第七章商务企管部资料管理办法.docx

第七章、商务企管部资料管理办法
一、总则
（一）为规范商务企管部项目文件资料的管理，确保部门资料系统、完整和有效，满足随时查询使用的需要，特制定本办法。
（二）本办法规定了本部门项目资料整理的基本原则和方法.
二、资料管理的基本原则及办法
（一）管理范围
商务企管部所负责的招投标、合同、进度、结算等项目资料及公司红头文、部门来文等其它文件。
(二）明确资料管理员
资料管理员（以下简称：“资料员”）：即具体经办各环节资料的工作人员。针对商务企管部项目文件种类繁多,资料管理量较大，可明确项目资料管理员和内务文件(红头文、部门来文等其它文件)管理员，但具体经办招投标、合同、进度、结算的工作人员要配合资料员，必要时给以规范指导.
（三）资料员的职责
做好资料的收集、整理、登记和分类管理，建立管理台帐，保证部门各项项目资料真实、准确和完整，对资料的实物和台账进行妥善管理，较好地满足随时查询的需要。
（四）文件资料的接收
1.原则上各单位提供给商务企管部的项目文件（招投标、图纸、进度、结算等资料)及**公司各方面的文件由各分管资料员接收，如资料员有事在外，由其他同事代收后转交。
2。资料员对接收的项目资料必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知相关单位补送。
3.资料员需及时建立项目文件接收总登记帐和分类账（薄式台账和电子台账），并能利用计算机进行各类项目文件的查询检索。
4。登记完毕的项目文件应及时予以处理,在保证留存份数后，按要求及时报送有关单位和部门.
(五）文件编号原则
为便于项目资料的规范管理和检索查询，对已形成的各项文件资料应进行编号。编号不宜复杂，有专用编号的用专用编号,无专用编号的用序号即可,每份资料只能有一个编号标识，不得有重号、空号和编号不完整的现象。
(六）资料的质量要求
1。项目资料应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
2。整理归档的项目资料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（七）资料发送
需向各相关单位和部门发送的项目文件资料由资料员统一归口发送，做好发文记录,建立资料分发台账。
(八)资料的借阅
1.因工作需要，其他人员需借阅商务企管部文件资料时，需办理借阅手续,且经部门领导批准后才能借出。
2。部门以上领导借阅资料时，不用办理借阅手续，但管理员需做好登记记录，并复印备份。
3。借阅时需告知借阅者爱护资料,保持整洁,严禁涂改，不得转借和遗失.
（九）定期清理各项资料
为确保资料的齐全和规范,资料员需定期对资料进行全面核查清理.主要是对编号进行查重和补漏，及时催还外借资料，补齐相关缺失资料，清理作废(或多余）资料等等.
(十）资料的销毁
1.部门任何个人非经允许不得擅自销毁部门已归档的文件资料。
2.若归档文件确实需要销毁时凡属于密级的资料须经公司分管领导批准方可销毁；不涉密的资料，由部门负责人批准后即可销毁。销毁资料时，必须指定专人监督销毁。（资料的秘级须报公司相关管理部门审定）
三、资料类别的具体管理
（一）项目资料
1.招投标、合同、预结算等资料由资料管理员负责资料台账和实物的管理.
2。招标资料:在招标工作完成后，由资料员将招投标文件定期移交＊*公司档案室,拟制移交清单，办理移交手续。资料员需对中标通知书和移交清单进行登记和归档存放，针对中标通知书建立管理台账。
3.合同资料:原合同电子台账不变,为便于合同的查找和管理，另建合同资料管理台账。
4.预结算资料:为便于结算资料管理和查找使用，在管理好原有《竣工结算统计表》的同时，资料员需对结算资料的接收建立电子台账，使用完毕后按台账编号顺序将竣工结算资料妥善存放管理。
（二）内部文件的管理
1.凡涉＊＊公司红头文件或其它来文，由部门内务人员负责管理。
2。内务管理人员首先将收到的文件按程序进行处理，之后将其分类、编号和登记，建立电子台账,并按编号进行妥善存放,便于随时查看。
3.如部门人员需查阅文件，在用完以后及时归位存放,以便下次查找使用。
四、补充说明
(一）本办法规定类别的文件资料，应根据其性质归入相应的类别;不能判定其类别的,可归入相关类资料的其他项中，并进行编码标识。
本系列办法须经部门研讨通过后方可执行，从执行之日起，部门所有文件资料均按本办法进行管理；之前部门遗留下来且未作规范管理的文件资料，鉴于量较大，建议在以后的工作中分时段、分步骤按本办法陆续完善。