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突破传统模式，打造成功的商旅管理
一张行程单引发的思考
最近，一位朋友向我抱怨道：“上周出了一趟差，真是劳心劳力啊，出行前要去各网站搜索、预定机票、酒店,还得去多几个网站挑选性价比高的，自己垫付费用,回来后还得找各级领导签字报销，最可悲的是行程单掉了，机票费用没法报销，正愁呢.”
确实，差旅人员大都对传统的差旅流程颇为不满，出行前的搜索、预订信息、支付费用很费精力,因为这些信息通常是分散的，人工挑选合适的需花费不少时间，出行中遇到航班改签等情况还得自己亲自去办理，旅程结束后拿发票回到公司报销，如果发票丢失就只有自己倒贴了。
作为企业管理者就更头疼了，居高不下的差旅成本在吞噬着企业创造的价值，据调查，在大多数企业中,差旅支出约占企业管理成本的30％。尽管管理者们绞尽脑汁试图通过精细化管理等各种办法降低这个比例，但越来越频密的差旅活动以及由此产生的费用却一次次地打击着他们的积极性.
这是在传统的差旅管理模式下,企业和员工普遍存在的问题。对于规模较小，差旅行为少的企业还可以勉强支撑.但是,随着规模扩大，企业间跨国、跨地区的业务往来日趋频繁,这些问题的解决就迫在眉睫了。
传统的差旅管理模式存在的缺陷是显而易见的。第一，企业在承担着高额差旅费用的情况下却无法享受酒店和航空公司的优惠政策。因为在没有实施集中管理的情况下，企业的集中消费被分解成每个员工的孤立行为,对于酒店和航空服务的提供商而言不具有规模，很难调动其促销的积极性，自然难以得到大幅度的优惠，即便能够取得一定优惠，享受优惠的也基本上都是员工个人,而非企业。第二，管理过程的非透明化在一定程度上鼓励了灰色费用的产生。第三，自助式管理模式消耗了大量人力资本。第四，管理流程繁杂落后，不仅降低了管理者的管理效率还浪费了员工大量的时间。第五，缺乏先进的管理经验。
这些问题，企业该如何应对？如何摆脱传统差旅管理的弊端,降低差旅管理成本，提高差旅管理效率，打造成功的差旅管理呢？
成功的差旅管理具备哪些核心要素？
一、建立符合企业实际需求的差旅政策
企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、观光费及租车费条款、报销程序条款、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等，差旅政策条款应尽量细化以方便差旅管理公司执行,从而保证良好的管理效果。
二、差旅流程自动化
在充满竞争的社会,确保抓住一切机会，比以往任何时候都更重要.实现此目标的一种方法是，重新审视所有手动流程,例如预订、审批、报销流程，然后自动处理这些流程.
利用互联网可以使大幅度降低差旅费用成为可能,建立差旅管理系统，完成在线信息查询和预订、全球数据跟踪、电子差旅费用报告自动生成、与企业财务系统自动整合以及最先进差旅计划方案的调研和网上互动等动作.
预订系统通过自动辨认个人账号和个人身份证号码，为出差员工显示其所能够乘坐的舱位和入住的酒店,因此出差人员只需输入事先得到的个人账号,输入身份证号码即可在网上申请出差,出差申请被批准后购买机票、挑选座位、预订宾馆、租车等均遵从企业的差旅政策.
三、差旅管理融合
差旅管理公司数据能够与企业的差旅政策全面融合，当出差员工提出超出政策的要求时差旅公司将提示员工使其计划合理化，也可以选择严格地执行政策并防止他采取超出政策的行为。例如：要求始发时间段内前后X小时的价格比较、提前预订的价格优惠提醒、特惠酒店价格、酒店预付优惠价格和报销标准的对比提醒等等。
差旅管理公司的预订系统能够生成符合企业的财务对账系统、企业的CRM系统、人事系统的数据,从而最大程度地避免信息孤岛，提高工作效率,规避风险.
四、差旅事后分析和报告
完善的差旅报告，是企业进行差旅管理的重要工具。没有详尽数据和报告，就无法进行控制和管理.差旅报告是评估差旅项目是否科学、完善的重要工具。
在线差旅数据生成系统可以自动生成详尽准确的数据和相关资源,帮助提高差旅效率，有效控制成本。在线差旅数据生成系统还具有数据挖掘功能，能够根据客户的需要,提供每一笔交易的记录，并生成差旅动向.详细、有效的差旅报告可以有效的帮助企业完善差旅政策。
五、将您的差旅管理快捷化
让差旅管理变得更快捷更简单，让差旅人员减少花费在查询、订购和支付上的时间，同时让行政、财务和主管审批人员从繁重琐碎的工作流程中摆脱.据统计,正常情况下，个人通过网络查询、订购、支付到拿到报销凭证所综合耗费的时间长达2—3小时，如果行程一旦出现变化，还将花费大量时间办理更改和退票。除此之外，还有繁琐的报销、统计、审批、结算的流程。相反,当您使用专业和快捷的商旅服务后,查询订购工作仅需1分钟甚至更少的时间就可以完成，并且可以得到免费的全天候外勤支持和专业的流程和统一的财务结算支持.
谁来整合核心要素？
将核心要素整合起来并适时维护需要花费大量的人力、财力、物力以及时间,如果企业亲力亲为，不利于其专注于核心业务的发展与管理。在当前的经济环境下，企业可以有效地利用差旅管理公司,如今,随着商旅管理市场需求的变化与增加，已涌现出一批具有专业水准的差旅管理公司，如优行商旅网（ubtrip。com)作为提供商旅管理云软件、云服务的中国最大B2B互联网平台,通过对成功商旅管理核心要素的准确把握为企业提供专业的切实可行的商旅解决方案。凭借创新的商旅管理云服务完成了在线信息查询和预订、企业政策的融合、全球数据跟踪、电子差旅费用报告自动生成、与企业财务系统自动整合以及最先进差旅实践的借鉴等动作 同时,优行商旅网（）根据企业的各种实际要求和变化对差旅活动适时进行调整和重新做出安排，以确保企业差旅活动的顺利进行.
差旅管理公司帮助企业实现哪些收益？
一、大幅度降低成本
差旅管理公司一般可以让企业节省下20％左右的差旅费用，尤其是优行商旅网（ubtrip。com），通过降低显性成本、隐形成本为企业节省差旅费用高达35%。
优行商旅网（）通过专业化的采购可以从航空公司、酒店以及其他优势供应商那里得到更多优惠。从企业的实践看,集中管理下的订购折扣通常会比一般的市面报价低。这是降低显性成本中直接成本的渠道。此外，差旅集中管理还可在一定程度上降低间接成本。实施差旅集中管理后，优行商旅网)给企业提供一定的垫付额度，从而在一定程度上减少传统管理模式下出差借款对资金的占用。同时，差旅集中管理，改变以往的每次出差单独报销为月结报销，节省了人力成本.
优行商旅网(）通过集中管理模式为企业引入差旅管理员和商旅公司这两个中间角色，打破了出差人员在与航空公司或酒店直接接触的情况下可能存在的弊端或者潜规则，从而减少了差旅费用的隐性成本。
二、提高效率
借助差旅管理公司所连接的庞大旅行资源对企业的差旅管理流程进行全面调整。高效率的流程带来高效率的管理。如优行商旅网（）为企业提供高效的集中管理，个性化自动化的报表管理等。集中管理可将企业所有员工的差旅申请、审批、支付等流程集中在一个差旅管理平台中,突破时间和空间的限制，大大提高了工作效率及管理效率。此外,企业设置账户直接与服务商进行账务往来，集中定时对员工的差旅费用进行结算管理,踢除员工垫付和报销流程，省时省力。优行商旅（网）为企业量身定制差旅分析报表且由系统自动生成，方便管理者及时了解和把握企业差旅情况.
三、提高员工满意度
科学合理，简单易用的差旅流程帮助员工节省大量的工作时间.无需花费太多时间在审批、查询、订购、支付上，差旅预订费用也由企业统一支付结算，无需员工垫付,剔除了繁杂的报销程序,让员工轻松工作、快乐出行，极大提高了员工的满意度.
结论
不论您从事何种行业，也不论贵公司的规模大小，主动控制差旅费用都是今后挖掘企业费用金矿的最佳途径。挑选最专业的差旅管理公司作为您的商旅管家，您将可以完全专注于获取业务成功。在优行商旅网（)为您提供的商旅管理云软件、云服务的中国最大B2B互联网平台上,有最优质的服务，让您的企业获得端到端的、可视化、可控化的商务差旅全面解决方案；有最高效的网络化管理，能快速实现您的差旅旅管理需求,为您打造成功的差旅管理.
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