客户订单管理流程.doc

1、 目的：
为规范订单/合同管理，使订单/合同执行有序进行，特制定本流程。
2、 适用范围
适用于业务部门、集团各分公司所有订单/合同执行的全过程。
3、 职责
3。1分公司各部门
3。1。1业务部门
（1)负责接收订单/合同，与客户进行沟通,提供客户所有要求信息。
(2)负责组织相关部门进行订单/合同评审。
(3)负责编制“报价联系单”、“大货采购单/购销合同”.
3。1。2技术部门
（1）负责编制“报价单”,“工程更改通知单”。
（2）负责产品技术、工艺可行性评审及价格评审。
3。1.3生产部门
(1）负责产品生产保证可行性评审。
（2）负责按照订单的各项要求安排生产.
3.1。4品质部门
(1）负责产品的质量保证可行性评审。
（2）负责按照订单的各项要求及检验规范安排产品检验.
3。2服务管理委员会
3。2。1采购部
（1)负责原材料、外购件资源配套能力、价格的评审。
（2）负责每天对钢材等主要原材料价格进行通报,做出“主要原材料价格趋势图”,并通过电子邮件知会各分公司总经理、总裁及董事长,作为各分公司总经理决策参考。
3。2。2财务部
（1)负责产品报价单销售毛利率、销售费用率、销售利润率的评审。
(2）负责对汇率、出口退税等影响产品报价因素进行及时通报，每月出具汇率、出口关税报表，作为各分公司总经理决策参考。当汇率、出口退税出现变动时，第一时间通知各分公司总经理。
3.2。3品质监督部
（1）负责产品质量保证可行性评审；负责订单/合同的备案管理。
（2）负责监督和检查各分公司在生产之前完成检验规范、检验标准的制定。
3.2.4总裁负责订单/合同的审批。
4、工作程序
4.1订单/合同的评审
4.1。1分公司初评
4。1。1.1业务部门接到客户的询价要求时，应详细咨询所询价产品的信息、技术信息（包括图纸、包装信息等）和所用原材料的详细情况及标准(如：规格、型号、材质、表面质量、特殊检验要求，特殊加工要求等),填写“报价联系单"，连同以上详细信息报各分公司总经理，作为订单评审的依据。
4。1.1。2业务部门应对订单的市场前景进行分析说明，市场前景的分析说明，简要介绍客户情况、未来产品市场趋势,并报各分公司总经理，做为订单评审的参考.
4。1。1。3各分公司总经理组织技术部门、品质部门、业务部门、采购部门、生产部门对订单的成本、利润、交期、质量进行初评，填写“报价单"，提供业务人员.
4。1。1。4业务部门,根据各部门反馈的信息,再次与客户沟通,双方都能够接受后，分公司编制“报价单”,正式生成。
4。1。2服务管理委员会复评
4。1.2。1各分公司填写“产品报价评审单”，并附上“报价单"、订单/合同说明，报服务管理委员会评审:
(1)财务部评审各项税负、销售毛利率、销售费用率、销售利润率是否合理,回款要求是否合理。
(2）品质监督部评审产品质量要求是否能够达到，是否表述完整准确.
(3）采购部评审原材料、外协件加工费是否与市场价格一致，是否合理.
4.1。2.2如采购、质量、财务三方出现任何一方无法达到共识，此订单/合同为不可接受，“产品报价评审单”由总裁审批。对于可接受的订单，报总裁审批后，即可与客户签订合同。如业务部门有异议,可报董事长裁决.
4.1.2.3对于不可接受的订单有如下处理方式：
(1)对于无利润或长期无法营利的订单，放弃处理。
（2）对于报价有出入者，可重新报价,重新实施评审流程。
4.2订单/合同签订、备案
4.2.1各分公司业务部门与客户正式签订订单/合同，编制“大货采购单/购销合同”，并在“大货采购单/购销合同”上注明成本、利润、质量、交期和回款时间等要求。
4。2。2各分公司计划员、采购员依据“大货采购订单”编制采购计划、生产计划,并附相关资料报总裁批准后,即可实施。
4。2.3各分公司计划员持经总裁签字确认的“大货采购单/购销合同”须附订单/合同、报价单、采购计划,转交品质监督部，品质监督部下发订单/合同编号，盖“受控”章，并进行备案，此订单/合同正式生效。
4.3订单/合同发放
各分公司计划员将经过备案的“大货采购单/购销合同” 须附订单/合同、报价单、采购计划，复印后发给总裁办、品质监督部、财务部、分公司总经理、生产部、技术部、品质部（只接受订单/合同）、采购部、仓储物流部等各一份，“大货采购单/购销合同”原件交给业务部门。
4。4订单/合同考核
4。4.1集团财务部实施订单目标考核，依据“报价单”进行各项成本费用的核算.每月出具财务报表，报各分公司总经理.
4。4.2对于超出预算成本的相关项目，各分公司总经理必须做出书面资料报总裁及董事长审批.超出部分按利润的1％扣除。
4。4.3订单执行过程中,采购部门严格按“采购计划”采购，对于非计划采购,需由各分公司书面向总裁申请,由总裁批准后,实施采购。原则上，不允许非计划采购。
4。4.4订单执行过程中,由于原材料价格上涨，突破采购计划"上的价格，则各分公司书面向总裁申请，由总裁批准后，实施采购.
4。4.5各分公司要确保交期的完成。如未按期完成,则由各分公司业务部门书面提出投诉，由总裁提出负激励.
4.5订单/合同的存档
4。5。1订单完成后,各分公司将相关资料原件于一周内报品质监督部存档保管。超过期限不交者,对其进行负激励100元。
4。5.2各分公司业务部门于合同签订后一周内，将合同相关原件（订单、大货采购订单）报集团财务部，由集团财务部对其回款情况实施监督。超过期限不交者,对其进行负激励100元.
4。6订单/合同的更改
4。6.1分公司业务部门接到订单/合同更改要求时，无论是技术、单价还是交期数量方面的更改，都需要以“大货/样品订货单-—补充单”形式将客户最新的要求及时提交给分公司。
4。6.2分公司综合技术、采购、库存方面的信息，及时给业务部门以反馈，若仍可执行订单/合同,可继续执行；若订单/合同有变化,需要在“大货采购单/购销合同"上注明.
1）若属于技术方面的更改，分公司技术部编制“工程更改通知单”，发放到相关部门,技术更改的相关要求执行《技术文件管理规范》.
2）若属于数量方面的更改，造成分公司的人员/工时、原材料、成品、半成品等的物料损耗应由业务部门负责.
5、相关文件
5。1《技术文件管理规范》
5.2《记录控制程序》
6、相关记录
6.1产品报价评审单
6。2大货采购单/购销合同
6。3报价联系单
6。4报价单
6.5大货/样品订货单-—补充单
6.6工程更改通知单
6。7主要原材料价格趋势图