行政采购管理办法.docx

行政采购管理办法（试行）第一章 总则 第一条 目的 根据公司财务管理制度，参照集团相关办法，结合郑州华南城实际情况，规范行政采购管理，控制采购成本，提供优质高效的采购服务.第二条 适用范围 本办法适用于郑州华南城行政采购工作。 第三条 权责 1、公司行政办公室负责本制度的制定、修改、解释、废止等工作.2、公司总经理负责本制度的制定、修改、废止等的核准。第四条 实施日期 本制度自颁布签发之日起开始实施.第二章 物品采购 第一条 申购与领用 1、需求部门提出采购申请，经权限领导批准后由行政办公室负责采购。 2、物品采购到位，相关部门验收入库后，仓管员通知申购部门办理领用。3、申购流程： 申请人填写采购申请单 申请人填写采购申请单 部门负责人审核采购员询价/财务核价行政办公室负责人审批财务部负责人审批申购部门领用验收入库采购员采购总经理审批集团领导审批（5万元以上的）第二条 常用物品采购 1、常用办公用品（附表一）、办公耗材、台式办公配套电脑(附表二)、工程、劳保用品（附表三）列入常用物品采购，归属行政计划内采购物品。 2、常用物品采购由行政部根据各部门使用情况及需求申报，结合仓库月度盘点库存提报月度申购计划。 3、根据公司使用需求，常用物品采购品种的增减，由行政部在月度申购计划中上报并注明. 4、建立常用物品采购供应商及价格标准体系并报公司领导审核，一经确认，则申购计划按该价格执行（采购物品若出现供应商供货价格波动时，按就低不就高采购原则执行)。 5、采购人员应随时掌握价格异动，按季或半年对供应商进行考评，更新价格。第三条 其它物品采购 1、其它物品的采购由需求部门提出采购申请。 2、申购部门对申购物品有明确要求的，需在申购单中注明，如品牌、规格、型号等，也可提供样品供采购人员询价。 3、办公设备、电器设备等对技术含量要求高的物品采购,需有专业部门相关技术人员参与。 4、采购人员严格执行询议价程序,总价在500元以上的物品采购必须有3家以上的供应商报价,在综合权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行评估，并与供应商进一步确定优惠价格报相关领导审批确认,按需签订合同或协议。 5、临时性应急购买物品在经领导口头同意后,可先行采购，后补申购程序。 6、采购的物品或项目必须与申购单要求规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申购部门调整。 第三章 供应商管理 第一条 供应商开发 1、通过市场走访、客户推荐、专业媒体等途径搜集供应商信息； 2、从搜集的供应商信息中筛选待选择供应商； 3、对待选择供应商采取资信调查、考察、上门了解的方式进一步确认供应商资质； 4、符合要求供应商进入待建档供应商名单。第二条 供应商建档 1、采购员负责对符合要求供应商进行建档； 2、供应商应具有良好的市场信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识，具备积极的合作态度； 3、供应商应具有良好的财务状况,至少可以给予七天以上帐期； 4、由供应商填写供应商基本资料表,该表包括下列内容： 公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人、营业执照、税务登记证等相关资料 ，公司概况(如资本额、成立日期、营业额、账户讯息）、主要客户； 5、采购员对供应商基本资料表予以核准，确认无误后建立供应商档案。第三条 供应商考核 1、由行政采购、财务人员及相关部门人员成立供应商考核小组,对已建档供应商进行考核； 2、考核小组可增加已建档供应商目录，并纳入考核范围； 3、通过考核的供应商将作为固定合作供应商,原则上每种类型物品应有一主一备两个固定供应商； 4、与固定供应商可签订年度合作协议,对已确定固定供应商的物品采购原则上不再进行询价对比； 5、考核小组对固定供应商进行半年及不定期考核,以达到对产品质量、价格、交期、服务的准确评估，半年考核应出具考核报告；6、对考核不达标的固定供应商,以书面形式出具告知函，终止双方合作关系.第四章 采购人员管理第一条 资料管理 1、物品采购到位后，采购员应提供经审批的采购申请单、送货清单、发票等相关资料在行政仓管处办理入库手续； 2、采购员应对所采购项目资料进行归档登记，包括采购申请单或请示、供应商资质及报价单、报价汇总表等，保证资料的完备； 3、采购员负责所采购项目的付款办理，原则上应做到月清月结。第二条 工作职责 1、在常用物品采购中，考核小组对供应商进行考核:行政采购人员负责供应商的开发、建档，并配合财务人员对供应商报价进行核定，同时联合小组其他成员对供应商资质、服务及供应物品质量进行评定，提交供应商考评表报批，确定最终固定供应商; 2、在其他物品采购中，行政采购人员负责申购物品的询价、报价汇总表的制作并上报，获批后下单采购，配合使用部门办理物品的验收入库，财务人员在单据报销时负责核定所购物品的报价及材料的完整性；第三条 纪律与要求 1、自觉维护公司利益，努力提高采购质量,降低采购成本； 2、加强学习,注重职业道德的修养,增强法治观念; 3、努力提高采购业务能力,严格按照采购制度及程序执行采购，自觉接受监督； 4、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作造成公司损失; 5、拓展供应商渠道，按时完成采购任务，提高工作效率；6、廉洁自律，不损公肥私，不向供应商索要任何回扣及与采购无关物品； 7、对严重违反公司采购纪律的人员，予以书面警告或开除，并对造成的经济损失给予3倍处罚。附： 供应商考评表 采购申请单 常用办公用品 办公耗材、标配台式电脑 工程、劳保用品 物管常用物品