有关资料员管理的部分建议.doc

关于合肥片区资料员管理的若干建议
1、 资料员招聘
建议:同等条件下优先选择男同志，并降低学历门槛（公司要求至少本科生)。
主要考虑因素:
（1） 女同志孕、产假周期一般达10—12个月，期间项目上为保证资料收集、整理，需要重新调剂或招聘人员上岗，容易造成人员上岗不及时、资料交接不到位等问题.
（2） 资料员晋升通道相对有限，对于高学历人员没有吸引力、一般没有长期工作的打算.
（3） 男职工在工程专业性、责任心、部门沟通方面相对都较强，有利于开展工作。
2、 资料员考核
建议:
（1） 资料员的绩效考核方式调整：50%由项目技术负责人考核，50％由城市公司资料主管考核，最终考核分数直接关系到资料员与项目技术负责人的季度兑现发放.
a、 资料员当季考核60分以下的，扣发其当季季度兑现，同时扣发项目技术负责人40％的季度兑现；
b、 资料员当季考核分数60-80分区段的,扣发其30％的当季季度兑现，同时扣发项目技术负责人10％的季度兑现；
c、 资料员当季考核分数80分以上的，全额发放资料员与技术负责人的当季季度兑现.
d、 上述a-c条中，如出现因其他部门人员资料报送不及时、资料填写不规范拒不修改或故意拖延修改等因素造成的扣分现象，经查实后，扣除部门相应责任人员季度兑现的10％-30%不等。
（2） 城市公司资料主管每月对在建工程资料收集、整理情况进行检查下月对上月的问题整改情况进行复查。
（3） 每季度资料主管对各资料员进行考核评定，主要针对过程资料收集整理情况、问题整改回复情况。
（4） 关于业主单独发包的专业工程，其工程资料不可控性相对较强，因此建议将此部分的资料收集工作与项目经理绩效的3％—5％挂钩。
主要考虑因素：
（1） 在建项目对于工程资料的重视度一般不够,资料员权利有限，仅靠不断的督促工程部、质检等部门人员报送资料或规范资料填写,无法达到预期效果。
（2） 可能存在部分资料员自身业务水平不高、行为懒散，从而导致资料收集整理不符合要求.
（3） 项目总工对工程资料填写、收集的具体要求并不完全专业,其对资料员的考核不具备严格意义的专业性，因此需要将资料员的部分考核内容纳入城市公司资料主管的考核范围.
（4） 可能存在其他资料提供部门的人员行为懒撒、业务素质不高，从而导致资料填写不规范、延期提交资料等问题。
（5） 部分项目人员对于每月城市公司的资料检查不够重视，上月提出的问题截止本月复查仍然未进行整改。
3、 资料员晋升
建议：以项目全寿命周期进行考核,即在工程竣工验收、资料交付齐全后，同时结合过程考核结果，由城市公司资料主管作出人员总体评价,主管部门根据评价结果确定：a、下个项目仍然担任资料员；b、提升为资料组长；c、辞退。
主要考虑因素：资料员主要负责项目资料的收集、整理工作，相对其他岗位，其工作业绩或成效在过程中的表达并不重要，重点在于最终的资料交付是否齐全完整，因此建议以项目全寿命周期为考核。
4、 资料移交
资料移交分为两种情况，建议分别如下:
（1） 过程资料移交，即资料员出现孕、产假等特殊情况，一段时间内不能在岗履职，需要其他人员补充接替的。
a、 必须与新上岗人员完成所有资料移交,并形成书面记录，项目技术负责人、城市公司资料主管参与移交过程，并对移交记录签字确认。
b、 无故离岗、未经主管单位批准后离岗的，一律辞退.
（2） 最终资料移交，即项目资料员将工程最终资料移交地方档案馆、业主、城市公司.
a、 移交地方档案馆、业主的，由项目总工、资料员共同负责,纳入正常考核.
b、 移交城市公司的，由项目总工、资料员共同负责，纳入正常考核。
主要考虑因素:
（1） 在建工程存在不少巡查，如业主第三方、质监站、安监站等，巡查期间可能需要提供资料备查，资料提前移交城市公司可能造成不便。
（2） 整体工程资料收集齐全后方可组卷入档,资料提前移交城市公司没有特殊意义。
5、 资料收集专业问题
(1）过程资料收集滞后
原因分析：
①技术交底、检验批质量验收资料、隐蔽验收资料、工程测量资料、施工记录等资料的编制填写主由各专业工长负责。工长填写资料是否及时,资料填写质量直接影响过程资料的收集。
②各材料供应商提供原材料质保书等物资材料不及时,原件提供份数一般只有一份.
③钢筋、水泥、砖、防水、保温等原材料的复试及混凝土、砂浆、砂、石、钢筋连接接头等施工试验报告由于检测费支付不及时,导致试验报告经常返回不及时.由于合同对试验报告份数无约定，检测单位往往只出具一份原件。
④经理部虽然每月对项目进行检查，但不参与项目资料员、试验员绩效考核，不能形成制约。项目对经理部提出的问题及整改要求往往忽视。
建议措施：
原材料质保书、商品砼合格证原件份数由材料部门在招标文件及合同里明确份数（主合同要求提供份数加1份留底资料份数)如果材料招标时，主合同还未签定，建议原件收一式三份。
试验报告原件份数，由商务部招标时与检测单位在合同里明确份数（主合同要求提供份数加1份留底资料份数)，如果业主另有要求时另行增加。
(2）竣工资料整理拖延
原因分析：
①土建过程资料收集整理未与进度同步;留底资料未做到与工程进度同步，往往到工程竣工后再开始收集整理,导致竣工资料整理工作量集聚,整理时间拖延.
②竣工图编制不能与进度、施工日志填写汇总不及时，竣工图项目总是拖到工程完工才开始编制,施工日志到项目进入总包管理阶段时，就没人记录了。工程竣工后,人员迅速调离.剩余零星工作基本由资料员负责；
③内装、外装、节能、安装专业分包资料整理不及时。项目对专业分包资料收集不重视。
建议措施：
①首先是项目经理、技术总工必须重视项目资料员、试验员工作其次，工作上给予支撑。
②将留底资料收集整理纳入月度考核并与资料员、试验员绩效关联。增加经理部机关考核权限。
③竣工图编制:要求项目主体结构验收完成后一个月内完成结构竣工图编制，纳入月度综合检查;项目综合验收前完成建筑竣工图的编制.
④施工日志:要求项目经理指定专人负责每周汇总电子版，每周一早上移交资料，经理部每月检查，纳入绩效考核.
⑤加强总包管理：对专业分包资料和移交,一是过程加大督促力度,二是根据资料移交情况调整支付工程款比例，从进度款支付方面进行约制。
6、 其他建议
目前房建市场上有工程资料承包商，根据工程规模与创优要求,单位平米的报价一般1。5—3元/㎡（含人员岗薪、资料设备购置、资料移交等),是否也可以考虑工程资料外包（考虑到工程安全，安全性资料不外包）?
我司目前资料员岗薪一般为7—8万元/年。
以8万㎡的房建、施工工期2年考虑:
a、由我司配备1名资料员，“人员岗薪+耗材购置等"的费用总额约18—20万，另工长等其他部门人员需要根据工程进度，配合每日提交工程资料。
b、由承包商负责，承包费用按2元/㎡测算,总费用16万元，我司仅提供人员食宿。