管理秘书怎样做好辅助决策工作.doc

从工作特点看管理秘书怎样做好辅助决策工作管理秘书是一个富有挑战性的的职位,是关于管理文秘工作规律及其应用的科学，为领导机关、社会团体或个人提供辅助管理，综合服务的人员。上传下达，不仅仅要将情况向上级传递，也要辅助上级做好决策，决策事关重大，这就非常讲究技巧和尺度了。一、 了解管理秘书想要知道如何更合适的开展工作，把握尺度，找准定位，首先需要对秘书部门有所了解,否则一切都是空谈1、秘书部门工作特点：政治性，辅助性，机要性，事务性,综合性,被动性2、秘书部门的职能作用参谋作用、助手作用、枢纽作用、耳目作用、门面作用3、管理秘书工作的基本原则保密、准确 、迅速、务实、创新二、 怎样做好辅助决策工作1、前期找准定位辅助性这是一切的前提，必须明白秘书的定位，是一个辅助性的部门，而不是决策的决定者，秘书所需要做的，就是辅助，具体展开而言,就是为上级呈现定制决策所需要的相关资料，帮助分析上级面临的一些情况，决策执行的可能后果，协助上级周全的考虑事情可能的路线,罗列各种因素，考虑事情的突发情况的应急预案，积极的提出自己意见和建议.这些,都是辅助性的，上级与自己的看事情的角度以及掌握的信息量不尽相同，秘书要做的是辅助,而不是定制 注重平时积累我们看到，秘书工作充满着被动性，没有自己主办发动的活动，大都是接受上级的指示、执行上级下达任务、处理突发情况，不可预见，充满者被动，所以必须注重平时的积累，能准确了解上级所要处理的相关领域的基本概况，资料安放，最新动态动态，所谓出谋划策,必须先要心中有所了解,处理烦乱与琐细的资料本来就是秘书存在的重要意义之一，所以必须自己先要了解,否则需要用时再冒冒失失翻上翻下，必然会给上级工作带来极大的阻碍以及不便。“书到用时方恨少”,是秘书大忌.2、中期高执行力秘书工作原则中明确强调,要求工作迅速,衍生出来，就是要求高执行力，既然无法未雨绸缪，就反应迅速，接到任务命令，马上着手调查，翻阅资料，收集信息，尽最快速度完成前期准备，马上向领导进行汇报,让领导掌握最新动态。对于可能出现以及可以预见的问题，要及早以及跟领导进行沟通和反馈，切不可任务截止完成之时再说，否则会耽误事情甚至产生巨大的不良后果。资料分门类别梳理，协调,客观上报收集信息过程中,无疑会收到来自各个社会阶级、利益团体的意见，他们代表的是不同的权利需求,其中甚至某些意见和信息截然相反,这就要求秘书务必要客观公正，不带私人利益和感情色彩，客观,公证的处理信息，向上汇报，以及积极提醒上级综合考虑各方面利益需求.不仅如此，秘书还会收集到来自不同学科领域专家的意见和建议,基于学科背景以及专业出身不同，这些信息对于同一件事考虑的角度，方法，伦理观,结论是不尽相同甚至有所冲突的，这也要求秘书在进行资料收集时，多多注意综合各方面的信息，给领导递呈完整客观的信息。准确有效的提供信息,做好记录经过详细以及深入现实中调查,秘书掌握了一定的信息以及资料,领导是要在短期内接收自己较长期准备和理解的资料，所以秘书必须要以简单，准确，到位，客观,有条理的形式为领导呈现以及罗列各种复杂的情况，让领导有清晰地认识以及清醒的思考,与此同时，秘书还要事先为领导想到一些可能出现的突发情况和应急预案，使领导的决策更加完善，详尽和周全。凡事无绝对，不可能每一件事情都尽善尽美，所以要求秘书要认真做好笔记，记录各方面的意见以及方法，面对定制决策过程中的讨论内容，甚至是争执内容，要充分详尽的记录，除了最终领导采纳的意见，对于那些领导没有采纳的意见和方法、对于领导对这些意见方法的判断，态度，意见，也要详尽记录，一边做好信息的向下传达，还有作为日后方法的备案.3、后期 做好决策实行的沟通从一开始简介管理秘书我们了解到,秘书除了起到耳目作用,还起着重要的门面作用，之前收集了各方面的甚至是有利益冲突的信息，决策制定，毕竟难完完全全顾及，决策下达，下级难免产生不理解，所以作为秘书，必须为领导协调好各个人员出现的状况,耐心为各方面人员解释清楚，做好人员沟通与协调工作,传达好领导的意见，避免人员冲突以及对政策的不理解，不支持.同时,对于下级的情绪以及对待决策的意见和建议,秘书也要及时的做好反馈工作，做到上情下达，下情上达.做好监督,留意决策实行最新动向决策只有实行，并且长时间到位的实行才有效果，作为秘书，应替领导做好监督工作，对于突发情况以及执行不到位，或者决策执行遇到的新问题新情况，都要做好及时的汇报，让领导掌握最新动向，一边采取有效而及时的措施进行补救以及改进。三、 总结秘书的工作时琐细有繁重的,需要找准自己的定位，需要提前做好准备，需要考虑多方面的因素，需要掌握一定的人事技巧,需要高执行力以及缜密的思维，需要一颗负责到底的心。只有做到这些，才能更好的为领导分担，协助好领导做决策工作。四、参考文献1、“了解秘书”参考自 书名：管理文秘 作者：徐世雨,林静主编 出版社:山东人民出版社 出版时间：2011年8月1日2、“资料分门类别梳理,协调，客观上报”参考自 做好辅助决策中的协调工作作者：中共山西省汾阳市委党校 来源期刊：办公室业务2003年 第2期