文秘第十三讲.pptx

第十三讲、第十三讲、公文写作第一节、公文概述第一节、公文概述一、公文的广义概念和狭义概念一、公文的广义概念和狭义概念n广义：现代社会的合法组织在公务活动当中代广义：现代社会的合法组织在公务活动当中代表本组织为推进实际工作事务而形成的一切文表本组织为推进实际工作事务而形成的一切文书书n2.狭义：国家机关在行政管理过程当中所形成狭义：国家机关在行政管理过程当中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。特指的具有法定效力和规范体式的文书。特指国国家行政机关公文处理办法家行政机关公文处理办法中明确规定的中明确规定的13种种国家行政机关公文国家行政机关公文:n命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要报告、请示、批复、意见、函、会议纪要n08政教：政教：n01-10，决定，组长李伟峰，决定，组长李伟峰n11-20，公告，组长陈文文，公告，组长陈文文n21-30，通告，组长周露路，通告，组长周露路n31-39，通知，组长徐欢，通知，组长徐欢n08历史：历史：n01-11，通报，组长任仲夏，通报，组长任仲夏n12-20，议案，组长沈洁，议案，组长沈洁n21-30，报告，组长徐瑶，报告，组长徐瑶n31-40，请示，组长周霞，请示，组长周霞n08中文师范中文师范n01-17，批复，组长王伟，批复，组长王伟n18-28，意见，组长沈琪，意见，组长沈琪n29-38，函，组长王丽萍，函，组长王丽萍n39-48，会议纪要，组长叶枫，会议纪要，组长叶枫n50-60，命令，组长朱瑶，命令，组长朱瑶n举例说明该公文的用法、分类、格式、结构、举例说明该公文的用法、分类、格式、结构、写作中的注意事项。写作中的注意事项。n由组长负责组织小组成员查找资料，由组长负责组织小组成员查找资料，制作成制作成ppt的形式，下周三晚的形式，下周三晚6：00之前发送到之前发送到，（请设回执，以便，（请设回执，以便确定收到。）确定收到。）n下次课由每小组推举一人根据所制定的下次课由每小组推举一人根据所制定的ppt讲讲述。述。二、关于公文规范的有关要求二关于公文规范的有关要求n1.国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法，国务院，国务院2000年年8月月24日发布，日发布，2001年年1月开始实施。月开始实施。n2.中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例，中共中，中共中央办公厅央办公厅1996年年5月月3日印发日印发n3.国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式，由国家质量技，由国家质量技术监督局术监督局1999年年12月正式发布月正式发布n4.国务院办公厅关于实施国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见涉及的几个具体问题的处理意见，由国务院办公厅由国务院办公厅2001年印发年印发三、公文的分类三、公文的分类n1.按照行文关系划分：按照行文关系划分：n行文关系：则是指公文运转过程中发文机关与行文关系：则是指公文运转过程中发文机关与收文机关之间的关系收文机关之间的关系n1）上行文，如请示、报告）上行文，如请示、报告n2）下行文，如命令、决定、批复）下行文，如命令、决定、批复n3）平行文，如函）平行文，如函n2.按照保密程度和阅读范围按照保密程度和阅读范围n1）保密文件：）保密文件：n按照按照中国人民共和国保守国家秘密法中国人民共和国保守国家秘密法，分，分为三级：为三级：n绝密：保密期限不超过绝密：保密期限不超过30年年n机密：保密期限不超过机密：保密期限不超过20年年n秘密：保密期限不超过秘密：保密期限不超过10年年n2）普通文件：）普通文件：n阅读范围较宽，但一般限于机关内部，不向社阅读范围较宽，但一般限于机关内部，不向社会、国外传播。如决议、工作计划、处理决定、会、国外传播。如决议、工作计划、处理决定、总结等总结等n3）公布文件：）公布文件：n向民众和国内外公开发布的文件。如公告、通向民众和国内外公开发布的文件。如公告、通告、讲话、法律、法令等告、讲话、法律、法令等n3、按照发文机关和公文作用、按照发文机关和公文作用n1）法规文件）法规文件n包括法律、法令、行政法规和规章包括法律、法令、行政法规和规章n2）行政文件）行政文件n主要指主要指办法办法中规定的中规定的13种种n3）党的文件）党的文件n主要指主要指条例条例规定的规定的14种种n4.按照公文的办理时限按照公文的办理时限n1）平件：不超过）平件：不超过7天天n2）急件：不超过）急件：不超过3天天n3）特急件：不超过）特急件：不超过24小时小时n5.按照制作过程和稿本形式分类：按照制作过程和稿本形式分类：n1）草稿：内容和形式都不成熟的原始稿件）草稿：内容和形式都不成熟的原始稿件n2）定稿：草稿经过修改、审阅，由领导人签）定稿：草稿经过修改、审阅，由领导人签发，或由会议审核通过的定型文稿发，或由会议审核通过的定型文稿n3）正本：根据已经签发的定稿制发的具有效）正本：根据已经签发的定稿制发的具有效力的文本力的文本n4）副本根据正本复制或誊抄的稿本）副本：根据正本复制或誊抄的稿本n5）存本：作为正本的样本留在机关以备查考）存本：作为正本的样本留在机关以备查考之用的稿本，不盖印章，不签署。之用的稿本，不盖印章，不签署。第二节、公文写作的基本要求第二节、公文写作的基本要求n一、主题一、主题n1.主题正确：主题正确：n1）全面、准确的反映事实）全面、准确的反映事实n2）符合党的路线方针、政策法规）符合党的路线方针、政策法规n3）准确体现领导者的制文意图）准确体现领导者的制文意图n2.主题集中：一文一事主题集中：一文一事n3.主题鲜明：主题鲜明：n1）立场、观点、态度、原则旗帜鲜明。是非、）立场、观点、态度、原则旗帜鲜明。是非、善恶、褒贬、奖惩泾渭分明善恶、褒贬、奖惩泾渭分明n2）提出任务和要求应该清楚、可行）提出任务和要求应该清楚、可行n（二）材料（二）材料n1.材料客观真实：材料客观真实：n有一说一，有二说二有一说一，有二说二n有喜说喜，有忧说忧有喜说喜，有忧说忧n严禁弄虚作假，欺上瞒下严禁弄虚作假，欺上瞒下n2.材料准确可靠材料准确可靠n1)建立在调查研究的基础上建立在调查研究的基础上n2）尽量用第一首材料，对转手材料要核实）尽量用第一首材料，对转手材料要核实n3）所有引文表明出处）所有引文表明出处n4）起草、修改、审核、校对四个环节）起草、修改、审核、校对四个环节n（三）结构（三）结构n1.结构完整结构完整n2.结构规范结构规范n3.结构严密结构严密n4.层次分明、条理清晰层次分明、条理清晰n1）章款条项）章款条项n2）层次编码）层次编码n3）大小标题）大小标题n4）撮要倒悬）撮要倒悬n（四）语言（四）语言n1.语言朴实语言朴实n1）不用生僻字，不生造词语）不用生僻字，不生造词语n2）不刻意雕琢，玩弄辞藻）不刻意雕琢，玩弄辞藻n3）不装腔作势，说大话空话套话）不装腔作势，说大话空话套话n2.语言简练语言简练n1）在不致产生误解的前提下，省去解释性语）在不致产生误解的前提下，省去解释性语句句n2）用数字概括）用数字概括n3）尽量用规范性简称代替全称）尽量用规范性简称代替全称n4）若干词语的中心语相同，可共用）若干词语的中心语相同，可共用n5）尽量将双音节词改为单音节词）尽量将双音节词改为单音节词n6）适当使用地名的简称）适当使用地名的简称n3.语言准确语言准确n1）概念准确、用词贴切）概念准确、用词贴切n词义单一词义单一n区分词义差别区分词义差别n划分概念划分概念n日期代称日期代称n模糊语言模糊语言n2）句子通顺，合乎语法）句子通顺，合乎语法n成分完整成分完整n搭配恰当搭配恰当n符号正确符号正确n3）适当使用简称）适当使用简称n规范规范n特指特指n确切确切n（四）语言庄重（四）语言庄重n1.选用规范化的书面语选用规范化的书面语n1）开头：为了，为使，根据，按照，遵照，）开头：为了，为使，根据，按照，遵照，关于，兹因，兹奉，由于，见于，据查，近查，关于，兹因，兹奉，由于，见于，据查，近查，拟于拟于n2）称谓：我公司，本厂，你单位，贵公司，）称谓：我公司，本厂，你单位，贵公司，该公司该公司n3）引叙词）引叙词（即指用于引出应用文撰写的根据（即指用于引出应用文撰写的根据,理由理由,或应用文具体内容的词或应用文具体内容的词）n悉，收悉，获悉，阅悉，电悉，欣悉，惊悉，悉，收悉，获悉，阅悉，电悉，欣悉，惊悉，痛悉等痛悉等n4）综合过渡词：为此，因此，据此，有鉴于）综合过渡词：为此，因此，据此，有鉴于此，总之，综上所述，以上各条此，总之，综上所述，以上各条n5）期请词：请，拟请，提请，恳请，特请，）期请词：请，拟请，提请，恳请，特请，切盼，切望，即希，希，望切盼，切望，即希，希，望n6）表态词：同意，不同意，可行，不可，责）表态词：同意，不同意，可行，不可，责成，照办，速办，迅即办理，准予备案，存案成，照办，速办，迅即办理，准予备案，存案备查，业已颁布，遵照执行，贯彻执行，参照备查，业已颁布，遵照执行，贯彻执行，参照执行，比照执行，研究办理，立即试行，供参执行，比照执行，研究办理，立即试行，供参考考n7）询问词）询问词n当否，妥否，可否，是否可行，是否同意当否，妥否，可否，是否可行，是否同意n8）程序词）程序词n报批，报经，报送，报请，层报，呈报，呈请，报批，报经，报送，报请，层报，呈报，呈请，出具，非经出具，非经不得，核呈，核准，核定，核不得，核呈，核准，核定，核销，审查，审定，审核，审批，审议等销，审查，审定，审核，审批，审议等n9）结尾词：）结尾词：n执行类：此令，特令，现予发布实施，现予公布，执行类：此令，特令，现予发布实施，现予公布，自自起实施，以上通知，望遵照执起实施，以上通知，望遵照执n报请类：特此报告，特此请示，以上请示当否，报请类：特此报告，特此请示，以上请示当否，请批示，以上报告如无不妥，请批转各地执行。请批示，以上报告如无不妥，请批转各地执行。n批复类：特此批复，此复批复类：特此批复，此复n周知类：现予公告，特此通告，特此通报，特此周知类：现予公告，特此通告，特此通报，特此通知通知n往来类：特此函复，即盼函复，为盼，为要，为往来类：特此函复，即盼函复，为盼，为要，为感，为宜感，为宜n2.以陈述句和祈使句为主，少用疑问句和感叹以陈述句和祈使句为主，少用疑问句和感叹句句n3.主要用消极修辞，不用积极修辞。主要用消极修辞，不用积极修辞。第三节、几种公文常见的基本用法第三节、几种公文常见的基本用法和结构和结构n（一）决定（一）决定n对于重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关对于重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的事单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的事项。项。n1.标题标题+题注题注+正文正文 标题：发文机关标题：发文机关+决定事项决定事项+决定决定 题注：标题下方的注释，一般用圆括号内注题注：标题下方的注释，一般用圆括号内注 明明审议通过的会议名称和时间。审议通过的会议名称和时间。正文：决定因由和决定事项正文：决定因由和决定事项n2.标题标题+主送机关主送机关+正文正文+发文机关发文机关+成文时间成文时间n3.标题标题+正文正文+发文机关发文机关+成文时间成文时间n（二）决议：（二）决议：n适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。n决议与决定的区别：决议与决定的区别：n决议必须经过会议讨论并通过，而决定可以由决议必须经过会议讨论并通过，而决定可以由会议讨论通过，也可以由领导人签发。会议讨论通过，也可以由领导人签发。n1.标题：会议名称标题：会议名称+决议事项决议事项+决议决议n2.题注：同决定题注：同决定n3.正文：决议因由正文：决议因由+决议事项决议事项+执行要求执行要求n（三）公告（三）公告n适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项n1.标题：发文机关标题：发文机关+事由事由+公告（事由可省）公告（事由可省）n2.正文：公告的依据正文：公告的依据+公告的事项公告的事项n3.成文时间成文时间n（四）通告（四）通告n通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。的事项。n通告与公告的区别是：通告仅适用于国内，而通告与公告的区别是：通告仅适用于国内，而公告适用于国内外；公告用于公布重要的或法公告适用于国内外；公告用于公布重要的或法定的事项，基层机关和企事业单位不宜滥用，定的事项，基层机关和企事业单位不宜滥用，而通告使用范围较广。而通告使用范围较广。n1.标题：发文机关标题：发文机关+事由事由+通告通告n2.正文：通告的目的和依据正文：通告的目的和依据+通告事项，结尾通告事项，结尾“特此通告特此通告”，“以上通告，望遵照执行以上通告，望遵照执行”n3.成文时间成文时间n（五）通知（五）通知n用于发布党内法规，批转下级机关的公文，转用于发布党内法规，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免人员。行的事项，任免人员。n1.印发、批转、转发性通知：印发、批转、转发性通知：n1）标题：发文机关）标题：发文机关+通知的类型通知的类型+所转发公文所转发公文的名称的名称+通知通知n2）主送机关：一般为统称）主送机关：一般为统称n3）正文）正文n4）发文机关）发文机关n5）成文时间）成文时间n2.指示性通知、知照性通知指示性通知、知照性通知n1）标题：发文机关）标题：发文机关+指示（知照）内容指示（知照）内容+通知通知n2）主送机关：统称）主送机关：统称n3）正文）正文n4）发文机关）发文机关n5）成文时间）成文时间n3.任免通知任免通知n1）标题：任免机关）标题：任免机关+任免事项任免事项+通知通知n2）主送机关：一般是和任免事项有关的机关）主送机关：一般是和任免事项有关的机关名称名称n3）正文）正文n4）发文机关）发文机关n5）发文时间）发文时间n（六）通报（六）通报n适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况情况n1.标题：发文机关标题：发文机关+事件事件+通报通报n2.主送机关：统称主送机关：统称n3.正文正文n4.发文机关发文机关n5发文时间发文时间（七）报告（七）报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。级机关的询问。标题标题+主送机关主送机关+正文正文+报告单位报告单位+报告时间报告时间 1.标题：发文机关标题：发文机关+报告事项报告事项+报告报告 2.主送机关主送机关n正文：正文：工作报告：总分式；平列式工作报告：总分式；平列式情况报告：纵式结构；先纵后横结构情况报告：纵式结构；先纵后横结构建议报告：建议的因由建议报告：建议的因由+建议的具体内容建议的具体内容n（八）请示：（八）请示：n用于向上级机关请求指示，批复用于向上级机关请求指示，批复n请示和报告的区别：请示和报告的区别：n1.目的不同：请示的目的在于请求上级机关的答目的不同：请示的目的在于请求上级机关的答复；报告并不要求答复，而目的在于让上级机关复；报告并不要求答复，而目的在于让上级机关了解。了解。n2.表达不同：请示必须要做到一文一事，但综合表达不同：请示必须要做到一文一事，但综合性报告应该全面、系统。性报告应该全面、系统。n3.时间不同：请示必须在办事之前，而报告可以时间不同：请示必须在办事之前，而报告可以事前，事中，事后。事前，事中，事后。n请示的结构：请示的结构：n1.标题：发文机关标题：发文机关+请示事项请示事项+请示请示n2.主送机关：只能写一个，不能多头请示主送机关：只能写一个，不能多头请示n3.正文：请示理由（重点）正文：请示理由（重点）+请示的事项请示的事项n3.请示机关请示机关n4.请示时间请示时间n（九）批复：（九）批复：n用于答复下级机关请示事项，报括可批复和否用于答复下级机关请示事项，报括可批复和否批复。批复。n批复和指示的区别：批复和指示的区别：n1.批复是针对请示而发，是被动的；请示是上批复是针对请示而发，是被动的；请示是上级机关为布置任务而主动制发的。级机关为布置任务而主动制发的。n2.批复只主送请示机关，而指示的主送机关可批复只主送请示机关，而指示的主送机关可以是全体下级机关。以是全体下级机关。n批复的结构：批复的结构：n1.标题：批复机关标题：批复机关+批复事项批复事项+批复批复n2.主送机关：即原请示机关主送机关：即原请示机关n3.正文：引叙性开头正文：引叙性开头+主体部分主体部分n4.批复机关批复机关n5.批复时间批复时间n（十）函（十）函n用于不相隶属的机关之间相互商洽工作，询问用于不相隶属的机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。和答复问题，请求批准和答复审批事项。n可分为正式函和便函两种。便函不受公文格式可分为正式函和便函两种。便函不受公文格式的严格限制。的严格限制。n函的结构：函的结构：n1.标题：发函机关标题：发函机关+事由事由+函函/复函复函n2.主送机关主送机关n3.正文：通知函、询问函和商洽函应该在开头正文：通知函、询问函和商洽函应该在开头交代去函的目的和原因。复函应该有引叙。交代去函的目的和原因。复函应该有引叙。n4.发函机关发函机关n5.发函时间发函时间n（十一）会议纪要（十一）会议纪要n用于记载和传达会议情况和议定事宜用于记载和传达会议情况和议定事宜n会议纪要和决议的区别：会议纪要和决议的区别：n1.会议的性质不同：决议一般由法定程序的会会议的性质不同：决议一般由法定程序的会议通过表决产生；会议纪要则多由专业性，协议通过表决产生；会议纪要则多由专业性，协调性，座谈讨论性会议通过学习、交流、研讨、调性，座谈讨论性会议通过学习、交流、研讨、协商产生。协商产生。n2.内容覆盖面不同：决议是围绕某项会议议题内容覆盖面不同：决议是围绕某项会议议题而产生的，一次会议可以产生多个决议文本；而产生的，一次会议可以产生多个决议文本；会议纪要则要全面反映会议的内容和过程，一会议纪要则要全面反映会议的内容和过程，一次会议只能产生一个会议纪要。次会议只能产生一个会议纪要。n3.产生的程序不同：决议是在会议过程中产生，产生的程序不同：决议是在会议过程中产生，通过日期就是成文日期；会议纪要则一般是在通过日期就是成文日期；会议纪要则一般是在会议之后，根据会议记录整理而成，成文时间会议之后，根据会议记录整理而成，成文时间晚于会议日期。晚于会议日期。n会议纪要的结构：会议纪要的结构：n1标题：主办机关名称标题：主办机关名称+会议名称会议名称+纪要纪要n2.题注：只需表明最后成文的日期题注：只需表明最后成文的日期 n1）领导人签发或上级机关领导人审批同意的）领导人签发或上级机关领导人审批同意的日期日期n2）会议实际召开的日期）会议实际召开的日期n3）与会各方共同确认会议纪要的日期）与会各方共同确认会议纪要的日期n3正文正文n1）会议概况）会议概况n2）会议的内容：概述式和分列式）会议的内容：概述式和分列式n作业：作业：n李浩，男，李浩，男，理工学院学院2005级通信工程专业学生。级通信工程专业学生。2007年年11月月5日晚日晚8：30左右，他和同学吃完饭准左右，他和同学吃完饭准备回学校，在火车站旁备回学校，在火车站旁“一口鲜一口鲜”火锅店附近路火锅店附近路边，李浩发现一个红色手提袋，当他们准备上前边，李浩发现一个红色手提袋，当他们准备上前看看是什么时，其他两位市民也走过来，其中一看看是什么时，其他两位市民也走过来，其中一人打开手提袋，四人发现里面装着好多捆人打开手提袋，四人发现里面装着好多捆100元面元面值的人民币现金。为了更准确、更安全地找到失值的人民币现金。为了更准确、更安全地找到失主，李浩提议报警，并且清点了袋内的现金，数主，李浩提议报警，并且清点了袋内的现金，数额约为额约为11万元。报警后不久，在警察的帮助下，万元。报警后不久，在警察的帮助下，很快找到了失主。很快找到了失主。n以理工学院团委的名义写一封通报表扬以理工学院团委的名义写一封通报表扬