項，用您的信封取代空白文件。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件連接到收件者清單在步驟 3 中，您必須連接到要併入文件的收件者清單。共有 3 個選項：使用現有清單-如果已有包含要合併的資訊的收件者清單，請選取這個選項。然後，在精靈中按一下 瀏覽，找到檔案並將其開啟。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件連接到收件者清單在步驟 3 中，您必須連接到要併入文件的收件者清單。共有 3 個選項：從 Outlook 連絡人選取-如果要將 Outlook 的連絡人清單做為收件者清單使用，請選取這個選項。然後按一下 選擇連絡人資料夾，找到正確的連絡人清單並將其開啟。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件連接到收件者清單在步驟 3 中，您必須連接到要併入文件的收件者清單。共有 3 個選項：鍵入新清單-如果沒有適合的收件者清單，要另外建立的話，請選取這個選項。新的清單會儲存成郵件資料庫(.mdb)檔，放在 我的資料來源 資料夾中，而這個資料夾位於 文件 或是 我的文件 資料夾中。日後若要進行合併列印時，可以重複使用這個檔案。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件選擇要加入郵件的收件者連接到收件者清單後，請選擇要加入郵件的收件者。例如，您可能想把套印信件寄給地址中含特定郵遞區號的客戶。或者，您可能想要建立只有一條產品線的目錄。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件選擇要加入郵件的收件者這些都可以在 合併列印收件者 對話方塊中完成，這個對話方塊會在連接或建立收件者清單後自動開啟。所有收件者旁邊都有核取符號，而且根據預設都會加入郵寄名單中。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件選擇要加入郵件的收件者這些都可以在 合併列印收件者 對話方塊中完成，這個對話方塊會在連接或建立收件者清單後自動開啟。按一下 排序 選擇所要檢視及排列的欄名(遞增或遞減順序)，或者按一下 篩選 輸入所要檢視收件者的欄位和值，即可進一步調整收件者清單。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件安排主文件接下來，您要安排主文件，也就是要將內容放入文件中。這份內容包含所有合併文件共通的資訊，以及每份合併文件中要填入收件者資訊的預留位置(就是功能變數)。動畫會顯示如何安排信封。動畫：按一下滑鼠右鍵，然後再按 播放。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件安排主文件接下來，您要安排主文件，也就是要將內容放入文件中，包含：所有合併文件共通的資訊，以及每份合併文件中要填入收件者資訊的預留位置。以信封來說，所有合併文件的共通資訊，就是輸入於左上角的寄件地址。預留位置則是每個收件者的地址。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件安排主文件新增收件者地址最快的方式，就是按一下精靈中的 地址區塊。這樣就會在信封新增預先設計好的 地址區塊 欄位，包括名字、姓氏、街道地址、城市、省/縣與郵遞區號。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件預覽將所有內容和功能變數新增到主文件後，就可以預覽合併後的文件外觀。按一下精靈底部的 下一步，移到下一個步驟，第一份合併文件就會自動出現。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件如果內容看起來不太對勁，請按一下精靈底部的 上一步。回到上一步後，您便可新增、刪除或對應欄位，或者做其他修改，讓資訊正確顯示。預覽 視第一份文件的外觀而定，您會有以下幾種選擇：如果內容看來沒問題，請按一下精靈頂端的雙右箭號按鈕 ，請多瀏覽幾份合併文件，就像圖片所顯示的一樣。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件如果要檢視特定收件者的合併文件，請按一下 尋找收件者 搜尋該收件者。瀏覽文件時，您可以按一下 排除收件者，排除任何您要排除的人。請注意，您只會將某位收件者從最後的合併結果中排除，並不會從收件者清單刪除任何資料。預覽 視第一份文件的外觀而定，您會有以下幾種選擇：如果發現合併郵件包括某些您不想納入的收件者，請按一下 編輯收件者清單 以開啟 合併列印收件者 對話方塊。就像剛才所提到的，您可以用這個對話方塊縮小收件者清單的範圍。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件完成合併如果對合併文件的預覽結果感到滿意，就可以將最終成果列印出來。請按一下 列印 以開啟 合併到印表機 對話方塊。要做最後變更嗎？要做最後變更嗎？如果還要再檢閱一次結果，或是要自訂選取的信封，請按一下精靈中的 編輯個別信封。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件完成合併如果對合併文件的預覽結果感到滿意，就可以將最終成果列印出來。請按一下 列印 以開啟 合併到印表機 對話方塊。這樣就會另外建立一份完整的合併文件，將所有信封包含在一個新的 Word 文件中。當您在這份完整文件中檢閱或修改信封後，就能立刻列印出來。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件完成合併如果對合併文件的預覽結果感到滿意，就可以將最終成果列印出來。請按一下 列印 以開啟 合併到印表機 對話方塊。或者您可以先儲存文件，以後再列印信封。如果要保留您對個別信封所做的變更，請務必儲存文件這份完整文件會和主文件分開，而且檔案比較大。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件取消或繼續合併在完成合併列印前，您隨時可以取消。若要取消，請關閉文件，並選擇不要儲存變更。這樣，文件和收件者清單的連接將一併刪除。但是，如果您只是想要暫停合併作業，等以後再繼續，則請儲存主文件。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件取消或繼續合併在完成合併列印前，您隨時可以取消。再次開啟文件時，Word 會詢問您是否要保留與收件者清單的連接。按一下 是 即可繼續進行合併作業。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件在功能區執行合併列印簡介隨著您逐步完成精靈，您是否注意到，郵件 索引標籤中的指令變為可用狀態？功能區也是進行合併列印的便利途徑，而且程序跟精靈中的步驟非常相似。使用功能區，您便可存取更多功能，例如在完成合併前找出錯誤的自動檢查。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件在功能區執行合併列印簡介您可在 郵件 索引標籤上使用的指令包含以下四個群組：啟動合併列印-這是操作的起點，您可以在此選擇文件類型，然後選取、建立或編輯收件者清單。書寫與插入欄位-您可以用這些命令插入合併欄位、對應欄位，並用 規則 在文件中執行動作。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件在功能區執行合併列印簡介您可在 郵件 索引標籤上使用的指令包含以下四個群組：預覽結果-除了檢視個別合併文件，您也能使用自動錯誤檢查功能。完成-完成合併，然後將個別文件合併成完整文件，將文件印出或是以電子形式傳送。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件建議練習1.開啟合併列印精靈和設定主文件。2.連接到您的收件者清單及選擇您要寄送郵件的收件者。3.輸入內文和插入欄位。4.預覽和對應欄位。5.完成合併。線上練習(需要 Word 2007)合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 3-問題 1如何開啟合併列印精靈？如何開啟合併列印精靈？(請選擇一個答案請選擇一個答案)1.按一下 Office 按鈕，然後按一下 Word 選項。2.在 郵件 索引標籤上，按一下 啟動合併列印。3.在 插入 索引標籤上，按一下 快速組件。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 3-問題 1 答案在 郵件 索引標籤上，按一下 啟動合併列印。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 3-問題 2如何將人員排除於合併列印之外？如何將人員排除於合併列印之外？(請選擇一個答案請選擇一個答案)1.刪除該人員在收件者清單中的所有資訊。2.預覽合併時，刪除要寄給該人員的文件。3.使用 合併列印收件者 對話方塊中的核取方塊。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 3-問題 2 答案使用 合併列印收件者 對話方塊中的核取方塊。合併列印收件者 對話方塊可以讓您指定要包含在最後合併作業中的人員。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 3-問題 3選擇預覽文件之後，合併作業隨即完成，無法再進行變更。選擇預覽文件之後，合併作業隨即完成，無法再進行變更。(請選擇一個答案請選擇一個答案)1.正確。2.錯誤。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件測驗 3-問題 3 答案錯誤。在完成合併之前，預覽讓您有機會檢查合併的文件。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件快速參閱卡如需本課程內容所涵蓋的工作摘要，請參閱快速參閱卡。合併列印 I：用合併列印製作大量郵件