收发文处理程序和管理规定.doc

公文处理程序
发文程序：
（电子文档、填写发文签）
（部门）
收文程序:拟稿

签收
（电子文档，纸质文件扫描）
（电子文档）
（主任）
（文书）
审核

（文书）
（打字室）
（文书）
（秘书）
（总经理）
（主管领导）
（主管领导）
（部门）
（主任）
（文书）
签署 办理结果
催办
承办
登记
审核 分发
拟办
批办
会签分发
签发分发
复核分发
登记分发
缮印分发
（收文登记本）
（发文登记本）
（电子文档）
（电子文档）
（电子文档）
（电子文档）
（填写收文签）

（文书）
印章）
（文书）
用印分发

分发
（部门）
（文书、收发室）
平时归档
整理归档

（档案室）

二、公文管理程序
公文管理
指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理分收文和发文管理。收文管理一般包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、移交归档等。发文管理一般包括交办、拟稿、审核、定稿、签发、编号、登记、打印、发送、归档等。
1　 管理内容
行政公文的收发、分办、督办、传送、用印、归档等管理工作.
2　 管理目标
通过对行政公文的科学、严格、程序化管理,保证公司信息渠道的畅通。
3　 职责
3.1　 主管部门：总经理工作部。
3.1.1　 主任:总体负责公司收发文的管理工作。
3.1.2　 秘书：负责公司综合性的决定、请示、报告、总结等重要文件的拟稿以及文件打印后的校对工作。
3.1.3　 文书：负责公司收文的收拆、登记、编号、清退、送阅、存档等工作，并负责公司发文的登记、编号、存档等工作.
3.1.4　 打字员:负责公文的印制.
3.1.5　 协管部门及人员:相关职能部门.
负责专业性或以专业为主的决定、请示、报告、总结等文件的拟稿，内容涉及其他部门时,以主办部门为主会同其他部门共同拟稿。
4　 管理方法和流程
4.1　 公文管理的基本要求
4.1.1　 公文管理工作,必须做到严格、准确、及时，努力提高公文处理质量。
4.1.2　 严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保公文的秘密与安全。
4.2　 公文管理程序
4.2.1　 收文管理程序
4.2.1.1　 公司公文均由总经理工作部文书接收、处理.
4.2.1.2　 文书对收到的各类公文按内容归类、登记、编号，填写收文处理专用纸（陕秦电政字）或收文专用笺（通知)后送总经理工作部主任阅批，经批阅后的公文送主管领导批示或承办部门处理。收到的急件应及时签收、传阅.凡需几个部门联合承办的文件，批示时要明确主办部门。经批示的文件，由文书呈送主管领导和部门，领导之间、部门之间不应横传文件。
4.2.1.3　 承办部门收文后，应及时由部门领导阅批，不得拖延积压。对规定办文时限的，应在规定时限内办理完毕；未规定时限的,应在1个工作日内办理完毕；如需延长办理时间或采取其他途径办理时,应及时告知总经理工作部说明情况，总经理工作部及时向主管领导汇报.
4.2.1.4　 送领导批示及承办部门办理的公文，文书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，及时将办理情况向总经理工作部领导汇报。
4.2.1.5　 公文办理完毕，注明处理结果后及时交还总经理工作部，由文书存档。
4.2.1.6　 对涉及几个部门共同承办的文件,主办部门应主动同其他部门共同办理，其他部门应积极配合。出现意见不一致时，主办部门应积极协调并及时向主管领导汇报，不能因此积压延误.
4.2.1.7　 公文收文处理流程图见上图。
4.2.2　 发文管理程序
4.2.2.1　 拟稿、签发
4.2.2.1.1　 公司向上级领导机关请示、报告和商洽工作，向相关单位联系、协商重要工作，以及印发公司规章制度等规范性文件和转发上级领导机关的有关文件，以华能陕西秦岭发电有限公司的名义发文。
4.2.2.1.2　 职能部门代公司起草文件时,文稿起草完毕，部门负责人需进行核稿。核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当。核稿后，部门负责人签字（需会签的文件，应有会签部门负责人的签字），统一用A4纸打印呈送总经理工作部审核，然后再呈送公司主管领导签发，重要文件需经总经理签发。未经总经理工作部核稿，不得直接将文件呈送公司领导签发。
4.2.2.1.3　 文稿经核稿后，如删改较多,拟稿部门必须重新打印。呈送公司领导签发的文件，必须有拟稿部门、拟稿人、部门负责人签字及日期，以便明确责任。
4.2.2.1.4　 拟稿、修改、签发文件，必须用蓝黑墨水的钢笔或黑色水性笔,不得用铅笔和圆珠笔。文稿第一页须用公司印制的发文稿纸，第二页以后用A4纸打印件。
4.2.2.1.5　 公文行文日期以签发人签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
4.2.2.1.6　 已经核稿、签发了的文稿,如需改动文意时，须重新请示原签发领导审定。
4.2.2.1.7　 签发后的文件,应由总经理工作部主任或秘书负责填写主题词及打印份数;由文书统一登记、编号,并根据文件的轻重缓急安排印制.
4.2.2.2　 公文印制、发送
4.2.2.2.1　 公文印制工作，由总经理工作部根据公文安排打印。
4.2.2.2.2　 行文具体规定由总经理工作部按照《国家行政机关公文格式》要求进行印制。非公文文件材料按照陕秦电司字[2004］113号《公司外送材料格式》印制.见附录B。
4.2.2.2.3　 需印制的文稿，拟稿部门应以电子版形式送至总经理工作部打字室进行排版，以提高工作效率。
4.2.2.2.4　 正式印制前样稿的校对由拟稿部门负责，校对过程中不得随意改动文意.如发现行文有问题,确需改动，必须征得总经理工作部负责人同意。
4.2.2.2.5　 校对后的样稿由总经理工作部秘书复核，复核的重点是：审批、签发手续及附件材料是否齐全，行文格式是否规范，语句是否通顺等。经复核需要修改的，应通知拟稿部门负责人并说明情况。
4.2.2.2.6　 公司正式文件，须用统一印制的发文纸进行印制。
4.2.2.2.7　 公文印制完毕后,在上报和下发前,拟稿部门应将文件原稿、附件及印制好的一份正式文件及时交总经理工作部文书加盖公章并归档.
4.2.2.2.8　 印制文件的格式、用字、排版及装订等,应符合有关规定.
4.2.2.2.9　 印制的正式文件,装订及下发由主办部门负责；对外发出的公文须加盖公章，交总经理工作部通讯员登记后发出。
4.2.2.3　 公文立卷、归档和销毁
4.2.2.3.1　 公文办理完毕，文书人员应及时将公文文稿、正本等有关资料归档。
4.2.2.3.2　 文书应定期整理立卷,保证归档材料的齐全、完整，能够准确反映公司的主要工作情况。
4.2.2.3.3　 归档保存应分类清晰,便于查找调阅,存放需安全,防止遗失、损坏。
4.2.2.3.4　 整理好的文档，应当按照规定于每年3月底以前完成上年度立卷文书的移交归档工作。
4.2.2.3.5　 对没有存档价值和存查必要的文件，经部门领导鉴定批准后,应定期销毁，不得混于废旧报纸中出售。销毁重要文件必须逐件登记，并有两人及以上进行销毁。
4.2.2.4　 打印管理
4.2.2.4.1　 文件资料的打印，需经总经理工作部主任或秘书同意，并根据缓急安排打印.直接送打字室的材料，不予受理.
4.2.2.4.2　 严格控制材料消耗，厉行节约，努力做到费用不超支。
4.2.2.5　 公文发文处理流程图见上图
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三、技术要求：
1、收文程序中，文件不得人为改动.
2、发文程序中用印环节，应该实现电子印章功能.
3、整个收发文处理环节,由文书进行实时监控，保证整个收发文环节的畅通.