物资采购管理监察要点.doc

非经营性物资采购管理监察操作要点上海易迅电子商务发展有限公司-薛卫峰第一节 开展非经营物资采购管理监察的目的和意义一、开展非经营物资采购管理监察，是对非经营性物资采购管理规章制度的贯彻执行进行监督，保证“归口管理、集中采购,统一储备，统一结算的工作方针落到实处，促进集团化整体优势的进一步发挥,提高物资采购供应工作的整体效益，有着十分重要的意义。企业物流看似是货物的流动，伴随的则是有关客户需求、服务水平、库存状况等信息的流动，其根本是企业资金和利润的流动，它可能是我们的利润源泉，也可能会是吞食企业利润的无底洞.二、开展非经营性物资采购管理监察，是降低采购供应风险，保证企业物资采购工作高效有序进行的重要措施.三、开展非经营性物资采购管理监察，是强化采购关键环节监管，规范采购行为，堵塞管理漏洞，杜绝暗箱操作，减少企业效益流失,预防腐败，防止违法犯罪行为发生的重要手段。第二节 非经营性物资采购管理监察过程中应注意的问题及各监察点的检查方法非经营性物资采购管理监察主要是通过对12个监察要点的监察，重点检查企业贯彻执行的非经营性物资采购管理有关规章制度的情况和物资采购管理体制、运行机制的落实情况.由于物资采购的决策过程是由物资设备部、需求部门、供应商等多方因素共同作用下完成的，存在着技术、经济、社会等因素的影响,因此，监督检查难度很大。一、物资供应体制的监察1、物资供应体制的管理与规定：是否实行“归口管理、集中采购、统一储备和统一结算”的物资供应管理体制。物资设备部是上海易迅电子商务发展有限公司物资供应归口管理和集中采购部门，负责对各子公司的物资采购供应管理工作进行指导、协调监督和考核；各子公司，必须在分公司设一位领导主管，管理物资供应工作，集中采购和统一储备工作，按照规范的关联交易运作。2、物资供应体制容易出现的问题:部分企业集中采购程度不高，尤其子公司分立运作，分散采购倾向比较严重，3、物资供应体制的监察点：归口管理、集中采购、统一储备、统一结算4、监察的内容和方法(1)归口管理：通过了解各分 (子)公司的物资供应管理体制，检查是否由分公司物资供应部门归口物资供应管理，是否由一位领导主管物资供应工作。（2)集中采购：通过了解物资采购状况，检查企业内部集中采购是否达到规定要求； （3）统一储备：通过了解企业储备状况，检查是否实行了统一储备，是否实现了储备信息共享和资源统一调剂调度使用。(4)统一结算：通过了解企业资金使用和结算方式,检查企业采购资金是否由物资供应部门统一使用，储备资金是否按核定的储备定额进行控制。二、计划管理的监察1、计划管理的业务程序：需求部门按规定的时间，向物资设备部门提报需求计划，物资设备部门平衡物资需求计划，编制采购计划。2、计划管理容易出现的问题:需求部门不按要求编报需求计划,提报计划随意性大、不准确，导致计划准确率低，供应不及时;物资采购部门未按要求编制、审批采购计划等，导致出现超储、积压、浪费现象。3、计划管理的监察点：物资需求计划、物资采购计划、计划与采购岗位分设.4、监察的内容和方法(1)需求计划（2）采购计划(3)计划与采购岗位设置三、供应商管理的监察1、供应商管理的业务程序：按照物资采购管理的要求，供应商由总部物资采购部与各子公司的采购员两个层面分级管理,总部负责采购供应商、一级供应商网络管理；总部集中采购供应商、一级供应商网络未包括的物资品种，各子公司组建二级供应商网络，并负责二级供应商网络的管理.2、供应商管理容易出现的问题:属总部集中采购和一级供应商网络涵盖的物资，准入程序不规范,考核评估机制不健全;总部通报处罚过的供应商，子公司仍在继续与其发生业务； 3、供应商管理的监察点：供应商资格预审、供应商考核4、监察的内容和方法(1)供应商资格预审(2)供应商考核四、采购方案的监察1、采购方案的操作规程:物资采购分为总部直接集中采购、总部组织集中采购和企业自采3种模式.对需求计划性强的大宗、通用和重要物资，由物资设备部实施总部直接集中采购;对需求计划性较强的大宗、通用、重要物资，由各子公司在总部组织集中采购供应商的名单中实施采购；其它物资各企业可根据生产需求,采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式自行采购。2、采购方案容易出现的问题：总部集中采购物资，企业越权自行采购；可实行批量采购的物资，企业分散对外采购,造成批量采购规模优势难以发挥；已建立供应商网络的物资未在网络内采购，中间商选择比例高；供应商预选中存在着设计指定、技术指定、使用指定采购的现象。3、采购方案的监察点:采购模式、供应商选择、方案审批4、监察的内容和方法(1）采购模式（2)供应商选择(3）方案审批五、网上采购的监察1、网上采购的业务程序：企业需用的各类物资均可上网采购,凡总部集中采购的部分物资必须上网采购。属总部直接集中采购的物资,企业可以通过易迅电子商务网站录入订单或其它电子商务网站，总部组织集中采购的供应商在网上公开报价，企业根据报价等情况确定供应商,并录入采购合同。2、网上采购中容易出现的问题：网上采购补录现象严重;网上与网下采购两张皮（重复审批）；应上网采购的物资未上网采购;企业提报网上采购订单后，订单已过交货期而未编制询价方案、询价书、未录入合同，造成网上垃圾。3、网上采购的监察点：网上采购率、网上业务处理及时率、网上业务处理方式4、监察的内容和方法（1)网上采购率（2)网上业务处理及时率(3）网上业务处理方式；六、采购方式的监察1、采购方式的业务程序:物资采购方式主要分为协议采购、招标采购、询比价采购3种，属于总部直接集中采购、组织集中采购范围内的物资，由物资设备部组织各子公司物资采购部门人员与供应商进行联合谈判签订一揽子框架合作协议,按合作协议实施协议采购；属于企业自行采购物资具备招标条件的，由企业物资采购部门实施招标采购；对采购批量较小且不具备招标条件的物资采购采取询比价方式采购。企业编制询比价采购询价书后，可在一、二级供应商网络内选择3家或3家以上的供应商，向供应商发出询价书，依据询价结果确定供应商,也可通过总部网上竞价采购系统,实行网上竞价采购。2、采购方式容易出现问题:属总部组织集中采购的物资品种，企业未在框架协议确定的供应商短名单选择供应商，未按协议确定的价格执行;招标采购容易出现的问题是明招暗定、虚假招标,寻找借口、规避招标,招标程序不规范、不严谨,使招标流于形式;招标评分标准不合理，评委主观评分的分值大；标底价测算不准确，投标供应商恶意报价等.询比价采购预选的供应商未选择3家或3家以上;指定采购或明询暗定；参与报价的供应商蓄意串联,相互充当“价托”。3、采购方式的监察点:协议采购、招标采购、询比价采购4、监察的内容和方法(1）协议采购(2）招标采购(3)询比价采购七、项目管理的监察1、项目管理的业务操作：物资设备部负责项目物资采购管理工作，实施限上、限下项目分类管理。凡投资额大于十万元，项目责任单位在物资设备部指导下具体实施；限下项目采购管理工作由项目责任单位自行管理和实施,总裁办负责监督和考核。八、质量管理的监察1、质量管理的业务操作:物资采购质量管理贯穿于物资的设计选型、合同签订、运输、验收入及仓储和安装调试等采购供应全过程各个环节.包括:产品的品牌、生产商、技术规格、性能参数、质量控制标准、驻厂监造、验收标准、包装运输技术质量要求、质量检验、验收入库、售后服务、责任追溯等。2、质量管理容易出现的问题:采购部门采购物资时,技术规格参数不清、供应商选择不当、质量条款不明确、监造失察、验收入库把关不严；物资使用单位擅自处理物资质量问题，造成物资供应部门无法对供应商的产品质量进行准确分析和考核评价，并继续采购此类产品等。3、质量管理的监察点:质量检验、质量跟踪、重要设备和材料监造、质量事故4、监察的内容和方法:(1)质量检验标准(2）质量跟踪记录；（3）重要设备和材料监造(4）质量事故追溯九、价格管理的监察1、价格管理的业务程序：企业建立物资采购价格监控制约机制,明确界定采购价格分级审批权限，物资采购供应部门依据审批的物资采购计划，采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式,通过竞争和谈判确定采购价格。采购价格不得突破物资设备部发布的采购指导价格,对属于总部组织集中采购的物资，各子公司不得擅自突破物资设备部牵头组织的联合谈判小组与供应商共同谈判确定的采购价格。2、价格管理容易出现的问题:企业不注重市场价格调研，或受利益驱动，采购物资的价格,高于总部发布采购指导价格或高于市场价格；片面的追求的低价格，而忽视产品质量；物资采购价格监控制约机制不健全，对价格监管不力.3、价格管理的监察点:价格确定、价格调整4、监察的内容和方法:(1）价格确定原则；(2)价格调整原则；十、合同管理的监察1、合同管理的业务操作：按照合同管理规定，企业在签订物资采购合同时,必须有相应的通过审批的物资采购计划，杜绝无计划盲目采购。根据公司内控制度的审批权限，相应领导签字;2、合同管理中容易出现的问题：合同不按规定的程序审批,存在越级、越权审批的现象；签订的合同与采购计划不符、招标结果和签约不符；供应商不按合同履约，以次充好；合同的法律与防范意识差.3、合同管理的监察点：合同审批、合同签订、合同履行4、监察的内容和方法：(1）合同审批(2)合同签订(3）合同履行十一、资金管理的监察1、资金管理的业务操作:按照物流与资金流相统一的原则,企业采购资金要统一管理，根据采购权限和采购计划,由物资供应归口管理部门集中使用。总部直接集中采购物资的货款，按照内部转帐方式进行结算。企业自购物资的货款，在保证商业信誉的前提下，各子公司可根据本部门的生产经营实际，按合同约定条款,确定采购资金的付款方式、付款时间，以提高采购资金运营效益.2、资金管理容易出现的问题:企业结算手续、交接制度不完备;预付款管理制度不落实，合同后未及时冲销预付款，或预付款项长期不清账、不对帐,给企业造成损失。3、资金管理的监察点：资金申请、资金拨付4、监察的内容和方法:（1)资金申请（2）资金拨付十二、物资储备管理的监察1、物资储备管理的业务操作：按照物资管理规定，由物资设备部对大宗、通用、重要物资的储备实行统一调度，各子公司实行统一的物资储备管理制度，由物资供应归口管理部门对集中采购物资实施集中储备，减少二级储备。同时，各子公司要采取多种方式充分利用社会库存，并采取改代利用、降价处理、报废等方式加大积压物资处理力度，控制储备数量，减少储备资金占用。2、物资储备管理容易出现的问题:库存物资未做到统一调度、集中储备;物资储备结构不合理，库存物资长期无动态;造成库存物资积压的责任不清，没有处罚措施。3、物资储备管理的监察点:储备定额的控制、积压物资处理4、监察的内容和方法：（1）储备定额的控制（2)积压物资处理结束语 希望通过有效监察，认真总结企业在物资采购管理中好的经验和作法，积极推广；要认真分析企业物资采购管理中存在的问题，查清责任，提出整改意见，规范物资采购行为，堵塞企业管理漏洞，切实提高物资采购管理效能.