工作移交管理办法2017.1版.doc

版号：
工作移交管理办法
Work transfer management method
2017年版（第一版）
中国﹒吉林省长春市朝阳区安达街759号 长春建工温馨鸟建筑装饰有限公司
邮编：130061 TEL：[phone]
目 录
■公司内部文件
■编制时间：2017-11—29
■发送：各部门 执行
一、总则
二、工作移交内容
三、工作移交流程
四、工程类工作及资料移交
五、财务工作的移交
六、交接要求
七、交接过程中的问题处理
八、《日常文件交接台帐》
九、《重要客户及公共关系联系名单》
十、《员工调职|离职交接单》
十一、《工程项目｜工作交接单》
十二、《工程技术现场交接单》
总则
一、目的
为了保持工作的连续性,确保工作的前后衔接，有条不紊地进行,不因人员的变动受影响,特制订本制度。
二、适用条件
各部门的内部人员辞职、自动离职、辞退、调动、岗位轮换、因故离职、职位代理、请长期假（15天以上）、因病暂时离岗的工作交接与公物交接。
辞职：员工辞职必须提前一个月向公司提辞职报告，以书面形式提出申请。
三、交接人责任。
工作交接的责任主体分别为移交人、接收人、监交人。
1、 移交人：是指将所负责工作和物品移交给接收人的人员。按照《工作移交清单》逐项进行交接，处理遗留问题,认真整理管理范围内的各项资产，文档资料，保证其它完整性和真实性，同时梳理工作流程和工作关系,准备交接。
2、接收人:是指接受移交人所移交的工作和物品的人员
必须认真填写《工作移交清单》，认真检查交接人的各种资产、文档资料、保证资产相符，对于特别重要的文件,资料及资产数量及使用状态与实物等，确保真实无误，同时尽快熟悉工作的各项流程和各种工作关系。
3、 监交人:是指监督移交过程的人，一般为文档管理员，
按照移交人的上一任《工作移交清单》与本次《工作移交清单》进行比较，有无缺失。必须认真审核交接的各类资产数目是否清楚正确，并接过程是否存在问题,并及进解决或上报。最后由档案专员进行存档.
工作移交内容
一、工作要移交的事项
1、重要客户名单及公共关系名单以及联络方法、管理平台帐号及密码。
2、已完成工作的详细工作报告,包括已完成但需要跟进的工作.
3、未完成工作的各项待办事项的来龙去脉，和相关事宜及关键点。
4、本岗位的岗位职责和分工，。
5、业务流程及日常工作注意事项。
6、其他纸质和电子文件资料.
二、应交接的公司物品
1、资产类：员工领用的办公设备、办公用品、书籍、计算机软件、钥匙、宿舍、交通工具等公司物品及所使用的固定资产.
2、章证件类:各类印章、及各类重要证件,还有公司需要发放给员工的各种证件。
3、重要文件类：包括政府批准证书、企业章程、各类年检批件等。
4、资料类：档案、单据、帐册、各类台帐、通告、请示批复、制度、业务合同（含电子版)、会议材料、工作计划等纸质资料和电子资料。
4、财务类：凭证、帐薄、报表、财务分析、银行对帐单。
5、员工接收的其它已离职人员的工作资料（全部)。
6、移交人所涉及金钱类：备用金、报销、借支等由财务部开具的财务款项结清证明。
7、设计工程类：设计图纸电子版、设计方案要点、工程文档等，其它重要文件。
工作移交流程
一、工作变动流程
1、辞职:员工辞职必须提前一个月向公司提辞职报告，以书面形式提出申请。由部门主管报主管总经理同意后办理手续.
2、辞退：部门主管提出辞退建议时,应有理有据，并详细填写《员工辞退建议审批报告单》。主管总经理签署后通知被辞退人办理移交手续。
3、自动离职：员工未经公司批准而擅自离开岗位三天以上的行为,辞职、辞退员工未在10个工作日内办理完离职手续者,原则上将会转为自动离职.
4、休假：休假人向部门主管提出休假申请，经主管总经理批准方可休假。如果休假时间超出15天需办理移交手续后方可休假。
二、工作移交有以下几种流程：
（一）全部工作移交:是指移交人离职或调岗等不再从事此项工作.
1、辞职的员工到人力资源递交辞职申请，并领取《员工调职｜离职交接单》。
2、辞退的员工由部门领导到人力资源递交已签署过的《员工辞退建议审批报告单》。
2、由移交人的主管领导安排工作移交，明确监交人，并安排移交人进行准备移交工作。
3、监交人核实移交人的《员工离任交接清单》，并与上一任员《员工调职｜离职交接单》进行核对，确定清单偏差,并填写《监交人记录表》。
4、交接时需有移交人、接收人、监交人在场，共同对照移交清单,核实无误后,三方签字方认可。接收人、监交人对移交过程的完整性和真实性负责。
5、业务工作的移交，需移交人出具书面的移交报告,并认真回答接收人的相关问题.
6、经三方确认的《员工调职｜离职交接单》一式三份，送部门主管领导签字,原件送档案专员存档,复印件分别留存移交人和接收人各一份。
二、半工作移交:是指移交人休假,短期离岗。
1、到人资源交由负责领导签认的《休假/短期离岗申请》并填写《工程项目｜工作交接单》。
2、由移交人的主管领导安排工作移交，只进行主要工作的移交，无需监交人.
3、业务工作的移交,需移交人出具书面的移交报告，并认真回答接收人的相关问题。
4、销假后由主管领导安排移交人回原工作岗位，交接、核对离岗期间的工作及物品的真实性和完整性,并对其接收的内容负责.
三、文件或事项移交：是指部门与部门之间，或工作人员与工作人员之间进行材料交接。
1、多项文件或多项事宜进行移交，填写《工程项目|工作交接单》,写清文件数量、名称.移交人及接收人核对文件无误后签字。移交清单一式两份移交人、接收人各存档一份。
2、单个或少量文件进行移交，由档案专员做好《日常文件交接台帐》，写清移交部门、移交人、接收人，并由接收人签字确人。
工程类工作及资料移交
一、工程项目在施工进行中的工作移交.
1、工作资料：移交人所负责的工作资料内容：如：工作日志、检验批报验、隐蔽工程验收记录、施工图纸、技术交底资料、施工台帐、计算资料、材料计划、设计变更文件、图纸审核记录、三级安全教育记录、重要会议纪要、施工规范、标准以及与甲方或材料商、清人、分包签订的相关合同文件、安全协议、票据、台帐等.
2、技术移交：移交人对工地现场所负责的技术工作的移交。如：施工技术交底，包括施工工艺、施工注意事项、施工难点要点、施工图纸交底.还有日常工作的流程、卡控重点、在岗位从事技术工作的相关人员联系方式等.
3、工地情况交接:针对刚接手的工地与甲方进行的交接单，要详细写清工地现场情况(接手前施工质量和问题)、注意事项、临时水电进入点等.（见附表五）
二、在工程竣工后对项目所有工作内容的移交存档。
1、工程项目在竣工移交前,必须要进行竣工验收。
2、由现场负责人组织移交小组进行移交。组织编制工程竣工图、竣工资料、及相关的档案。
3、移交档案资料内容：
（1）合约性文件：招投标文件、中标通知书、合同、协议、清包合同、分包合同、采购合同等.
（2）指导性文件：技术交底、图纸、施组、进度计划。
（3)记录性文件:施工日记、验收记录、
（4）施工过程中的的质量保证性文件:材料合格证、检验报告等.
（5)结论性文件：分部分项验收报告、隐蔽工程验收、工地竣工验收、工程移交单等。
（6）经济或技术变更协商性文件上：签证、设计变更、洽商记录等.
（7）技术性文件：工程全部技术性资料等.
（8）电子文件：图纸、合同等电子文件。
（9）票据文件：帐务上的收付款票据、材料的出入库票据、人工费收据、工地用品收据等.
(10)日常文件：工地内日常文件、台帐等。
财务工作的移交
一、交接前的准备工作
　　会计人员在办理会计工作交接前，必须做好以下准备工作：
（1）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕.
（2)尚未登记的账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人印章。
(3）整理好应该移交的各项资料,对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。
（4)编制移交清册，列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、公章、现金、有价证券、支票薄、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位,从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。
(5)会计机构负责人（会计主管人员)移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚.
二、移交点收
　　移交人员离职前,必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接管人员移交清楚.接管人员应认真按照移交清册逐项点收。
　　具体要求是:
（1)现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺,接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时,移交人员在规定期限内负责查清处理.
(2）有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿余额交接。
(3)会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺,必须查清原因，并在移交清册中加以说明，由移交人负责.
(4）银行存款账户余额要与银行对账单核对相符，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符;各种财产物资和债权债务的明细账户余额，要与总账有关账户的余额核对相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。
（5）公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚.
(6）实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作,确认有关数字正确无误后，方可交接。
三、专人负责监交
　　为了明确责任,会计人员办理工作交接时，必须有专人负责监交。通过监交，保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续，防止流于形式,保证会计工作不因人员变动而受影响；保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务，不允许任何一方以大压小，以强凌弱，或采取非法手段进行威胁.
　　移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章，作为交接双方明确责任的证件.
　　对监交的具体要求是：
（1）一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人（会计主管人员）监交。
(2）会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续,由单位负责人监交,必要时主管单位可以派人会同监交。
　　所谓必要时由主管部门派人会同监交，是指有些交接需要主管单位监交或者主管单位认为需要参与监交。
　　通常有三种情况：
　　一是所属单位负责人不能监交,需要由主管单位派人代表主管单位监交。如因单位撤并而办理交接手续等.
　　二是所属单位负责人不能尽快监交，需要由主管单位派人督促监交.如主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人（会计主管人员），所属单位负责人却以种种借口拖延不办交接手续时，主管单位就应派人督促会同监交等。
三是不宜由所属单位负责人单独监交，而需要主管单位会同监交。如所属单位负责人与办理交接手续的会计机构负责人（会计主管人员）有矛盾，交接时需要主管单位派人会同监交，以防可能发生单位负责人借机刁难等.此外，主管单位认为交接中存在某种问题需要派人监交时，也可派人会同监交。
四、交接后的有关事宜
（1)会计工作交接完毕后，交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章,并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期,交接双方和监交人的职务、姓名,移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。
（2）接管人员应继续使用移交前的账簿,不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。
（3）移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份,存档一份。
五、特别提示：会计交接注意事项
　　第一:交接表要写清楚。看交接表上的内容与事实是否相符。
　　第二:发票要看仔细.发票本数与事实相符。企业账要与银行账相符。现实和实务往来是否相符。保管账与实务是否相符.要清点仓库。固定资产也要盘点.
　　第三：有时间的话,单位往来账要相核对。个人账要核对.
　　总之，会计交接一定要注意.否则后果自负。所以不要怕麻烦。涉及会计方方面面一定要核实。前任会计交接后没有责任的.
交接要求
1、工作交接必须严肃、认真、准时。要做到手续清楚、责任明确、工作衔接有序。交接人员应按规定的顶上进行交接，未办理完交接手续前不得擅离职守。
2、员工离职庆整理好应移交的各项物品，对未了事项写出书面的材料，并注明未完成的原因和剩余的工作内容。员工休假时应将未了事项详细记录在部门工作交接本上，上交至主管领导。
3、交接时需有移交人、接收人、监管人在场,共同对照移交清单，核实无误后，三方签字方认可。
4、移交人要做书面说细说明交出工作的内容、关键工作点、技术难度和风险等,不允许含糊其词。
交接过程中的问题处理
1、 针对交接过程中存在的问题，如果当时可以处,由交接人处理完毕后交接,如果没有及时处理,由交接人承担全部责任。
2、 对于交接过程中发现问题短时间不能处理完毕的，监交人应会同移交人及接收人拟订处理意见，及是上报主管领导。
3、 正常的工作任务需要跨期执行的,(如财务上的收缴等)，由交接人协助接收人熟悉各种工作关系,交接后由接收人负责继续处理,如查造成损失,由接收人全部承担责任损失。
4、 如果移交人故意隐瞒问题，则必须承担全部责任损失。
5、 未完成各种交接手续的员工，不得办理离岗手续.
附表一
日常文件交接台帐
Seal use registration

序号
文件（材料）名称
移交人
接收人
接收部门
份数
时间
备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

注：档案管理人员存档。
附表二
重要客户及公共关系联系名单
List of important customers and public relations contacts

序号
公司名称
姓名
职务
电话
邮箱
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

管理平台名称网址
用户名
密码
备注
1

2

3

4

注：档案管理人员存档.
附表三
员工调职｜离职｜休假工作交接单
Payment approval document
类 别： ■离职□调职□长期休假 □短期休假 □其它( ）
姓名

部门

申请时间

职务

离入职时间

止薪时间

所属部门工作交接情况（附工作交接清单）
经办人: 年 月 日
行政交接情况
（详见清单）
□办公室钥匙 □文件柜钥匙 □印章 □文件资料
□图书 □计算器 □手提笔记本 □计算机
□资产保管物品□重要公共关系人联系单□其它

项目交接情况
（详见清单）
□工作交接 □业务帐务 □办公书籍 □软件光盘
□项目资料 □项目文件□工程资产移交

人事部交接情况
离职
□解除或终止劳动关系证明文件 □辞职申请(辞职信）
□档案已取走 □无四险一金有无拖欠
经办人： 年 月 日
调岗
由岗位调动至 岗位
经办人: 年 月 日
休假
休假事由：
休假时间： 至
经办人： 年 月 日
离职当事人确人（离职人员填写）
本人同意移交以上事面所有内容。有关离职手续按规定办妥，已将公司重要资料交还，并不外泄在职期间所了解的公司相关商业、技术等秘密.确认从即日起与公司终止劳动关系,把从事的一切活动与公司无关。
当事人签字 年 月 日

移交人：签字
接收人：签字
监交人:签字
注:此单为总目录式交接清单，该单后需附详细的《工程项目｜工作交接单》。以上内容全部交接完毕，并由经办人签字后,接收人一份，人力资源部存档一份.
附表四
工程项目|工作交接单
Seal use registration
类 别： □中途移交工作 ■工程竣工移交存档 □其它（ )
工程名称

交接时间

工程基本情况/工作情况:
工程完成情况/工作完成情况：(包括基本工程基本信息和合同执行情况及结算情况）
工程遗留或未完的工作：(包括内业资料及竣工图完成情况)
资料移交情况:
序号
文件、书籍（材料）名称
电子文件位置
份数
备注
1
工程进度表

2
合同

3
现场工作联络单

4
图纸（施工图、竣工图）

5
工作日记

6
设计变更及签证

7
安全生产教育

8
工程技术资料

9

10

11

12

13

14

移交人：签字
年 月 日
归档责任人：签字
年 月 日
监交人：签字
年 月 日
资产移交情况
序号
资产名称及编号
数量
资产现状
移交部门
备注
1

2

3

4

5

6

移交人:签字
年 月 日
接收人:签字
年 月 日
监交人:签字
年 月 日
注：档案管理人员存档。
附表五
工程技术现场交接单
Engineering technical delivery order
类 别： □设计 ■工程 □物业
工程名称

交接时间

建设单位

联系人及电话

移交单位

联系人及电话

接收单位

联系人及电话

交接范围

内容(SUBJECT)：写清交接现场目前项目状态，如原施工标高、质量、温度、资料等情况，有必要可附照片。

交接意见（opinion)

移交单位

接收单位

建设单位

代表签字:
时间
代表签字:
时间
代表签字：
时间
本表一式三份，各单位一份,并存档。