展会分工明细及流程.doc

2008 第四届全国汽车用品（郑州）交易会暨第四届汽车羊剪绒产品订货会一、组织机构：主办单位：中国汽车用品行业联合会中国汽车维修行业协会郑州市人民政府承办单位：宏达国际车业广场郑州鑫达实业有限公司二、交易会时间:2008 年 6 月 30 日-7 月 2 日三、交易会地点：郑州国际会展中心四、活动内容:汽车用品展销/订货/行业交流/主题活动五、展会流程：6 月 30 日7 月2 日 09：0017:00展销/订货/行业交流6 月 28 日 09：00-17：0029 日 09：00-21：00参展商全体布展，地点：会展中心一层展馆6 月 30 日 08:30-16：30参观商报到、登记、领参观证7 月1 日2 日 09：00 16：30参观商报到、登记、领参观证、展销/交流/订货7 月2 日 15：00 21：00 撤展六、主题活动时间安排:6 月 29 日 09:30-11：002008 中国汽车用品流通商颁奖典礼地点：金水阳光生态园6 月 30 日 09:00-9：30开幕仪式 会展中心正广场 B 馆前6 月 30 日 13：30-17:40流行趋势发布会地点：会展中心轩辕堂6 月 30 日 19：00 -21：00答谢晚宴地点：会展中心轩辕堂7 月 1 日 上午、时间待定2007-2008中国汽车用品行业优秀供应大会及颁奖典礼地点：金水阳光生态园2008 羊剪绒订货会工作内容安排表时间节点类别工作重点完成到位时间部门与负责人备注4月2日4月30日展会信息收集会刊信息收集整理每周整理 1次彭毅传至策划部，6月15日前完成展会快讯一期内容的整理、设计、制作4月15日前完成彭毅传至策划部，便于及时设计制作专业杂志广告内容提供确定每月 18日前赵利传至媒体设计制作会场室外整体形象模拟效果图方案4月20日前彭毅广告招商负责人:高峰展馆导视指示系统方案4 月 30日前彭毅展馆内外方案参展指南设计、信息整理制作及会期内容数据确认4月25日前彭毅 赵利会展部、策划部、综合服务部共同完成全国专业杂志广告设计每月 19日前赵利策划部传至杂志确定所有主题活动场地、各地商会及重点采购商接待宾馆,费用预算并签订协议流行趋势发布会程序及幻灯片制作4月20日前周孝文 赵利(4月 21日)策划综合服务部审计部、会展部配合完成所有协议合作酒店的洽谈及协议的签署4月20前冯赞策划综合服务部、会展部配合指定运输、票务单位、交通单位洽谈及协议签署4月21日前高峰策划综合服务部、会展部配合完成综合服务部人员的培训、完成6000 组观众邀请的电话信息处理4月24日前闫军策划综合服务部.会展 部 协 作完成观众邀请及发布会筹备向各地商会发文组织各省采购团，向 13 个专业委员会会员发文组织参观采购团4月20日前5月20日前完成组团工作联合会综合服务部对协作,负责人：闫军流行趋势发布会筹备会议沟通、接待会议4月21日前联合会和鑫达会展部策划综合服务部、会展部展会快讯 、展会宣传资料邮寄（4月份)4月30日前闫军策划综合部、会展部、联合会全国专业市场定点出差方案及观众邀请累计 1.5 万组4月30日前闫军策划综合服务部、会展部会刊及证件系列会刊封面、封底设计方案确定4月30日前彭毅策划部、会展部工作证、参展证、布展证、出门证、参观证、停车证等设计完毕4月30日前彭毅策划部、会展部展示公司流行趋势、入口门楼展示搭建公司价格沟通4月19日前彭毅确定搭建公司及初步方案礼仪公司礼仪公司的联络比价及确定4月30日前彭毅策划部、审计部预定住宿晚宴联络比价、预定活动所需住宿、答谢晚宴场地4月30日前闫军晚宴场地及餐饮公司的确定5月5日-5月31日会展中心全面对接工作1、场地交接、搭建、入场、布展、配套服务设施、撤展事宜2、广告、会议室、 组委会办公设施3、餐饮配套服务5月10日前闫军高峰策划综合服务部会展部晚宴场地确定答谢晚宴活动场地协议、餐饮合作协议5月10日前闫军策划综合部聘人展会所需各类人员的招聘到位5月25日前王德生行政部、策划部培训工作接待、交通、酒会、货运、现场服务及咨询人员、场馆布展服务人员培训及演练5月5日-6 月20 日前闫军、高峰 、胡霞、彭毅 、赵利行政部、策划综合部、会展部开幕式程序方案确定主要邀请人员及程序安排5月15日前周孝文策划部具体实施组委会所需设备会场组委会所需各类设备用品统计及联络相关公司5月31日前闫军高峰策划部、会展部负责实施和对接宣传及主题活动方案展会快讯二期、展会宣传资料邮寄5月25日前闫军策划综合服务部、会展部针对全国重点专业市场的上门宣传推广（展会宣传资料、门票等发放）5月5日6月10日闫军完成专业观众1。8万组电话邮件短信邮件5月30日前闫军综合服务部、会展部专业网站、广场网站赵利内容及时更新汇总联合会专业观众组团情况，安排接待细节5月20日前联合会闫军策划综合部、联合会新闻发布会方案细节及分工执行5月24日前联合会周孝文策划综合部、会展部易损件专业观众联系 10000组6月10日联合会闫军策划综合部 、 联合会、合作单位设计制作工作证、参观证、参展证5月31日前彭毅策划部、会展部联合会活动工作人员名片彭毅喷绘设计制作彭毅活动指示、导视系统赵利、高峰晚宴方案确定请柬分配及程序安排5月25日前闫军策划部、会展部（金水阳光)餐标确定及协议签署5月31日前闫军策划部、审计部场地对接和全流程接待方案5月31日前闫军策划综合部专题活动确定专业委员会、颁奖典礼、高峰论坛方案细节及分工执行5 月 31 日前联合会周孝文闫军高峰王德生联合会、策划综合部、会展部、行政部流行趋势发布会方案细节及分工执行各主要厂家展期会议安排及排期表6月1日6月15日接待方案展会当日现场接待方案制6月10日前闫军、高峰策划综合部、会展部答谢晚宴现场接待方案6月10日前闫军策划综合部后勤方案交通、餐饮、各种物料等后勤方案6月10日前闫军策划综合部、行政部配合礼仪公司联络制作类别拱门等内容征集、数量定6月15日前高峰会展部条幅、气球、彩旗内容收集、数量、尺度6月18日前彭毅确定并印制花篮、植物定购王德生行政部、审计部礼炮、音响、舞台购租（开幕式)6月10日前彭毅策划部、审计部演出队确定6月10日前彭毅策划部、审计部定开幕式、发布会舞台搭建及价格6月10日前彭毅策划部、审计部参展商广告位的统计展会期有广告位的参展商确定与广告资料收集6月15日前高峰会展部汇报会议召开6月10日前各项工作进展汇报会议6月11日（周一）联合会议各项事务的协调确定/各职责部门方案的上交设计制作开幕背景板、活动宣传板内容确定6月15日前周孝文内容体现周年庆及招商销售内容专业委员会背景及其他6月15日前彭毅颁奖典礼及其他物料6月15日前彭毅接待处物料（接待说明)6月15日前赵利、高峰活动流程、接待牌展会手提袋、信封6月15日前彭毅策划部相关人士邀请相关媒体的联络邀请6月20日前赵利策划部主题活动人员邀请6月20日前联合会联合会、闫军剪彩仪式参加人员邀请、确定6月20日前郭总、联合会策划部拟定程序综合部执行6月15日6月27日设计制作答谢晚宴背景板6月20日前彭毅策划综合部配合执行答谢晚宴条幅、指示6月20日前彭毅晚宴酒店处活动海报、指示牌6月20日前闫军、彭毅专题活动用宣传条幅、海报、物料6月20日前彭毅宣传广告道旗安置6月20日前彭毅短信群发6月20日前赵利6 月份专业网站、 公司网站宣传6月20日前赵利体现规模、档次、 全国性和地方特色大众媒体宣传6 月赵利电视、 电台宣传6 月 1 129日全国专业杂志宣传按原计划定总分工表制定详细的总详细分工表6 月 18 日前周孝文主要负责人参加分工会展会期间总分工大会6 月 18 日周孝文责任到人餐饮交通午餐定制6 月 20 日前闫军策划综合部人员接送车辆的联络、 跟车人员确定闫军活动当日展台搭建标准展台搭建、门楣等参展商特装展台搭建6月22日27日高峰会展中心、会展部、 联合会设施完备会场设施的调试、完善实地演练6 月 27 日前周、闫、高、彭、胡、赵各部门负责人后勤服务各环节物料准备、接待处的搭建、 办公室交接6 月 27 日前闫、 赵、高会展部、 综合部安全保卫、 清洁卫生6 月 27 日前高峰会展部6月28、29日布展参 展 企 业 全 体布展6 月 28、298 ：30 18:00高峰主会场现场氛围营造布置现场气氛营造布置(气球、条幅、拱门、彩旗）彭毅会展中心室内/外场地布置，策划部及合作单位活动各类指示牌的安置彭毅策划部、合作单位、会展中心参展商已定广告位布置彭毅策划部及合作单位参展厂家进场布展程序执行/协调高峰现场接待及发证、住宿闫军桌椅、须知张贴开业典礼现场布置彭毅舞台搭建，背景喷绘布张挂专题场地布置专题活动现场氛围布置6 月 28、29彭毅活动所需各类物料备置联合会晚宴现场布置流行趋势发布会布置答谢晚宴现场布置6 月 29 日拱 门 、 条幅、协调维护现场总协调6 月 28、29高峰紧急事务处理高峰后勤展现场卫生清洁6 月 28、29高峰安全防护6月30日开幕仪式主持人开场白9:009：30详见开幕式流程组委会领导讲话周孝文燃礼炮剪彩周孝文演出活动彭毅政府领导致欢迎词彭毅开展展销、交流、订货9:30-17:00宣传促销宏达宣传资料的发放招商部于经理促销活动（抽奖）主题活动流行趋势发布会闫军答谢晚宴闫军各厂家新产品发布会闫军客户接待参观商报到、登记09：0016： 30闫军参观商凭证领取参展证闫军参观商凭证领取午餐票、 晚宴请贴闫军重点客户的跟踪交流高峰、于济强展会调研被邀重点人士接待、安排王德生客户接送客户的接送（由展馆至金水阳光生态园）策划综合部、闫军拍照活动现场拍照、录象彭毅晚宴现场晚宴现场接待安排闫军现场秩序安全维护活动主会场秩序主会场外区域秩序答谢晚宴主持人开场白19 :00-21:00策划部见详细方案领导讲话晚宴开始闫军晚宴收尾各项工作闫军7月1日开展展销、交流、订货9 ： 00 -17：00客户接待现场协调现场总协调紧急事务处理宣传促销招商招展宣传资料的发放及现场交流高峰、于济强促销活动(抽奖）主题活动联合会颁奖典礼具体安排见主题活动案中国汽车用品行业发展论坛客户接待重点客户的跟踪回访交流高峰、于济强现场秩序场地清洁7月2日开展展销、交流、订货9 ：00 15：00接待与 7 月 1 日相同撤展参展商的货品撤展15：00 21 ：00高峰、闫军7 月38日后期维护客户回访、 各类信息统计归档成绩巩固闫军、高峰、于济强