烽火集团费用报销制度.doc

拟稿财务管理部文件编号HX/QIG/021003版本B日期2010-5-14最近更新日期2010-05-14页数16批准审核机密等级 内部信息文件类型规定归档Y报送：公司老总抄送：公司各部门、各事业部、各业务部门主题：关于修订差旅费管理规定的通知公司各部门：为了规范差旅费报销范围及标准，加强费用管理，明确职责权限，提高资金的使用效率和效益，公司修订了差旅费管理规定。本次修订的内容见差旅费管理规定修订汇总。（附：差旅费管理规定差旅费管理规定修订汇总）特此通知武汉虹信通信技术有限责任公司财务管理部2010年05月14日差旅费管理规定为了规范差旅费报销范围及标准，加强费用管理，有效控制成本，提高资金的使用效率和效益，结合公司实际情况，特制定本规定。第一条 出差系指员工经授权主管经理批准，因工作需要离开日常工作地前往外地八小时以上（含本数，下同）的外出即临时出差，或根据工作需要离开户籍省份（或家庭所在地）由公司派驻外地工作即长期驻外，此两项均属出差。不属前述范畴的，仅限于日常工作地本地的外出公干为临时公务。 日常工作地：以公司人力资源部确认的员工工作属地为准。地域区划(本地、外地)：以员工日常工作地所在行政区划图为准，不属于行政区划图内的为外地。第二条 临时出差办理公务时所发生的车船费、市内交通费、住宿费、出差补贴等必要费用一律列入差旅费。长期驻外时所发生的车船费、伙食补助费、市内交通费等必要费用列入差旅费。临时公务发生的费用仅指市内交通费用。第三条 出差和临时公务统属于本规定规范。第四条 本制度适用于公司各部门、各中心、各事业部。各部门、各中心、各事业部自订标准未超过本规定最高限额，可参照各部门、各中心、各事业部的自订标准执行。第五条 差旅费管理原则5.1 临时出差员工的车船费（含附费）、市内交通费、住宿费等在不超过标准限额内据实报销；出差补贴按包干标准给予补贴，不再报销电话费等其他费用。5.2 长期驻外差旅费原则上每年只报销八次经批准所发生的往返总部和派驻地的车船费（含附费）以及长期驻外期间的伙食补助费，对长期驻外期间的住宿费按公司房租管理规定执行，不作为差旅费报销；对长期驻外期间（含临时公务）的市内交通费按部门、代表处分月汇总报销，与个人差旅费报销分离；对长期驻外期间临时出差的各差旅费按临时出差情况报销。5.3 临时公务：市内（以各城区图划分为准）外出公干员工，按统一调度、节约费用、一次出车、多人办事原则，尽可能使用公司公车（含自有车、长租车、私车公用车等），任务紧急又无公车可用时，经授权主管经理批准，可在所工作线路内乘座出租车。5.4 因公出国人员差旅费开支标准按财政部、外交部关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定执行。 5.5 本规定所涉及经办、审核、签批、复核、批准、执行等用词释义见财务支出审批管理制度之规定。5.6 差旅费管理审批程序：审批程序包括以下环节：经办人经办直接主管审核（如总监、首代）上级主管签批（一般指部门总经理）按管理权限由副总裁或总裁批准财务会计复核。金额在5000元以上的须在财务会计复核后还须经财务经理核批。5.7 审批负责人如因公出差或不可抗拒的其他因素，可授权相关人员负责审批，并报公司财务部备案。第六条 差旅费借款6.1差旅费借款6.1.1 差旅费借款金额应根据出差天数及出差事由按需申请，通常国内出差每人每天不超过400 元。6.1.2 总部员工、营销人员、首席代表、市场总监不得在当地代表处领款、借款。6.1.3 因出差期间的预计非差旅费项目（如招待费、礼品费等）可于出差申请表中单列，经批准后一并借支。6.2 借款要求和程序6.2.1 员工出差必须填写出差申请表，（出差申请表属一原则表式，各业务部门如有特殊需求的可自行设计表式）国内出差须授权主管经理批准。6.2.2 员工出差如需借支差旅费，须持经审批的出差申请表填制借款单作为到财务部门借支的凭证。6.2.3 借支差旅费应在出差前一个工作日申请一次性借款。6.2.4 借款时须在借支凭证上写明借款日期、事由、部门、金额（包括大小写，且金额须一致）等内容，经办人须附员工号并签字。6.2.5 经签批后的借支凭证交财务部审核。若存在手续不全、理由不当或其他不符合规定的情况，负责审核的会计人员有权不予支付或暂缓支付，并向经办人和批准人申明原因。6.2.6 任何人员不得累计借款。凡在总部或代表处已经借款的人员，如需再次借款(包括在总部和代表处)，必须先将以前的借款报销并冲账后才能进行下次借款。特殊情况除外。6.2.7 代表处员工因工作原因不能亲自领取有关款项而需要总部人员或代表处其他人员代办时，经办人必需以委托人的身份按要求填写付款委托书及回执联（见附件5），与借支凭证一同由代办人（即被委托人）报财务代办（报财务需原件）。在总部由受委托人领款或财务部出纳汇入指定账号。汇款发生的手续费和交通费计入申请人费用中。6.3借款审批程序经办人经办直接主管审核授权部门(副)总经理、中心（副）总经理、事业部（副）总经理签批财务经理核批分管副总裁(金额5万元）总裁批准（金额5万元）财务会计复核。第七条 车船费7.1 员工出差车船费按如下标准执行：7.2 员工出差可以乘坐的交通工具最高标准如下：（表1）交通工具标准 适用人员对应代表处适用人员备注飞 机经济舱A层其他人员乘坐，按管理权限由副总裁或总裁批准火 车普通火车软 卧A层硬 卧B层及以下代表处全体员工动车一等票A层二等票B层及以下代表处全体员工高铁一等票A层二等票B层其他人员乘坐，按管理权限由副总裁或总裁批准汽 车实报实销所有员工代表处全体员工轮 船二等舱A层三等舱B层及以下代表处全体员工注：有火车直达的地区应该尽量乘坐火车。7.3 一般情况下，员工应该尽量选用经济的交通工具。如乘坐的交通工具标准超标，超出标准的部分由个人承担。特殊情况，须经授权总经理同意后，报分管的副总裁或总裁批准。随上级同行的出差，可享受同等标准（就高）。特殊情况：若飞机票票价（含机场建设费、燃油费附加）+来回机场车费=火车票硬卧票价的110%，员工可选择乘坐飞机，按正常审批流程报销即可。7.4 经批准乘坐飞机者，其乘坐往返机场的专用客车费用（含出租车费用），可据实报销，自备交通工具或接待单位提供交通工具的不予报销。7.5 乘坐交通工具购票所附的保险费、订票手续费可据实报销。但公司已经为员工购买同类保险的除外。第八条 住宿费8.1 员工临时出差，应该选择代表处或公司指定的旅店住宿。8.2 公司员工在国内出差的住宿标准如下：（表2） 单位：元/天人适用人员一类地区二类地区三类地区B层及以上350300260除以上外其他员工280220180注明：如两人同行出差，原则上两人（同性）共住一间，以上标准为每房间每天限额。全国地区分类：见附件1全国地区分类表8.3 住宿费凭住宿发票在规定限额内报销，超支部分自理。住宿费仅指住宿费用，不包含餐费、电话费、上网费等其它费用。特殊情况，须部门（中心、事业部）总经理同意后，报分管的副总裁或总裁批准。8.4 不同职级员工同行出差，住宿可享受同等标准（就高）。8.5 报销住宿费时应在发票上详细标明住宿宾馆名称、住宿宾馆的电话号码等信息。8.6 员工出差应报而未报住宿费的，按30元/天人给个人住宿补贴。8.7 员工出差到公司有签约酒店的地区，对住宿在公司签约酒店的，其住宿费按公司与酒店签约标准执行。第九条 市内交通费 9.1 员工本地交通费以实际发票进行报销，最高限额为 15元/日人，按实际天数计算。9.2 市内交通费原始凭证管理按公司发票管理办法执行。9.3 乘坐公司公车出差或办理临时公务的，不予报销市内交通费。第十条 出差补贴10.1 公司员工出差可享受出差补贴。员工出差补贴标准表（表5） 单位：元/天人地区类别15天以内超过15天一类地区7050除一类外的其他地区5040全国地区分类：见附件1全国地区分类表以上为员工出差补贴的最高标准。10.2 员工出差期间，出差补贴不分在途和住勤，每人每天按包干标准补助，补助天数按出差自然天数计算。10.3 根据员工薪酬管理的相关制度，已享受驻外津贴的员工不得报销出差补贴。第十一条 差旅费报销管理一、通用要求：11.1.1 差旅费报销的票据管理按发票管理办法执行。11.1.2 出差员工返回后，三日内须持出差申请表向部门（中心、事业部）总经理或主管副总裁汇报工作（必要时需提供书面出差报告），部门（中心、事业部）总经理或主管副总裁稽核后，在原出差申请表上签署意见。 11.1.3 出差员工根据审核的出差申请表填制差旅费报销单，并按财务支出审批管理制度程序签批后交财务部审核、报销。11.1.4 出差员工如因特殊情况，费用超过规定标准的，分清开支渠道，按谁特批、谁承担的原则，记入对应部门、对应人员的费用中。11.1.5 出差工作时间超过规定行程时间，如无部门（中心、事业部）总经理或主管副总裁同意签批，则超过规定行程时间的各项包干差旅费不予报销。11.1.6 从外单位取得的发票如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办人部门负责人、会计和会计机构负责人批准后，才能代作原始凭证，予以报销。对确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办人部门负责人、会计和会计机构负责人批准后，代作原始凭证，财务按正常票面金额的70%予以报销。11.1.7 借支出差人员返回后，须在5个工作日内报销，逾期不报者（以部门（中心、事业部）总经理稽核的出差申请表为准），从次日起每超过一天扣发伙食补贴10元。11.1.8 除特别规定须集中统一报销的费用外，所有为当次出差发生的各类费用应一并报销，不得分次报销。二、具体要求：11.2.1 员工差旅费报销需按要求填写虹信公司差旅费报销单（见附件4），经部门（中心、事业部）总经理审核签字确认。11.2.2 报销审批程序包括以下环节：经办人填写、贴单直接主管审核部门（中心、事业部）总经理签批按管理权限由副总裁或总裁批准财务会计复核。金额在5000元以上的须在财务会计复核后还须经财务经理核批。11.2.3 票据粘贴应按时间先后，分人、分类，归类粘贴在贴粘单上，粘贴时请注意保持票据内容和金额的清晰可见。贴粘单附于差旅费报销单后，以便按出差时间及业务对应审核原始单据。11.2.4 报销票据日期要与虹信公司差旅费报销单上注明的出差起止日期的期间范围吻合、票据地域性应与出差所属地域范围吻合，凡贴报与出差日期、区域不一致票据，财务不予报销。11.2.5 虹信公司差旅费报销单需用黑色水笔填写且内容不能涂改。11.2.6 虹信公司差旅费报销单除报销人签字外还必须填写报销人员工编号，11.2.7 虹信公司差旅费报销单中“补助费”、“合计”及“核准金额”栏由财务审核后填列，其他项目由出差人根据实际及所附单据金额填列。11.2.8 对非经办人直接在财务办理报销冲账（或取款）的业务之单据必需按报销单号码编码规则进行编号，编码由各事业部、各中心、各代表处指定专人负责编号（有专职财务人员的由财务人员进行编号）。按“部门（事业部、中心、代表处）年月流水号”的格式进行编号，如：北京07060005，意为北京代表处2007年6月第5号报销单。对经办人直接在财务办理报销冲账（或取款）的业务之单据，财务对报销单是否编号不作要求。11.2.9 员工差旅费报销，对非经办人直接在财务办理报销冲账（或取款）的业务之单据，经办人必需以委托人的身份按要求填写付款委托书及回执联（见附件5），与虹信公司差旅费报销单一同由代办人（即被委托人）报财务代办。11.2.10 员工报销时有不符合上述规定的，财务人员有权拒绝办理报销手续。第十二条 差旅费报销支出付款管理12.1 差旅费报销支出付款管理按财务支出审批管理制度执行。12.2 经会计复核和财务处理后，出纳依审核的凭证付款。12.3 出纳依审核的凭证付款前，有权审验报销经（代）办人的员工工牌或身份证。12.4 出纳付款原则上将直接支付给报销单的经办人，除非在一同上报的付款委托书及回执联中做出特殊指定的收款人及收款账号。12.5 出纳对非经办人直接在财务办理报销冲账（或取款）的业务之单据所附的付款委托书及回执联中的付款委托书回执联填写完整并将签字（或盖章）的付款委托书回执联反馈给经办人本人或经办人所在的部门。第十三条 差旅费报销的其他规定13.1 参加会议及短期培训班学习，并集中食宿的，其车船费参照本规定车船费开支标准执行，住宿费和伙食补助费不在此标准内，而按组织单位规定的标准报销，市内交通费在培训、学习期间不予报销。13.2 员工出差期间发生的除车船费(含保险费、订票手续费)、市内交通费、住宿费、伙食补助以外的费用按公司相关管理制度的规定报销，不属差旅费报销范畴。13.3 员工为本部门外的其他部门（被协助部门）事由出差发生的差旅费，经本部门及被协助部门的总经理签字确认金额后，可将其差旅费计入被协助部门。第十四条 罚则对借用公司资金而无正常理由逾期不报账人员，按备用金管理办法第九条执行处罚。对于经办人利用出差报销虚报冒领，侵害公司利益的行为，公司将按发票管理办法第四章之第八条执行处罚。第十五条 本规定由公司财务部负责解释。第十六条 本规定自批准之日起开始执行。原发布的相关差旅费管理规定同时废止，与本办法冲突者一律以本办法为准。全国地区分类：见附件1全国地区分类表公司员工职级划分：见附件2公司员工职级划分表出差申请单：见附件3出差申请单虹信公司差旅费报销单：见附件4虹信公司差旅费报销单付款委托书及回执联：见附件5付款委托书及回执联 武汉虹信通信技术有限公司 2010年05月14日附件1全国地区分类表序号类别地 区1一北京市、上海市、广州市、深圳市2二天津市、重庆市、大连市、青岛市、厦门市、各省会城市3三其他地区附件2公司员工职级划分表序号类别公 司 员 工备 注1A层对应于公司经营班子成员，由公司董事会批准聘任享受待遇人员可享受同级差旅费报销标准。公司聘用顾问参靠B层标准。2B层对应于人力资源部下发的经公司管理层批复的任命文件中的聘任人员3其它人员除A、B层外的其它人员注明：以上公司员工职级划分表具体请参见虹信公司2009年8月关于印发公司干部管理制度的通知【HX/TZ140941】附件一：公司干部层级设置与命名规定。附件3 出差申请单部门姓名职务同行人无 有，同行人为：日期出发地目的地交通工具停留天数事由预计费用申请借支金额人民币 万 仟 佰 拾 元整 ￥ .00授权主管经理批准意见年 月 日分管领导批准意见年 月 日授权主管经理审核意见年 月 日分管领导审核意见年 月 日附件4虹信公司差旅费报销单虹信公司差旅费报销单报销单号码报销部门报销日期 年 月 日 借支金额姓名出差事由出差起至日期： 年 月 日起至 年 月 日止 共 天起止起点终点长途车船费住宿费市内交通费伙食补助其他费用合计年月日年月日张数金额住宿天数住宿金额张数金 额天数补助标准金 额小计总计（大小写）会计公司领导部门领导业务主管本人郑重承诺：若填报情况及后附单据与事实不符，愿承担财务罚款。经办人：员工号填写说明：1. 报销单号码：由各事业部、各中心、各代表处文员编号（有专职财务人员的由财务人员进行编号），按“部门（事业部、中心、代表处）年月流水号”进行编号。如：北京07060005，意为北京代表处2007年6月第5号报销单。（只针对非经办人直接在财务办理报销冲账（或取款）的业务之单据）2. 日期：出差当天的日期填第一栏，与贴在差旅费报销单后第一张车票日期对应，当天到达两处或以上地方的要分别填写第二栏、第三栏、依次类推与报销单后第二张，第三张车票对应。3. 起点：车票的起始站。4. 终点：车票的终点站。5. 长途车船费张数：跨国或跨省（省内）飞机票、火车票、汽车票当天的张数合计，与报销的按规定粘贴的车票日期对应。6. 长途车船票金额：跨国或跨省（省内）飞机票、火车票、汽车票当天的金额合计。7. 出差住宿天数：出差外地住宿当天的天数，与报销的按规定粘贴的住宿发票时间对应。8. 出差住宿金额：出差外地住宿发票金额。9. 市内交通费张数：市内公汽票和出租车票当天的张数合计，与报销的按规定粘贴的市内车票日期对应。10. 市内交通金额：市内公汽票和出租车票当天的金额合计。11. 出差补助天数：长途往返车票期间的天数，算头又算尾，不含市内出差。12. 出差补助标准：公司制度或员工合同约定的出差外地每日补助金额。13. 其他费用：只填报“保险费”、“订票手续费”、“异地取款手续费”。附件5付款委托书及回执联付款委托书付款委托书回执联年 月 日年 月 日报销单号码报销单号码序号员工号收款人名收款账号金额收款人名金额小计小计委托人：代办人：代办人：出纳：备注：1 作为对非经办人直接在财务办理借支、报销冲账（或取款）的业务之必附单据。2 付款委托书部分由报销委托人填写，代办人签字。3 报销单号码：依差旅费报销单所编号填写（其他费用报销单比照执行）4 员工号：对公司内部员工报销必须填写，按员工入职时人力资源部确定的员工号为准，对外单位人员或单位付款，本栏空白不填。5 收款人名：报销金额应支付的人名或单位名称，原则上应与差旅费报销单（其他费用报销单）经办人一致。6 金额：差旅费报销单（其他费用报销单）总计金额。7 委托人：费用报销经办人员签字，必须与差旅费报销单（其他费用报销单）经办人一致。如为一部门集中报销费用此栏空。8 代办人：即为被委托人。9 付款委托书回执联部分由财务出纳填写（代办人栏由费用报销的被委托人签字除外）10 报销单号码、收款人名依左边付款委托书部分填写。11 金额：经会计审核，出纳实际支付报销的金额。12 出纳：财务部出纳在实际支付报销的金额后签字或盖章。差旅费管理规定修订内容汇总1 第四条 各部门、各中心、各事业部在自订标准未超过本规定最高限额，可参照各部门、各中心、各事业部的自订标准执行修订前：无2 第二条 临时出差办理公务时所发生的车船费、市内交通费、住宿费、出差补贴等必要费用一律列入差旅费。长期驻外时所发生的车船费、伙食补助费、市内交通费等必要费用列入差旅费。修订前：临时出差办理公务时所发生的车船费、市内交通费、住宿费等必要费用一律列入差旅费。长期驻外时所发生的车船费、伙食补助费、市内交通费等必要费用列入差旅费。2第五条 差旅费管理原则5.8 临时出差员工的车船费（含附费）、市内交通费、住宿费等在不超过标准限额内据实报销；出差补贴按包干标准给予补贴，不再报销电话费等其他费用。5.9 修订前：临时出差员工的车船费（含附费）、市内交通费、住宿费等在不超过标准限额内据实报销，按包干标准给予补贴。3第七条 车船费7.6 员工出差车船费按如下标准执行：7.7 员工出差可以乘坐的交通工具最高标准如下：（表1）交通工具标准 适用人员对应代表处适用人员备注飞 机经济舱A层其他人员乘坐，按管理权限由副总裁或总裁批准火 车普通火车软 卧A层硬 卧B层及以下代表处全体员工动车一等票A层二等票B层及以下代表处全体员工高铁一等票A层二等票B层其他人员乘坐，按管理权限由副总裁或总裁批准汽 车实报实销所有员工代表处全体员工轮 船二等舱A层三等舱B层及以下代表处全体员工修订前：交通工具标准 适用人员对应代表处适用人员备注飞 机经济舱A层其他人员乘坐，按管理权限由副总经理或总经理批准火 车普通火车软 卧A层硬 卧B层及以下代表处全体员工汽 车实报实销所有员工代表处全体员工轮 船二等舱A层三等舱B层及以下代表处全体员工4第七条 车船费7.3 特殊情况：若飞机票票价（含机场建设费、燃油费附加）+来回机场车费=火车票硬卧票价的110%，员工可选择乘坐飞机，按正常审批流程报销即可。修订前：无。5第八条 住宿费8.8 员工临时出差，应该选择代表处或公司指定的旅店住宿。8.9 公司员工在国内出差的住宿标准如下：（表2） 单位：元/天人适用人员一类地区二类地区三类地区B层及以上350300260除以上外其他员工280220180注明：如两人同行出差，原则上两人（同性）共住一间，以上标准为每房间每天限额。修订前：适用人员对应代表处人员一类地区二类地区三类地区B层及以上市场总监260200150C层首席代表、客服经理、技术负责人220160140其他员工其他员工1401201006第十条 出差补贴10.4 公司员工出差可享受出差补贴。员工出差补贴标准表（表5） 单位：元/天人地区类别15天以内超过15天一类地区7050除一类外的其他地区5040全国地区分类：见附件1全国地区分类表以上为员工出差补贴的最高标准。修订前：员工出差补贴标准表（表5） 单位：元/天人类别标准国内出差45国外出差按国标执行7. 第十三条 差旅费报销的其他规定13.4 员工为本部门外的其他部门（被协助部门）事由出差发生的差旅费，经本部门及被协助部门的总经理签字确认金额后，可将其差旅费计入被协助部门。修订前：无。8第九条 市内交通费 9.4 员工本地交通费以实际发票进行报销，最高限额为 15元/日人，按实际天数计算。9.5 市内交通费原始凭证管理按公司发票管理办法执行。9.6 乘坐公司公车出差或办理临时公务的，不予报销市内交通费。修订前：l 市内交通费是指公司员工用于公务方面的所发生的交通费用，仅指市内公交车费、的士费、地铁费、轻轨费等，不包括车辆燃油、过路过桥等相关车辆使用费用。l 乘坐市内交通工具应本着节俭原则，尽量减少乘坐的士。l 市内交通费原始凭证管理按公司发票管理办法执行。l 乘坐公司公车出差或办理临时公务的，不予报销市内交通费。 财务管理部 2010-5-10