行政前台岗位明细.doc

行政前台的工作制度
1。目的
为了规范公司接待工作，合理调配接待资源,使公司前台和接待工作有章可偱、有度可依，提高接待工作效率，树立公司良好形象，提高公司的知名度和影响力。
2。权责
2.1.接待主管部门为前台部，主要职责为：负责公司接待体系建设与管理，对来访对象实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责.
2.2.接待协助部门主要为了解公司核心业务的部门,主要职责为:根据需要协助接待主管部门的接待工作。
3。岗位职责
3.1。日常接待
u接待来访者：接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。（严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌）
u接听转接电话：负责前台服务热线和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并转达给相关人员，不遗漏、延误.
u接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作,若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。
u面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知相关部门或领导进行面试。
u接待频繁往来相关人员：
a) 快递，公司内部不论发件或者寄件,通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入办公区域内部.
b） 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;
c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水，同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。
4。日常事务
4.1。负责公司员工每日考勤记录、监督每日打卡、并在月底汇总归档。(公司结合实际应出勤天数、实际出勤记录,来统计员工的出勤状况，并以此作为薪资发放的依据。考勤以每个自然月的第一天到最后一天作为一个结算月。）(参照考勤具体管理办法）
4.2。对员工每日外出办事者做好登记，外出员工并填写相关申请单.
4。3.公司交通卡和公司车辆(钥匙)使用的登记与保管。
4.4。负责公司文件的处理工作和日常文案工作,以及合同协议的录入、排版、复印、扫描等.
4.5.负责对新入职员工信息的录入，以及证件的复印和归档。
4.6。统计公司所有员工通讯信息，定时更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，应在2—3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工。
4.7.负责公司前台和总经理办公室清洁卫生，以及植物盆栽的日常保养。
4。8.接受其他部门工作安排并协助各部门做好其他工作。
4。9.积极配合各部门协助工作，以及领导临时安排的事务.
5.接待工作
5.1.来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室；
5。2.会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议桌椅归位;
5.3.茶水、点心、水果：来访客人来之前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶；接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供客人食用;
5.4.订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房。
5.5。住宿:客户到达公司时，接待人员第一时间与客户沟通行程安排，并按客户要求与公司签订的协议酒店进行预定.
内务细则:
一、日常接待
1。接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待.
2。接待咨询者，若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待.
3.接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接；接听咨询电话,若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。
4.接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。
5。面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。
6。接待频繁往来的相关人员：
a)快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部.
b）物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;
c）送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付.同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修.
二、办公用品管理
1.盘库：每月23—25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查.若有用品数量不足或已领用完,即时上报，进行补充；
2.购买：每月25—28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批.批准后，联系办公用品供应商送货；
3.领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放；
4。结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后,填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。
三、日常事务
1。保证行政电子设备的正常使用,包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障,及时联系供应商解决问题；
2.每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认;
3。每月定期统计公司所有人员通讯信息更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2—3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中；
4。名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息.确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人；
5.每周一定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中；
6。公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用；
7。公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;
8.收发传真，协助各部门员工收发业务传真；
9。协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
10.新员工入职时，提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明（身份证、学历学位证、户口本、照片）的复印件，提交办公室主任整理归档。
11.积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。
四、接待工作
1。 接待前准备工作
a)来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备;
b)会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位；
c）茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用；
d）相机：准备公司相机，为来客拍照留念所用。
e)订餐：向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房；
f) 预订酒店:如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系锦江富园大酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。
2。 会议中服务工作
a)为开会人员添加茶水；
b）按照领导要求提供会议支持；
c)安排专人负责会议中的摄像工作；
3. 会议后完善工作
a)组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送.
b)如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司网站内。
c)会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用；
d）会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处；
篇三:行政前台的工作职责
一、负责进入公司办公场所的所有的人，要用礼貌用语说：“您好， 请有有什么事情吗”？然后，叫他请坐，帮他联系要找的人，不定期客的招呼、接待、登记、导引.
二、负责公司电话总机的接线工作.拿起电话要说：“喂，您好，XX 公司”对来往电话声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语; 对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报领导处理;具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识。
三、收发公司传真、复印、熟习前台电话公司各分机号码。统计考勤等等吧
四、保持前台的清洁卫生；负责办公用品和清洁消耗用品的发放、消耗用品在以旧换新，计划申购。
五、公司按排的对外联络工作;领导按排的其它工作。
篇四:行政前台的工作职责
１、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁？”，并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;
２、卫生清洁工作:烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、茶杯；
３、总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好,‘XX公司‘。”;若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找“总经理”，判定是广告类,不应直接转入，应问清何事后转接相关部门;
４、传真信息必须在五分钟内送达相关人员；
５、负责收发管理报纸、信函；
６、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；
７、接受行政助理（助理招聘)安排的其它工作。
篇五：行政前台的工作职责
1、接听电话，接收传真,按要求转接电话或记录信息，确保及时准确。
2、对来访客人做好接待、登记、引导工作，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。
3、保持公司清洁卫生，展示公司良好形象。
4、监督员工每日考勤情况。
5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作
6、负责办公用品的盘点工作，做好登记存档.并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。
7、不定时检查用品库存，及时做好后勤保障工作。
8、负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。
9、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗。
10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补.
11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作
12、做好材料收集、档案管理等工作。
13、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作.
14、协助上级进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。
15、协助主任做好公司各部门之间的协调工作,积极完成上级交办的临时事务。