强化应收账款管理防范经营风险.doc

应收账款是指企业因对外销售货物、提供劳务及其他原因而向购货单位或接受劳务单位收取的款项，它是企业流动资产的重要组成部分,其流动性强弱直接影响企业的资金周转和经营业绩。随着市场经济的发展，企业为了生存与发展,大力开展促销活动,以扩大产品的销售数量和市场份额，导致应收账款数量增加.于是，如何管好、用好和盘活应收账款,以加强资金安全，提高资金使用效率，防范经营风险,已成为企业不容忽视的重要课题.一、应收账款的成因1、商业竞争.在社会主义市场经济条件下，市场竞争激烈，企业为了能在市场竞争中占有一席之地，就必须增加市场份额，扩大市场占有率，提高自身的经济效益。出于扩大销售的竞争需要,企业除利用产品质量、价格、品牌、售后服务、广告等手段外,赊销作为扩大产品销售的重要手段之一,越来越被企业采用，于是就产生了应收账款.2、销售实现和收到款项的时间存在差距。企业发出商品后，向购货单位开出销售发票,并在当期确认了销售收入,货款却往往没有同步收回,导致物流与资金流脱节。这种商品销售和收到货款时间的不一致性，这就产生了应收账款.这主要是因为货款结算需要占用时间的缘故。通常，结算手段越落后，结算所需的时间越长.同时，购销单位之间距离远近、销售结算方式的选择及内部结算单据传递的及时性等都有可能产生应收账款.3、应收账款内部管理不力。企业缺乏商业信用意识，如没有认真履行合同约定的条款而违约或因质量异议未能及时处理,导致对方拒付货款；因客户恶意欺诈或销售人员携款潜逃，导致款项无法收回.企业信用管理不力，盲目地对信用不好的企业赊销,加上追讨欠款工作不力，导致货款难以收回等原因形成应收账款。4、国内的信用体系不够完善.目前，国内还没有形成一整套完善的信用机制，有些企业总会有侥幸心理。认为即使欠了款,我的业务也不会受影响，最多法院的判决下来后再说。甚至还有的企业连法院的判决也不放在眼里，转移财产、金蝉脱壳后照样逍遥自在。正是约束及监管的力度不健全，才造成了各个企业几乎都存在应收账款难以回收的局面。在美国，社会的信用体系是一个完善的整体，如果你的信用等级较低,那想在这个国家生活下去相当困难.现在我们国家也正在逐步将信用体系的建设一步步完善,信用环境有所改观，但还远远不够，还有待于进一步加强在这方面的立法和整个社会信用程度的提高有可能缓解.二、应收账款管理不善的弊端1、资金周转困难,企业效益下降.通常情况下，企业销售收入的实现，往往意味着纳税义务的产生，企业可能会被迫用流动资金垫缴当期税款。如果企业出现账面利润，那么年度实现的利润要还向投资者分红，企业可能要垫付股东分红款，导致企业资金流出增加。这样，一方面应收账款占用企业大量资金,另一方面企业要垫付税款和分红款,加重了企业资金调度的压力。为了维持正常的生产经营，企业不得不通过银行贷款来补充流动资金，导致财务费用增加,融资风险加大,加重企业负担.同时,企业持有应收账款必将付出相应的代价，包括应收账款的管理成本、机会成本和坏账损失等，都将导致企业效益下降.2、降低企业信用，影响企业形象。企业应收账款余额过大，占用大量资金，如果到期不能收回，导致企业不能偿还到期债务,将使企业丧失信用，进而失去金融机构的支持。企业因此无法从供应商得到折扣，从而增加交易成本。同时，企业保持过高的应收账款余额极易产生坏账.给企业带来损失，增加企业的财务风险。严重的甚至会导致企业破产。另外,应收账款长期占用过多资金还会影响企业形象.3、虚增经营成果，增加经营风险.按照权责发生制要求，企业应当在销售发生当期确认收入，但企业收入的增加并不意味着现金流量也能如期流入.通常情况下，应收账款的形成与企业赊销政策密切相关,其规模往往与销售收入正相关，即销售收入增长将引起应收账款规模的增长。企业信用政策过于宽松，导致应收账款规模迅速扩大，一旦货款不能回笼，企业将陷入“账面利润多多，账户资金空空的虚假繁荣的窘境，企业会计利润将大打折扣。如果控制不力,企业的利润将被大量的呆账和死账消耗殆尽。这样,尽管根据谨慎性原则要求，企业要按应收账款余额的定百分比来提取坏账准备，但是一旦应收账款无法收回，实际发生的坏账损失超过企业计提的坏账准备,将给企业造成实际上的损失.因此，应收账款占用资金过多,虚增销售收入,夸大企业经营成果，增加企业的经营风险。4、延长企业营业周期，延缓资金周转速度.营业周期是指企业从取得存货开始到销售存货并收回现金为止的这段时间，营业周期等于存货周转天数与应收账款周转天数之和。如果企业信用政策过于宽松，将导致应收账款长期占用大量资金，引起企业流动资金沉淀,现金短缺，影响资金循环,延长营业周期,严重影响企业正常的生产经营。三、应收账款的管理措施企业产生应收账款的主要目的是为了扩大销售，增强竞争力，其管理目标就是追求利润。就其本质而言,应收账款可以看作是企业为了扩大销售和盈利而进行的投资.企业必须根据“没有现金流量的利润不是利润”的原则进行应收账款管理，始终把资金回笼放在首位。在实际工作中，企业应对应收账款实行事前、事中和事后的全过程控制，加速应收账款回笼,减少坏账，确保企业经营利润的最终实现。（一)事前控制1、客户信用管理。（1）建立客户档案,开展信用评价。企业应当深入细致地做好客户的资信调查,收集客户的企业性质、法定代表人、注册资金、财务状况、经营规模、信誉等资料，建立客户档案，为信用评价提供相对完整和科学的依据。企业应根据客户的品质、能力、资本、抵押、条件和连续性等标准,采用定性分析和定量分析进行客户信用评定。根据客户信用评定结果，选择优质的客户开展销售业务,建立健全营销网络。（2）制定信用额度,控制应收账款规模。企业应根据客户近期的销售计划完成情况和货款支付情况,给予客户相应的信用额度即企业对某一客户愿意承担最大赊销限额，并确定赊销金额的大小和期限的长短。财务部门及时办理货款结算、记账及对账等手续,如实反映客户的信用额度使用情况，防止出现差错.同时，企业应建立信用额度动态管理和预警机制管理和控制信用额度,从而有效地控制企业赊销规模。（3）建立健全赊销审批制度。企业授予客户的信用额度，必须经公司主管领导审批后方可起用并录入客户档案。在销售过程中，销售部门应严格据此限额控制交易量，不得突破,避免销售人员凭主观判断，盲目决策给企业带来损失。若客户信用额度发生变动，还必须办理报批和备案手续。同时,企业对信用限额的执行情况进行定期检查和分析,确保信用限额制定的安全.胜和合理性。2、完善销售业务内部分工,明确岗位职责,责任落实到位。应收账款管理是一项系统的工作，企业应根据内部会计控制规范-销售与收款的规定，建立岗位责任制，健全销售预算、发货、仓库管理、奖惩及清欠等管理制度，明确岗位职责和业务操作流程。企业销售业务的合同洽谈、配货及发货、开票、出门及收款等业务应当由不同部门的人员完成，确保不相容岗位相互分离，以便各部门间相互制约、相互监督和相互稽核，避免出现舞弊行为。销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款等工作；财会部门主要负责销售款项结算记录、对账和督促管理货款回收；发货部门主要负责审核销售发货单据、办理配货及发货等工作；清欠办公室应及时召开清欠会议督促销售部门的清欠工作,负责应收账款的法律诉讼及追讨，制定清欠及考核制度.以上各岗位应恪尽职守,认真负责，责任到人,奖惩合理，最大限度地提高应收账款的回收率，缩短应收账款的收账周期,减少呆账。3、建立应收账款坏账准备制度，防范财务风险。根据企业会计制度的规定，企业应当在期末分析各项应收账款的可收回性，并预计可能产生的坏账损失。根据谨慎性原则的要求,企业对预计可能发生的坏账损失计提坏账准备.企业应当制定计提坏账准备的政策,明确计提坏账的范围、提取方法、账龄的划分和提取比例等事项.企业可以自行确定计提坏账准备的方法，该方法一经确定，不得随意变更。4、开展赊销业务培训。通过对销售人员进行赊销业务培训，树立风险意识，提高其职业道德和业务技能，分析应收账款的成因、对策及责任，介绍收款的方式和技能，以及对客户进行信用评价的方法，增强销售人员的防范意识.（二）事中控制1、加强合同管理，规范经营行为。企业销售业务实行合同管理制度，授权有关人同与客户签订销售合同。对于金额重大的销售合同应当通过法律顾问等专业人员审核把关.未经授权，任何人不得随意签订销售合同。企业应认真开展合同评审工作,对客户提出的标的、数量、质量、交货期、交货地点、付款方式及违约责任进行认真审查,并决定是否接受订单.一旦接受，企业要按合同要求组织生产与交货，确保全面履行合同。销售合同一经签订,不得随意变更,如有变更双方应充分协商，达成一致后签订补充合同或新合同，以维护购销双方的合法权益。2、加强销售业务处理过程的管理。对收款、开具提货单、发货、结算等环节的管理,是应收账款控制的关键所在。（1）收款。客户送交的货款，财务部门应及时开具收据，并进行账务处理。对于收到的汇票、支票等及时办理收账手续；对于收到的银行承兑汇票及时办理查询,确保真实有效。(2）开具提货单。对照合同根据客户要求开具提货单，并送交客户签收。（3）发货。运输部门根据提货单组织发货，确保货物的规格、型号、数量正确无误。(4）结算.发货后,根据提货单等及时向客户开具发票,办理货款结算.3、选择先进的结算方式。企业应尽可能选择对自身有利的结算方式，加速资金回笼，减少资金在途时间。企业可在合同中约定购买方必须带款提货，否则不发货,确保货款及时回笼.另外，企业也可以利用网上银行、实时汇兑等先进的结算手段，加速资金回笼.(三)事后控制1、实行销售业务内部审计工作。企业定期或不定期开展销售业务专项审计，检查销售内部控制制度执行情况，防范因管理不善而出现挪用、贪污及资金体外循环等问题，降低经营风险。2、建立应收账款账龄分析制度和应收账款催收制度。财务部门应当开展应收账款账龄分析工作,对应收账款回收情况进行监督。通过分析，企业可以确定多少欠款在信用期内，多少欠款超过了信用期，超过时间的长短和款项所占比例,以及有多少欠款会因拖欠时间太长而可能成为坏账.据此，企业区别账龄长短，制定出经济可行的收账政策,采取灵活多样的催讨方式（如书信联系、电话联系、上门催讨和诉诸法律手段等方式）催讨货款,以设法收回欠款.3、实行货款回笼业绩考核和责任追究制。“没有考核的管理是无效的管理,没有量化指标的考核是无效的考核”。企业应当按“谁销售，谁收款”原则将货款回笼分解到每个销售人员身上，并制定切实可行的收款计划,明确收款金额和期限.每月,根据货款回笼计划完成情况对销售人员进行业绩考核，在奖金中兑现。对于因人为原因造成款项无法收回的，追究销售人员的责任，并责令其赔偿，严重的追究其刑事责任.4、实行定期对账制度，确保债权金额正确有效.企业财务部门应当定期或至少每年年末通过函证等方式与客户核对应收账款账面余额，避免发生差错,并保存好有关材料，确保债权法定追索权的延续.由于应收账款收回的法定期限是逾期2年内，过了有效期企业就丧失追回欠款的权力,企业必须力争在有效期内收回款项或取得延长有效期的相关证明，如对账单、付款计划等.5、定期召开应收账款专题会议，对货款回笼和信用政策执行情况进行跟踪和分析.应收账款能否及时足额收回直接影响企业的资金周转和经营业绩。企业领导必须高度重视应收账款管理,关注应收账款是否及时收回，定期组织人员召开应收账款专题会议，对信用政策的执行情况进行检查,分析应收账款形成原因，评价其合理性和潜在的风险，制定相应的对策，落实专人，采取有效措施解决存在的问题。总之，企业要根据成本效益原则,制定合理的信用政策,控制应收账款规模.同时，企业应始终坚持把货款回笼放在首位,实行应收账款的全过程控制，加大收款力度，加速货款回笼，确保实现的收入及时足额流人企业,从而规避经营风险。业务过程中应收账款的防范与处理一、对新客户或没有把握的老客户,无论是代销或赊销，交易的金额都不宜过大。宁可自己多跑几趟路，多结几次账,多磨几次嘴皮,也不能图方便省事,把大批货物交给对方代销或赊销。须知欠款越多越难收回，这一点非常重要. 很多销售人员都有这样的经验：有些新客户,一开口就要大量进货,并且不问质量,不问价格,不提任何附加条件，对卖方提出的所有要求都满口应承，这样的客户风险最大。 二、货、款无归的风险有时是由推销人员造成的。有些推销人员惟恐产品卖不出去（特别是在市场上处于弱势的产品）,因此在对客户信用状况没有把握的情况下，就采用代销或赊销方式，结果给企业造成重大损失. 为避免发生这种情况，可以在企业与销售人员之间实行“买卖制”，即企业按照 100% 的回款标准向销售人员收取货款,客户的货款由销售人员负责收取。这种办法把货、款无归的风险责任落实到销售人员身上,销售人员在向有一定风险的客户供货时就会三思而后行。一旦发生货、款不能回收的情况，也会千方百计、竭尽全力去追讨，否则将直接损害其自身经济利益。这是最能调动销售人员责任心和工作积极性的办法,比上级主管人员的催促督导要有效、简单得多. 三、一些销售人员在催款中会表现出某种程度的怯弱，这里一个很重要的问题是必须要有坚定的信念。 一个人在催收货款时,若能信心满怀，遇事有主见,往往能出奇制胜，把本来已经没有希望的欠款追回。反之,则会被对方牵着鼻子走，本来能够收回的货款也有可能收不回来.因此,催款人员的精神状态是非常重要的。 还有的收款人员认为催收太紧会使对方不愉快，影响以后的交易.如果这样认为，你不但永远收不到货款，而且也保不住以后的交易.客户所欠货款越多,支付越困难，越容易转向他方(第三方)购买,你就越不能稳住这一客户，所以还是加紧催收才是上策. 四、为预防客户拖欠货款，在交易当时就要规定清楚交易条件,尤其是对收款日期要作没有任何弹性的规定。例如，有的代销合同或收据上写着“售完后付款”，只要客户还有一件货物没有卖完，他就可以名正言顺地不付货款；还有的合同或收据上写着“ 10 月以后付款”，这样的规定今后也容易扯皮。 另外，交易条件不能由双方口头约定，必须使用书面形式（合同、契约、收据等）,并加盖客户单位的合同专用章。有些客户在合同或收据上仅盖上经手人的私章，几个月或半年之后再去结账时，对方有可能说,这个人早就走了，他签的合同不能代表我们单位；有的甚至说我们单位根本没有这个人。如果加盖的是单位的合同专用章，无论经手人在与不在，对方都无法推脱或抵赖。 五、交易达成之后，要经常观察客户的经营状况,及时察觉其异动.如果客户出现异常的变化,一般事先会有一些征兆出现,如进货额突然减少,处理并不滞销的库存商品，拖延付款，客户单位的员工辞职者突然增多,老板插手毫不相干的事业或整天沉溺于声色之中。还有些外部环境的变化也要及时察觉，例如客户附近的房子上用红漆写下了“拆迁”字样，说明客户商店近期内就要关门拆迁。如果发现这些情况，要立刻结账,防止客户不知去向。 六、对于支付货款不干脆的客户,如果只是在合同规定的收款日期前往，一般情况下收不到货款,必须在事前就催收。 事前上门催收时要确认对方所欠金额，并告诉他下次收款日一定准时前来，请他事先准备好这些款项。这样做，一定比收款日当天来催讨要有效得多。 如果客户太多,距离又远,可事先通过电话催收，确认对方所欠金额，并告知收款日前来的准确时间。或者把催款单邮寄给对方，请他签字确认后再寄回。 七、到了合同规定的收款日，上门的时间一定要提早，这是收款的一个诀窍.否则客户有时还会反咬一口，说我等了你好久，你没来，我要去做其他更要紧的事，你就无话好说。 登门催款时，不要看到客户处有另外的客人就走开，一定要说明来意，专门在旁边等候,这本身就是一种很有效的催款方式。因为客户不希望他的客人看到债主登门，这样做会搞砸他别的生意，或者在亲朋好友面前没有面子.在这种情况下，只要所欠不多，一般会赶快还款，打发你了事。 收款人员在旁边等候的时候,还可听听客户与其客人交谈的内容,并观察对方内部的情况,也可找机会从对方员工口中了解对方现状到底如何，说不定你会有所收获。 八、对于付款情况不佳的客户,一碰面不必跟他寒暄太久,应直截了当地告诉他你来的目的就是专程收款。如果收款人员吞吞吐吐、羞羞答答的,反而会使对方在精神上处于主动地位,在时间上做好如何对付你的思想准备。 一般来说,欠款的客户也知道这是不应该的，他们一面感到欠债的内疚，一面又找出各种理由要求延期还款。一开始就认为延期还款是理所当然的，这种客户结清这笔货款后，最好不要再跟他来往。 九、如果客户一见面就开始讨好你，或请你稍等一下，他马上去某处取钱还你（对方说去某处取钱，这个钱十有八、九是取不回来的，并且对方还会有“最充分”的理由，满嘴的“对不住”）,这时，一定要揭穿对方的“把戏”,根据当时的具体情况,采取实质性的措施，迫其还款。 十、如果只收到一部分货款，与约定有出入时，你要马上提出纠正，而不要等待对方说明。 另外，要注意在收款完毕后再谈新的生意。这样,生意谈起来也就比较顺利. 十一、如果你的运气好，在一个付款情况不好的客户处出乎意料地收到很多货款时,就要及早离开,以免他觉得心疼，并告诉他产品现在正是进货的好机会,再过 10 天就要涨价若干元,请速做决定以免失去机会等等，还要告诉他与自己联系的时间和方法，再度谢谢他之后,马上就走。 十二、如果经过多次催讨，对方还是拖拖拉拉不肯还款,一定要表现出相当的缠劲功夫，或者在侦知对方手头有现金时，或对方账户上刚好进一笔款项时,就即刻赶去,逮个正着. 应收账款的解决方式一、 自行催收：此方式是处理拖欠时间不长的应收账款的首选方式,包括：电话、信函、面访等方式.这种方式主要适用于债权债务关系较明确，各方对事实无争议或争议不大的情况，而且这种方式简便、易行，能够及时的解决问题。自行追讨，成本最小,也有利于维护双方当事人的良好业务关系.但自行追讨的力度不大,对恶意拖欠的当事人作用不明显。二、 委托专业机构追讨：如果企业自行追讨一段时间后仍没有实质性的进展，而又不想马上诉诸法律,就可以委托专业机构代位追讨。这些机构包括:律师事务所、会计师事务所、收账公司等等.委托专业追讨机构有以下好处：1、 能加大追讨力度：专业机构具有丰富的收账经验和知识，对每类的拖欠都会制定一套有效地措施，灵活性强，手段多样化,对债务人的压力逐渐增加.无论是在追讨形式和实际追讨效果上，还是对债务人的心理压力上，具有远远大于企业自行追讨的力度.2、 节约成本和费用:企业在产生逾期账款后，已经负担了相当大的损失，从心理上就不愿支付过多的费用，造成更大的损失。而专业机构除收取小比例的手续费用外，一般都采取“不回款、不收费的政策，这对企业来讲是一种减少损失而不必冒额外损失的风险的方法.3、 有利于维护客户关系:作为第三方的专业催收机构与债务人进行沟通、交涉，双方的纠纷并未公开，较之诉讼等法律手段，不严重损害双方的合作关系,便于以后与客户恢复业务关系,为将来的再次合作留有余地.三：诉讼或仲裁催收：通过诉讼催收,由于程序复杂，通常周期较长，以其他的方式来讲效率较低。同时，诉讼也是冲突性最强的方式,会导致客户关系的完全破裂.但通过诉讼催收账款的有点也是很明显的,就是他的强制性，可以用法律的威严强制不遵守信用规则的债务人承担其相应的法律后果。法律诉讼是解决应收账款所做的最后努力。债务人发生债务纠纷，协商、调解无法达成一致时，客户无理拒不付款时，企业就应该考虑诉诸法律了。（与律师事务所的衔接）企业应根据自己的实际情况，债务人的欠款金额、时间、实际状况及专业机构的收费情况等因素综合考虑,选择有针对性的、恰当的催收方式。