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1、 一、行政部组织结构与责权 1、行政部组织结构图： 2、行政部职责： 职责 1 根据领导意图和公司发展战略,负责起草重要文稿,牵头或协助公司的规划研究 职责 2 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作 职责 3 公司会议组织、记录及记录归档工作 职责 4 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作 职责 5 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作 职责 6 负责公司日常安全保卫及消防管理工作 职责 7 负责公司车辆调动管理工作 职责 8 负责公司总务后勤管理工作 职责 9 负责公司对外宣传、公关工作 职责 10 牵头组织危机管理委员
2、会，制定危机处理预案 职责 11 完成公司高层临时交办的工作 3、行政部权力 职责 1 根据公司总体战略规划,对公司经营计划有建议权 职责 2 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力 职责 3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权 职责 4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权 职责 5 依照制度,对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力 职责 6 部门内部员工聘任、解聘的建议权 4、行政总监岗位职责 职责 1 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度 职责 2 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等
3、各主管年度计划方案 职责 3 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施 职责 4 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题 职责 5 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育 职责 6 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施 职责 7 组织公司有关法律事务的处理工作,指导、监督检查公司保密工作的执行情况 职责 8 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议 职责 9 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作 5、行政经理岗位职责 职责 1 在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后
4、勤总务、环境和保卫等工作 职责 2 行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度 职责 3 负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划 职责 4 本着合理节约的原则,编制后勤用款计划,搞好行政后勤预算工作 职责 5 组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作 职责 6 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络 职责 7 负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况 职责 8 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合 职责 9 负责召集本部门的有关工作会议 职责 10
5、 负责组织编写公司年度大事记 职责 11 负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处 6、办公室主任职责 职责 1 组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核 职责 2 起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批 职责 3 负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作 职责 4 建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度 职责 5 负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作 职责 6 起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况 职责 7 搞好与有关部门的协调及联系 职责 8 受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理
6、 职责 9 负责检查本部门的安全、消防工作 职责 10 负责办公事务突发事件 职责 11 负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议 7、人事文员岗位职责 职责 1 制定人事招聘工作年度计划，报行政部经理审批 职责 2 协助制定岗位责任、操作规程及各项规章制度,并监督执行 职责 3 对新入职的员工进行有效的培训和指导，提高其道德水平和服务素质 职责 4 协助接待做好重要客人的接待工作及重要留言、来访的落实情况 职责 5 负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档 职责 6 参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施 职责 7 受理
7、直接下级上报的合理化建议,并按照公司相关规定程序处理 职责 8 与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等 职责 9 督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率 职责 10 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核 职责 11 负责检查、监督办公区域内的安全、清洁和消防工作 职责 12 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡 职责 13 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理 职责 14 负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理 8、后勤总务岗位职责 职责
8、1 建立总务后勤管理制度、消防、安全宣传培训 职责 2 员工宿舍分配、管理，负责员工宿舍水电供应管理 职责 3 员工食堂、伙食管理 职责 4 企业清洁卫生管理 职责 5 企业环境、绿化管理 职责 6 公司文化建设,休闲、文化娱乐活动管理 职责 7 及时呈报水、电、锁等公物维修，配合维修工维修 职责 8 宿舍管理、卫生制度的执行工作 职责 9 负责每日就餐人数统计（估计）及相应主食、蔬菜等物料准备 职责 10 检查和维持就餐秩序，监督维护饭堂秩序 职责 11 主办或协助每日主副食料或其他物品的采购 职责 12 食品和物料的领用及保管 职责 13 负责检查食堂卫生、用餐
9、器具的存放使用情况,确保用餐安全 职责 14 严格把好食品质量关,贯彻食品卫生制度 职责 15 对采购的食物原材料登记并开具入库单 职责 16 每天检查食堂所用的设备运转是否正常，发现问题及时联系维修 职责 17 合理安排员工倒班，做好每餐后的卫生清扫和定期大扫除工作 职责 18 及时安排并完成行政部临时下达的客饭或领导宴请任务 职责 19 负责员工食堂工作人员的业务监督、指导，做好绩效考核工作 职责 20 按工作程序做好与相关部门的横向联系,并及时对合理建议进行处理 职责 21 完成上级临时交办的其他任务 9、行政文员职责 职责 1 编制公司行政管理的各项规章制度并监督执
10、行 职责 2 负责行政预算、费用管理与统计 职责 3 组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理 职责 4 组织做好公司的来宾接待或相关外联工作 职责 5 与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各部门之间关系，确保公司各 项运作正常开展 职责 6 负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用 职责 7 组织人员对公司行政车辆进行日常的维护与驾驶员的日常管理 职责 8 组织搜集并整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记 职责 9 组织协调公司的后勤工作,包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等 职责 10 根据公司绩效管理政策,对本部门人员进行绩效考评 10、保洁人员岗位职责
11、 职责 1 按照公司目标和规章制度，组织各项清洁服务工作的具体落实 职责 2 按照清洁程序搞好区域内卫生保洁工作 职责 3 保质保量地完成负责区域内卫生，保证区域内及周边环境处于清洁、卫生状态 职责 4 负责专用清洁设备的使用，并定期检查、保养、清洁机械设备 职责 6 按照企业绿化基本要求，做好锄草、修剪工作 职责 7 落实防火、防盗、防病虫害、防操作事故等安全保障措施 职责8 做好定期除草、松土、施肥、浇水及病虫害防治工作 职责 10 负责保管好劳动工具、化肥、农药等 职责 11 负责对劳动工具的保养和维修工作 职责 12 完成上级交代的其他临时性工作
12、 二、各岗位流程 1．来电接听流程 人事文员 外部单位人员 各部门或员工 开始 ①听到电话铃响 拨通电话 ②拿起话筒接听 ③倾听来电事由 范 围 外 ④处理 范围内 ⑤转接 明确被访人在否 在单位 接电 不 在 ⑥告知情况 ⑦留言记录 结束 2．信函收发工作流程 行政部经理 人事文员 门卫 开始 ①接收信函 审核 ②登 记 ③分 信 有是否有明 确收信人 接 收 无
13、 ④拆 信 审核 ⑤回 信 ⑥寄 信 ⑦登记信息 结束 3．接收信函、快件工作流程 门卫 开始 ①签 收 发来信函、文件 ②登 记 ③筛 选 ④分 送 接收签字 ⑤记录存档 结束 4．寄送信函、快件工作流程 人事文员 各职能部门 外部单位 开始 ②签 收 ①交待寄送信 函、文件事宜 ③登 记 ④联络相应单位 ⑤接到服务要求 处理发送 结束 5．文件签收流程 总经理 人事文员 各部门或员工 开始 审核
14、递交文件 签 字 转 交 存 档 结束 5．宾客接待流程 开始 看到客人，礼貌招呼 问明来访事由，登记 通知被访人 安排客人等待地点 引领客人到达等待地点 奉茶或饮料，请客人稍等 微笑离开 结束 6、来电处理流程 开始 电话接通,礼貌招呼 问明来电事由 电话处理 电话留言记录 电话记录归档 7．办公用品购买流程 供应商 行政部 开始 ②挑选物品 ①确定购 买计划 验收物品购 货发票 ③提货 办公用品 入库 结束 8．办公用品领用流程 相关部门 行政部 开始 ①填写领用单 否 否 ②审核 ③审核 是
15、是 ④按清单发放 ⑤信息存档 结束 9．办公物品、设备采购流程 采购部 行政部 行政总监 相关部门 开始 收集价格资料 编写询价报告 否 ①审批 ②审批 是 ③审批 是 洽谈价格 购买设备 办理入库 领用设备 结束 资料存档 10．档案归档流程 相关部门 行政部 开始 搜集资料 ①准备资料 ②资料汇总 ③重新整理 否 是否合格 是 分类归档入柜 结束 11．档案借阅归还流程 行政经理 行政部 相关部门 开始 借阅申请单 否 否 否 ①审核 ②审核 是 是 ③审核 机密否 否 是 办理
16、手续 档案使用 归还后检查 是否损坏 是 否 办理注销 按相关规定处理 结束 12．档案销毁流程 相关部门 行政部 行政总监 开始 ①提出销毁 否 档案申请 ②审批 ③审批 是 ④销毁 信息存档 结束 13、会议管理流程 行政部 召开会议部门 与会各单位 开始 ①会议准备 提出会议 召开申请 会议通知 接受 接受邀请 ②会议服务 按时参会 按时参会 形成会议决 议和文件 ③会后管理 结束 14、提案管理流程 公司高层 行政部 各职能部门 开始 制定提案 管理制度 提供信息 ①员工提案
17、 信息收集 审核 ②提案 汇总、审核 提案实施 监督执行 奖励提案人 提案实施效 果评估 结束 15、人员出入管理流程 员工所在部门 门卫室 进出人员 开始 出示进入 厂牌凭证 人员进入 公司 ①核实 审核 登记 检查 非公司人员 ②出示离开凭证 出具证明 审核 ③登记 放行 结束 16、消防安全管理流程 总经理 行政经理 行 政 部 行政人员 消防人员 开始 审批 审核 制定消防 管理制度 ①明确消防
18、管理专区 落实分工 与职责 定期检查 资料保管 安装消防 电话 落实值班 人员 收到消防 信息 收到通知单 确认事项 记录信息 ②通知消防队 收到通知单 确认事项 立即行动 审批 签字确认 签字确认 收回通知单 消防结束后 注明事项 ③统计所用 费用 审批 报送财务部 ④消防事项 存档备案 结束 17、安全检查管理流程 总经理 行政经理 行政部 各职能部门 开始 审批 审核 确定安全 检查制度 ①规定各部门 自我检查 定期自我 检查 明确统一 检查规定 审批 审核 确定安全 检查内容 制定安
19、全 检查形式 ②定期检查 记录检查 结果 审批 审核 ③明确奖惩 措施 ④奖惩结果 存档备案 结束 18、突发事件处理流程 行政文员 门卫 员 工 开始 审核 审核 报告事件 救护伤员 配合 保护现场 ①报 案 ②调查事件 配合 审批 处理事件 总结经验 ③事件备案 结束 19、员工食堂管理流程 食堂管理人员 厨师 食堂工作人员 开始 审批 ①提出采购申请 ②执行采购 领用加工 ③采购登记 ④餐具清洁管理 餐具清洁、整理 ⑤食堂安全、卫生管理 食堂安全、卫生清洁 ⑥用餐管理 用餐服务 结束 20、清洁卫生管
20、理流程 总经理 行政部经理 总务后勤主管 保洁人员 开始 审批 审批 ①制定清洁卫生标准 形成清洁卫生标准 ②执行清洁卫生标准 ③定期检查卫生状况 填写《环境卫生检查表》 ④卫生状况评价 否 给予处罚 是 资料存档 结束 21、企业基础设施建设管理流程 行政部经理 后勤总务主管 相关人员 工人 开始 审批 审批 ①制定方案 提供信息 执行方案 巡视检查现场指导 巡视检查现场指导 ②具体执行 发现问题 ③发现问题 安排解决方案 ④提出解决方案 结束 保修、后续问题 财务核算、结账 检查验收 填写绿化问题统计表 22、公司证照管理流程 移交人 行政部 使用部门 开始 ①移交 登记、保管 ②申请使用 年检 是 ③是否需 要年检 ④使用流程 否 归还 结束 23．员工入住宿舍管理流程 总经理 行政部 宿舍管理员 员工 开始 否 否 是 审批 ①审核 填写《住宿申请表》 是 员工住宿登记 宿舍安排 同意住宿 办理入住手续 ②办理入住手续 入住 ③宿舍日常管理 结束 四川省胡婆婆食品有限责任公司 人事行政部岗位职责及操作流程 人事行政部·编 2011年6月1日
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