项目部资料管理办法.doc

项目部档案管理办法为加强项目部施工技术及综合资料的管理，保证资料收集的完整性与及时性，使所收集的资料满足竣工资料的要求，保证工程竣工结算及工程验收的顺利进行，做到工程资料的规范化管理，现制定资料试行管理办法（试行）如下：第一条 技术管理文件管理1、各部室应明确规定资料责任人，资料责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责；2、归档资料的要求：文件材料齐全完整；根据档案内容分类整理、装盒；标题简明确切，便于保管和查用；3、档案资料借阅需履行登记签字手续，重要资料借阅需先请示部门领导；4、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防潮等工作，定期检查档案保管工作；5、资料整理时间，资料负责人对所接收资料，应随收集随整理，发现问题及时整改；6、所有归档资料必须附有目录及卷内情况说明，记录文件名、页数、份数、未归档文件的去处等；7、现场验收签证及施工日志应描述准确、详细、无涂改，确保满足计量计价需要，且应保存原件；8、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符，并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在资料指定位置上签署意见，签名或盖章并注明时间；9、作为工程档案，必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写，要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。第二条 综合管理文件管理1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、设计变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识；2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写文件和资料发放登记表，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记；3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字；4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件；5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理；6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时须作出书面说明； 7、文件和资料的使用控制a.文件和资料需要时，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做好记录和登记。b.需要临时借阅文件的人员应填写文件和资料借阅申请单，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。8存档文件为原件，只有一份原件的文件不能外借，只能查阅，如确需要，须经部门领导同意后，由文件管理人员复印后借阅复件。第三条 文件保管与整理分类1、文件须设专人保管，确保文件不丢失、不损坏、不汇露机密；2、各部门接受文件后须立即进行登记，登记内容包括：编号、文件名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数；3、文件存放地应安全可靠、通风干燥，防火、防霉、防潮、防鼠等；4、各类资料须按类别不同分类集中存放，以查取方便为宜；5、保管人员对接收的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，填写正确完整、无涂改、涂写、整齐、有序；凡所提供资料未按要求填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等,资料员有权拒绝接收,并限期整改；6、要求所有原件文字材料均采用不褪色黑色签字笔书写或打印；7、资料纸张应为标准幅面纸张A4纸；8、综合文件按文件来源、部门等进行分类归档；9、现场验收及签证资料，按分部分项工程分类，按桩号排序进行分类归档，以查阅方便归类合理为原则；10、归档资料为原件，如所接收文件为复件，应注明原件存放处；11、文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏； 12、文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并做好文件移交、接收记录；13、施工人员因工作调离本项目,须将其签收的有关工程资料以书面形式移交接收人,并将移交清单交项目资料核实后,方可离场。14、整理工程资料要做到：字迹清楚、内容真实、图表整洁、签字盖章手续完备，图片资料画面应清晰；15、若接收文件为传真件或热敏纸的应归档的重要文件应复印好后，将复印件附在热敏纸原什后共同存放；16、各部门要对应归档资料收集齐全、完整，所收集资料种类、数量应满足竣工移交要求，保证所收集资料份数、种类，对施工过程中形成的各种资料应保证其真实性、完整性。各部门负责人应定好本部门应收集、归档的各类资料。部门负责人对本部门资料的收集的齐全性负责。所收集资料质量应满足竣工资料要求。第四条 发放与借阅1、工程预算，招投标文件等保密性文件，须经主管领导及以上领导批准，方可借阅或复制，若需复制，须由保管人执行；2、原件为一份的文件，不准借阅，只能查阅；3、借阅或查阅文件需办理签字登记手续；4、不办理手续者保管员有权拒绝借阅或查阅；5、所有人员借阅或查阅文件必须按照规定办理登记手续。第五条 责任及处罚1、任何借阅人员必须遵守保密制度，必须对资料的完整、完好负责；2、对泄露公司机密者给予开除处理；3、丢失或损坏重要文件者，根据情节轻重分别给予警告、记过、撤职、降薪处理，无法弥补的，给予开除处理；对直接责任者处理的同时，要追究其主管的领导责任；4、保管人员未履行职责发放或丢失文件须负全部责任；5、保管人员对所收集资料的完整性负责，要把所有归档资料收集齐全；6、所有资料的提供者与接收者必须履行交接签字工作，并将收发文登记表装钉成册妥善保管。若因交接不清发生资料遗失，由各相关责任人负责补齐资料并追究相关责任；7、注意资料保管的安全，确保资料不丢失、不损坏；如有丢失、损坏等要追究相关责任人及主管领导的责任；8、项目部总工将组织人员对各部门资料进行定期不定期资料检查，对资料整理不及时、收集资料不合格、资料整理杂乱无章、收集不齐全等资料负责人将给予警告处理，对不负责任的资料责任人给予辞退处理。第六条 其他（资料员的工作职责）1、负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作；2、负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理；3、负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。4、收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。5、负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更（包括图纸会审纪要）原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。