行政管理部制度.doc

文件版 本：1.0创世美艺有限公司培训手册生效日期：2011年8月9日页 码：15/15创世美艺有限公司培训手册第二期(适用部门：创世美艺分公司）主讲导师:王强部 门:行政部联系方式：15989908881人事行政管理培训资料1、 人事行政管理程序1.1 目的为规范日常管理，正确实施劳动法和规范劳动管理，特制定本程序。1.2 范围本程序适用于各子公司的行政事务管理。具体包括入职、担保、试用、异动、离职、考勤、请假、礼仪、奖惩、日常工作、管理模式、执行、工作计划、信息传递、工作审批/配合/回复、投诉、会议、培训、档案、保密、印章、差旅、通讯、总务、文具申领、名片印刷、工程维保、住宿、膳食、车辆、安全、5S、薪资、福利等。1.3 职责本规定由公司根据集团相关文件和精神负责制订、推行、检查、解释和修订,公司人事行政部负责指导、监督，各子公司的日常事务管理均须按本程序执行。 1.4 内容1。4。1 入职1.4。1。1 应聘人员通过行政部门和使用部门的面试后，由人事行政部向应聘者发出录用通知,驻外子公司招聘的则由子公司负责行政的岗位人员向应聘者发出录用通知.1.4。1.2 被聘用人员入职时需持本人身份证、毕业证原件、复印件,1寸彩照3张等资料到人事行政部办理入职手续，有担保要求的职位办理担保手续后方可入职，如证件或手续不齐，人事行政部有权拒绝其入职。驻外子公司招聘的新员工必须向公司总部人事行政部作资料备档.1。4。1。3 入职手续完成后新员工到相应的用人部门报到。1。4.1.4 所有新员工必须参加人事行政部或子公司组织的新员工培训.一般的，新员工培训的时间为3天。1。4。2 担保1.4.2。1 因业务的特殊性质,为了使劳资双方互信及更好地合作，公司实行一定范围内的担保制度。1。4.2。2 根据公司规定,特殊岗位必须办理担保手续.担保方式为第三者担保和现金担保,担保人根据岗位不同可以是本地户口。1。4.2.3 新员工入职时15日内办理好担保手续,无正当理由延期的，可以暂扣薪资3000元作为现金担保，每月从员工薪资中暂扣500元，扣完6个月满3000元后即止.1。4.2。4 如现金担保，则在员工担保手续办理齐全或离职时退还.如员工出现严重渎职、营私舞弊或违法乱纪等现象出现，给公司财产和声誉造成重大损失者,而该员工无力或无意承担，公司可根据受损失状况和程度，部分扣除或完全扣除员工担保金，或向承保方追索赔偿,并可依法对其追加处罚甚至上报公安机关追究其刑事责任。1.4.3 试用1.4。3.1 新录用人员在试用期内皆为见习职位,需经试用考核合格后才予以正式任用。1。4.3.2 新入职人员见习试用期一般为一个月,一般管理人员试用期为二个月，高级管理人员试用期为三个月。1。4。3。3 升职考核期为一个月。1.4。3。4 试用期员工在试用期间如有严重的违纪或违法行为，或品行恶劣、道德败坏者,可当即认定不合格,予以遣退。1.4.3.5 试用期满，经考核合格者，予以转正;经考核不合格者，予以解聘，或者视其情况而定可延长试用期，但最迟不超过3个月；升职人员考核期不合格者，一律退回原岗位。1.4。4 异动1.4。4.1 人事的异动包括:升、降、调、辞、退。1。4.4。2 人事异动必须填写员工异动申请单，报相关权限人审批,送人事行政部备案归档，未批准的异动申请直接退回原申请部门。1。4.4。3 经批准的异动，如涉及薪资调整的,需子公司经理审核、行政经理核定,公司总经理审批。1.4.4.4 异动人员正式异动前，必须办理异动手续和做好工作交接。1.4。5 离职1.4.5.1 离职分为辞职、解雇、退训、开除、自离五种。1.4.5。2 员工正常辞职应该提前1个月申请，提前15天（从人事行政部门批准之日算起）填写辞职申请单，经本部门负责人同意、子公司经理审批，交人力资源管理部门备案。1.4.5.3 辞职申请未经公司核准前，应继续服务,不得先行离职,否则视为自离.1.4.5.4 离职工资结算办法：1。4。5.4.1 无论以任何方式离职，均需完成工作移交清单上所列项目,缺少任何一项公司将视情况予以扣除一定金额补偿金。1.4.5。4。2 无论以任何方式离职，工资发放均需在次月发薪日领取.特殊情况，需由经理批准。1.4。5。4。3 自离者不发放任何薪金，不办理任何手续，但有财务交接不清者，公司保留追加赔偿的权利。1。4.6 考勤1.4。6.1 公司正常工作时间为上午8：3011：45，下午13：1518：00，每周工作六天,周日、国家法定节假日休息，因季节变化需调整工作时间由子公司行政另行通知。1。4。6.2 在节假日正常对外开展业务的部门或人员，可以根据实际情况安排轮休或发放加班工资，但二者不得重复执行.1.4。6.3 所有员工上下班必须自己打卡，任何人不得代他人或由他人代打卡。1.4.6。4 上班时间开始后5分钟内到者，按迟到论处，超过30分钟以上者,按旷工半天论处.提前30分钟以内下班者，按早退论处，提前下班超过30分钟者，按旷工半天论处。1。4.6.5 每月累计旷工达3天者，按自离处理。特殊情况下，扣除9天工资，并给予记大过一次处分。连续旷工超过3天者，按无条件自动离职论处。1.4.7 请假1。4.7.1 请假按照性质的不同可以分为：事假、病假、公伤、婚假、丧假、产假等。事假：因私事必须本身处理者可请事假，每年累计以7天为限。病假：因病或非因公受伤，凭医院病休证明，准以病假处理。公伤：因公致伤残，持医院诊断证明经人事行政部确认，可按公伤假考勤，公伤假期间照发基本底薪.婚假：入职满二年的正式员工结婚持结婚证书,享受婚假3天。因对方在外地工作而需到外地结婚的酌情计路程假，婚假期间基本工资照发,路费不予报销。婚假不能分段使用。产假:工作期满三年以上者可享受有薪产假。女职工产假为九十天，其中产前休假十五天。难产的增加产假15天。多胞胎生育的，每多生育一个婴儿增加产假十五天。怀孕流产的,根据医院的证明和实际情况，给予一定时间的产假。1。4.7。2 请假审批权限：一般员工请假1-15天由子公司经理签署生效， 15天以上还需经公司总经理签署生效。子公司经理请假13天由上级经理批准，超过3天以上由公司总经理签署生效。非特殊原因，为不影响部门工作的正常运转，原则上公司不批准超过7天以上的长假。任何请假必须到承担本部门薪资核算的部门备案，所有请假必须到人事行政部备案。1.4。7。3 除因急病或突发事故不能自己办理请假手续者可由同事或子公司经理代为办理外，未办请假手续而离岗者以旷工论处.1。4。8 礼仪1。4.8.1 工作时间按规定着工作装，穿着必须整齐，大方、得体.1.4。8。2 仪表整洁、发型适宜、梳理整洁，男士不留胡须，女性不化浓妆.1.4.8。3 上班时间精神饱满,态度和蔼，面带微笑.1.4.8.4 与客户谈话时，要保持微笑，用清楚、简明的语言回答。1.4.8.5 工作时间须讲普通话。1.4.8。6 避免在客户面前与同事说客户不懂得的话及方言。1。4.8。7 办公区域禁止吸烟。1.4。8。8 工作时间不得闲谈、聊天,更不准讲粗话、脏话。1.4.8.9 工作时间禁止看书、看报、睡觉、吃零售、听收音机、办私事.1.4。8.10 工作时间不得接打私人电话，不准在工作岗位上接待亲友。1。4.8.11 对客户提出的一切要求和意见,要迅速答复，如自己不能处理的,应及时向上级子公司经理汇报，不要自作主张。不准与客户争吵，即使对方是错的。1.4。8.12 在客户面前要避免说“不、“没有”等字眼，要设法为客户提供热情、周到、合理、满意的服务。1。4。9 奖惩1.4.9.1 奖惩的类别分为：奖励种类：表彰、奖金、嘉奖、小功、大功。惩罚种类:申诫、警告、小过、大过、开除.1.4。9。2 同年度功过相抵标准：嘉奖抵警告，小功抵小过，大功抵大过.1。4.9。3 奖励规定说明：嘉奖：每次奖励现金10-50元。小功:每次奖励现金50-100元。大功：每次奖励现金100-500元。奖金:一次奖励现金若干元。1。4。9.4 员工有下列行为之一者，予以嘉奖：A、维护公司利益，勇敢制止或揭发他人违纪行为，有具体事实者.B、维护集体荣誉、团结互助、带动同事提高业务水平确有事实者。1。4。9.5 员工有下列行为之一者予以记小功：A、研究工作改善方法,提高工作效率或降低成本确有成效者。B、遇到灾难勇于负责并进行妥当处理者。C、及时检举、揭发违法规定或损害公司利益之案件，使公司免受损失者。1.4。9。6 员工有下列情况之一，给予记大功:A、遇到意外事故或灾难，奋不顾身，全力抢救并减少公司损失者。B、配合客户要求深受赞许，扩大业绩面或开发出重要客户者。C、对公司有重大贡献或促进荣誉者。1。4。9.7 惩罚规定说明：申诫：给予批评不予罚款。警告：每次罚款10-50元。小过:每次罚款50100元.大过：每次罚款100200元。1。4。9.8 有下列情形之一，给予申诫：A、工作态度不认真，做事不积极,消极、敷衍但暂未造成事故的。B、其他轻微违反公司制度未造成后果或首次违反不适宜给予罚款的。1。4。9。9 有下列情况之一，予以警告:A、上班迟到、早退或未穿工衣未戴工牌上班者。B、参加培训或会议人员迟到或早退10分钟以内者。C、打卡、打饭时故意拥挤或大声起哄者.D、上班时间看书报、聊天或串岗者。E、不服从管理人员指挥或督促,情节较轻者。F、不经上司同意而擅自离岗未造成损失者。G、浪费粮食、水电或浪费公物情节严重者.1.4.9。10 有下列行为之一者予以记小过一次:A、上班时间玩电子游戏者.B、对同仁恶意攻击、诬陷或制造伪证寻衅者。C、未经许可携带外人入公司寄宿或参观公司机密者。D、擅自不参加公司规定之会议或培训者。E、涂改考勤卡或代人打卡者。F、参加培训或会议人员迟到、早退20分钟以上者。1.4.9.11 有下列情形之一给予记大过一次（凡给公司造成损失的应予以赔偿损失）:A、在工作期间擅离职守，导致事故发生，给公司造成重大损失者.B、丢失主要公物或泄露机密未产生不良后果者。C、不服从管理人员监督指挥,经劝说仍不悔改者。D、无正当理由一个月内无故旷工2天者。E、滥用职权，假公济私，情节重大者。F、打卡不上班,偷盗公司工时者。1。4。9.12 有下列情形之一给予开除（凡给公司造成损失者应赔偿损失,情节重大者移送公安机关处理）: A、违反公司管理规定或制度，过失重大造成极坏影响者。B、聚众闹事,妨害公司管理情节严重者。C、故意毁坏商品、固定设施、工具、原材料及公司其他财产或他人财物.D、盗窃或占有公司或他人物品为己用者。E、在公司内聚众赌博或吸食毒品者。F、不听从调遣，不服从上级安排，对同仁或者管理人员言语威胁，恐吓或粗暴行为，造成严重后果者。G、年度内累计两次记大过者.H、捏造事实诬陷他人造成恶劣后果者.1。4。10 日常工作1.4.10.2 工作执行规定各级人员必须按时、按质、按量完成其直接上级布置和下达的各项任务(其执行标准以各项任务下发时的具体要求为准）,如有拒绝执行或未按相关执行标准完成任务上级指示的，根据事态的影响及造成的损失,对当事人处以警告到记过的行政处罚,或课以10-50元的罚金。1.4.10。3 计划管理每月1日19：30前(如遇节假日则提前一天），各部门负责人必须向公司总经理上报月工作总结与计划。每周星期六19:30之前必须向人事行政部上报周工作总结与计划，未按时上交者（迟交或缺交者)，公司对子公司经理每次罚款20元处理.1。4。10。4 信息传递管理对公司或本公司下达的各项文件和通知,必须于接收当日传达给部门员工，同时必须做好收发记录，确保信息传递顺畅。1。4.10。5 工作审批、配合和回复对于各部门工作中遇到的重大问题,必须及时按公司的有关工作流程或有关规定向上级反映。各相关部门一定给予支持与配合，并在双方协商一致的时间内予以答复和解决.正常情况下,需要求在4小时内作出回复。最长不超过1个工作日。1。4.10。6 投诉公司员工不可以越级汇报工作,但可以越级投诉，员工如觉得上司的管理、安排和决定等有失公允，在无条件服从、如实执行直接上司的工作指令和安排的前提下，可以以电话、电子邮件或书面的形式向更高级别的领导进行申诉。原则上越级投诉的最高阶层到公司总经理.对于跨部门的投诉同样遵循上述条款。1。4。11 会议1.4。11.1 所有人员必须按时参加公司、子公司及部门组织的任何相关的会议、培训及公共活动等，不得缺席、迟到、早退。1。4.11。2 如需请假，必须有充分理由,且至少提前2个小时以上向相关权限审批人员请假并获批准。如未履行请假手续或以履行手续但未获批准者而拒绝参加者,一律以无故缺席论处。1。4.11。3 每次的会议都应书面签到，有专人记录会议内容,并存档.临时非正式会议则不作硬性规定和要求.1。4。11。4 会议期间,不得随意走动，交头接耳或喧哗（正常的讨论除外）、并一律将手机关机或调至静音状态，不得随意接听电话或中途离席，特别情况下需经相关管理人员批准.1。4.11。5 根据公司要求,每天都必须召开早晚会,一般由子公司经理主持,特别情况下，子公司经理也可指派其他人员主持。1。4。11。6 正常情况下，公司每月组织召开一次子公司经理会议，时间一般定为周六的13：0018：30，一律听取公司人事行政部安排。1.4.11.7公司、子公司及部门组织的培训和公共活动也应纳入会议管理范畴,并遵从以上相关规定。1。4。12 培训1。4.12。1 正规的培训也是一种正常会议范畴，必须遵守会议管理的相关制度和规定.1.4.12。2 除公司和子公司安排的培训外,每个部门每周至少组织2次培训，并尽可能的利用正常工作以外的时间，一般时间安排在周二和周五的19：30-21:30。每次的时间为两个小时左右.1。4。12。3 部门自行组织的培训，内容为：公司制度和文件、商品知识、工作流程、业务技能、人员素养和心态等.1.4。12.4 部门自行组织的培训,部门、子公司经理是第一内部讲师，必须承担新、老员工的培训工作.也可根据需要，指定部门其他人员临时担任。1.4.12.5公司或子公司组织的培训，除特别说明，一般由部门、子公司经理参加，各子公司经理应做好相关内容在部门内部的通报、传达或在部门内部组织再次培训。1.4.12。6 公司或子公司会根据培训内容的重要性，适当的选取内容进行考试。1。4。12.7 一般的，公司人事行政部会每月组织一次关于商品知识的闭卷考试，对考试不合格或答不到要求的部门和人员，进行罚款。1.4。12。8 每次培训都务必作好人员签到和培训记录,公司会随时检查.1.4。13 档案1。4。13。1 档案建立要标准，格式要规范，分类要合理，内容要齐全。1。4.13.2各部门必须严格按照公司确定种类的文档规范建立和管理。1.4.13.3 档案应有专人负责保管，并注意安全.未经许可，档案不得轻易借阅他人,不允许带出公司.1.4。13.4 及时对档案进行补充、整理和更新，定期或不定期清理、销毁过期文档或无价值的文档.1.4。13。5 发生人员岗位离异时，也应对档案进行移交,且档案移交要遵循相关规定和手续.1。4.14 保密1。4.14.1 商业秘密文件保密规定：A、资料和图纸一定要标示密级或者摆放整齐,严禁擅自扩大公开范围；借阅资料要登记，严禁擅自复印、打印、传真公司秘密文件；严禁将资料带出公司.B、通过网络打印机打印保密资料，一定要迅速领取;工作调动后应及时清理，移交所保管的文件和资料。1。4.14。2 网络安全保密规定: A、严禁擅自开封计算机机箱。B、公司OA系统和重要电子文档应设置密码，不得将密码泄露给他人。C、严禁破解或盗用他人OA系统密码。D、严禁擅自对计算机网络数据进行备份。E、严禁擅自将带软驱的计算机进入公司内部网络。F、操作要正确以免计算机网络备份数据丢失。G、严禁擅自从计算机内拷贝公司文件、资料携带出公司.1。4。14。3 经营管理信息保密规定：A、严禁泄露产品档案，产品销售底价。B、严禁泄露公司政策,发展规划,促销方案,泄露尚未公开的重要人事计划。C、严禁泄露产品关键件，重要件的进货渠道等信息。D、严禁泄露本人或他人的工资金额。E、严禁泄露出差携带的现金和财务部门存放的现金状况.F、严禁泄露银行帐号等重要财务资料,财务信息，严禁泄露客户的经营信息等商业秘密。G、严禁泄露未进行或正在进行的贸易，技术等谈判秘密。1。4.15 印章1.4.15。1 部门任何人员不得以任何理由私自刻制公司及子公司公章。1.4。15.2 对公司及子公司下发各部门的公章必须由专人保管，一般情况下由子公司经理指定财务专人管理。1.4。15。3 印章和票据的使用，必须按规定颁发、领用、缴回和封存, 并严格登记,在负责人的同意下方可使用.1。4。15。4 印章和票据应置于安全的地方,严禁擅自将公章携带出办公室。1。4。15.5 发现印章、票据的丢失，被盗，被盗用,被伪造等情况应立即报告并采取有效防范措施。1。4。16 差旅1.4.16。1 正常的日常业务差旅，公司给予一定程度上的费用报销和补贴。1。4.16.2 根据不同的岗位,设立不同的费用报销标准和方式。1。4。16.3 差旅报销的交通工具和票据为公共汽车和摩托车,不接受出租汽车等其他交通方式的报销。1.4.16。4 子公司经理实行定额补助,业务员和后勤人员实行限额实报实销.1.4.16。5 其它情况下,公司及子公司正式组织的会议、培训等活动，另行凭票实报实销，不包含在上述标准内。1。4.17 通讯1.4。17。1 移动通讯费用采用定额报销的方式,在限额以内，据实报销；实际产生话费低于限额的部分，公司不再给予任何补贴，但若超过限额，则超过部分由使用人自行承担.公司先代为支付，然后从工资中扣除。1.4。17。2 固定电话费用管理：公司及子公司根据部门的实际需要，设定费用标准,如超过标准，则由部门自行承担，共同分摊。1。4.18 总务后勤事务1。4.18.1 固定资产申购：A、审批权限： 01000元，由子公司或部门经理审核，公司总经理审批；超过1000元,需经过公司总经理批准。1.4。18。2 名片印制:A、公司统一规范名片的规格尺寸、版面设计和印刷，部门人员不得随意私自改变名片设计方案或私自印刷与公司设计或职位称呼不符的名片。B、个人单次印刷名片的数量不超过两盒.1。4。19 住宿A、公司租赁房屋，作为住所，供员工居住。B、公司不提供免费住宿，员工需每月交纳 元住宿费，公司代为支付,并从员工工资中扣除。C、员工水电、煤气费自理。D、如员工不在公司住宿，则免收房租，但不给予任何补助。E、子公司经理单独居住一间房屋，其他员工根据实际情况酌情安排,一般一个房间住2-4人，男女务必分开居住，不得混居一室（夫妇除外）。F、保持宿舍内的环境整洁，安排员工轮流卫生值日G、不得在宿舍内打牌、赌博、酗酒。H、不得私自乱拉乱接电源线，不得在宿舍内使用高温，高电压（350W以上)炉具及其他电器.I、厉行节约，杜绝浪费，爱护宿舍公共财务，如有损坏，照价赔偿。J、未经批准,上班时间不得返回宿舍。K、电视应在23：30前关闭。住宿人员晚上24点前必须返回宿舍休息。L、未经许可不得私自留宿他人，员工亲友有需要在公司宿舍留宿的，13天需经部门或子公司经理批准,3-7天需经上级经理批准，超过7天以上需经过公司总经理批准。并由员工本人提供安全担保，如有证据证实因外来住宿人员造成公物损坏、钱财丢失等现象，被担保员工本人承担经济赔偿责任.M、原部门离职人员，在办理离职手续后必须在三天内离开公司宿舍区.1.4.20 膳食A、公司提供膳食的场所和餐饮工具，但不承担伙食费用，各自行解决.C、部门员工应按公司规定的、合理时间内就餐，不得在正常工作时间内煮饭、用餐,违者按早退或上班时间办私事的制度和条款处理.1。4.21 车辆A、根据工作需要，公司为每个子公司配备一定的交通工具作为货物运输工具.B、除部门子公司经理外，人事行政部、车管部对车辆和驾驶员有监管权。关于车辆维修和保养等项目必须接受车管部的指挥和领导。C、车辆由部门送货员专人使用和保管，且送货员具备有效的驾驶证件和相关手续，不得借于其他人员驾驶。D、驾驶员必须遵守交通法规，安全驾驶，并依照公司要求和规定每日填写行车日志.E、车辆须到指定的加油站加油，否则费用由驾驶员自行承担,特殊情况下需经车管部主任批准.F、按要求进行停放、定期维修、保养。G、部门任何人员不得以任何理由利用车辆从事与工作无关的任何活动。H、详细条款和未尽事宜，参照车辆管理手册。1.4.22 安全A、必须做好防火、防抢、防盗的工作，保证本部门人、财、物的安全.B、办公场所，严禁吸烟。C、办公场所及仓库必须配置消防设置，并放置于指定位置，部门人员都能合理操作。D、必须确保仓库的货物及财产安全,仓库的岗位职责人为仓管员，子公司经理也可以根据实际情况安排其他岗位人员，公司给予相关人员每月50元的补贴。E、车辆注意停放于指定安全的地方，并随时上锁。F、办公室、仓库、宿舍等地方的钥匙要妥善保管，不得转借于外部或与工作无关的部门其他工作人员。G、客户资料和档案注意妥善保管、保密。H、电脑使用必须注意网络安全，安全保管自己的系统密码，不盗用别人系统密码.I、夜间应尽量避免单独出行，不宜携带贵重财物1。4。23 5S 1。4.23.1 5S管理内容整理SEIRI将有用的和无用的物品分开。将无用的物品清理走，将有用的物品留下。整顿SEITON有用的物品留下后，依规定摆放整齐。定位、归位、标识，保证能在30秒时间内找到要找的东西，将寻找有用物品的时间缩少为零。清扫SEISO将岗位及周围环境保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态。对清扫的过程有具体明确的频次及规范要求.（如每次下班时整理桌面,中午与下午下班各一次）清洁SEIKETSU将整理、整顿、清扫进行到底,并且制度化；管理公开化，透明化. 维护成果，根绝一切污染源、质量污点和安全隐患。素养SHITSUKE1.4.23。2 执行每位员工养成良好习惯,自觉进行整理、整顿、清扫、清洁的工作。必须日常进行建设和维护.每个周六16：3018：00团队整体作业.1。4。23.3 稽查人事行政部不定期例行检查。1。4。24 薪资发放1。4.24。1 公司规定在每月某一日期为发薪日期，如遇节假日可适当提前或顺延。1.4.24。2 工资发放形式采取银行转帐方式，将工资直接汇入公司员工指定和对应的银行帐号.1。4。24.3 新入职员工在发薪日之前到指定银行办理开户，并向人事行政部提交帐号。1.4.24.4 各种形式的离职发薪亦采取同上办法。