武汉广播电视总台专业设备类固定资产管理系统.doc

武汉市广播影视局固定资产管理系统设计技术探讨郑翔、陈阳郑翔：博士后，武汉市广播影视局总工办副主任，高级工程师；陈阳，武汉市广播影视局总工办副科长，工程师。（武汉市广播影视局, 湖北武汉建设大道622号，430022）一、前言固定资产是指单位/公司在生产经营过程中所使用或控制的，使用年限较长，单位价值较高，且在使用过程中不改变实物形态的经济资源，固定资产管理是一个单位日常管理的重要组成部分，是保障各项工作顺利开展的重要物质基础。由于固定资产具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，管理相当难度大，我局当前使用的固定资产管理的软件，采用设备本身编码输入方式进行资产数据库管理，虽然在很大程度上解决了手工记账方式的问题，但多数系统采用手工方式录入数据，不仅速度慢、易产生错误，而且存在资产管理中资产实物与帐务信息部分脱节，难于满足科学化管理的需要。主要表现在以下几个方面：1、 没有统一的编码规范，不便于对设备进行查询等管理工作；2、 依赖手工输入的管理方式，由于管理单据众多、盘点工作繁重，需占用大量的人力物力，固定资产的历史操作和资产统计工作也异常困难；3、 由于设备在不同部门之间流通，不容易了解每个资产所在的位置，也无法迅速查询到某个部门究竟有多少资产。账、卡、物管理难于满足现代管理的需要。4、 对应于耗材等常规消耗品也无法进行跟踪和领用的管理，如调拨、借用、维修等，也没有IT系统支持相关的工作流程。5、 资产的报废无法及时处理，折旧计算繁复，准确性差，导致固定资产流失。6、 全台设备没有统一的标识。为了加强资产管理，提高内部管理水平，我们在充分研究和分析武汉广电固定资产管理的业务需求的基础上，拟引入依靠工作流，依靠统一编码，依靠在线管理的条形码技术，对固定资产实施条形码管理。实现对资产的信息化管理，解决资产管理中经常出现的实物与账务账目不符的情况，减少管理中对固定资产管理存在的盲区，实现固定资产生命周期和使用状态的全程跟踪，提高清查工作的效率，同时保证信息流和资产实物流的对应，从而可以更方便地全面解单位所有资产的使用情况。二、固定资产条形码管理系统中的关键技术固定资产条形码管理系统除了利用常规的数据库管理软件进行二次开发外，还需要依赖下面两个关键技术。1、条形码技术条形码是在计算机的应用实践中产生和发展起来的一种自动识别技术，条形码将线条与空白按照一定的编码规则组合起来的符号，用以代表一定的字母、数字等资料。在进行辨识的时候，是用条形码阅读机扫描，得到一组反射光信号，此信号经光电转换後变为一组与线条、空白相对应的电子讯号，经解码後还原为相应的文数字，再传入电脑。条形码辨识技术已相当成熟，其读取的错误率约为百万分之一，首读率大于98%，是一种可靠性高、输入快速、准确性高、成本低、应用面广的资料自动收集技术。 条形码技术是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。条形码技术具有以下几个方面的优点： 1）制作简单。条形码标签易于制作，对印刷技术设备和材料无特殊要求，扫描识别设备操作容易，不需要特殊培训。2）可靠准确。键盘输入数据出错率为三百分之一，利用光学字符识别技术出错率为万分之一，而采用条形码技术误码率低于百万分之一。3）信息采集速度快。与键盘输入相比，条形码输入的速度是键盘输入的5倍，并且能实现“即时数据输入。4）采集信息量大。利用传统的一维条形码一次可采集几十位字符的信息，二维条形码更可以携带数千个字符的信息，并有一定的自动纠错能力。而且可以通过选择不同码制的条形码增加字符密度，使采集的信息量成倍增加。5）灵活、实用。条形码符号作为一种识别手段可以单独使用，也可以和有关识别设备组成一个系统实现自动化识别，还可以和其他控制设备联接起来实现自动化管理。同时，在没有自动识别设备时，也可实现手工键盘输入。6）自由度大。识别装置与条形码标签相对位置的自由度要比光学字符识别（OCR）大得多。条形码通常只在一维方向上表示信息，而同一条形码符号上所表示的信息是连续的，这样即使是标签上的条形码符号在条的方向上有部分残缺，仍可以从正常部分识读正确的信息。7）设备结构简单、成本低。条形码符号识别设备的结构简单，操作容易，无需专门训练。与其他自动化识别技术相比较，推广应用条形码技术，所需费用较低。 2、射频识别技术RFID是射频识别技术的英文(Radio Frequency Identification)的缩写，射频识别技术是20世纪90年代开始兴起的一种自动识别技术，射频识别技术是一项利用射频信号通过空间耦合(交变磁场或电磁场)实现无接触信息传递并通过所传递的信息达到识别目的的技术。 射频识别系统至少应包括以下两个部分，一是读写器，二是电子标签(或称射频卡、应答器等)。另外还应包括天线，主机等。RFID系统在具体的应用过程中，根据不同的应用目的和应用环境，系统的组成会有所不同，但从RFID系统的工作原理来看，系统一般都由信号发射机、信号接收机、发射接收天线几部分组成。根据RFID系统完成的功能不同，可以粗略地把RFID系统分成四种类型：EAS系统、便携式数据采集系统、网络系统、定位系统。 1）EAS技术 ELECTRONIC ARTICLE SURVEILLANCE(EAS)是一种设置在需要控制物品出入的门口的RFID技术。这种技术特征是当未被授权的人从这些地方非法取走物品时，EAS系统会发出警告。在应用EAS技术时，首先在物品上粘付EAS标签，当物品被正常购买或者合法移出时，在结算处通过一定的装置使EAS标签失活，物品就可以取走。物品经过装有EAS系统的门口时，EAS装置能自动检测标签的活动性，发现活动性标签EAS系统会发出警告。2）便携式数据采集系统 便携式数据采集系统是使用带有RFID阅读器的手持式数据采集器采集RFID标签上的数据。这种系统具有比较大的灵活性，适用于不宜安装固定式RFID系统的应用环境。手持式阅读器(数据输入终端)可以在读取数据的同时，通过无线电波数据传输方式(RFDC)实时地向主计算机系统传输数据，也可以暂时将数据存储在阅读器中，在一批一批地向主计算机系统传输数据。3）物流控制系统 在物流控制系统中，固定布置的RFID阅读器分散布置在给定的区域，并且阅读器直接与数据管理信息系统相连，信号发射机是移动的，一般安装在移动的物体、人上面。当物体、人流经阅读器时，阅读器会自动扫描标签上的信息并把数据信息输入数据管理信息系统存储、分析、处理，达到控制物流的目的。 4）定位系统 定位系统用于自动化加工系统中的定位以及对车辆、轮船等进行运行定位支持。阅读器放置在移动的车辆、轮船上或者自动化流水线中移动的物料、半成品、成品上，信号发射机嵌入到操作环境的地表下面。信号发射机上存储有位置识别信息，阅读器一般通过无线的方式或者有线的方式连接到主信息管理系统。在上述四种功能中，固定资产管理系统通常采用便携式数据采集系统。三、固定资产管理系统中采用条形码技术的实现策略由于固定资产使用地点分散的特点，固定资产条形码管理系统方案以实物管理为基础，以条形码技术的应用为特点，对每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后，由计算机自动地打印生成不干胶条形码，条形码上的内容包括固定资产名称、购入日期、保管（使用部门）等内容。将条形码贴在固定资产实物上，既明显地区分固定资产的使用部门，又给盘点带来极大的方便，盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点，只须通过专门的条形码识别器对固定资产上的条形码阅读，条形码信息自动存储在条形码识别器中。条形码器中可以存储近5万条左右固定资产的编码，使盘点速度提高了90%以上，同时还避免了重复盘点或错盘。读入条形码结束后，将条形码识别器与电脑通过计算机相连接，迅速地获得资产的实际情况，通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余等变化情况。这样，通过先进的条形码技术对固定资产实物从购置、领用、转移、盘点、维修、报废等方面进行全方位准确监管，结合资产分类统计等报表真正实现“账、卡、物”相符具体实现方式为：1、 根据本单位的特点，为每一个实物都赋予一个唯一的条形码标识。2、 取消手工书写或普通打印机打印的固定资产标签。在原有固定资产编码的基础上，用条形码符号把固定资产编号表现出来，使用专用的条形码打印机打印出特殊介质的固定资产标签，选用防水、防油污、防撕裂的PET标签纸，保证固定资产标签长期保存和清晰。3、 将带有条形码信息的标签粘贴在固定资产上。4、 利用便携式数据采集系统扫过固定资产条形码标识，并对该条形码进行解读,准确识别每一个实物。经识别的实物详细信息自动储存并转入到计算机固定资产管理系统数据库中，准确地完成对该实物的盘点工作。从根本上杜绝了以往人工盘点时，难以避免的错盘、漏盘、重盘现象，确保了基层实物统计时第一手数据资料的完全真实和可靠性。5、 固定资产管理系统自动同步更新系统中的数据。同时也可以将系统中更新已后的数据下载到便携式数据采集系统中，以便在现场进行查询和调用。四、我局建设固定资产条形码管理系统功能探讨1、固定资产条形码管理系统主要功能一般而言，固定资产条形码管理系统主要功能分为固定资产基础设置、固定资产基本信息及批量条形码打印、固定资产增加入库管理、固定资产内部变动管理、固定资产减少出库管理、固定资产维修保养管理、固定资产盘点、固定资产统计报表查询等功能。其中： 固定资产基础设置功能主要是对基础信息进行设置，包括有系统信息设置，条形码规则设置，部门、仓库信息设置，固定资产使用状况、使用用途设置，固定资产取得方式、处置方式设置，计算单位设置，固定资产分类设置，币种设置，关系单位设置，操作权限设置等。 固定资产基本信息及批量条形码打印对固定资产的名称、规格、型号、用途、分类等基本资料进行登记，自动产生条形码编号，并可根据实际管理需要批量产生同一类型固定资产的不同条形码。方便、快捷、实用。 固定资产增加入库管理主要是固定资产购买入库、出租回收入库、租入入库、外借归还入库、借入入库、固定资产外资投入入库、债务重组抵偿和换入入库、非货币交易置换入库、接受捐赠入库、无偿调入入库、盘盈入库、固定资产自产入库等。 固定资产内部变动管理包括固定资产部门领用、部门退库、部门移动、仓库调拨等。 固定资产减少出库管理是对固定资产销售出库、出租出库、租入归还出库、外借出库、借入归还出库、向外投资出库、债务重组抵偿出库、非货币交易置换出库、向外捐赠出库、无偿调出出库、盘亏核销出库、销毁出库等进行管理。 固定资产维修保养涵盖固定资产维修、保养、封存、停用、启用、评估等。 固定资产盘点功能可按盘点类型（年度盘、季度盘、月盘、抽盘）、部门、仓库等组合生产盘点单。 固定资产统计报表查询系统提供丰富的报表查询统计功能，有固定资产基本资料查询和条形码打印、卡片打印；各类单据查询汇总，可跟踪每一个固定资产所发生的所有单据；部门固定资产统计，库存统计，固定资产分类汇总，盘点单查询统计等功能。2、我局固定资产管理系统建设探讨根据我局现有的固定资产管理系统特点和考虑到未来发展的需要，我们认为该基于条形码的固定资产管理系统需要满足两个方面的接口需求：一是与用友财务管理企业标准版ERP-U8系统的接口，另一个是与OA系统的接口；同时，应采用面相对象技术开发，实现数据层、业务层、用户表示层（用户界面）的分离，便于挂接各种后台数据库；此外，具备采购招标与合同备案管理功能，对项目的立项、调研、招标、签约、执行、验收、付款等流程进行登记备案管理； 在此基础上，为了提高资产管理的速度和准确性，系统应具有专业网络的互联特性，使各种资产管理能真正落到实处。结合固定资产条形码管理系统的主要功能，我们建议我局固定资产条形码管理系统应具备以下功能模块。 1）条形编码（1） 资产类别设置对资产进行分类，第一级分类为固定资产和低值易耗品两大类，在此基础上用户可自定义分类，也可根据固定资产按照国家的规定进行细化分类，低值易耗品根据管理需要进行细化。资产以树的形式分级显示，且级数无限制，以便用户扩展。（2）编码规则用于设置多种大小规格的条形码格式，以适应各种设备需求。每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后， 将由计算机自动地打印生成不干胶条形码。该条码为16位的包含数字英文字母的编码，条码上的内容由系统按约定规则自动生成且为唯一。这16位的编码规则我们设想是：首位字母表明该设备的大类，2-4位编码表明为大设备下面的小分类，5-12记录的是设备的型号信息，13-16表示该型号下设备的数量。比如说有条形编码NXY00IBM510L0031，其中N表示该设备处于计算机类设备的大类，ZJO表示处于计算机的主机，OIBM510L表明型号是IBM10L，0031表示些类型的设备有很多，这台是31台。2）固定资产实物管理（1）资产状态设置：设置资产可能的状态属性，例如库存、使用中、维修中、故障、闲置等状态信息。（2）资产增减方式设置：设置资产增减方式，例如直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入、报废等。（3）资产验收、编码、入库本功能模块完成资产验收、编码及相应属性信息（类型、名称、品牌、型号、机号、日期、生产商、经销商、合同信息并增加不少于2个自定义属性）登记入库的管理功能。（4）资产出库本功能模块完成资产设备出库管理功能。固定资产出库时，直接扫描条形码，系统自动检索出相关信息（如名称、型号、规格等），管理员只需选择领用部门，输入领用人、领用日期、存放地址、备注等信息，并录入领用凭证。（5）资产转移实现资产转移的各项管理功能。管理员录入资产转移凭证，扫描或输入条形码，系统自动检索出相关信息（如名称、型号、规格等信息），输入调入单位名称、调拨日期、经手人、备注等信息，系统自动更新记录。资产转移应考虑局内转移和对外捐赠等情况。（6）资产借还资产借出时，管理员首先录入凭证，直接扫描条形码，系统自动检索出相关信息（如名称、型号、规格等信息），输入借用部门、借用人、借用日期、预归还日期、经手人、备注等信息，系统自动生成借用编号，启动成本核算，开始计费。资产归还时，管理员只需扫描条形码，系统自动检索出借用信息，终止计费。超出预归还日期，系统自动提示。（7）资产维护本功能模块记录资产的故障情况、故障现象、维修过程、设备状况、维修单位、费用、经办人等信息，并登记到系统中；同时，提供按照不同的条件查询以往维修纪录、统计维修费用的功能。（8）资产报废本模块实现固定资产实物预报废、正式报废处理功能。可根据各种条件筛选出预报废设备，录入相关审批文件，正式报废时资产从固定资产库中移除到报废库中，以备查询。（9）资产清查资产清查按照使用单位或存放位置进行。清查的流程如下：系统发送任务给手持终端；手持终端现场清查；手持终端将清查数据上传到系统中；系统根据清查数据自动生成清查文件，供管理员进行数据分析，确认数据无误后，更新数据库。3）采购招标与合同备案管理 本功能模块实现对项目的立项、调研、招标、签约、执行、验收、付款等流程进行登记备案管理，能将项目所有相关文件录入存档，并提供项目进度动态跟踪管理、项目检索、文件检索等功能。项目进度动态跟踪管理，要求系统能根据合同编号，自动提示该合同的所有应到货信息，管理员只需选择此次具体到货的设备，确认其数量、单价；当入库信息存入数据库中，系统实时更新该合同的执行情况；根据合同执行情况，系统能提示应付款情况，并显示付款进度。4）低值易耗品管理低值易耗品具有单价低、使用数量大、有一定数量库存要求等特点。对低值易耗品的有效管理将大幅度削减办公费用，提高企业经济效益。因此，我们把低值易耗品的管理纳入专门的解决方案中，（1）初期数据录入：实现系统启用低值易耗品的录入。（2）入库管理：实现低值易耗品购置入库登记管理。（3）退货管理：实现低值易耗品的退货管理。（4）发放管理：实现低值易耗品的发放管理。（5）结存管理：实现低值易耗品定期结存盘库管理。（6）其他管理：实现低值易耗品的其他功能管理。包括自动计提折旧等功能。5）资产查询统计与输入/输出（1）查询、统计与汇总、打印对所有资产都可以查询出购入、入账、投入使用、使用部门、折旧情况、资产状态等全部详细信息，并可以汇总、打印；所有模块都提供查询与打印功能，并支持模糊查询功能，配合用户权限，提供多重查询功能,如按设备类型、使用部门、年限、合同等多种属性进行查询。多种查询条件可以任意组合，查询结果可以选择任意字段分组显示，在查询的基础上能提供汇总统计功能。系统支持EXCEL数据格式转换输出。（2）数据导入、导出该模块能够将所需的资产数据从EXCEL表格导入到账套里，并可补充相关信息，完成初始化工作，初始化工作完成后，账套里的数据可以随时以EXCEL表格形式导出。6）系统维护系统维护子系统由系统管理员对资产分类代码表、退出方式代码表、购置方式代码表、存放地代码表、部门代码表、保管人员代码表、单位/部门名称表。进行新增、删除、修改等操作，实现系统参数设置、审批流程设置、数据库备份方案、与其他相关系统接口及系统帮助等功能。（1）系统参数配置本功能模块由系统软件管理员操作，完成系统相关参数设置，包括各级管理人员管理的范围以及权限等。（2）审批流程设置用户根据自身业务需求，设置审批流程，并可根本业务的变化，更改其设置。最大程度适应业务需求的变化。（3）数据备份系统管理员根据业务需要、数据库的存储容量，通过对本系统中的数据进行自动或人工备份，将一些长期不用的数据进行整理、归档、备份。7）安全管理 （1）组织结构管理：设置行政管理机构，管理机构为树状多级机构，每个部门、科室之间存在一定的层次关系，可增、删、改部门信息。在各级机构中加入与固定资产相关人员，记录人员的相关信息，如姓名、职务、所属部门、联系电话等。（2）用户组设置：可对用户权限设置进行批量管理。系统管理员可分配用户帐号和密码，用户可自行对帐号和密码进行维护。密码以加密形式存放在登录认证时，系统将用户输入密码加密后和数据库中密码比较，并不对数据库中密码解密 （3）权限控制功能：将用户划分为不同等级，确定用户对系统模块的使用权限，根据不同权限确定不同的操作 （4）数据加密功能：对重要数据进行加密8)远程通讯提供无差错的远程通讯，实现通过内部局域网或专线准确的传递数据。3、采用条形码进行固定资产管理功能分析1） 借助条形码技术，针对固定资产管理中经常出现的实物与财务帐目不符的情况，以实物管理为特点，以化繁为简为目的。克服了传统管理模式下依赖纸面单据或通过手工方式录入原始数据而带来的低效及错误，解决了固定资产管理过程中的实物管理的问题，实现了信息流和实物流的统一，并且大大降低库管人员的工作强度高，提高工作效率。2） 用户可以根据自身的需要，从文件、手持数据采集终端中导入导出数据，并能导出生成pdf、xls、txt、rtf、jpg、html等多种格式的文件，定制各种报表格式，极大地方便了用户的使用。对于日常管理功能，包括资产卡片管理、录入、启用、转移、借用、维修、停用、退出等，借助RFID系统和条形码，均可减少误操作的几率。3） 合同管理能更直观。由于设备购置程序越来越规范，购置设备时签订合同也成为常事，一年下来合同文件一大堆，要想找前几年的合同很是困难。如果只是简单地将合同文字录入计算机作为一个个合同文件来管理，查找也许方便了。如何才能查找方便又能显示合同的原始面貌，在新的管理系统中利用扫描仪配合新的管理系统软件把整个文件扫描进计算机，再以特殊的编码保存在数据库中，填写相应合同的一些简单信息，以后查找起来十分方便，而且可以看见合同的原始样子，无论是双方代表的签名还是双方的印鉴都一览无遗，需要时还可以打印出来，较好地解决了合同管理的难题。4） 利用网络版的管理系统，把固定资产管理部门内部负责各个岗位工作人员使用的计算机进行联网，将各子系统集成在一个平台上，数据可以在服务器和工作站上作两级保存，并通过内部局域网形成信息资源共享。系统以统一的用户界面提供给用户，通过访问权限控制。实现用户分类浏览，检索各种信息和访问各个子系统，方便快捷地与其他人通信和协同工作。满足各岗位人员同时访问固定资产数据库又不互相影响和修改数据的库的要求，提高了管理的准确性和大大提高工作效率；而且也便于台内各级领导及时，准确地掌握全台及各部门的各种情况，这样整个系统的可靠性，数据的完整性，安全性就可以得到保证。同时系统的扩展性好，若台内以后再上其他系统就可以直接连网，只需增加站点即可。 由此可见，采用条形码技术对固定资产进行管理能够提高固定资产管理的速度和准确性，使各种固定资产管理能真正落到实处；可以轻松管理固定资产，能够掌控全方位固定资产信息，提高经营效率，降低成本支出；同时为单位资产评估、决策提供更为可靠的依据，避免企业在固定资产管理环节上可能造成的隐患。五、总结一个单位的良性发展，避免不了的要涉及到资产的有效管理。对于我局而言，固定资产的管理显得尤为重要。传统的固定资产管理模式无论从质量上还是效率上，都难以适应经营管理新形式的需要。因此，寻找一种简便、高效的管理手段成为必然。通过建立基于条形码的固定资产管理系统，可以有效改变固定资产清查数据的采集方式，解决固定资产实物清查的瓶颈问题，提高清查效率，并能更轻松、更有效地管理固定资产。同时，要使用好固定资产条形码管理系统，还需要做好以下工作：一是在推广使用过程中，要使操作层的人员都懂得条形码的原理，为什么要应用条形码技术以及在电脑系统中条形码的作用，应用条形码技术对管理产生的效率；二是条形码的应用必须各部门密切配合。条形码的应用涉及到固定资产编号、条形码打印、条形码粘贴、条形码扫描等多个环节，必须由各部门分工协作才能完成。条形码应采取集中打印，并指定专人操作与维护，当条形码信息出错时要及时处理；三是要制定条形码管理的规章制度。条形码应用必须依照一定的规则，要符合其科学性，建立起整个系统的编码体系、内部条形码生成规则、条形码打印制度、条形码粘贴规范等。