资金内部控制.doc

北人印刷机械股份有限公司内部控制制度手册控制分册资金二零一一年四月三十日北人印刷机械股份有限公司BEIREN PRINTING MACHINERY HOLDINGS LIMITED 目 录1内控概述31.1定义31.2业务流程范围31.3控制目标31.4主要业务风险31.5主要控制节点41.6控制政策与方法42组织机构及部门职责42.1股份公司财务部43业务流程步骤与控制点53.1职责分工与授权批准53.2现金和银行存款的控制53.3印章管理54业务流程图75主要控制点相关文件和记录10控制分册资金1 内控概述1.1 定义资金是指企业所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。1.2 业务流程范围1) 涉及的业务范围股份公司货币资金的收入和支出。2) 涉及的部门范围股份公司所属各部门。1.3 控制目标1) 合理调度货币资金，提高资金的使用效率；2) 保证资金的安全与完整；3) 确保企业入账及时与准确；4) 确保资金记录的正确性和可靠性；5) 确保资金的使用符合国家有关法律、法规和股份公司内部规章制度。1.4 主要业务风险1) 货币资金未经审批或超越授权审批，以及办理货币资金的不相容岗位未相互分离、制约、监督，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；2) 货币资金记录不准确、不完整，可能造成账实不符或导致财务报表信息失真；3) 银行账户的开立、审批、使用、核对和清理不符合国家有关法律法规要求，可能导致受到处罚造成资金损失；4) 货币资金的收入没有全部纳入财务部门账户；5) 有关票据的遗失、变造、伪造、被盗用以及非法使用印章，可能导致资产损失、法律诉讼或信用损失；6) 货币资金管理违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、造成经济损失和信誉损失。1.5 主要控制节点1) 货币资金业务由财务部根据年度货币资金预算编制平衡月度资金计划，各部门须在每月2日前将下月的资金计划报送公司财务部，公司财务部根据资金收入的实际情况安排资金支出；每月10日前召开月度资金平衡会。2) 职责分工、权限范围和授权审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理；3) 现金、银行存款的管理应当合法合规，银行账户的开立、审批、使用、核对、清理严格有效，现金盘点和银行对账单的核对应当按规定严格执行；4) 票据的购买、保管、使用、销毁等应当有完整记录，银行预留印鉴和有关印章的管理应当严格有效。1.6 控制政策与方法1) 建立货币资金预算和考核制度；2) 按照完工入库产品中的采购成本、外协成本、主营业务收入、回款额等的一定比例，对生产资金进行集中分配与控制；3) 现金收入统一纳入公司账户；4) 建立货币资金授权制度和审核批准制度；5) 办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，办理货币资金业务的人员定期轮换；6) 严禁未经授权的部门或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。2 组织机构及部门职责2.1 股份公司财务部1) 根据年度资金预算和生产经营的实际情况，组织编制和平衡月度资金计划，合理安排资金的收支，保证生产经营活动的正常进行；2) 对生产管理部按照完工产品中的采购成本、外协成本、主营业务收入、回款额等的一定比例进行资金拨付；3) 对货币资金的支付在授权范围内进行审核或审批；4) 对货币资金的支付制定相关的制度；5) 组织货币资金的核算，正确的进行反映和监督；6) 保管现金，记录现金、银行存款及票据的收付；7) 签发支票、汇票等票据；8) 保管印鉴及空白票据；9) 银行对账，编制银行存款余额调节表；10) 外币的收支与往来核算工作。3 业务流程步骤与控制点3.1 职责分工与授权批准3.1.1 职责分工建立货币资金业务的岗位责任制，明确各个岗位的职责，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约、监督。1) 出纳与稽核、会计档案保管，收入、支出、费用、债权债务账面的登记职责分离；2) 核对银行对账单和银行存款余额的人员与负责银行存款账、现金账、应收账款账、应付账款账的人员职务分离；3) 支票簿保管人员与负责现金支出账和银行存款账的人员职务分离；4) 货币资金支出的审批人员与出纳、支票保管人员、记账人员的职务分离；5) 现金总分类账登记与出纳人员职务分离。3.1.2 授权批准对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准权限。任何单位和个人使用货币资金，都必须严格依照申请、审批、复核和支付的业务流程，办理相应手续。1) 支付申请：企业有关部门或个人用款时，提前向经授权的审批人提交资金支付申请，填制费用报销单，注明报销部门、时间、内容和金额等内容，并附有效经济合同协议、原始单据或相关证明；2) 支付审批：审批人根据其职责和权限对支付申请进行审批。对不符合规定的资金支付申请，审批人应拒绝批准，性质或金额重大的，及时报告有关部门；3) 支付复核：复核人对批准后的资金支付申请进行复核，复核资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付企业是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员等相关负责人员办理支付手续；4) 办理支付：出纳人员根据复核无误的支付申请，按规定办理资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。3.2 现金和银行存款的控制1) 库存现金不得超过3-5天的日常零星开支所需的限额，超过库存限额及收取的大额现金必须及时存入银行。一次性领取现金超过2000元以上，需提前一天到财务部门登记预约； 2) 凡能用转账结算的款项，不得使用现金结算；必须用现金支付的大额费用，用款前应向开户银行提出申请，经批准后方可提取现金；3) 各部门申请备用金时，需填制一式三联的借款单，经使用部门经理签字、部门主管高管审核后报财务部门批准后执行；4) 现金收入凭证由出纳以外的财务人员制作，现金收入在规定时限内存入银行，不得坐支，现金收入及时记入日记账，并定期（至少每月一次）与总账核对；5) 现金付款凭证由出纳以外的财务人员制作，编制现金付款凭证财务人员与出纳核对相关原始单据及审批手续进行双重复核，现金支出及时记入日记账，并定期（至少每月一次）与总账核对；6) 出纳每日对现金进行盘点，做到日清月结，定期或不定期对现金收付进行抽查，年末由出纳对现金进行盘点，相关人员监盘。形成现金盘点表报财务部部长审批，并对账实不符情况查明原因，做出处理；7) 法人代表书面审批银行开户申请表；经办财务人员填写开户资料，并经其他财务人员复核，公司内部管理部门不得自行开立银行账户；8) 指定专人（与出纳岗位相分离人员）定期核对银行账户，编制银行存款余额调节表，分析未达账项出现的原因，并进行相应的处理；9) 支票由出纳保管，签发后由其他被授权人员检查后才能发出，所有支票使用情况必须在登记簿中详细登记并由其他财务人员定期与实际使用情况核对；10) 承兑汇票由出纳保管，并进行登记，转让承兑汇票，应将其复印件留存作为入账依据，并由其他财务人员定期对应收票据的收、付、存情况进行核对。3.3 印章管理1) 财务专用章由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人保管，不能由一个人保管支付款项所需的全部印章；2) 不得随意开具印章齐全的空白票据；3) 各类印章必须严格按照规定的业务范围和批准程序使用，按规定需要有关负责人盖章的经济业务必须严格履行盖章手续。4 业务流程图业务目标业务风险控制点监督检查方法流程图1、合理调度货币资金，提高资金的使用效率2、保证资金的安全与完整3、确保企业入账及时与准确4、确保资金记录的正确性和可靠性5、确保资金的使用符合国家有关法律、法规和股份公司内部规章制度1、货币资金未经审批或超越授权审批，以及办理货币资金的不相容岗位未相互分离、制约、监督，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失2、货币资金记录不准确、不完整，可能造成账实不符或导致财务报表信息失真3、银行账户的开立、审批、使用、核对和清理不符合国家有关法律法规要求，可能导致受到处罚造成资金损失4、货币资金的收入没有全部纳入财务部门账户5、有关票据的遗失、变造、伪造、被盗用以及非法使用印章，可能导致资产损失、法律诉讼或信用损失6、货币资金管理违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、造成经济损失和信誉损失1、职责分工与授权批准资金收入流程图财务人员开收据或发票出纳清点现金、收取支票和承兑汇票登记现金和银行存款日记账现金、支票存入银行，承兑汇票由出纳保管根据收据或发票制作凭证入账公司资金收入定期与总账核对 资金支出流程图部门主管、预算归口高管及财务主管审核、签字财务人员审核原始单据出纳支付现金出纳对原始单据再次审核财务人员登记银行存款日记账报销人申请报销，填制费用报销单出纳开出支票现金支票财务人员制作凭证财务人员加盖人名章定期与银行对账现金的账实核对1.1出纳与稽核、会计档案保管，收入、支出、费用、债权债务账面的登记职责分离。检查不相容岗位是否分离1.2核对银行对账单和银行存款余额的人员与负责银行存款账、现金账、应收账款账、应付账款账的人员职务分离。1.3支票簿保管人员与负责现金支出账和银行存款账的人员职务分离。1.4货币资金支出的审批人员与出纳、支票保管人员、记账人员的职务分离。1.5现金总分类账登记与出纳人员职务分离。1.6支付审批：审批人根据其职责和权限对支付申请进行审批。对不符合规定的资金支付申请，审批人应拒绝批准，性质或金额重大的，及时报告有关部门。检查审批人是否经过授权1.7支付复核：复核人对批准后的资金支付申请进行复核，复核资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付企业是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员等相关负责人员办理支付手续。检查复核人与审查人、执行人是否分开2现金和银行存款控制2.1库存现金不得超过3-5天的日常零星开支所需的限额，超过库存限额的现金应及时存入银行。一次性领取现金超过2000元以上，需提前一天到财务部门登记预约。检查公司库存现金限额及大额现金的领用情况2.2凡能用转账结算的款项，不得使用现金结算，必须用现金支付的大额费用，用款前应向开户银行提出申请，经批准后方可提取现金。检查转账款项和大额费用的支付情况2.3各部门申请备用金时，需填制一式三联的借款单，经使用部门经理签字、部门主管高管审核后报财务部门批准后执行。检查备用金借款单的填制和使用状况2.4现金收入凭证由出纳以外的财务人员制作，现金收入在规定时限内存入银行，不得坐支，现金收入及时记入日记账，并定期（至少每月一次）与总账核对。检查现金收入凭证和现金登记入账情况2.5现金付款凭证由出纳以外的财务人员制作，编制现金付款凭证财务人员与出纳核对相关原始单据及审批手续进行双重复核，现金支出及时记入日记账，并定期（至少每月一次）与总账核对。检查现金付款凭证和现金付款入账情况2.6出纳每日对现金进行盘点，做到日清月结，定期或不定期对现金收付进行抽查，年末由出纳对现金进行盘点，相关人员监盘，形成现金盘点表报财务部部长审批，并对账实不符情况查明原因，做出处理。检查现金盘点和抽查结果，审核现金盘点的处理情况2.7法人代表书面审批银行开户申请表，经办财务人员填写开户资料，并经其他财务人员复核，公司内部管理部门不得自行开立银行账户。检查银行存款账户是否按照有关规定开立2.8指定专人（与出纳岗位相分离人员）定期核对银行账户，编制银行存款余额调节表，分析未达账项出现的原因，并进行相应的处理。检查银行存款余额调节表是否平衡以及未达账项的处理结果2.9支票由出纳保管，签发后由其他被授权人员检查后才能发出，所有支票使用情况必须在登记簿中详细登记并由其他财务人员定期与实际使用情况核对。检查支票的保管、签发、记录和核对情况2.10承兑汇票由出纳保管，并进行登记，转让承兑汇票，应将其复印件留存作为入账依据，并由其他财务人员定期对应收票据的收、付、存情况进行核对。检查承兑汇票的保管、登记、转让和核对情况3印章管理3.1财务专用章由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人保管，不能由一个人保管支付款项所需的全部印章。检查财务专用章和个人名章是否按规定保管3.2不得随意开具印章齐全的空白票据。检查印章齐全的票据是否为空白票据3.3各类印章必须严格按照规定的业务范围和批准程序使用，按规定需要有关负责人盖章的经济业务必须严格履行盖章手续。检查各类印章是否按规定业务范围和批准程序使用5 主要控制点相关文件和记录1) 银行对账单2) 借款单及费用报销单3) 现金盘点表4) 银行开户申请表5) 银行存款余额调节表6) 支票使用登记簿7) 承兑汇票收付登记簿