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1、 目录 1 用户手册 1.1 首次登陆系统准备 1.1.1 如何登陆系统 1.1. 首次登陆系统要做的事情 1. 概念及名词名词解释（同系统管理手册） 1.3 工作流操作说明 1.3.1 新建工作流 1.3. 流程提交后可处理方式 1.3.3 收到待办事宜的处理方式 1.4 知识库操作说明 1.4.1 新建知识 1.4. 新建分类 1.4.3 资料保存后可做的事情 1.4.4 其他操作 1.5 登记库操作说明 1.5.1 新建资料 1.5. 资料保存后可做的事情 1.5.3 其他操作 1.6 中心模块操作说明 1.
2、6.1 新建资料 1.6. 资料保存后可做的事情 1.6.3 其他操作 1.6.4 页签 1.7 报表操作说明 1.7.1 新建报表 1.7. 新建报表后可做的事情 1.8 五大模块的操作区别和联系 1.9 首页操作说明 1.9.1 待办 1.9. 提醒 1.9.3 邮件 1.9.4 信息发布栏 1.9.5 最新文档 1.9.6 最新工作流 1.10 个人用户使用OA日常事务概览 1.10.1 找人 1.10. 找事 1.10.3 找资料 1.10.4 找邮件 1.11 如何使用小秘书快捷办公 1.11.1 找
3、人 1.11. 看通知信息 1.11.3 处理事务 1.11.4 看邮件提醒消息 1.11.5 记录备忘提醒 1.11.6 即时通讯 1.11.7 快速起草单据 用户手册 1.1 首次登陆系统准备 1.1.1 如何登陆系统 直接在IE地址栏输入管理员公布的OA网址，即可链接到登录页面，用户名一般是自己的中文名，默认密码统一为a，除非用户的公司另有规定，请咨询系统管理员。 1.1.2 首次登陆系统要做
4、的事情 修改密码 修改个人密码 为了确保个人工作信息的保密性，请在首次登录之后更改自己的密码，更改处如下图 修改密码时，请注意按公司规定的密码规则强度设置，建新密码规则说明，如图： 修改个人信息 修改个人信息 为了确保更好的使用OA系统，在首次登录之后可进行设置密码、工作流权限、常用审批意见等操作，具体如下图所示： 安装蓝晓小秘书 下载小秘书，安装小秘书工具，在此之前，请确定电脑是否有安装微软补丁Microsoft.NET Framework 2.0.exe，如果没有安装，小秘书在安装的时候会提示，可以到微软网上进行下载，或者咨询管理员
5、安装控件 进入登陆页，下载“网页附件控件”软件并安装 1.2 概念及名词名词解释（同系统管理手册） 1.3 工作流操作说明 1.3.1 新建工作流 进入工作流模块，点击“新建”大纲下的流程名进行新建。 表单中带*号的为必填字段，表单填写完整之后提交到下一节点办理。 1.3.2 流程提交后可处理方式 查看流程图 点查看流程图，可以动画查看流程的审批过程，绿色代表审批通过，红色代表审批停留的处理步骤 流程收回 当流程发出后，发现流程中填写的内容有问题，续做修改时，可以收回操作，收回操作后，流程待办将从下一步处理人回到本人的待办事宜中，收回操作的时候，必须填写收
6、回的原因，只能收回流程发到下一步的流程，流程已经审批到流程中间，不能再收回 补签与反馈意见 当流程审批中写的内容不够详尽或者由未尽事宜时，不用收回流程修改，可直接补签意见提交即可，提交时，系统会默认把之前流程经过的人员列出来，供快捷选使用，不需到“通讯录选择”中选择 归档、发布 在流程中，可以将需要保存的附件或者正文归档到“公共资料”或者“制度库”里面，填写如下图内容；若是需要将审批的正文或者附件发布到首页上，供人阅览，有权限的人员可以选择“同时发布到首页”选择“是”，就可以选择首页的栏目，确认归档、发布 流程催办 当流程审批发出后，流程停留在某人待办中很久
7、没有得到答复或者继续审批，点“发送催办”对方将收到一条催办事宜的待办，提醒对方赶快审批办理 如何处理待办 首页中间，“我的待办”中是当前需要处理的事务，点加进去，填写办理意见，即可审批处理待办事宜，审批提交后，待办就会取消 如何跟踪待办 在首页中，待办框，鼠标浮动到切换，可切换到我起草的流程未结束的，或者我经手的未结束流程，进去，可跟踪查看流程办理情况 1.3.3 收到待办事宜的处理方式 给下一步办理 直接提交给下一步人员办理 驳回上一步操作 在流程流转中，若流程中有未尽事宜说明或者错误，用于退回上一步操作人员修改，重新审批 驳回起草人
8、 若起草人（申请人）流程事宜有错误、遗漏之处、或者审批不通过，可将流程直接退回起草人修改或者退回起草人作废流程 作废流程 流程审批不通过或者流程无效时候，作废流程 结束流程 流程审批过程结束后，流程整闭环结束，将流程结束掉，不再有待办事宜，标识事情办理结束 转给其他人办理 当待办事宜需要转发（授权）给其他人员办理时，可将流程转于其他用户，转发给他人办理时不会改变流程节点属性 转发邮件 当流程中事宜需要对外部联系沟通，可将流程中正文和附件内容转为邮件，快速形成邮件，发给相关人员 流程转发其他流程 可以以办理的流程为基础，流程转发其他流程，系统会将流
9、程中的正文和附件转到其他流程，继续流转；在转发过程中，未参与前面流程的人员看不到流程的流转审批过程，多用于流程的审批意见保密或者流程与流程的衔接操作 补签与反馈意见 主要用于对流程未尽事宜补充意见，或者细节追问 归档、发布 把流程中有价值的附件或者正文内容归档沉淀到文档库里，实现流程到文档的转化、互通 1.4 知识库操作说明 1.4.1 新建知识 新建 打开文档库模块，新建，填写标题、选择分类，正文内容填写，标题和分类都是以后查找文档的重要切入点 对知识进行授权 为了提高文档的安全性，可对文档每一份文档进行授权，系统默认文档只能由自己本人阅
10、读和编辑，若希望文档授权其他用户就能立即分享，可发提醒消息给用户，设置完成，保存文档即可。 1.4.2 新建分类 新建 打开文档库模块，点击新建分类，填写分类名称，并设置此分类的查阅和管理权限，分类及分类的权限对以后新建知识库选择分类时关键性条件。 对分类进行授权 为了提高分类的安全性，可对每一个分类授权，系统默认分类只能由自己本人阅读和编辑，若想授权其他用户查阅、改或下载此分类下的知识库，可进行分类初始值的修改。注意，此功能只对修改分类权限之后新建的文档才有效。 1.4.3 资料保存后可做的事情 修改 有文档修改权限的人员可直接对文档进行修改，修改的文档不涉及版本的更新
11、 直接新建 在文档上就快捷新建另外一份新的知识文档，不需要再进模块中新建 新建并复制 以现有的知识文档为基础，新建一份文档，新建的文档会复制旧的文档，复制后做修改就快速成为一份新的知识文档 转库 如果知识文档的存放地有错误，需要转移到其他的知识库时，可以通过转库的方式实现，转库以后，当前库里面的就不会再有这份知识文档，知识将被转移到其他的库里面，此功能只有模块管理员有操作权限。 更新版本 无需审批 更新版本不需要经过审批旧更新，区别于修改，修改是不更新版本的，无需审批修改，版本是会变更的 审批 版本更新需要通过流程审批评审后才能定下来新的版本
12、 点评 可设置是否能对模块的文档进行点评的功能，收集意见，方便改版 分享 当需要把某一文档给到没有阅读权限的用户，而有不希望用户看到模块的或者分类的所有文档时，可以将文档分享给需要的用户，不会影响整个模块的其他文档的权限 发布到首页 拥有首页栏目管理权限的用户，可将文档发布到首页栏目，供大家阅览 转发为邮件 用于通过文档快速起草邮件，系统会将文档标题带入邮件标题，正文和附件也将带入邮件正文和附件，填写收件人地址即可发送邮件 1.4.4 其他操作 从excel导入 打开文档库模块，点击“操作”并选择“从excel导入”，从excel导入，可以一次性导入
13、一批文档，避免了一个文档一个文档输入的麻烦。 导出到excel 打开文档库模块，选择需要导出的文档，点击“操作”并选择“导出到excel”,可导出所选择的记录，也可导出所有记录，导出的范围可以选择当前页面的列内容，即视图上的字段，也可以选择表单的所有字段。 注意：此功能只有模块管理管理员才有权限进行操作。 借阅 当没有权限阅读时，可以进行“借阅”的操作，打开文档库模块，点击“操作”并选择“借阅”，进入"借阅"界面后，可先进行查询，查询完毕选择自己需要“借阅”的文件，并选择相应的借阅流程即可。 修改字段 模块管理员和具有所有文档修改权限的人，可以进行所有文档“修改字段”的操
14、作。 普通用户可以修改自己录入的所有文档的字段。 修改字段，是指修改当前已选择的文档里的字段。 打开文档库模块，选择需要修改字段的文档，点击“操作”并选择“修改字段” 选择“要修改的字段”，并“设置为新值”，确定即可。 删除 当文档录入错误或文件失效可删除文档。 打开文档库模块，选择需要删除的文档，点击“操作”并选择“删除”，文档删除后不能恢复，点击“确定”即可删除所选文档。 1.5 登记库操作说明 1.5.1 新建资料 新建 打开文档库模块，新建，填写标题、选择分类，正文内容填写，标题和分类都是以后查找文档的重要切入点 对资料进行授权 为了提
15、高文档的安全性，可对文档每一份文档进行授权，系统默认文档只能由自己本人阅读和编辑，若希望文档授权其他用户就能立即分享，可发提醒消息给用户，设置完成，保存文档即可。 1.5.2 资料保存后可做的事情 修改 有文档修改权限的人员可直接对文档进行修改，修改的文档不涉及版本的更新 直接新建 在文档上就快捷新建另外一份新的知识文档，不需要再进模块中新建 新建并复制 以现有的知识文档为基础，新建一份文档，新建的文档会复制旧的文档，复制后做修改就快速成为一份新的知识文档 转库 如果知识文档的存放地有错误，需要转移到其他的知识库时，可以通过转库的方式实现，转库以后，当前
16、库里面的就不会再有这份知识文档，知识将被转移到其他的库里面，此功能只有模块管理员有操作权限。 更新版本 无需审批 更新版本不需要经过审批旧更新，区别于修改，修改是不更新版本的，无需审批修改，版本是会变更的 审批 版本更新需要通过流程审批评审后才能定下来新的版本 点评 可设置是否能对模块的文档进行点评的功能，收集意见，方便改版 分享 当需要把某一文档给到没有阅读权限的用户，而有不希望用户看到模块的或者分类的所有文档时，可以将文档分享给需要的用户，不会影响整个模块的其他文档的权限 发布到首页 拥有首页栏目管理权限的用户，可将文档发布到首页栏目，供大
17、家阅览 转发为邮件 用于通过文档快速起草邮件，系统会将文档标题带入邮件标题，正文和附件也将带入邮件正文和附件，填写收件人地址即可发送邮件 1.5.3 其他操作 从excel导入 打开文档库模块，点击“操作”并选择“从excel导入”，从excel导入，可以一次性导入一批文档，避免了一个文档一个文档输入的麻烦。 导出到excel 打开文档库模块，选择需要导出的文档，点击“操作”并选择“导出到excel”,可导出所选择的记录，也可导出所有记录，导出的范围可以选择当前页面的列内容，即视图上的字段，也可以选择表单的所有字段。 注意：此功能只有模块管理管理员才有权限进行操作。
18、 借阅 当没有权限阅读时，可以进行“借阅”的操作，打开文档库模块，点击“操作”并选择“借阅”，进入"借阅"界面后，可先进行查询，查询完毕选择自己需要“借阅”的文件，并选择相应的借阅流程即可。 修改字段 模块管理员和具有所有文档修改权限的人，可以进行所有文档“修改字段”的操作。 普通用户可以修改自己录入的所有文档的字段。 修改字段，是指修改当前已选择的文档里的字段。 打开文档库模块，选择需要修改字段的文档，点击“操作”并选择“修改字段” 选择“要修改的字段”，并“设置为新值”，确定即可。 删除 当文档录入错误或文件失效可删除文档。 打开文档库模块，选择需要删除的文档
19、点击“操作”并选择“删除”，文档删除后不能恢复，点击“确定”即可删除所选文档。 1.6 中心模块操作说明 1.6.1 新建资料 新建 打开文档库模块，新建，填写标题、选择分类，正文内容填写，标题和分类都是以后查找文档的重要切入点 对资料进行授权 为了提高文档的安全性，可对文档每一份文档进行授权，系统默认文档只能由自己本人阅读和编辑，若希望文档授权其他用户就能立即分享，可发提醒消息给用户，设置完成，保存文档即可。 1.6.2 资料保存后可做的事情 修改 有文档修改权限的人员可直接对文档进行修改，修改的文档不涉及版本的更新 直接新建 在文档
20、上就快捷新建另外一份新的知识文档，不需要再进模块中新建 新建并复制 以现有的知识文档为基础，新建一份文档，新建的文档会复制旧的文档，复制后做修改就快速成为一份新的知识文档 转库 如果知识文档的存放地有错误，需要转移到其他的知识库时，可以通过转库的方式实现，转库以后，当前库里面的就不会再有这份知识文档，知识将被转移到其他的库里面，此功能只有模块管理员有操作权限。 更新版本 点评 可设置是否能对模块的文档进行点评的功能，收集意见，方便改版 分享 当需要把某一文档给到没有阅读权限的用户，而有不希望用户看到模块的或者分类的所有文档时，可以将文档分享给需要的用户，不会影
21、响整个模块的其他文档的权限 发布到首页 拥有首页栏目管理权限的用户，可将文档发布到首页栏目，供大家阅览 转发为邮件 用于通过文档快速起草邮件，系统会将文档标题带入邮件标题，正文和附件也将带入邮件正文和附件，填写收件人地址即可发送邮件 1.6.3 其他操作 从excel导入 打开文档库模块，点击“操作”并选择“从excel导入”，从excel导入，可以一次性导入一批文档，避免了一个文档一个文档输入的麻烦。 导出到excel 打开文档库模块，选择需要导出的文档，点击“操作”并选择“导出到excel”,可导出所选择的记录，也可导出所有记录，导出的范围可以选择当前
22、页面的列内容，即视图上的字段，也可以选择表单的所有字段。 注意：此功能只有模块管理管理员才有权限进行操作。 借阅 当没有权限阅读时，可以进行“借阅”的操作，打开文档库模块，点击“操作”并选择“借阅”，进入"借阅"界面后，可先进行查询，查询完毕选择自己需要“借阅”的文件，并选择相应的借阅流程即可。 修改字段 模块管理员和具有所有文档修改权限的人，可以进行所有文档“修改字段”的操作。 普通用户可以修改自己录入的所有文档的字段。 修改字段，是指修改当前已选择的文档里的字段。 打开文档库模块，选择需要修改字段的文档，点击“操作”并选择“修改字段” 选择“要修改的字段”，并“设
23、置为新值”，确定即可。 删除 当文档录入错误或文件失效可删除文档。 打开文档库模块，选择需要删除的文档，点击“操作”并选择“删除”，文档删除后不能恢复，点击“确定”即可删除所选文档。 1.6.4 页签 新建 新建一份文档，保存之后再查看有多个页签的即是中心模块。 打开中心模块，选择相应的页签，即可进行页签文档的新新建操作。 页签文档都是与中心文档相关联的。 其他操作 导出到excel 打开中心库模块的的相关页签，选择需要导出的文档，点击“操作”并选择“导出到excel”,可导出所选择的记录，也可导出所有记录，导出的范围可以选择当前页面的列内容，即视图上的字段，
24、也可以选择表单的所有字段。 注意：此功能只有模块管理管理员才有权限进行操作。 修改字段 模块管理员和具有所有文档修改权限的人，可以进行所有文档“修改字段”的操作。 普通用户可以修改自己录入的所有文档的字段。 修改字段，是指修改当前已选择的文档里的字段。 打开中心库模块的的相关页签，选择需要修改字段的文档，点击“操作”并选择“修改字段” 选择“要修改的字段”，并“设置为新值”，确定即可。 删除 当文档录入错误或文件失效可删除文档。 打开中心库模块的的相关页签，选择需要删除的文档，点击“操作”并选择“删除”，文档删除后不能恢复，点击“确定”即可删除所选文档。
25、 1.7 报表操作说明 1.7.1 新建报表 新建报表 打开中心库模块，点击“新建报表”，先确认“数据源”，再定义报表：输入“报表名称”并确认“报表种类”，分别选择“输出列（即生成的报表的显示列）”“分类字段（即按不同维查看报表的字段）”“合计字段（即统计字段，只能统计数字类型的字段）”，并进行查询条件设置。 对报表进行授权 为了提高报表的安全性，报表设置完成后，可以对报表进行权限控制，系统默认报表只能由报表创建者阅读和编辑，若希望报表授权其他用户统计及查阅，可进行“可阅读配置的人员”的设置。若希望其他用户可修改报表的配置，可进行“可修改文档的人员”的设置。 1.7
26、2 新建报表后可做的事情 浏览 进入报表模块，即可从界面上浏览所有报表。 查找 进入报表模块，输入要查找的报表名，即可查找到与报表名相关的报表。 修改 当统计报表配置错误时可修改统计报表。 进入报表模块之后，点击并打开需要修改的报表，点击“修改”，并修改相关选项即可。 此功能只有模块管理员或系统管理员有权限进行操作。 删除 当统计报表配置错误时可删除统计报表。 打开统计模块，选择需要删除的报表，点击“操作”并选择“删除”，报表删除后不能恢复，点击“确定”即可删除所选文档。 此功能只有模块管理员或系统管理员有权限进行操作。 1.8 五大模块的操
27、作区别和联系 模块名称 定义 相同点 不同点 工作流 用于创建工作中的审批类业务，流程会按照定义好流程步骤和方向流转 无 知识库 用于创建工作中的审批类业务，流程会按照定义好流程步骤和方向流转 所有新建及新建后的其他操作 有分类 资料登记库 用于日常表格中的登记性事务，比如证照信息登记、快递登记等,登记单没有分类 所有新建及新建后的其他操作 没有分类 中心模块 用于构建以一个主业务关键字为中心的小型业务系统，例如以车辆为中心，管理车辆的使用情况 所有新建及新建后的其他操作 有页签 报表中心 用于在一个模块中配置和生成多个模块的数据报表 无
28、 1.9 首页操作说明 1.9.1 待办 登陆系统，进入系统首页界面，查看所有待办，点击“刷新”，显示最新最全待办， 点击“切换”，切换到不同维度查看待办。 点击“more”,查看更多待办。 打开“待办”之后，可以进行流程的提交等操作。操作后完成后，待办不会再显示。 1.9.2 提醒 登陆系统，进入系统首页界面，查看所有提醒，提醒即内部知会信息。点击“刷新”，显示最新最全的提醒。 点击“more”,查看更多的提醒信息 点开提醒信息后，可以进行工作流的补签意见操作。 1.9.3 邮件 登陆系统，进入系统首页界面，查看所有邮件，邮包括内部邮件、外部
29、邮件及知会信息。点击“刷新”，显示最新最全的邮件。 点击“more”,进入邮箱，查看更多的邮件 点开邮件之后，可对邮件进行回复等操作。 1.9.4 信息发布栏 登陆系统，进入系统首页界面，查看所有信息发布栏，信息发布栏的名称和个数由管理员进行配置，配置完成后会在发布栏上显示栏目的负责人，只有栏目负责人有权限发布相关信息至相关栏目。 点击“more”,查看更多的栏目内容。 打开栏目内容之后，可对相关信息进行点评等操作。 1.9.5 最新文档 最新文档为系统最近保存的文档 登陆系统，进入系统首页界面，查看最新文档栏目，点击查看文档信息。
30、 点击“more”,查看更多的文档信息。 打开文档内容之后，可对文档进行“保存后可做的事情”的操作。具体见文档库操作说明。 1.9.6 最新工作流 登陆系统，进入系统首页界面，查看最新工作流，即可看见用户参与的流程。并可以从界面上看到，流程是由谁提交至谁。点开相关工作流，即可进行工作流的相关操作。具体见工作流操作说明。 点击“more”,查看更多的栏目内容。 打开栏目内容之后，可对相关信息进行点评等操作。 1.10 个人用户使用OA日常事务概览 1.10.1 找人 找单个人员相关信息 人员信息 人员信息 岗位和权限 点
31、查看岗位和权限 人事档案 进入查看人事档案 个人行为记录 查看个人行为记录 设置常用选项 设置密码、常用审批、流程代办等常用选项 找单个人所在部门相关信息 人员部门信息 人员部门信息 部门参与的流程 部门参与的流程 找个人所属的岗位相关信息 岗位成员信息 岗位成员信息 岗位参与的流程 岗位参与的流程 1.10.2 找事 我发起的要别人协作的事 我主动发起的要做的事情，通过菜单中的模块新建 找别人需要我做的事 待办处理事宜 找我以前发起的事跟进 我发起的事情没有办完，需要进行跟进 找我以前
32、办过的事情看进展 我协助别人做过的事情，进行跟进 1.10.3 找资料 精确找 对于明确知道存放地方的资料，直接到对应的知识文档库里面去找 模糊找 对于不内容比较模糊的，不记得具体位置，采取模糊查找的方式搜索 1.10.4 找邮件 进入邮箱，按不同的搜索条件查找邮件 1.11 如何使用小秘书快捷办公 蓝晓小秘书是一个开机即自动运行的客户端小软件，它将OA系统中大部份最常用的功能从网页上集成到一个小窗口中，让OA用户能够方便的快捷的使用这些功能，避免了用户频繁的从网页登录系统带来的麻烦，此外，小秘书的高频度的事件提醒功能解决了很多人不经常主动登录OA系统处
33、理待办的问题，达到事找人的目的，而不是人找事。 1.11.1 找人 通过小秘书查找人员，并可看见同事是否在线，快速联系沟通 1.11.2 看通知信息 通过小秘书查看公司通知信息 1.11.3 处理事务 处理待办事宜 1.11.4 看邮件提醒消息 在小秘书上直接处理邮件 1.11.5 记录备忘提醒 记录备忘，设置只备忘提醒 1.11.6 即时通讯 小秘书即时沟通聊天 1.11.7 快速起草单据 通过小秘书快速起草工作流、知识文档库 附录资料：不需要的可以自行删除 OA是什么 说起OA（Office Automation
34、办公自动化），几乎是人们都熟识和耳闻的一个IT名词。然而什么是OA？却是众说纷纭、莫衷一是。这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于OA的描述也在不断充实，但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。其实OA的概念是动态的，进化论不管是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。 总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统
35、密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。——这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。 办公自动化的发展经历了四个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站）。与组织内各个业务
36、系统进行集成，数据集中展现。 OA软件的效用 从OA软件近些年的发展来看，特别是进入OA第四个阶段---协同办公门户。具备以下七个方面的功效。 (一)内部通讯平台 建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。 (二)信息发布平台 在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。 (三)工作流程自动化 这牵涉到流转过程的
37、实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。 （四）文档管理的自动化 使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。 （五）辅助办公 它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助
38、办公，要实现这个辅助办公的自动化。 （六）信息集成 我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。 （七）实现分布式办公 就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。 OA系统的两个必备条件 如果你准备上OA办公软件
39、首先需回答好以下两个问题： （一）了解自己的需求 是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不同的消费群体。所以第一步，你必须知道自己要什么。 （二）组织保障 OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。很多单位视之为“一把手”工程，实不为过。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商
40、从实施组织到培训、试用……在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。 如何规划自己的OA系统 如何“规划自己的OA系统”？许多客户单位并不清楚。只是看到别人都在实施了OA系统、自己也需要这样的系统。但对于如何规划问题则比较模糊。 系统规划包括这些问题的考虑： 实施目标及明确需求？ 是分期实施、还是一次性实施？ 系统实施的范围？是全单位，还是局部？ 单位管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？ 资金是否到位？是否配备了专门的管理员负责？ 在明确了以上问题后，便
41、可以进行市场咨询、招标等过程。一般情况下，专业的OA系统服务商往往会根据您的规划、需求提出良好的建设和方案。 许多单位不明确时，往往习惯于到其它单位“考察”，这是非常必要的。但是有一点须明白：OA系统代表着企业的管理思想、管理办法、经营思路，而各家与各家往往是不一样的。所以考察不是看都实施了什么样的功能？最重要的是要了解： 某些管理问题在系统中是如何解决的？ 如何确保系统实施和推广？ 在过程中都遇到哪些难题，并且是如何解决的？ 如何定义自己的OA需求 （一）需求陷阱------贪大求全 内部需求的采集一般都是把一叠白纸发给各个业务部门，一段时间后收集上来汇总
42、然后从各个OA厂商的产品文档中各抽取部分，然后整理出一个大而全，缺乏整体性考虑的需求。作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。你还坚持这些需求是客观合理的，而且必须100%满足，如是这样，你离失败不远了。为什么这样说呢？ 我们来看看，首先你搜集上来的各个业务部门的需求，很多是站在部门角度去考虑需求，普遍的情况是这些需求充满着本来应该归纳到业务范畴的应用需求。依照这种需求，世上没有一套现成的软件能够100%满足。面对这些需求中复杂的术语和深奥晦涩的部门业务概念，作为项目负责人的你未必能够逐一甄别。 其次，你的需求要集各个OA软件厂商之所长，而且要100%满足。任何一家OA软件产品，都有自己的
43、特色，亮点。要一个集所有厂家之所长的产品几无可能。如果一定要有的话，代价是实施周期无限期的延长，资金投入成倍的加大。直到开发出一个你认为集各个OA软件厂商之所长的产品来。实施周期无限期的延长与需求的不断变化，永远没有止境，最后项目只有不了了之，以失败告终，这样的前车之鉴还少吗？ （二）需求建议 所以你必须这么去整理需求，从繁杂浩瀚的细节中脱出身来，本位主义一概放到后面，先找到一个组织共性的需求———协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各种需求，有你敬畏的上级提出的，有强势部门提出的，有不起眼的人提出的，其技术难度和实施难度可能有天壤之别，你必须
44、衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。否则这些汇总的需求将使得你毫无把握项目主干进度的节奏的能力，双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程，重蹈前人久拖不上的覆辙。 选型八大误区 应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了八大有代表性的误区，供广大用户借鉴。 误区一：自己开发 自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？ 首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理
45、与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好。 其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的； 再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期； 最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。 因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。 误
46、区二：功能越全越好 只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？ 首先，容易造成功能闲置，系统空洞； 其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦； 再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大 最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。 选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。 其实，就OA的功能来说，在通用的核心功能之外，每增加10%，价格至少会增加100%-300
47、经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。 需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作 误区三：价格越低越好 价格低固然是好事，但是是不是越低越好呢？ 首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障； 其次，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报
48、价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。 记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。 还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。 误区四：系统应该完全符合单位的办公模式 如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我们要问：这样的系统价值在哪里？ 首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现； 其次，OA系统不是将传统办公搬到网上
49、它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式； 再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。 误区五：大企业开发的一定好 大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？ 首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念 其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍； 功能呢是大同小异。 再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件； 最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色
50、包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。 误区六：选一个OA软件来彻底改善管理 单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？ 首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行； 其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成； 再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。 所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个
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