用友项目实施(十)：计量单位管理与控制.doc

项目实施（十）:计量单位管理与控制
作者：倪晓红出处：IT专家网2009—06—10 15:31能否在系统中设置一箱原材料为500只，仓库报表上的数量为5箱，然后导入导系统后这个数量能够自动变为2500只？
连载目录：
项目实施（一）：初始部署与导入“期初数据” 项目实施（二）:细节出发做好财务软件初始化工作
项目实施(三）:财务系统初始化之账套问题 项目实施（四）：财务系统权限设计中的两条捷径
项目实施（五）:选择合适的总帐实现模式 项目实施(六）：善用分类管理 便于统计分析
项目实施(七）：简约原则设置会计科目 项目实施（八）：供应商控制与业务处理
项目实施（九）:供应商删除的限制条件
　　【IT专家网独家】王晓最近又接到财务部门的投诉，库存管理单位与他们财务部门计价单位不一致的问题。原来仓库收货的时候,有些原材料是按卷或者其他单位来收货的.但是财务在计价的时候，则是以只或者其他单位来进行计价。不同的单位之间就存在一个换算率的问题。将企业的收货日报表导入到财务管理软件中去的时候，就遇到了这个计量单位与计价单位不一致的问题。遇到这种情况该如何处理呢？
　　王晓首先想到的是统一计量单位。让仓库、财务、采购等部分做下来协商，但是最后各方是公说公有理，婆说婆有理，没有达成统一。为此财务人员就问王晓，能否在系统中进行单位的自动转换呢?如一箱原材料设置为500只,仓库报表上的数量为5箱，然后导入导系统后这个数量能够自动变为2500只.如此这个计量单位与计价单位的问题就解决了呀。王晓听后也觉得比较有道理，但是不知道在系统中能否实现这个功能.所以也不能够马上给财务人员一个肯定的恢复.王晓对财务人员说，需要回去测试一下这个单位的转换是否可以在系统中自动实现。会后王晓就开始在系统中测试这个方案的可行性。
　　一、 计量单位换算情况分析
　　王晓走访了各个部分,发现企业计量单位的转换主要有两种情况。一是一对一的转换.如企业现在用的端子主要是利用卷来包装的。由于企业现在只用到一种规格的端子，而且是同一家供应商提供的.所以一卷都是2500个端子。这就主要是一个一对一的转换。二是一对多的转换。如溶剂，其装溶剂的瓶子有大中小三种规格.为此一公斤的溶剂其瓶数是不同的。此时就需要将1公斤分别转换为大中小三种规格的瓶数。这就涉及到了一堆多的转换。所以在系统中要能够根据实际情况来解决这个一对一以及一对多的计量单位转换问题.
　　二、 用友财务管理软件中的解决方案
　　王晓为了尽快解决这个计量单位的转换问题,马上开始落实这方面的事情。王晓经过测试发现，在用友财务管理软件中,将计量单位分为了三类,分别为无换算计量单位组、浮动换算计量单位组、和固定换算计量组。无换算单位计量组是指所有的单位都是以独立的形式存在，各计量单位之间没有存在换算率的问题。这个计量组下的单位全部默认为主计量单位.这也是最原始的计量大那位。而浮动换算计量单位组是指需要进行一对一单位转换的计量单位.在这计量组下，只存在两个计量单位.在设置时，需要指定哪个是主计量单位，哪个是辅助计量单位,同时需要设置他们之间的转换率。固定换算计量组主要是用来解决一对多的问题。设置为固定换算率时，可以在这个组中包含多个计量单位，如大瓶、中瓶、小瓶等等。同时需要设置主计量单位(如公斤)与这些辅助计量单位之间的换算关系,即1公斤可以装多少个大瓶、多少中瓶、多少小瓶等等。为了能够正确实现单位的转换,在固定转换率组下，转换率不能够为空。如即使1公斤刚好是1大瓶，那么也需要为他们设置转换率此时的转换率就是1:1.在用友财务管理软件中的这个强制规定，提高了转换的准确性。避免用户因为疏忽没有设置转换率从而造成转换结果的错误。
　　在用友财务管理软件中，这个计量单位是属于基础资料的内容。一般需要在系统初始化的时候进行设置。而且这个计量单位一旦建立好之后，如果有这个单位相关的交易记录,这个计量单位往往不能够删除。为此需要设置什么计量单位之前，需要向同事确认清楚。在设置计量单位时，要做到宁缺勿滥，在需要时建立。否则的话，基础资料就容易出现混乱。以用友财务管理软件为例,如果需要设置计量单位的话,在需要依次打开工作中心、设置选项卡。在打开的窗口中选择“基础档案”、选择“存货”，然后点击计量单位打开设置窗口。一般情况下,系统中往往会建立好一些常见的计量单位与转换率.如小时、分，千克、可等等。事实顾问建议王晓，如果这些计量单位不需要的话，要将其设置为不活跃,免得其对用户的正常操作产生不利的影响。
　　另外为了操作的方便，最好能够为计量单位设置简单易懂的代码.如此当用户需要使用某个代码的时候，就只需要输入代码即可调出某个计量单位。这有利于提高用户单据的操作效率。通常情况下可以利用拼音来作为编码。如果正规一点，则可以采用国际通用的单位编码.不过这往往需要用户花一定的时间去了解一下这些代码。
　　三、 计量单位设置的注意点
　　虽然王晓找到了可行的解决方案。但是在测试时，仍然遇到了一些麻烦。如单位转换之间的一些小数问题。如现在公司装某种溶剂的瓶子，分为大瓶、中瓶与小瓶。分别可以装0.5升、0。3升和0.1毫升的溶剂.那么1升的溶剂可以装2个大瓶、3。333个中瓶与10个小瓶。现在以中瓶为例，其转换率就会1：3。333。此时如果收货日报表上反映今天收到溶剂的数量为300升，那么系统在执行自动转换的时候,就会换成999。9瓶。而实际上是1000瓶。这主要是因为转换滤有小数问题，从而造成最后的转换结果有一个误差。虽然这个误差比较小，但是调整非常的麻烦。王晓测试了许久，不知道该如何解决.后来只好向实施顾问请教。
　　实施顾问听了王晓的描述后,给其提了一个解决的方法。可以利用多个转换单位的最小公约数来作为转换单位。如企业的这个案例中，1升分别可以装2瓶(0.5升一瓶)、3.333瓶(0.3升一瓶)、10瓶（0。1升一瓶）。那么能否换一个角度看，30升可以装几瓶呢？那么分别可以装60瓶、100瓶、与600瓶.也就是说，转换率可以设置为30：60(大瓶）、30：100(中瓶）、30：600(小瓶）。此时再进行转换时就不会有小数的误差了.如现在有60升的溶剂，转换成中瓶计量单位的话，就变为200瓶，而不会变为199.98瓶.王晓采用了实施顾问的方案。经过测试后，果然解决了这个小数误差问题。其实在企业的日常交易中，溶剂总是以满瓶来交易的，而不会以半瓶等作为交易单位。所以通过提高转换率的值，就可以解决小数问题。在用户传统的观念中，总喜欢说1升等于多少。而很少有人会想30升等于多少.其实在遇到类似的问题时，主要稍微转变一下观念，就可以解决问题.
　　王晓在测试过程中还发现了一个有趣的现象.即在同一个固定换算计量单位组中，辅助单位之间还可以进行相互的转换。即大瓶可以转换为小瓶等等.这个功能也很实用.如在交易时可能计量单位选择错误。如将大瓶选择了小品，但是总的容积是正确的。此时就不需要调整单据,而只需要利用这个单位转换功能即可。不过用户需要注意的是，这个辅助单位之间的转换是不是直接转的,而是根据主计量单位来转的。即先将小瓶的数量转换为容积升。然后再将升转换为大瓶。此时如果转换率设置不当，就有可能会出现小数误差问题。所以,这个转换率的设置非常的重要.王晓在用友财务管理软件中进行测试后,发现最合理的设置就是转换率中不要有小数。也就是说，宁可设置为30：100(看起来数字多一点），也不要设置1:3.33.虽然后者看起来简单一点，但是不使用,容易产生误差。