外贸单证操作流程及注意事项.doc

外贸单证的操作流程及注意事项 外贸单证的操作流程及注意事项1客户询盘： 一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2报价： 业务部及时回复客人查询,确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3得到订单: 经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order. 4下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划. 5业务审批: 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同.审核表要由业务员签名,部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行.如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行.合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6。1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2:如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3:如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7 验货: 7。1：在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂. 8制备基本文件： 工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票,装箱单等文件（应由业务跟单员制作,交给单证员）。 9商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条. 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10。2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10。3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位.拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求，等内容. 10.4向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时.要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间,柜型及数量，装柜地址,报关行，及装船口岸等.如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11。2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。11。3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12委托报关： 在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单.通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸,船公司,定仓号,柜号，船开截关时间,拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。13。2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单.仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容.如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记. 14 准备其他文件： 14。1商业发票:L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理. 14.2FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书,需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工. 14。3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节,包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额,包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书,发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14。5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重,净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15交单： 15。1采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误，才交银行议付。 15.2采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜.拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17文件存档： 所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集运价变动,船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助.