公司组织结构与部门职能文书范本.doc

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上海金程国际金融专修学院
组织结构及各部门职能
一、 前言
自学校08年6月份实施新的组织构架以来，各项工作能够顺利开展，但是在部门的配合上也发现了一些问题，特别是由于职能部门的分割导致了项目运作中资源调配的困难，主要表现为市场份额的下降，这是金程全面管理存在问题的集中体现，如市场分析不充分，对于市场动态无动于衷，根本不研究，或者研究了根本没有反应；营销流于形式，没有充分分析客户的需求，在营销文稿中没有强烈地传达我们的优势；营销手段单一，营销宣传的形式呆板，专业度不够；研发的针对性不强和专业度不够，各种讲义中没有体现出金程的专业形象，对于原版教材的研究度不够；没有形成庞大的师资群体，骨干力量不够；在整个管理上，没有形成强有力的、目标导向的管理核心。我们急需对现有的项目管理制度进行整合，充分地发挥金程的优势。前期进行了成立CFA项目组的试运行，从运作的情况来看，对于明确工作目标、落实工作责任起到了一定的效果。
经过内部的充分讨论，现对组织构结构进行了调整，调整的主要变化是强化以项目为主体的运作，保障项目的人力资源配备，各其他职能部门主要提供公共的制度和培训支持，并且各个职能部门在与项目组沟通的前提下，可以“横向”调配资源。各个项目组成员归属于项目组责任人管理和考评，职能部门的指定管理者可以提供考评参考意见。
金程“突破”的关键时期，做好了就是“春天”，做不好就是“冬天”，特别是2009年和2010年这两年，国外的机构逐步进入，国内的机构也在“蚕食”市场，特别是我们2008年在市场营销方面有很大的差距，必须急起直追，卧薪尝胆，团结奋战。
所有职能部门的工作都必须围绕项目销售这个中心目标，项目的责任人对管理的成果直接负责，项目的责任人必须充分发挥项目管理中的“主线”和“发动机”的作用，集成管理项目所涉及的各个环节和职能，“客户数，客户数，还是客户数”是评价各个部门和各个人最终标准，项目的运营成果将作为各级管理者培养、提拔、考核和分配的主要依据。另外，项目责任人必须牢牢秉持“以客户为中心”的原则，强调对客户需求的深入分析，并借鉴一切好的做法，紧紧抓住“市场分析、工作计划、资料清单和人员管理”这四个环节，努力工作的过程中要运用科学方法，项目责任人要学会科学思考和借鉴学习，要在工作过程中积累好的工作经验，不断地发现问题、思考办法和解决问题，并积极地与团队成品和其他项目组分享。所以，项目责任人的考核将分为销售达成（客户数，客户数还是客户数）、规范管理和团队建设三个方面。
二、 组织架构变更的目标：
1、 合理划分职责；
2、 明确工作目标；
3、 落实具体责任人；
4、 建立激励制度。
三、 组织结构

四、 职责范围
(一) 校长室职责范围：负责重大事宜的决策、全面的运营管理（人员、项目和系统）
1） 全面负责组织和监督学校日常行政、教学、研发、远程教育等运营活动；
2） 拟订学校发展规划，组织确定年度产品销售目标和财务预算方案；
3） 拟订学校内部组织机构和调整方案，建立和健全学校工作流程和规章制度；
4） 负责学校干部任免和员工调配，建立劳动人事、工资和福利制度，制定和实施员工和干部分配和奖惩制度；
5） 负责对各职能部门的管理干部和项目责任人考核；
6） 组织教学活动（师资、招生、教学研究、教材等）升级，努力创立、培育学校教育特色和优势；
7） 组织市场调查和市场预测，组织学校经济活动分析；
8） 负责重大合作和重要合同的签订；
9） 制定和实施以项目为中心的激励制度；
10） 通过读书会等系列活动开展内部企业文化建设和团队建设；
11） 负责处理重大突发事件；
12） 向董事会定期报告工作。
以上工作由校长主持，校长缺席时由副校长受托代行协调全面工作。

(二) 行政管理部职责：负责行政、财务和人力资源三个功能
1） 贯彻领导意图，做好上下联络沟通，搞好部门配合、综合协调工作；
2） 负责年度工作计划、总结、重要文件起草和日常工作会议的组织，编排工作活动日程；
3） 负责建立和实施以周为单位的工作计划和工作总结的例行工作制度；
4） 负责日常行政事务（档案的集中统一管理和有效利用，安全工作的教育和检查，接待和联谊活动的组织，环境卫生和后勤管理等，负责设备、库存资料、密码安全管理），确保办公的正常运行；
5） 负责员工的招聘录用、拟订薪酬方案、以工作绩效为基础的工作考评和日常的考勤，组织建立精细化的考核目标；
6） 负责建立员工和干部的培训体系，并督促实施；
7） 组织会计核算，开展日常财务活动，制定财务规章，做好合同规范管理；
8） 建立以项目为单位的核算规范，并保障有效实施；
9） 负责日常办公用品和固定资产购置、领用，及报刊杂志和书籍的购订和管理，及宣传品印制；
10） 组织以人为本的企业内部文化建设和团队建设并安排相关活动；
11） 负责接受客户投诉，并及时处理、动态报告，落实责任，提高客户满意度；
12） 协助各部门制定岗位职责和各类规章的实施细则；
13） 校长办公室交办的其他工作。
(三) 项目管理部职责：负责项目的管理，以项目为主线的市场分析、市场营销、课程咨询人员管理、客户服务、对外合作管理
1） 根据实际需要，编制和不断优化《项目经理管理手册》，并负责各项目责任人的培训和考核；
2） 负责指导和督促各项目责任人编排项目目标和工作计划；
3） 负责督促和指导各项目组责任人对本组人员的集中调配和管理；
4） 负责建立和健全项目管理队伍和项目管理流程；
5） 负责各个项目的对外合作的前期调查和研究，以供校长办公室决策；
6） 负责各分类项目对内的专业培训；
7） 负责各项目网络课程的宣传；
8） 负责按照各分类项目进行项目实施的总结，建立和健全项目管理的全面文档资料；
9） 负责各个项目组的业务指导和督促，各个项目组负责：
① 根据项目特点和市场研究，制定培训发展目标，规划年度招生计划，制定实现目标的措施；
② 负责以“八大模块”为基础的全过程项目管理，以项目为主线协调其他各职能部门资源，并对公开课项目目标的达成负责；
③ 本项目竞争国内外竞争对手的分析，并形成系列清单；
④ 负责建立本项目竞争对手的资料库；
⑤ 建立和健全学员关系服务网络，形成动态及时的客户资源数据库；
⑥ 负责招生咨询，以达成客户数为目标；
⑦ 负责准确、及时寄送资料、开通权限等客户服务，并有限地处理客户投诉，对本项目客户满意度负责；
⑧ 负责教材落实、讲义资料制作、光盘刻录，教学场所安排和教学设备的保养维护；
⑨ 负责对本项目网站、BBS平台、网上商城、QQ群、MSN群的维护、更新和跟踪问题的解决；
⑩ 负责定期对学员的回访，并根据各个项目组特色制定年度的学员活动并组织实施；
⑪ 负责招聘本项目组的师资并组织试讲，确保课程质量；
⑫ 负责本项目组的教材开发和维护，形成系列清单和存档（书面和电子），并交研发部存档；
⑬ 负责教学质量的考核，分析总结培训内容、方法和效果，提出改进意见；
⑭ 负责客户服务工作，主要包括资料寄送清单的确定、资料上网、学员上课通知、加密虎和数字认证的管理、网上课程的上传等；
⑮ 根据课程计划和师资安排，负责与各学科教师的沟通和交流，主要包括上课通知和师资评议，配合研发部做好教师的聘用、培训和考核评价；
⑯ 负责及时统计师资评议，与师资确认后交研发部，并落实和跟踪师资薪酬的发放；
⑰ 负责细化本项目组的管理规范，并形成项目组之间的分享；
⑱ 根据内训销售部的要求做好内训的实施和组织；
⑲ 负责各教学分部（北京和深圳等教学点）的标准化管理；
(四) 内训销售部职责：负责机构客户（内训）的销售、对外合作管理
1） 根据内训市场特点和市场研究，制定内训项目的营销方案，制定内训培训发展目标，规划年度内训项目合作计划，制定实现目标的措施；
2） 负责跟踪内训市场的发展动态和热点，并组合内部资源进行项目的研究和开发；
3） 负责内训项目培训合同的洽谈、拟订和签署；
4） 负责建立和健全内训项目销售队伍和内训项目管理流程；
5） 充分调动各项目部的资源，监督内训项目的有效实施，并及时地解决内训项目实施过程中的问题；
6） 负责内训项目培训的成本估算和预决算；
7） 负责内训项目实施的总结，建立和健全内训项目管理的全面文档资料；
(五) 市场营销部职责：负责品牌建设、市场分析汇总、公开课项目营销支持、课程咨询人员支持、客户服务支持
1） 进行例行化的市场分析，及时跟踪培训市场的发展动态，以书面报告和市场分析会等形式进行报告或通报；
2） 综合各项目组的分析报告和竞争对手清单，同时，组合内部各职能部门资源对国内外的教育培训机构进行分析，按月向校长办公室提交书面报告；
3） 制定年度的金程营销计划和预算，并负责实施；
4） 在确定的金程文化基础上，负责起草和发布金程的各项公共对外宣传文稿；
5） 负责建立有效营销渠道网络，并积极探索有效的营销手段和方式，并对项目的营销形成支持和引导；
6） 以客户的体验和看法为中心，进行品牌宣传的全面策划，负责金程品牌的宣传及品牌推广活动，并负责主题的大营销活动；
7） 负责对招生咨询人员进行例行的培训，并对各个分部的招生咨询进行“日清日结”，形成制度化管理模式；
8） 及时地发现和总结在客户服务中出现的问题，形成制度化和规范化管理的模式，并负责课程咨询人员的培训和督促等相关支持工作；
9） 负责《金程时讯》等对外宣传刊物的编制；

(六) 研究发展部职责：负责培训资料开发、师资管理、研究员管理
1） 根据学校发展的需要，负责师资队伍和研究员队伍的目标规划，物色和招聘师资和研究员；
2） 根据市场营销部的通报信息或自主的发现，负责研究跟踪金融实务和职业认证体系，开发成培训产品储备，拓展学校新业务；
3） 负责师资和研究员的管理，包括薪酬确定和调整、师资和研究员的考评，教学研讨及以凝聚师资和研究员为目的各项活动，形成相应的规章制度；
4） 组织师资和研究员人力资源，合理安排培训师资和研究员的分工，形成教学师资核心和研究员队伍基础；
5） 负责研发资料的搜集、整理，形成文档和知识共享中心；
6） 负责《金程剪报》等内部学术刊物的编辑和整理，形成对师资、研究员和客户的学术支持中心；
7） 开发培训课程，编制教学大纲，收集、筛选、翻译、编审各类培训教材和资料，建立和健全各个项目的资料库；
8） 根据项目管理部要求，负责学员的答疑等学术服务；
9） 负责知名金融培训机构、研究机构、知名学者、学校的联络和合作。

(七) 教学管理部职责：负责各个班级的教学管理活动、项目管理、学员服务、网络课程制作
1） 负责教学管理的制度化和规范化建设，并组织实施；
2） 负责各项目组教学管理人员的业务技能培训；
3） 负责协调各项目的教学管理资源，保障各个项目的顺利开展；
4） 根据制度要求，对各项目教学管理工作进行督促、检查，发现问题及时解决，并在基础上优化管理制度；
5） 负责网络课件的制作，并确保课程的质量。

(八) 远程教育部职责：负责信息系统、电子文档规范、信息安全管理、课件技术开发和维护
1） 负责信息系统的全面规划，并及时跟踪和研究最新相关信息技术发展成果，力图促成新技术的应用，提高信息化办公水平；
2） 负责信息系统的开发、更新、管理、计算机的日常维护和使用；
3） 负责电子文档资料、服务器的规范和安全管理；
4） 负责网站数据和内部电子文档的备份管理；
5） 负责构建和维护远程教育网络平台，并对技术稳定性和安全性负责；
6） 负责网络课件开发的技术维护和培训；
7） 根据教学管理部要求，负责项目网站的建设和维护；
8） 根据教学管理部要求，负责宣传资料的设计；
9） 负责办公软件和各相关专业软件使用的培训；
10） 建立和健全IT系统开发的电子文档。

五、 组织架构下的工作模式
1、 项目经理的作用。充分发挥项目责任人的核心和主线作用，项目责任人以“八大模块”为顺序，组织、协调金程现有各职能部门的资源，进行市场分析（环境、竞争对手、客户细分，营销部协助）、目标制定（由校长办公室确定）、资料和项目开发（研发部组织和负责）、师资和研究员管理（研发部组织和负责）、客户服务（营销部配合落实）、营销宣传（由项目责任人提出方案，营销部给予技术支持）、课程组织和实施等工作；
2、 工作计划的编制和执行。所有工作通过工作计划和工作总结的形式进行逻辑归类，并有效推动，对于项目管理的工作由项目责任人负全责。各项目的工作由项目责任人根据工作程序首先提出→再报校长办公室→由校长办公室确定后→由项目责任人依据工作计划执行。对于工作中的突发情况，或者项目责任人无法协调的问题，由项目责任人向校长办公室报告，由校长办公室协调解决。简言之，整个工作计划先自下而上提出，再自上而下确定和执行。项目经理对工作计划的执行负责。
3、 项目经理的考核。对于项目责任人，考核有两个方面：一是工作计划的执行，根据执行情况，确定基础工资和浮动工资；二是，按照项目招生目标、通过率和客户满意度等的执行情况，确定绩效奖金。
4、 后台部门和人员的考核。对于行政、IT、研发部门、教学管理部等部门，考核有两个方面：一是工作计划的执行质量和时间控制，确定基础工资和浮动工资；二是，根据每个项目招生目标的达成情况，按项目确定绩效奖金。
5、 校长办公室的考核。对于校长办公室成员，根据金程提出的总目标，分重大目标和运营目标两个方面进行考核。
6、 运作的程序和方法。金程的所有工作，将通过工作计划和工作总结的形式，推动日常工作的运行；招生目标和新课程的开发将是金程的主要工作目标；紧紧围绕质量、营销（品牌形象建设和学员活动）和管理三大重心，开展工作；强调团队建设和标准化工作程序的建立，做到部门有规划，人人有职责和目标，对项目经理月月有计划和考核，对工作人员周周有计划和考核；通过有效的激励制度和有约束的考核，驱动每个人做好本职工作，及时地发现工作的问题，主动地、创造性地解决问题，逐步形成规范化的工作流程。

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