上市公司董事会秘书在公司规范治理中起到的作用.docx

浅析上市公司董事会秘书在公司规范治理中起到的作用今天我讲的题目是浅析上市公司董事会秘书在公司规范治理中起到的作用。上市公司董事会秘书是随着中国证券市场近10年发展才逐渐显现的职业，截至目前不足1400人，也许是中国从业人员最少的职业。为什么把董事会秘书定为研究的对象?多年来我们一直致力于提高上市公司质量，在公司法人治理结构上下了很大的功夫，现在社会上对上市公司的规范运作水平高于非上市公司的观点已经基本达成共识。而上市公司与非上市公司的主要区别在于信息披露、新三会的运作、资产人员财务的独立和平等对待所有股东。这些工作很大程度上由董秘完成，或者依靠董秘督促上市公司达到证监会要求.上市公司董秘是公司治理结构中非常关键的一个环节。此外，董秘在资本圈里俨然处于一个各方利益交汇的枢纽点上公司的“对外发言人”,公司与政府主管部门的“指定联系人”，公司与新闻媒体的“窗口，公司股东会、董事会、监事会和经理层之间的协调人,还是公司进行资本运作时的参与者.所以，研究董秘在的法律地位、工作职责与方式、生存环境、发展趋势,才能更好地促进监管工作。第一部分中国董事会秘书制度设立的历史沿革董事会秘书作为高管人员在中国公司设置,经历了从境外上市的外资股,到境内上市的外资股,再到境内上市的内资股的渐进过程.最初出现是深圳，1993年,深圳市人民代表大会制定的深圳经济特区股份有限公司条例专条规定，董事会设秘书,秘书负责董事会的日常事务，受董事会聘任,对董事会负责。1994年，国务院颁布了国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定,明确规定董事会秘书为公司高级管理人员。1994年8月,国务院证券委员会和国家体改委发布了到境外上市公司章程必备条款，专章规定公司设董事会秘书，董事会秘书为公司高级管理人员，由董事会委任,主要职责是保管文件、向国家有关部门递交文件、保证股东名册妥善设立、确保有关人员及时得到有关记录和文件。1996年3月，上海市证券管理办公室、上海证券交易所发布了关于B股上市公司设立董事会秘书的暂行规定，要求B股公司必须设立董事会秘书，董秘为公司高管人员,明确提出任职条件和职权,旨在规范上市公司行为，提高董事会工作效率,保护投资者利益。1996年8月,上海证券交易所发布了上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法(试行)，明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书，强调董事会秘书为高级管理人员,同时提出五条任职条件，九条职权范围,六条任免程序，以及三条法律责任,基本确认了董事会秘书制度的框架。1997年3月，上海证券交易所、上海市证券管理办公室联合发布了关于建立上市公司董事会秘书例会制度并进一步发挥董秘作用的通知，强调建立董事会秘书例会制度，涉及董事会秘书的人选配备、工作条件及职责权限等方面,该通知对支持和推动董事会秘书工作,提升上市公司董事会秘书地位及促进上市公司规范化运作有重要意义。1997年12月，中国证监会发布上市公司章程指引，专章列示“董事会秘书条款,要求所有上市公司都必须配备董事会秘书,作为上市公司的“根本法真正确立了董事会秘书在上市公司中的地位和作用。2001年，深沪证券交易所修订的股票上市规则中都肯定董事会秘书为高管人员,并对董事会秘书任职资格、职责、任免作出更详尽的规定.2004年，沪深证券交易所修订的新版股票上市规则中进一步强调了董事会秘书在上市公司中的高管资格和相关职责,增加了董秘职权范围的规定，董秘有权要求公司董事、监事和其他高级管理人员对其工作予配合与支持；新规则对董事会秘书任职资格提出更高的要求,并明确规定上市公司不得无故解聘董事会秘书，规范了公司在董事会秘书出现空缺、不能履行职责等特殊情况下的应对措施。新规则表明，董事会秘书的任命并不只是公司内部的事情，董事会秘书成为投资者与上市公司沟通的重要桥梁。2005年修订后的公司法第124条从法律意义上正式确定了董事会秘书的职责，同时规定了董事会秘书为上市公司高级管理人员。第二部分上市公司董事会秘书的法律地位新公司法出台之前，根据中国证监会、沪深证券交易所制定的有关规定，上市公司均应设立董事会秘书，董事会秘书属于公司组织机构的一部分，作为上市公司高级管理人员,负责处理董事会执行职权所产生的事务，但缺乏规范性,很多公司董事会秘书难有实质意义的高管地位。大型国有企业改制后的上市公司，董事会秘书的地位和收入大多与部门中层管理人员相当，很难发展为尽职的高管人员，更无法实现披露、协调及监管联络的治理职能.新公司法关于第四章“股份有限公司的设立和组织机构”第五节“上市公司组织机构的特别规定”中，第124条“上市公司设董事会秘书,负责公司股东大会和董事会的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜”；第十三章“附则”规定“高级管理人员是指公司的经理、副经理、财务负责人、上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员.从法律意义上第一次确认了董秘的地位。第三部分上市公司董事会秘书的任职资格与任免程序证券类法规对董事会秘书任职资格和任免程序的规定不断深入和细化,1997年上市公司章程指引规定董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，经专业培训合格,由董事长提名，董事会委任，公司董事或者其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书，董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由.在此之前，1996年8月上海证券交易所发布的上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法还对董事会秘书任职的年龄和学历作了具体规定.1999年4月，中国证券监督管理委员会发布境外上市公司董事会秘书工作指引也具体规定董事会秘书应具有大学专科以上学历,具有3年以上从事金融或财务审计、工商管理或法律等方面的工作经历等。2004年深沪证券交易所修订的新版股票上市规则明确董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德,强调拥有董事会秘书资格证书，董事会应在董事会秘书空缺期间指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书职责，不得无故解聘董事会秘书.这说明上市公司董事会秘书的任免已不再仅是公司内部事务,对空缺应急机制的规定,标明董事会秘书作为上市公司必设机构的重要地位。由此可以看出董秘与其他高管的三点不同：1、任命：由董事长提名,董事会委任，这一点和公司总经理的任命是一样的，而不同于其他高管（其他高管都是总经理提名）;2、董事会闭会期间，相关事务由董秘负责；3、董秘的任职需要资格的认定,遭到解聘可以申诉，辞职需要向社会公告，在一定程度说明董秘不仅仅是上市公司内部一员，他具有一定的社会性。第四部分董秘的处境-风险相伴、弱势群体在研究上市公司董事会秘书的作用之前，我们需要对董秘的处境做粗略分析，结合他们的行为方式，我们可以推测董秘为完成职责所面临的难题和渡过难关需要的素质.在人们的印象中，董秘不需承担盈利任务，只需按时完成信息披露、不出差错即可；只有年报披露期间和有融资任务期间比较忙，其它时间可以自由支配;有充分的时间和条件接触资本市场最新动态,提前了解有利或不利的各项信息；自身拥有监管部门和中介机构的许多资源总而言之，董秘的工作是非常理想的。实际情况如何呢?董秘的职业风险不可忽视.在“伊利事件”中，随伊利股份原董事长郑俊怀等人一起被刑事拘留的还有原董秘张显著，张显著并不是第一个被刑拘的上市公司董秘，相信也不是最后一个。据Wind资讯数据统计,自国内股票市场产生以来，共有192家上市公司(包括已退市公司)因违规受到过交易所处罚，有265位董秘可能因为公司违规而受到处罚甚至因此而被调整或撤换，其中在交易所公开披露的处分措施中明确提及对董秘处分措施的有18家,并且这18位董秘在处分之后无一例外地被撤换。无从得知这些受到过处分或被撤换的董秘中，有多少是“不得已而为之”的被动违规,多少是“心甘情愿”的主动违规.但是，董秘的职业风险由此可见一斑.特别是随着监管部门对上市公司监管力度的加大，当违规、造假上市公司的暴露问题的时候，董秘无法逃脱被调查和质疑.既然上市公司董秘是公司治理结构中非常关键的一个环节，他的工作体现了上市公司与非上市公司在规范运作方面的主要区别，那么他们为什么不向公司董事会和管理层传达规范运作要求，并督促执行呢？原先在于董秘是上市公司管理层中的弱势群体。我国公司法在修订前中没有董秘的职位定位的规定,是造成董秘的风险较大的直接原因。虽然深沪交易所的上市规则明确了董秘在上市公司中的高管地位，但没有强制性规定条款,董秘的高管地位没有从资格认定、任免程序等方面得以落实,也没有具体措施来防范董秘的职业道德风险.由于制度的缺陷导致董秘这一岗位存在“先天不足”。中国证券市场上确实出现过董事会秘书实质控制上市公司的情况，但仅仅是极个别的一两家。相当多上市公司的董秘实质上不能进入公司高管行列。主要体现在董秘的行政职位上：董秘有专职和“兼职”,专职董秘的权力最小，因为没有接触公司的其它部门、获知更多信息的平台，发言权也最差。在“兼职”董秘中，兼任公司董事、副总经理、总经理、副总裁、附属企业负责人的是少数,大多数主要是兼任董事会办公室主任、相关部门（证券部、投资者关系管理部、投资发展部、财务部、公司计划处等）负责人、总经理办公室主任、董事长助理等。由担任董秘职位而升至公司实际意义上的高管还只是少数现象.从北京辖区上市公司分析,只有一家上市公司董秘升职为总经理，少数几家公司董秘在公司中拥有比较重要的领导地位,其它最多是副总。在股权分置、股份非全流通的情况下,大股东的利益往往与中小股东不一致，端着大股东的饭碗为中小股东的利益说事，使得董秘的工作环境从根本上来说是受到挤压的：董秘的工作环境往往取决于大股东的意识及态度，而不少上市公司的管理层并不了解董秘的职责和上市公司的相关规则,使得董秘往往成为公司管理层“行使职权”的障碍。而董秘所从事的沟通、协调，平衡各方利益、矛盾的工作特点，又使得董秘经常处于一种两面受气，多方施压的尴尬境地。董秘地位的尴尬，使得他们在多数情况下对公司的众多决策只是了解但不能全程或充分了解，执行多数任务要在多方面的压力和规定中寻求平衡,在一些敏感问题上,董秘不具有依据相关规定制约董事会、董事长、总经理一些不妥决定的能力.法律的缺位导致在目前,董秘仍处于职责大于权利的地位,难以完全达到中国证监会及深沪交易所赋予的权利。上面所分析的董秘处境，有利于接下来理解董秘的职责.第五部分上市公司董事会秘书的职责与执行职责需要的素质我这次研究的题目是上市公司董事会秘书在公司规范治理中起到的作用，实际就是两点：一是董秘的职责是什么；二是如何实现这些职责，也就是担任上市公司需要具备的素质。下面分别论述，为了更好的理解，两部分内容会有一些交叉.一、上市公司董事会秘书职责概述在上市公司章程指引所列明的董事会秘书主要职责涉及董事会和股东大会相关文件及筹备事宜、信息披露事务、文件管理等。1996年8月,上海证券交易所发布的上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法还特别指出董事会秘书要为董事会决策提供意见和建议，协助董事会在行使职权时遵守国家法律制度和公司章程.在董事会作出违反有关规定的决议时，及时提出异议并如实向国家管理部门及交易所反映情况。2004年，深沪证券交易所修订的新版股票上市规则强调了董事会秘书对公司内外关系的沟通协调和治理监督职责，如与证券监管机构之间的沟通联络、公司与投资者关系的协调、促使董事会依法行使职权、协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律规则等。新公司法在第四章“股份有限公司的设立和组织机构”第五节“上市公司组织机构的特别规定”中，对上市公司董秘的职责做出了规定：负责公司股东大会和董事会的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理,办理信息披露事务等事宜。目前实施的股票上市规则主要规定了董秘的六大类职责:与监管部门的沟通联络、协调公司与投资者之间的关系、处理公司信息披露事务、督促上市公司规范运作、股权事务管理、三会组织与文件的保管。下面就董秘针对不同职责需要做的工作进行简要介绍。（一）与监管部门的沟通联络主要内容是负责公司和相关当事人与证监会、交易所和地方证券监管机构之间的沟通和联络，保证监管部门可以随时与其取得工作联系。具体而言,董秘要就监管部门提出的问题做出解答，并将监管部门提出的要求和最新的监管精神传达给上市公司管理层和董事会。这使董秘处于矛盾的两个方面：作为上市公司，侧重生产经营的发展和公司利益的维护，降低运营成本；而证券监管部门侧重于维持整个市场的“三公原则,要求上市公司达到证监会提出的各种规范性要求，遵守证券市场的游戏规则。两者存在着必然的冲突。只有在双方交流充分且有效的情况下，才能使证券市场健康发展和公司效益最大化的共存成为可能。这就要求董秘必须掌握沟通协调的技巧和具备很强的专业知识.对外沟通监管部门，汇报公司业务发展,解答提出的问题（需要熟悉公司情况）;对内传达监管要求(需要掌握相关的政策法规）。（二)负责处理公司信息披露事务:督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定向交易所办理定期报告和临时报告的披露工作.按照信息披露义务的履行过程,可分为证券发行信息披露和持续性信息披露。证券发行信息披露包括招股说明书、配股说明书、发行新股说明书、可转换证券、上市公告书等;持续性信息披露包括临时性报告和定期报告。临时报告主要强调及时性和对上市公司股票价格可能造成的重大影响,定期报告包括年报、半年报等，主要反映一定时期内公司的经营成果、财务状况、法人治理的评价等。董秘在熟练掌握信息披露的基本原则（真实、准确、完整、及时、披露前保密等）外,还需告知信息披露义务人的各自义务,并督促其遵守。信息披露义务人包括证券发行人（上市公司自身，严格遵守信息披露的基本原则；履行保密义务；禁止内幕交易或配合他人操纵证券交易价格）、董事会（作为上市公司信息披露的法定主体，承担上市公司应承担的所有责任)、董事会成员（履行保密义务;不得内幕交易或配合他人操纵证券交易价格;保证信息披露内容的真实、准确、完整，没有虚假、严重误导性陈述或重大遗漏;并就其保证承担连带赔偿责任。个案:中关村)、高级管理人员（履行保密义务；不得内幕交易或配合他人操纵证券交易价格）、监事（同高管）、发生股权转让时涉及的各方（同高管）.公司在信息披露时，在合理的范围内要尽可能满足投资者的需求.举例：有些信息是专业投资者需要的，比如公司资本性支出计划,就是说公司计划用多少钱，这个数字可能是随时变化的,但因为可变性及无法准确预测,在强制性披露中并不合适披露，但机构投资者会提出来,公司可以把大概的计划告诉他们，而且，这种披露可以告诉所有的股东，而不仅仅是机构.有些计划,一些公司会选择不说或者说得很含糊,但也可以选择披露出来，同时也会把其中的不确定性告知投资者。比如房地产行业中，万科是最早披露每年开、竣工明细计划的公司,虽然有些计划可能因为种种原因不能实现，但解释清楚,投资者会充分理解。实际操作中,如何掌握披露的尺寸，个人经验是第一位的，在董秘的素质中将要提到。（三)协调公司与投资者之间的关系:包括接待投资者来访，回答投资者咨询，向投资者提供公司披露的资料董秘在协调上市公司与投资者之间关系时的表现是最受投资者关注的，董秘在这方面所做的工作主要包括：接听投资者咨询电话；接待来访投资者、机构研究员；定期（不定期）组织召开投资者见面会；保持与媒体的良好关系，采用路演等手段加强与公众沟通，特殊情况时需要危机攻关;回访投资者;建立与维护公司网站的投资者论坛以加强与投资者的沟通；就某些议案与投资者进行事前沟通等。在这些与投资者沟通的方法中，董秘最经常使用的是接听投资者电话和接待来访的投资者、调研员.初期董秘更多的是接听散户的电话，解答问题,偶尔会有持股量比较大的个人股东来公司实地察看或参加公司股东大会.这个时期，投资者关系并不重要.北京比较有意义的例子是安泰科技，2001年起在公司网站设立股东论坛，董秘在里面回答股民的问题，介绍最新的发展情况(不过更多的意义在于给股民安排了一个因股票被套而发泄怨气的场所)。随着机构投资者的不断壮大，特别是基金的发展,投资者关系越来越为上市公司所倚重，服务对象也发生了根本性的改变。担当投资者与公司管理层之间沟通桥梁的董秘,在公司中也不再只是扮演被动的传声筒角色(电话中解答股民的问题)，而必须走出去，主动向投资者通报公司的最新动向，推介公司股票,同时了解投资者的需求，并在公司的重大决策中推进以投资者利益为导向的理念。关于机构投资者的作用，在现阶段的股权分置改革中有充分体现。机构持仓较多的上市公司，在沟通难度上要大大小于散户为主的公司,举例：同仁堂500家机构,中关村则是24万散户。由于现在上市公司董秘们对机构的拜访愈见频繁，为了与投资者加强联系,一些日常性、非功利性的主动沟通也颇为必要，否则投资者会觉得董秘只是在需要时才进行沟通,并产生反感.因此，有些董秘在每次公司发布公告或有重大举措出台前后,也会通过邮件与投资者联系，收集各方意见。在南方,有些上市公司（比如：深万科）董秘已经开始邀请外部投资者参与公司例会，为管理层就资本市场的变化、投资理念等话题作演讲。少数特大型国有企业改制而来的上市公司，例如中国石化，在发行A股的同时,还在香港市场或美国市场发行股票，需要经常性参加一次境内外券商或投行组织的路演,这样的活动中,除了一天出席八、九个小组会外，还需与重点客户一对一地沟通；而国内大型公司（如长江电力）即使仅仅发行A股，年报、中报发布后，公司也会举行大型的机构投资者推介会，北京、上海、深圳这些重点城市少不得要走上一圈。这些活动,是机构投资者了解公司的必要条件。在股权分置改革完成后,“全可流通”的概念出台，届时投资者关系将更为重要，对于控股股东而言，不仅仅是股票能否卖出好价格的问题,也是遭到恶意收购时寻求盟友的手段.延伸工作:董秘还要善于借助新闻媒体提升公司形象。由于董秘是上市公司对外信息披露的唯一窗口,所以有不少公司让董秘同时兼管媒体关系。媒体的范畴包括了传统媒介（报刊、杂志、电视）和网络.董秘需要关注这些媒体对公司的评论,并及时做出反应，与媒体进行及时有效的沟通.长安汽车就曾经因为网络质疑业绩真实性而被迫停牌,并发布澄清公告。当时包括21世纪经济报道、南方周末等有影响力的全国性报刊都转载了这篇质疑文章,对公司的不利影响可想而知.本次股权分置改革中,上海金丰投资也因为一家新兴杂志公开质疑其股改方案并召集小投资者投反对票，致使股改方案未获通过.对于那些处于行业领先位置或掌握公共垄断资源的上市公司来说,还有一个特殊点，就是公司对一些新闻的看法备受关注,为此,掌握公司喉舌部门的董秘，必须熟悉行业与政策的走向，花时间研究市场与行业的变化.对内统一口径，为公司管理层提供对外发言参考。对于经营问题很多、风险很大的上市公司，则需要进行危机公关，以期渡过难关。中关村在2004年初曾有过，召集记者招待会通报公司情况，为年报公布后的“摘帽”打下舆论基础.(四)督促上市公司规范运作：促使董事会依法行使职权;在董事会拟作出的决议违反法律、法规、规章、本规则、本所其他规定或者公司章程时,应当提醒与会董事,并提请列席会议的监事就此发表意见；如果董事会坚持作出上述决议，董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录,同时向交易所和证监局报告;协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、本规则、本所其他规定和公司章程，以及上市协议中关于其法律责任的内容；负责与公司信息披露有关的保密工作，制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密，并在内幕信息泄露时及时采取补救措施,同时向交易所报告。上市规则的规定比较生硬，在实际工作中,只要不出现极端情况，董秘通常都会采取比较温和的方法。1、公司法人治理包括三会运作和配合独立董事工作.董秘是否要曾经监事会没有明文规定（与监事会力度不够有关)，但董事会和股东大会必须参加，只有知情才能知道是否合规。其次是配合独立董事的工作。独立董事需要董秘的配合才能了解公司的情况。如果董秘不配合，独立董事需要和公司董事长、总经理的关系好才能多了解公司情况，但过于密切的关系又会对独立董事的独立性产生影响，而且独立董事未必和管理层的关系都好。这也从一个侧面反映出董秘的重要性。2、公司经营规范主要是公司经营是否按公司章程、总经理议事规则运作,董秘对经营层的不规范现象更多地是向董事会反映.董秘可以通过信息披露制度、重大事项内部报告制度和投资者关系管理制度切入,了解重大合同的签订和相关内容,把握是否存在问题，并反馈给董事会。以关联交易为例：在假定为公平交易的前提下，责任心强的董秘首先要判断是否为关联交易，并会督促公司及早收回，避免资金占用。在董事会决议进行短期投资或对外担保时，董秘需要告知短期投资的风险（炒作股票的法律限制、委托理财的风险、国债回购的风险）和对外担保的风险,并提出约束性条件（短期投资的比例,担保对象的资质、资产质量和盈利情况等）。在公司发生重大资产收购、重组时，董秘除了清楚如何走程序、相关法律法规的规定外,还要建议董事会形成清晰的战略目的,充分调研市场供需状况，并对比现有资源构成和发生变化后的资源构成哪个更适合公司发展,如上等等,一方面有利于董秘信息披露，和投资者进行沟通;另一方面也让公司决策者充分考虑重大收购是否真正有利于公司发展.3、高管变更董秘自身没有发言权，主要是配合独立董事。通常情况下,独立董事在发表意见前要询问董秘.(五）三会组织与文件的保管：按照法定程序筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料;参加董事会会议，制作会议记录并签字；保管股东大会、董事会会议文件和会议记录等；（六）股权事务管理：负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料，此外，董秘还在不同程度上参与上市公司的决策，为公司重大决策提供法律援助、咨询服务和决策建议.二、上市公司董事会秘书需要具备的基本素质(一）熟悉并遵守法律法规和证券市场运作规则1、熟悉证券市场的法律法规是上市公司董事会秘书应具备的最基本专业素质。多数董秘在公司经营层中不属于核心人物，却需要对公司董事会和管理层决议做出的合法与否的判断,乃至提出异议,他的力量来自法律和中国证监会的相关法规.对政策法规的熟练掌握也是董秘得以开展工作的基础.举例：(1）上市公司三会运作要按照公司章程的规定执行，董秘是具体的操作人员，发挥非常重要的作用,要求董秘对相关的规则与程序非常熟悉。(2）以重大事项的信息披露为例,董秘必须熟悉何种情况可以豁免（属于国家机密、商业秘密,交易所认可的其它情况，披露可能违法国家保密法规或损害公司利益)，何种情况可以申请暂缓披露（拟披露信息存在不确定性、临时性商业秘密，披露可能误导投资者，且拟披露的信息未泄露、有关内幕知情人书面承诺保密，股票及衍生品种未发生异常波动,期限2个月），何种情况应当披露，如果出现应豁免的却披露、应披露却未披露的情况,将失去上市公司董事会和管理层的信任.（如何区分临时性的商业秘密和商业秘密，需要董秘的职业判断。）(3)以关联交易为例，会计制度规定的关联交易范围不同于上市规则，董秘必须详细掌握，加以区分。2、董秘不仅要熟悉掌握各项法律法规，还要明悉违法违规操作的后果，在规劝公司董事会和管理层时，才能取得良好效果。(二）熟悉公司情况如果纯粹做董秘的本职工作一定会做死，要积极主动地参与公司的业务管理，熟悉和掌握公司业务。熟悉公司情况是取得公司内部信任和监管部门信任的基础。难点：有些秘密是把董秘排除在外的，没有文件,没有正式的会议，董秘如何了解情况？在公司的实际运作中，机密的市场信息只有个别人掌握，这些机密信息非常重要，虽然不属于规定的信息披露范畴，但构成判断是否为重大信息的基础.例如公司主要业务的市场前景,涉及到业绩、是否裁员等。（三)较强的沟通协调能力中国证券市场上确实出现过董事会秘书实质控制上市公司的情况,但仅仅是极个别的一两家.多数董秘在公司经营层中不属于核心人物，但要沟通好强势政府部门和公司领导的双边关系，需要一方面取得监管部门的理解和支持（自身的工作)，一方面要引导上市公司董事、高管向规范运作的规定靠拢,单纯硬性要求公司领导遵守，只能把自己推向对立面，对开展工作没有好处;而一味迁就公司内部压力，一旦出现问题（例如重大信息的披露，该披露未披露），自己和公司都要受到处罚。实践中，许多上市公司的董秘原来都担任过办公室主任之类的职务，虽然职位只能列为部门经理级别，为董秘行使权力制造了一定的障碍，但公司董事会的任命并不是没有任何理由。正如开头所言，董秘处于一个各方利益交汇的枢纽点上公司的“对外发言人”，公司与政府主管部门的“指定联系人”，公司与新闻媒体的“窗口”，公司股东会、董事会、监事会和经理层之间的协调人，需要很强的沟通协调能力。（四）取得相关方面的信任专业素质是董秘赢得不同层面信任的基础。取得相关方面的信任，实际就是做好熟悉规则、熟悉公司情况和具有沟通协调能力三方面工作的结果.在上市公司日常的经营运作中，有些东西老板不说，董秘是不可能知道的,公司老板告知的前提是对董秘的信任。在监管者角度看,如果董秘是不可信的，那么公司多半会有问题.(五)有自己的措施和手段董秘多为兼职，客观上有一个获知信息的平台。比如董秘兼任办公室主任，那么他就掌握公章，可以获得许多公司内部的信息;比如董秘兼任投资者经理，可以在第一时间掌握重大投资信息；比如董秘兼管法律，可以获知重大合同的签署.董秘也可以通过定期检查合同或与公司法律顾问沟通，掌握上述情况。此外，董秘面对社会投资者，体现公司的社会责任，但公司的其它部门和人员通常感受不到公司是社会公众公司这一事实,董秘需要通过一定的手段和措施，把外部压力传递到公司内部，以督促公司内部提高规范运作水平。(六）具备一定的外部关系网1、董秘圈通过董秘协会、上市公司协会，认识，互通信息，包括市场行情、工作经验、某一具体事情的操作办法，等等。2、机构投资者包括证券公司、基金公司的行业分析师,私募基金的经理，甚至有经验的个人投资者（后两者因涉及自身利益，会利用各种关系了解公司情况)。他们以外来者的眼光分析公司,提出新角度的问题，其作用要大于董秘圈。如前所述，有些上市公司董秘已经开始邀请外部投资者参与公司例会，为管理层就资本市场的变化、投资理念等话题作演讲。3、监管部门4、其它政府部门包括工商、国资委、发改委、登记结算公司、财政部等第六部分董秘是否能发展为职业经理人相当的社会舆论（包括许多董秘自己）认为董秘是上市公司高管队伍中最有可能成为职业化的队伍，并把摆脱目前窘境寄希望于董秘队伍成为职业经理人，进而促进上市公司整体水平的提高。但在此之前，先要讨论董秘能否发展为职业经理人.如前所述，董秘做好自身工作需要方方面面的信任,特别是公司核心层的信任,很难想像在目前的市场环境下,公司核心人物对外来者报有绝对信任并事先告知其公司经营方面的机密.此外，从公司法律责任的角度分析,公司法规定了公司要承担相应的社会责任，董秘所承担的责任代表了其中的一部分.所以，社会责任是公司内生的，董秘应该、也只能由公司内部产生第七部分未来发展一、职业前景前面说了，董秘是工作伴随风险,而且在公司董事会和高管人员中属于弱势群体，但董秘这一职业的整体发展前景还是比较乐观的,大的生存环境越来越完善因为随着中国证监会及深沪交易所等监管部门对董秘的职责及工作环境作出了相应的规定；同时,随着新公司法的出台,董秘的工作性质与地位首次得到了法律意义上的认可，有利于董秘更好地发挥自己的才能；另外，随着公司治理结构的不断完善,也为董秘提供了更广阔的发展空间。要提高董秘水平，必须进行综合治理。首先,要解决公司的法人治理结构,促进公司规范运作，应对公司法律制度的建设进行大胆创新与改革，董秘的职责要扩大，如参与公司重大决策、相关资本运作以及参与研究和制定公司发展战略等;其次，用法律的形式明确董秘的职责与权限。监管部门应出台详细工作指引,严格任职条件，规范任免程序，明确职责,强化责任;改善和提高工作条件，健全工作规则，使董秘工作有章可依、有例可循、避免冲动和盲从。第三，要用制度来保证董秘职业的标准化，用制度创新来改变目前董秘产生的方法，如实统一执业标准、定期考核等,以使董秘更加具有独立性。二、制订并规范董事会秘书的法律制度随着我国公司法的修订，明确了公司制董事会秘书的法律地位。我国关于董事会秘书的立法正逐步走出起步阶段,规范董事会秘书的法律制度，才能真正发挥董事会秘书在现代公司治理中的作用.英国公司法与我国不同，规定有限责任公司和股份有限公司均需设立董事会秘书，我国目前的有关规章只规定上市公司须设立董事会秘书，而对未上市的股份有限公司和有限责任公司却没有同样的规定。实践中董事会秘书在处理董事会执行职权所涉及的事务中起着不可或缺的作用，为了健全公司组织机构，更好地发挥董事会职能，尽早将相关证券规章中涉及公司治理结构及董事会秘书的章目纳入公司法,规定凡依照公司法所成立的公司均应设立董事会秘书，并明确其作为公司高级管理人员的法律地位。1、改进董秘的任免制度目前的董事会秘书的任免制度,存在着两点不足之处：一是公司股东会没有决议免除现任董事会秘书的权力，而由于中国公司大股东不可忽视的支配地位，很多董事会秘书向董事长、总经理负责,在最重要的信息披露问题上往往会与大股东保持高度的一致。这不利于充分保护股东及公司的利益;二是非因正当原因而遭解聘的董事会秘书是否有权要求公司赔偿损失,未予明确规定。2、适当的扩大董事会秘书授权范围,提高董事会秘书信息披露和监管职能。与英国公司秘书相比,我国公司董事会秘书不具有订立管理性合同的权力。董事会秘书作为公司的高级管理人员，不可避免地要与公司外界发生联系，为保证交易安全和维护债权人利益，我国法律要适当授予董事会秘书订立某些合同的权力。同时,我国董事会秘书面临一方面由董事会聘任,向董事会负责，并受其监督，另一方面还需应对董事会执行职权合法性的监督,此时董事会秘书职权适当调整显得尤其重要。