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电子文件归档与管理细则

3管理体制和职责
3。1各单位应根据本细则，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络.
3.2文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性,并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。
3。3为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真.
3。4归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。
4电子文件的收集
4.1收集范围
凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括:
4.1.1文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等.
4。1。2图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。
4。1。3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
4。1。4影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。
4.1.5声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文件。
4。1.6多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。
4。1.7超媒体链结文件： 指用超媒体链结技术制作的文件。
4.1。8计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。
4。1.9数据文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等.
4。2电子文件收集要求
4.2。1归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。
4.2。2在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施,随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。
4。2.3文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档。
4。2.4静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG.
4。2。5影像文件收集时应统一转换为MPEG、AVI格式。
4。2.6声音文件收集时应统一转换为WAV、MP3格式.
4.2.7自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具.
4.2.8归档的电子文件如果采用不符合本细则要求的格式，收集时应转换成本细则要求的格式。
4.2.9各单位应依据本细则,结合实际情况，制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。
5电子文件的归档
5。1归档要求
文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。
5.2归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件,密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。
5.3电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，依照附录A要求进行著录并填写《归档电子文件登记表》（见GB/T 18894-2002表A.4、表A。5）.归档电子文件应逐件编目。
5.4文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上，并一式两份向档案部门移交。
5。5档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见GB/T 18894—2002表A。3).登记表一式两份，一份由档案部门保存，另一份由文件形成部门保存。
6归档电子文件的移交、接收与存储
各单位应在每年9月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆，集中保管。
6。1电子文件的移交、接收要求严格按GB/T 18894—2002执行。
6。2归档电子文件的存储
6。2。1一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。
6.2.2本细则推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。
6。2。3存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,注明全宗号、归档年度、盘号和套别（见7）。
6。2.4信息组织结构
每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。每盘存储载体应具有如下信息组织结构：

6。2。4。1说明文件
6。2。4。1.1文件名：README
6。2。4。1。2文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。 
6。2.4。1.3文件格式说明文件为字符文件.每行的左边为标题，右边为说明内容,中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000。1的规定。
6.2.4。2著录文件
6.2.4。2.1文件名：DESCRIPT.XML
6。2.4。2。2文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。
6。2.4.2。3文件格式：XML文件（具体格式见附录B）。著录文件包含项目同《归档电子文件登记表》。
6。2.4.3归档电子文件子目录
6。2.4.3。1目录名：DATA
6.2.4.3。2目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中,子目录名为全宗号+归档年度+保管期限+件号，如00012002100001，其中第1?４位为全宗号，第５?８位为归档年度，第９位为保管期限（永久为1,长期为2，短期为3），第10?14位为件号.
7归档电子文件的保管
归档电子文件要一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。
附录A
电子文件著录项目
下列著录项目标注“＊"者为必著项，其它为选著项。
A1文件信息
A1。1发文登记号：发文单位已发文件登记的顺序号。
A1.2收文登记号：收文单位收到文件登记的顺序号。
A1。3拟稿人:拟稿人员姓名。
A1。4拟稿时间
A1.5部门责任人:拟稿人员所在部门责任人姓名.
A1.6部门责任人审核时间
A1。7核稿人：核稿人员姓名。
A1。8核稿时间
A1.9签发人：文件签发人员姓名。
＊A1.10签发时间
A1.11打字者：打字员姓名。
A1。12打字时间
A1.13校对者:文件校对人员姓名。
A1.14校对时间
A1。15主送单位：文件主送单位名称，几个单位之间用“，”分隔。
A1.16抄送单位：文件抄送单位名称，几个单位之间用“，”分隔.
A1.17发送时间：文件的发出时间.
A1。18缓急程度
A1.19密级：指文件的保密等级。按GB/T7156?1987第四章文献保管等级代码表划分为六个等级，名称与代码如下：
名称    数字代码    汉语拼音代码    汉字代码
公开级    0    GK    公开
国内级    1    GN    国内
内部级    2    NB    内部
秘密级    3    MM    秘密
机密级    4    JM    机密
绝密级    5    UM    绝密
A1.20收文者：接收文件的人员姓名.
A1。21收文单位：接收文件的单位名称。
A1。22收文时间：接收文件的时间.
A1.23批阅人
A1.24批阅意见
A1。25批示人
A1.26批示意见
A1.27承办部门：文件办理部门。
A1。28办理结果：文件的办理结果。
A1.29办结时间：文件办理完毕的时间.
A2档案信息
A2.1归档人：指对该份文件进行归档操作的人员姓名.
A2.2归档单位：指对该份文件进行归档操作的单位名称.
A2。3归档时间
＊A2。4全宗号：指档案馆给立档单位编制的代号，全宗号用四位数表示，不足四位的前面用“0"补足。
*A2.5归档年度：指文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”。
*A2。6保管期限：指文件的保存时间,一般分为永久、长期、短期三种。
*A2.7件号：指对应纸质或其他载体档案文件在同一年度、同一保管期限中的顺序号，件号用五位数表示，不足五位的前面用“0”补足。
A2.8主题词:按照DA/T19？1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。
A2。9分类号：根据《中国档案分类法》和GB/T15418?1994的有关规定著录.
A2。10鉴定者：对该份文件实行价值鉴定的人员姓名。
A2。11鉴定时间
A2。12销毁者：对该份文件实行销毁的人员姓名。
A2.13销毁审批者：对该份文件销毁审批的人员姓名。
A2。14销毁时间
A2。15开放标识：指该份文件是否可以开放,开放标识项依据实际情况著录为开放或控制。
＊A2.16题名：指文件的标题.
*A2。17责任者：制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
＊A2.18文件编号：文件的发文字号。
A2.19附件：指正文后的附加材料的题名。
＊A2。20稿本：指文件的文稿和文本.稿本项依据实际情况著录，代码表如下：
稿本    代码
草稿性电子文件    M
非正式电子文件    U
正式电子文件    F
A2。21版本：指对文件修改、更改后的不同状态的描述，如第一版、第二版等。
A2.22版本说明:对不同版本的说明性文字，如修改原因、与上一版本的差异等。
A3电子文件信息
A3。1硬件环境(名称、型号）:指形成该份电子文件的硬件环境的描述，包括计算机型号、CPU型号、内存数量等，各个项目之间用“，”分隔。
A3。2网络环境(名称、版本）：指形成该份电子文件的网络环境的描述，包括网络类型、协议、版本号等,各个项目之间用“,”分隔.
A3.3操作系统(名称、版本）：指形成该份电子文件的操作系统的描述，包括操作系统名称、版本号等，各个项目之间用“,”分隔。
A3。4应用软件（名称、版本）：指形成和浏览该份电子文件的的应用软件的描述，包括软件名称、版本号等，各个项目之间用“,”分隔.
＊A3.5文件类型:用英文字母代表电子文件的类型，文件类型分为八种，代码表如下：
名称    代码    名称    代码
文本文件    T    声音文件    A
图像文件    I    超媒体链结文件    O
图形文件    G    计算机程序    P
影像文件    V    数据文件    D
*A3.6文件名:文件在计算机系统中的名称，多个文件综合为一件的文件名之间用“＆"分隔，如“abcd.doc＆efgh.tif”。
A3。7文件长度:指电子文件的字节数。
A3。8存储位置：指电子文件的存储路径名。
A3.9创建人:指建立该电子文件的人员姓名.
A3。10创建时间
A3.11修改人：指修改该电子文件的人员姓名，几个姓名之间用“，"分隔。
A3。12修改时间
A3。13访问人：指访问该电子文件的人员姓名，几个姓名之间用“,”分隔.
A3。14访问时间
*A3。15载体类型：指电子文件的存储载体。存储载体选择只读光盘和磁带。
A3。16盘号:指归档电子文件存储载体的编号。存储载体一盘编一个号,编号每年从“00001”开始。盘号用五位数表示，不足五位的前面用“0"补足.

附录B
著录文件（DESCRIPT.XML）格式
著录文件存放本张光盘保存的电子文件的著录信息，包括全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、责任者、文件编号、稿本、文件类型、文件名、载体类型、签发时间等项目。著录文件为字符文件，信息格式如下：
<文件列表>
〈文件〉
<全宗号〉0001
〈归档年度〉 2004
〈保管期限>永久
<件号>00001
〈文件编号>渝档发[2004］0001
<责任者〉重庆市档案局
<题名〉关于干部任免的通知
<稿本〉F
<文件类型〉T
〈文件名〉 A。DOC&B.DOC 
〈载体类型>光盘
<签发时间〉20040102
〈文件>