款项支付管理办法.doc

款项支付管理办法
第一部分总则2
第二部分工程类付款2
第三部分材料（设备）采购付款3
第四部分预借款项4
第五部分日常费用5
第六部分薪酬福利11
第七部分税费支出12
第八部分专项支出12
第九部分报销时间的具体规定14
第十部分附则14
第一部分总则
一、为了加强公司内部管理，规范公司财务款项支付行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制款项支出，特制定本办法.
二、本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况,将款项支出分为工程相关支出、材料（设备)采购、预借款项、日常办公费用、工资福利、税费支出及专项支出等，以下分别说明各项支出具体的财务支付报销制度和流程.

三、本制度适用公司全体员工。
第二部分工程类付款
一、付款审批流程：工程施工单位提出书面付款申请（合同)→公司工程部填制《付款申请表》→工程部经理审核→公司财务部负责人审核确认→公司总经理(董事长）→出纳支付。
二、付款应附资料： 
（一） 施工单位付款申请书（合同）
（二）付款申请表
（三）工程质量验收报告(依节点）
（四)工程现场施工进度照片
（五）发票（收据）
(六)供货单位信息(营业执照副本复印件、公司付款信息等，并已盖公章）
三、公司各职能部门及负责人对工程付款审核要求: 
（一） 公司工程主管、工程经理对工程质量是否符合国家标准以及工程进度是否达到合同约定的付款条件及付款比例提出意见，对工程进度是否达到付款节点，是否符合合同约定付款条件并依据工程付款预算单价(暂定单价)以及合同约定的计算标准，计算出本节点应付款金额；
（二） 公司财务部门审核要求:审核该项支出是否有资金预算，付款是否达到合同约定付款节点,施工单位提供发票是否合法合规，付款审批流程是否合规等提出意见；
（三） 公司总经理(董事长）审批。
第三部分材料（设备）采购付款
一、付款审批流程：材料（设备)供货单位提出书面付款申请(合同）→公司采购部
门填制《付款申请表》→公司财务部负责人审核确认→公司总经理（董事长）→出纳支付。
二、付款应附资料:
（一） 供货单位付款申请书合同）
（二） 工程部出具的设备及安装质量验收报告
（三） 资金支付审批表
（四） 材料购置发票
（五） 供货单位信息(营业执照副本复印件、公司付款信息等,并已盖公章） 
三、公司各职能部门及负责人对材料设备付款审核要求：
（一） 采购部门审核：对材料(设备)的采购情况提出初步意见，审核要求:对材料（设备)到场及配合情况的意见,材料的数量、质量、价格、付款条件等是否符合合同要求；
（二） 公司财务部门审核要求：审核该项支出是否有资金预算,并从该项付款是否达到合同约定条件、供货单位提供发票是否合法合规、付款审批流程是否合规等方面提出意见；
（三） 公司总经理(董事长)审批.
第四部分预借款项
一、借款管理规定
（一） 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续.
（二） 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支.
(三）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
（四)借款销账规定
1、借款销帐时应以《借支单》为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；
2、借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
（五）借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
二、借款流程
（一） 借款人按规定填写《借支单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。
（二） 审批流程：借款人签字→主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
（三） 出纳付款:借款凭审批后的《借支单》到财务部办理领款手续.
第五部分日常费用
一、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算.
二、费用报销的一般规定
（一） 报销人必须取得相应的合法票据（具体见公司《票据管理制度》)，且发票背面有经办人签名.
（二） 填写报销单应注意：
1、根据费用性质填写对应单据；
2、严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；
3、金额大小写须完全一致（不得涂改）；
4、简述费用内容或事由.
5、报销的票据按规定粘贴在报销单后面（详见《报销单粘贴要求》）。
（三） 按规定的审批程序报批。
（四） 报销5000元以上需提前两天通知财务部以便备款。
三、费用报销的一般流程
（一） 500元以下报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→出纳支付。
（二） 500元以上，2000以下报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→副总经理签字→出纳支付。
（三） 2000以上报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→董事签字→出纳支付。
四、差旅费报销制度及流程。
（一）费用标准：
1、本公司员工出差可按以下规定乘坐交通工具,并予以报销:
公里
级别
200以内
200—500
500—1000
1000以上
一般员工
硬座/汽车
硬座
硬座/硬卧
硬卧
部门主管及助理级
硬座/汽车
硬座
硬座/硬卧
硬卧
副总经理
硬座/汽车
软座/硬卧
软座/软卧
飞机
总经理及以上
硬座/汽车
软座/硬卧
软座/软卧
飞机
注1:火车夜间行车或超过12小时路程可乘坐同等标准的卧铺。

注2:乘坐以上交通工具,应凭票报销;乘坐公司交通工具者不再报销.
注3：乘坐飞机，应事先经副总经理或以上主管批准。
注4：乘坐飞机、动车组等交通工具的,原则上应乘经济舱。
2、员工出差的住宿标准：
级别
住宿标准（元/日)
一类城市
二类城市
三类城市
四类城市
一般员工
170
150
120
100
部门主管及助理级
230
200
180
150
副总经理
350
300
250
200
总经理及以上
实报实销
实报实销
实报实销
实报实销
注：上表所指一、二、三、四类地区分别为：
一类城市：北京、上海、广州、深圳；
二类城市：厦门、大连、青岛等沿海发达城市及各省会城市;
三类城市：长三角、珠三角、县级城市;
四类城市：除一、二、三类外的其他地区.
(二)费用标准的补充说明：
1、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，按实际发生额报销；超出住宿标准部分由员工自行承担。
2、实际出差天数的计算以实际往返日期为准，但要和出差申请表中的填写的行程对比，超出行程范围内的天数，经核实不属于工作范围内的，不予计算，并扣除相应工资.
3、伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4、宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费,同时扣减出差人当天所属正餐的伙食补贴.例如是中午宴请客户的，就扣除中午的餐补；晚上宴请的就扣除晚上的餐补。
5、出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用.
（三)报销流程
1、出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,出差申请单由总经理批准。
2、借支差旅费:出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项.
3、购票： 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票(原则上机票一律用银行支付，特殊情况不能用银行支付的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。
4、返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《费用报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。
五、电话费报销制度及流程
（一)费用标准
1、移动通讯费:为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位,根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准等待议。
2、固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话,并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
（二）报销流程
1、公司人事行政部每月初(10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。
2、财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续.
3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）.
5、固定电话费由行政部指定专人去电信局办理自动扣款协议，每月扣款后及时查询扣款明细，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因,特殊情况报总经理批示处理办法。
六、交通费报销制度及流程
(一）费用标准
1、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下领导审批同意后可以乘坐出租车；
2、市内因公公交车费(含地铁）应保存相应车票报销.
（二）报销流程
1、员工整理交通车票（含因公公交车票),在车票背面签经办人名字，并由人事行政部派车人员签字确认,按规定填好《费用报销单》。
2、审批:按日常费用审批程序审批。
3、员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
七、办公费及低值易耗品等报销制度及流程
(一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
（二）报销流程
1、购置申请： 对于要求添置资产的部门或个人应填写《资产购置申请单》,直属部门经理批准，财务部审核（依据预算或其他)，最后总经理签字批准。
2、报销程序:报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支.
3、费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用.办公库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
八、招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
(一）费用标准
1、招待费:为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
2、培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人事行政部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人事行政部.人事行政根据实际需要编制培训计划报总经理审批.
3、资料费:在保证满足需要的前提下，尽量节约成本,注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4、其他费用：根据实际需要据实支付.
(二）报销流程：
1、招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2、培训费由人事行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3、资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续.
4、其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第六部分薪酬福利
一、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
二工薪福利支付流程
（一）工资支付流程：
1、每月5日由人事行政部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、考勤统计、社会保险等信息）转交财务部;
2、总经理提供职工月度奖金分配表；
3、财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;
4、总经理对工资表进行审核签字；
5、每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资;
6、每月18日前员工到人事行政部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
（二）临时工资支付流程同工资支付流程。
（三）社会保险支付流程：
1、由人事行政部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;
2、社会保险金由财务部协助人事行政办理银行托收手续，扣款前财务部应将扣款明细交人事行政部专人签字确认,若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
（四） 其他福利费支出由公司人事行政部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续.
第七部分税费支出
一、缴纳的税费系指公司在日常经营过程中应依法缴纳的各种税费。
二、付款审批流程:公司财务部门填制付款审批表→公司领导签字批准→扣款或出纳支付。
第八部分专项支出
一、专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等.
二、软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
（一)填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批.
（二)报销标准:相关的合同协议及批准生效的购置申请.
（三）结账报销：
1、资产验收（软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续,按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；
2、按资金支出规定审批程序审批；
3、财务部根据审批后的报销单以银行转账形式付款；
4、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
三、其他专项支出报销制度及流程
（一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。
(二）费用标准：此类费用一般金额较大,由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等）,经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批.
（三）财务报销流程
1、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
2、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
3、付款流程：
（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定）；
（2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批；
(3）财务部根据审批后的报销单金额付款；
（4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第九部分报销时间的具体规定
一、为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
（一)财务报销：公司财务部每周四为财务报销日.若当月的最后一个报销日在该月的28日以后,为了便于财务部集中时间月末结账,该报销日停止财务报销。
(二)借支及其他业务的不受以上的时间限制,可随时办理.
第十部分附则
一、本制度解释权归公司财务部。
二、本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效.
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