网络会议使用管理细则.doc

电话、视频会议系统使用管理细则
为加强公司电话、视频等网络会议使用管理，规范公司网络会议资源申请及使用流程，充分发挥网络会议系统的功用,确保网络会议规范、高效、安全运行，结合公司《会议管理办法》,特制定本实施细则，具体规定如下:
一、定义
本细则所述网络会议是指利用公司网络会议系统，跨地域召开的在线会议类型.网络会议主要包括电话会议和视频会议。
公司目前延用的电话会议系统为“优听"及“八爪鱼"；视频会议系统为“好视通"视频会议系统。设备种类及适用范围如下:
(一）视频会议设备
好视通：支持百人同时在线,文字、语音、视频等多种交互方式。
适用：使用网络的全国所有职场的远程会议远程培训。
（二）电话会议设备
（1)优听:可实现十几人多方通话,支持电脑会议发起方式，简便快捷，随意掌控会议发起时间.
适用：使用网络,总裁办会议、其他重要跨区会议。
(2)八爪鱼:支持三方通话，集体会议通话清晰。
适用：电话拨号，总裁办会议、其他重要跨区会议。
二、管理部门
（一）总部行政管理中心会务组是公司网络会议系统使用管理的归口部门，负责网络会议的统筹规划及组织协调工作，主要职责如下:
1、负责本细则的实施、修订及日常监督检查工作；
2、负责公司各类网络会议申请的审核、账号派发工作；
3、负责总部网络会议的日常管理及服务工作;
4、负责协调分公司做好网络会议的技术保障和相关服务工作。
(二）总部营建中心网络组主要负责网络会议系统的技术支持与保障工作,主要职责如下:
1、负责网络会议系统的网络调试、设备维护及技术保障工作;
2、负责拟定网络会议系统的操作规范并组织实施,定期开展相关培训.
（三）分公司兼职会务管理员
各区域、分公司设置兼职会务管理员，一般为行政岗人员担任,具体职责如下:
1、负责地方网络会议的日常管理及服务工作,包括网络会议系统设备、麦克风、音响及网络模块等设备的日常使用及维护；
2、参加总部组织的专业培训，并在营业部进行宣导，组织、落实网络会议操作规范；
3、负责会前、会中、会后的相关会务服务及联络工作。
三、申请流程
总部各部门及分公司会议举办单位如需使用公司网络会议系统组织召开会议的，须提报会议申请，具体流程如下：
(一）职场网络测试
会议举办单位如第一次使用网络会议系统的,需提前2个工作日向行政管理中心会务组询问具体使用方式，由会务组人员配发虚拟账号测试所在职场的网络环境及软件的使用情况，如职场网络有问题的，须及时联系营建中心网络组对接人员沟通解决。职场网络能够支持网络会议系统的，则可进行网络会议申请流程。
（二）网络会议申请流程
1、视频会议申请流程（好视通）
会议举办单位确认所在职场网络连接无问题后,须提前1个工作日提交会议申请邮件，将《会议申请表》（详见附件一）黏贴至邮件正文，邮件内容须包括会议名称、会议起止时间、会议人数、会议需求。
总部网络会议申请邮件经部门负责人审核同意后,提交至行政管理中心会务组，经会务组人员审核无误后，分配“好视通"视频会议账号至主办方后,会议主办方即可发布视频会议通知。总部网络会议申请流程如下：
会议举办单位经办人→部门负责人审核→行政管理中心会务组审核、派发账号→流程结束
分公司网络会议申请经分公司负责人审核同意后,提报至业务端管理部审核，审核无误后提交至行政管理中心会务组，经会务组人员审核无误后，分配好视通视频会议账号至主办方后，会议主办方即可发布视频会议通知.分公司网络会议申请流程如下：
会议举办单位经办人→分公司负责人审核→业务端管理部审核→行政管理中心会务组审核、派发账号→流程结束
2、电话会议申请流程（优听、八爪鱼)
公司默认网络会议使用系统为好视通会议系统，举办单位如申请优听及八爪鱼电话会议设备的，须提前1个工作日提交会议申请邮件,按照流程要求逐级审核后提交至总部行政管理中心会务专员处,经会务专员、会务主管审核后，提报至行政总监最终审批同意，由会务组人员安排会议账号派发工作。优听、好视通会议申请流程如下:
总部：会议举办单位经办人→部门负责人审核→行政管理中心会务组审核→行政总监审批→会务组派发账号→流程结束
分公司：会议举办单位经办人→分公司负责人审核→业务端管理部审核→行政管理中心会务组审核→行政总监审批→会务组派发账号→流程结束
四、会议要求
（一）会前设备调试
网络会议会场应满足会议需要，环境整洁、设备齐全。各与会单位会务管理员须在网络会议开始半小时前配合主会场会务管理员进行系统设备调试，保证所需设备提前到位，规范操作，保障整个会议过程的网络传输效果。
(二）会议签到流程
主会场会务管理员在会议开始前十五分钟须对各分会场进行点名签到,并将结果上报会议主持人，与会人员因故中途离场应发送即时消息至会议主持人,说明离场原因及时间。
(三）会场纪律
会议召开期间，与会人员须遵循以下纪律要求：
（1)与会人员应自觉保持良好会场秩序，不得随意走动、中途无故退席；应关闭手机或将手机调至静音，不得打断或干扰他人的发言,影响会议进行。
(2)各与会单位应保持安静，不安排发言的分会场应将麦克风置于静音状态,需要发言时请举手示意或发送即时消息至主会场主持人,得到允许后方可开启麦克风进行发言.
（3）为保障网络视频会议效果,建议使用有线网络连接,使用个人笔记本终端时,建议耳麦采用外置设备。
（4）各会场会务管理员要坚守岗位,保障系统的平稳运行，应根据会议需要，及时切换会场画面.
（5)非与会人员不得进入电话、视频会议室，保持会议室的安静。
（6)各分会场会务管理员应实时监控设备运行情况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风,保证分会场与会人员正面出现在视频会议镜头范围之内.设备或网络出现故障时，应及时排除，并向主会场汇报。
(7)会议期间，各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后,按操作流程关闭电话、视频设备。
五、罚则
（1)与会单位须严格遵守网络视频会议会场纪律，对于不遵守公司制度或违反操作规范造成会议运行故障的，将中断其系统连接，并在会后依据公司《员工违规处罚暂行规定》相关细则进行处理。
（2）与会人员及会议记录人员对会议内容负有保密责任，严禁私自泄露涉及公司机密的会议内容，一经发现,将依据公司《员工违规处罚暂行规定》相关细则进行处理。
附件：
会议申请表（总部部门）
申请时间
20 年 月 日
会议类型
口电话会议 口视频会议
发起部门

经办人

联系方式

会议名称

会议时间
20 年 月 日 时至20 年 月 日 时
会议地点

会议人数
人
茶水
口是 口否
会议需求
口投影 口电脑 口激光笔 口录音笔 口摄影 口摄像
口座签 口黑色白板笔 口红色白板笔 口其他：
部门负责人

行政管理中心

注：此单适用于总部部门会议申请,部门负责人审批同意后,提交至行政管理中心会务组
会议申请表(区域/分公司）
申请时间
20 年 月 日
会议类型
口电话会议 口视频会议
发起部门

经办人

联系方式

会议名称

会议时间
20 年 月 日 时至20 年 月 日 时
会议地点

会议人数
人
茶水
口是 口否
会议需求
口投影 口电脑 口激光笔 口录音笔 口摄影 口摄像
口座签 口黑色白板笔 口红色白板笔 口其他：
区域/分公司负责人

业务端管理部

行政管理中心

注：此单适用于区域及分公司会议申请,区域/分公司负责人审批同意后，报备总部业务端管理部，需会议服务(如开通电话、视频会议账号等）的提交至行政管理中心会务组。
5 / 5