外贸业务工作流程.doc

外贸业务员的详细工作流程。 步骤/方法 1. 一、接到询盘1、认真报价（1）与工厂核对最新产品价格(2)查当日最新汇率(3）核算FOB价格(4）与货代联系询最新海运价格（5)报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量（6)付款方式要确认2、做样品（1）安排工厂打样（2)一定要客户确认样品在下单2. 二、客户下单1、做PI（1)公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查（2）订单号，PI的时间一定要正确（3）商品名称一定正确（4)单价金额一定要核准(5）总金额和大写金额一定要正确(6）一定要有正确的本公司银行信息2、做合同(1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查（2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误（3）合同其他条款一定要做细做全3. 三、安排工厂生产1、下订单给工厂(1）要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量（2)索要正规报价（工厂传真过来)(3）等收到客户银行水单再安排工厂生产2、做采购合同（1）合同一定要做细，合同号，以及涉及各个产品规格参数一定要写全。(2）数量、金额要仔细核对无误(3)验货方式要写详细、清楚（4）确认付款方式（5)确认出了问题的解决办法和索赔方式3、打定金给工厂（1)核对工厂账号信息（2）核对本公司会计打款的账单信息（3）电话跟踪工厂钱款是否到帐4、跟踪生产进程(1)随时掌握生产进程(2)确认货物尺寸、重量4. 四、联系货代安排运输1、要价格（海运或空运）(1)多找几个货代比对价格和船公司（2）选定价格和货代公司（3）确定好付款方式（预付还是月结）2、快递报关单证（1）快递报关单证给货代报关(报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单)（2）确认报关信息5. 五、交货运输1、通知客户打余款（1）通知客户货已生产完成，拍照（2）做PI给客户打余款（3)安排客户验货2、打余款给工厂（1）验货（2)打余款给工厂(3）要增值税invoice（4）工厂安排送货到指定仓库3、运输货物到目的港（1）货物运出后要提单(2）货到港后付货代运费(3）货代要invoice（4 ）货代核销单和报关单 外贸业务员的工作内容外贸业务员的工作内容Poster:geluesi外贸工作千头万绪，做为主心骨的业务人员，只有清晰地了解自己的工作内容，认识工作职责，才能更好地完成工作。针对外贸业务人员日常工作,总结出以下十四个方面。一、业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求,我公司是否能够生产等。这项工作，随着外贸管理软件的研发应用，信息化工具的不断完善，已经能够自动化统计显示.在富通天下、畅想等外贸管理软件中，都具备这样的功能,相对富通天下在这个功能挖掘得更深一些,做得更成熟一些。二、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复;特殊情况需要延期的,应及时向外商解释及大概需要的时间.外贸业务员工作繁杂,询盘邮件众多，难免有遗忘的时候。但是随着富通天下等外贸管理软件功能不断完善，系统能自动提醒业务人员：哪些邮件未回复？哪些邮件已经多时未跟踪？这很好地起到了一个提示的作用.三、对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算,对产品价格进行调整.四、对于定单数量较大,外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施;部门经理不能批复的,报总经理批准后实施。五、对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。六、对于外商的寄样要求,原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用.特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的,可报总经理批准后执行。七、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。八、付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金,剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改.信用证审查无误后，报部门经理复核.九、原则上,公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。十、在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决.严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定.十一、对于CF、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代,确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。十二、需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。十三、收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理,注意单证的一致性,做到安全收汇.十四、全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理,将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。外贸业务员工作职责一外贸业务工作流程：1. 整理报价:针对不同客户询盘，提供相关报价资料.其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来，并由经理签字存档。2. 处理样品：制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样品尺寸，质量和照片,确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。另，针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商.并针对寄样费用,同客户协商，协商不了的情况下，汇报上级，达成解决之道.寄样需记录相关寄件信息，以便及时追踪和后查。3. 订货（签约)：贸易双方就报价达成意向后,买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后,需要签订购货合同。在签订购货合同过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入购货合同。合同需由业务和经理审批，填入“出口合同审核表(订单跟踪表），尽可能将各种预计费用都列明.通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。4。 收取订金或信用证:4。1:如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证.4。2:如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。5. 下国内生产定单:在收到信用证或预付款的前提下,开始进行备货.根据订单制定生产计划单，经过审批后，下达到生产部进行生产。如需要,应同时下条码贴纸的生产单给工厂，此类印刷品应要求工厂提供倍品，并确保扫读OK,以免影响出货。6。 追踪和验货:在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报,对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周,通知公司验货员验货。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。注：每次新产品出货,需有大货样品留底。7。 租船订舱：7.1在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司.7。2、在货物全部生产、包装完毕后,生产部制作装箱单,业务人员根据报来的装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。通常在开船一周前可拿到定仓纸.7。3、单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据.出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费用后,准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于报关、出运；7.5、在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库).8. 报检:国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。9. 申领核销单:单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。10。 出口报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前）.10。1单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收到上述单据。10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单.10。3公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库.报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头.11。 收款：11。1。准备文件：督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件（商业发票/一般原产地证/装箱单等)。11.2. 交单：采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人.12.核销退税：一般在报关之日起90天内核销,核销后公司方可到税务局申报退税。13业务登记/存档：每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记，便于以后查询,统计等.14。售后问题的处理：因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的,业务人员应及时处理。注：以上业务处理事宜:1/2/3/4/5/6/12/13/14,并应同单证报关人员紧密配合工作，处理好相关交接工作，以免产生问题.二现有客户维护和新客户开发：1。现有客户关系维护1）处理好定单和索赔问题,保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。3)在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。4）及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。2。新客户开发通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。三其他相关职责：1。外事接待2。建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用.3.留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档.4。提交月/季度报表和年度总结.5。注意不断提高业务员自身知识和素养。