工作移交管理办法2017.1版.doc

版号：工作移交管理办法Work transfer management method2017年版（第一版）中国吉林省长春市朝阳区安达街759号 长春建工温馨鸟建筑装饰有限公司邮编：130061 TEL：[phone]目 录公司内部文件编制时间：2017-1129发送：各部门 执行一、总则二、工作移交内容三、工作移交流程四、工程类工作及资料移交五、财务工作的移交六、交接要求七、交接过程中的问题处理八、日常文件交接台帐九、重要客户及公共关系联系名单十、员工调职|离职交接单十一、工程项目工作交接单十二、工程技术现场交接单总则一、目的为了保持工作的连续性,确保工作的前后衔接，有条不紊地进行,不因人员的变动受影响,特制订本制度。二、适用条件各部门的内部人员辞职、自动离职、辞退、调动、岗位轮换、因故离职、职位代理、请长期假（15天以上）、因病暂时离岗的工作交接与公物交接。辞职：员工辞职必须提前一个月向公司提辞职报告，以书面形式提出申请。三、交接人责任。工作交接的责任主体分别为移交人、接收人、监交人。1、 移交人：是指将所负责工作和物品移交给接收人的人员。按照工作移交清单逐项进行交接，处理遗留问题,认真整理管理范围内的各项资产，文档资料，保证其它完整性和真实性，同时梳理工作流程和工作关系,准备交接。2、接收人:是指接受移交人所移交的工作和物品的人员必须认真填写工作移交清单，认真检查交接人的各种资产、文档资料、保证资产相符，对于特别重要的文件,资料及资产数量及使用状态与实物等，确保真实无误，同时尽快熟悉工作的各项流程和各种工作关系。3、 监交人:是指监督移交过程的人，一般为文档管理员，按照移交人的上一任工作移交清单与本次工作移交清单进行比较，有无缺失。必须认真审核交接的各类资产数目是否清楚正确，并接过程是否存在问题,并及进解决或上报。最后由档案专员进行存档.工作移交内容一、工作要移交的事项1、重要客户名单及公共关系名单以及联络方法、管理平台帐号及密码。2、已完成工作的详细工作报告,包括已完成但需要跟进的工作.3、未完成工作的各项待办事项的来龙去脉，和相关事宜及关键点。4、本岗位的岗位职责和分工，。5、业务流程及日常工作注意事项。6、其他纸质和电子文件资料.二、应交接的公司物品1、资产类：员工领用的办公设备、办公用品、书籍、计算机软件、钥匙、宿舍、交通工具等公司物品及所使用的固定资产.2、章证件类:各类印章、及各类重要证件,还有公司需要发放给员工的各种证件。3、重要文件类：包括政府批准证书、企业章程、各类年检批件等。4、资料类：档案、单据、帐册、各类台帐、通告、请示批复、制度、业务合同（含电子版)、会议材料、工作计划等纸质资料和电子资料。4、财务类：凭证、帐薄、报表、财务分析、银行对帐单。5、员工接收的其它已离职人员的工作资料（全部)。6、移交人所涉及金钱类：备用金、报销、借支等由财务部开具的财务款项结清证明。7、设计工程类：设计图纸电子版、设计方案要点、工程文档等，其它重要文件。工作移交流程一、工作变动流程1、辞职:员工辞职必须提前一个月向公司提辞职报告，以书面形式提出申请。由部门主管报主管总经理同意后办理手续.2、辞退：部门主管提出辞退建议时,应有理有据，并详细填写员工辞退建议审批报告单。主管总经理签署后通知被辞退人办理移交手续。3、自动离职：员工未经公司批准而擅自离开岗位三天以上的行为,辞职、辞退员工未在10个工作日内办理完离职手续者,原则上将会转为自动离职.4、休假：休假人向部门主管提出休假申请，经主管总经理批准方可休假。如果休假时间超出15天需办理移交手续后方可休假。二、工作移交有以下几种流程：（一）全部工作移交:是指移交人离职或调岗等不再从事此项工作.1、辞职的员工到人力资源递交辞职申请，并领取员工调职离职交接单。2、辞退的员工由部门领导到人力资源递交已签署过的员工辞退建议审批报告单。2、由移交人的主管领导安排工作移交，明确监交人，并安排移交人进行准备移交工作。3、监交人核实移交人的员工离任交接清单，并与上一任员员工调职离职交接单进行核对，确定清单偏差,并填写监交人记录表。4、交接时需有移交人、接收人、监交人在场，共同对照移交清单,核实无误后,三方签字方认可。接收人、监交人对移交过程的完整性和真实性负责。5、业务工作的移交，需移交人出具书面的移交报告,并认真回答接收人的相关问题.6、经三方确认的员工调职离职交接单一式三份，送部门主管领导签字,原件送档案专员存档,复印件分别留存移交人和接收人各一份。二、半工作移交:是指移交人休假,短期离岗。1、到人资源交由负责领导签认的休假/短期离岗申请并填写工程项目工作交接单。2、由移交人的主管领导安排工作移交，只进行主要工作的移交，无需监交人.3、业务工作的移交,需移交人出具书面的移交报告，并认真回答接收人的相关问题。4、销假后由主管领导安排移交人回原工作岗位，交接、核对离岗期间的工作及物品的真实性和完整性,并对其接收的内容负责.三、文件或事项移交：是指部门与部门之间，或工作人员与工作人员之间进行材料交接。1、多项文件或多项事宜进行移交，填写工程项目|工作交接单,写清文件数量、名称.移交人及接收人核对文件无误后签字。移交清单一式两份,移交人、接收人各存档一份。2、单个或少量文件进行移交，由档案专员做好日常文件交接台帐，写清移交部门、移交人、接收人，并由接收人签字确人。工程类工作及资料移交一、工程项目在施工进行中的工作移交.1、工作资料：移交人所负责的工作资料内容：如：工作日志、检验批报验、隐蔽工程验收记录、施工图纸、技术交底资料、施工台帐、计算资料、材料计划、设计变更文件、图纸审核记录、三级安全教育记录、重要会议纪要、施工规范、标准以及与甲方或材料商、清人、分包签订的相关合同文件、安全协议、票据、台帐等.2、技术移交：移交人对工地现场所负责的技术工作的移交。如：施工技术交底，包括施工工艺、施工注意事项、施工难点要点、施工图纸交底.还有日常工作的流程、卡控重点、在岗位从事技术工作的相关人员联系方式等.3、工地情况交接:针对刚接手的工地与甲方进行的交接单，要详细写清工地现场情况(接手前施工质量和问题)、注意事项、临时水电进入点等.（见附表五）二、在工程竣工后对项目所有工作内容的移交存档。1、工程项目在竣工移交前,必须要进行竣工验收。2、由现场负责人组织移交小组进行移交。组织编制工程竣工图、竣工资料、及相关的档案。3、移交档案资料内容：（1）合约性文件：招投标文件、中标通知书、合同、协议、清包合同、分包合同、采购合同等.（2）指导性文件：技术交底、图纸、施组、进度计划。（3)记录性文件:施工日记、验收记录、（4）施工过程中的的质量保证性文件:材料合格证、检验报告等.（5)结论性文件：分部分项验收报告、隐蔽工程验收、工地竣工验收、工程移交单等。（6）经济或技术变更协商性文件上：签证、设计变更、洽商记录等.（7）技术性文件：工程全部技术性资料等.（8）电子文件：图纸、合同等电子文件。（9）票据文件：帐务上的收付款票据、材料的出入库票据、人工费收据、工地用品收据等.(10)日常文件：工地内日常文件、台帐等。财务工作的移交一、交接前的准备工作会计人员在办理会计工作交接前，必须做好以下准备工作：（1）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕.（2)尚未登记的账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人印章。(3）整理好应该移交的各项资料,对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。（4)编制移交清册，列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、公章、现金、有价证券、支票薄、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位,从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。(5)会计机构负责人（会计主管人员)移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚.二、移交点收移交人员离职前,必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接管人员移交清楚.接管人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求是:（1)现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺,接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时,移交人员在规定期限内负责查清处理.(2）有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿余额交接。(3)会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺,必须查清原因，并在移交清册中加以说明，由移交人负责.(4）银行存款账户余额要与银行对账单核对相符，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符;各种财产物资和债权债务的明细账户余额，要与总账有关账户的余额核对相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。（5）公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚.(6）实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作,确认有关数字正确无误后，方可交接。三、专人负责监交为了明确责任,会计人员办理工作交接时，必须有专人负责监交。通过监交，保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续，防止流于形式,保证会计工作不因人员变动而受影响；保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务，不允许任何一方以大压小，以强凌弱，或采取非法手段进行威胁.移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章，作为交接双方明确责任的证件.对监交的具体要求是：（1）一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人（会计主管人员）监交。(2）会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续,由单位负责人监交,必要时主管单位可以派人会同监交。所谓必要时由主管部门派人会同监交，是指有些交接需要主管单位监交或者主管单位认为需要参与监交。通常有三种情况：一是所属单位负责人不能监交,需要由主管单位派人代表主管单位监交。如因单位撤并而办理交接手续等.二是所属单位负责人不能尽快监交，需要由主管单位派人督促监交.如主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人（会计主管人员），所属单位负责人却以种种借口拖延不办交接手续时，主管单位就应派人督促会同监交等。三是不宜由所属单位负责人单独监交，而需要主管单位会同监交。如所属单位负责人与办理交接手续的会计机构负责人（会计主管人员）有矛盾，交接时需要主管单位派人会同监交，以防可能发生单位负责人借机刁难等.此外，主管单位认为交接中存在某种问题需要派人监交时，也可派人会同监交。四、交接后的有关事宜（1)会计工作交接完毕后，交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章,并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期,交接双方和监交人的职务、姓名,移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。（2）接管人员应继续使用移交前的账簿,不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。（3）移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份,存档一份。五、特别提示：会计交接注意事项第一:交接表要写清楚。看交接表上的内容与事实是否相符。第二:发票要看仔细.发票本数与事实相符。企业账要与银行账相符。现实和实务往来是否相符。保管账与实务是否相符.要清点仓库。固定资产也要盘点.第三：有时间的话,单位往来账要相核对。个人账要核对.总之，会计交接一定要注意.否则后果自负。所以不要怕麻烦。涉及会计方方面面一定要核实。前任会计交接后没有责任的.交接要求1、工作交接必须严肃、认真、准时。要做到手续清楚、责任明确、工作衔接有序。交接人员应按规定的顶上进行交接，未办理完交接手续前不得擅离职守。2、员工离职庆整理好应移交的各项物品，对未了事项写出书面的材料，并注明未完成的原因和剩余的工作内容。员工休假时应将未了事项详细记录在部门工作交接本上，上交至主管领导。3、交接时需有移交人、接收人、监管人在场,共同对照移交清单，核实无误后，三方签字方认可。4、移交人要做书面说细说明交出工作的内容、关键工作点、技术难度和风险等,不允许含糊其词。交接过程中的问题处理1、 针对交接过程中存在的问题，如果当时可以处,由交接人处理完毕后交接,如果没有及时处理,由交接人承担全部责任。2、 对于交接过程中发现问题短时间不能处理完毕的，监交人应会同移交人及接收人拟订处理意见，及是上报主管领导。3、 正常的工作任务需要跨期执行的,(如财务上的收缴等)，由交接人协助接收人熟悉各种工作关系,交接后由接收人负责继续处理,如查造成损失,由接收人全部承担责任损失。4、 如果移交人故意隐瞒问题，则必须承担全部责任损失。5、 未完成各种交接手续的员工，不得办理离岗手续.附表一日常文件交接台帐Seal use registration序号文件（材料）名称移交人接收人接收部门份数时间备注123456789101112131415161718192021222324注：档案管理人员存档。附表二重要客户及公共关系联系名单List of important customers and public relations contacts序号公司名称姓名职务电话邮箱备注12345678910111213141516171819管理平台名称网址用户名密码备注1234注：档案管理人员存档.附表三员工调职离职休假工作交接单Payment approval document类 别： 离职调职长期休假 短期休假 其它( ）姓名部门申请时间职务离入职时间止薪时间所属部门工作交接情况（附工作交接清单）经办人: 年 月 日行政交接情况（详见清单）办公室钥匙 文件柜钥匙 印章 文件资料图书 计算器 手提笔记本 计算机资产保管物品重要公共关系人联系单其它项目交接情况（详见清单）工作交接 业务帐务 办公书籍 软件光盘项目资料 项目文件工程资产移交人事部交接情况离职解除或终止劳动关系证明文件 辞职申请(辞职信） 档案已取走 无四险一金有无拖欠经办人： 年 月 日调岗由岗位调动至 岗位 经办人: 年 月 日休假休假事由：休假时间： 至 经办人： 年 月 日离职当事人确人（离职人员填写）本人同意移交以上事面所有内容。有关离职手续按规定办妥，已将公司重要资料交还，并不外泄在职期间所了解的公司相关商业、技术等秘密.确认从即日起与公司终止劳动关系,把从事的一切活动与公司无关。 当事人签字: 年 月 日移交人：签字接收人：签字监交人:签字注:此单为总目录式交接清单，该单后需附详细的工程项目工作交接单。以上内容全部交接完毕，并由经办人签字后,接收人一份，人力资源部存档一份.附表四工程项目|工作交接单Seal use registration类 别： 中途移交工作 工程竣工移交存档 其它（ )工程名称交接时间工程基本情况/工作情况:工程完成情况/工作完成情况：(包括基本工程基本信息和合同执行情况及结算情况）工程遗留或未完的工作：(包括内业资料及竣工图完成情况)资料移交情况:序号文件、书籍（材料）名称电子文件位置份数备注1工程进度表2合同3现场工作联络单4图纸（施工图、竣工图）5工作日记6设计变更及签证7安全生产教育8工程技术资料91011121314移交人：签字年 月 日归档责任人：签字年 月 日监交人：签字年 月 日资产移交情况序号资产名称及编号数量资产现状移交部门备注123456移交人:签字年 月 日接收人:签字年 月 日监交人:签字年 月 日注：档案管理人员存档。附表五工程技术现场交接单Engineering technical delivery order类 别： 设计 工程 物业工程名称交接时间建设单位联系人及电话移交单位联系人及电话接收单位联系人及电话交接范围内容(SUBJECT)：写清交接现场目前项目状态，如原施工标高、质量、温度、资料等情况，有必要可附照片。交接意见（opinion)移交单位接收单位建设单位代表签字:时间代表签字:时间代表签字：时间本表一式三份，各单位一份,并存档。