编写职位说明书的注意事项.doc

编写职位说明书的注意事项在规模很小的时候，企业一般是不需要职位说明书的,比如企业只有十几或二十几个人。这个时期，资源紧缺，一切以市场销售为中心，企业要集中一切资源开拓市场以求生存下来。老板只要敬业，认真盯住每个人、每件事就行了。但是，企业做到了一定规模之后,如果还是没有一套清晰、合理、科学的职位说明书，就很难保证公司的高效运转，必然会越来越多地出现推诿扯皮和消极怠工的现象，出现人浮于事和执行不力的现象,企业的绩效管理和薪酬激励系统也很难令人满意。有人把职位说明书比喻为人力资源管理的基石,以表明其在企业管理中的基础性作用与重要性。可想而知，一家企业如果没有了“基石”，或者“基石不牢固，那么这个企业在人力资源管理方面，如人才的“选、育、用、留”上面的执行效果将可想而知,进而企业的可持续发展将难以得到有效保证.根据本人多年来的人力资源管理实践与咨询经验，我总结出在编写职位说明书时需要注意的几点问题,供大家参考：1、把重点放在“职责描述”和“任职资格”上千万不要陷入追求尽善尽美的误区！要始终牢记编写职位说明书的目的，编写的最主要目的在于明确职责和关键工作任务,同时确定每一个职位的基本任职资格条件，对于职位说明书中的一些不是非常必要的内容完全可以精简掉,不要照搬其它企业的职位说明书.在对工作职责进行描述时，尽可能地将属于同一工作职责的若干工作任务描述清楚，以工作职责作为职位的基本构成单元，将职责变成一个由若干项重要任务组成的类似于计算机上的那种可以“插拔的独立组件.一旦组织需要将某项工作职责分配给另外一个职位，就只需要将这一职责连同其所属的关键工作任务整体“插拔”到另外一个职位上即可，这样一方面可以适应企业的职责频繁调整需要，另一方面至少还可以做到同一职责内部的关键工作任务不至于因为职责的转移而被分拆得七零八落，从而导致重要工作任务出现缺失。在描述职位所承担的工作职责时要基于现实，不要将在成熟企业中本来应当由某一职位来做，但是现在却做不到的事情也写进去，尽管适当地增加对任职者的职责要求是可以的，但是这种增加必须适度，具有可操作性。在描述任职者所需具备的任职资格时,也要基于组织的现实，不能好高骛远,根据企业的发展阶段和所能够雇用到的人员水平来确定.比如，公司目前所能够雇用到的部门一级的文员也就只能是中专毕业生，那就不要非将文员职位的任职资格条件设定为大专甚至本科.等到公司发展到一定的阶段,有实力同时也有可能雇用到大专或本科毕业生来从事文员工作时，再调整任职资格条件要求不迟.2、有条件的企业，可考虑借助外部咨询公司知识经济时代，企业尤其要学会整合外部资源，以提升企业竞争力。目前,我国已经有很多专门从事人力资源管理咨询和服务的管理顾问公司，这些公司在很多不同的行业和企业中从事过职位分析工作与职位说明书编写,积累了大量的经验和与各类职位有关的较为详细的信息,对企业的一般性通用职位设置情况也比较了解。借助外部专业机构的帮助是一种可以帮助企业快速完成职位分析的便捷途径。但需要注意的是,由于中小企业的职位经常变化，因此,在求助咨询公司时，企业必须要求咨询公司将职位分析的方法和技术传授给公司内部的人，以便将来可以由内部人来做好职位的再分析工作,以及在新的职位出现以后,公司内部的人有能力独立完成对新职位的分析工作。3、坚持简洁、实用的原则,尽量减轻管理者和企业领导者的负担职位说明书编写的一般流程是：首先由人力资源部门沟通、讲解职位说明书的编写意义、原则和要求,提供职位说明书的基本模板，编写出几份不同部门的职位说明书的样板，然后由任职者本人填写职位说明书草稿。在任职者的上级进行初步审查之后，接着由人力资源部门进行审查，并提出修改意见,然后发回任职者本人修改.接下来，人力资源部门再根据在职位分析过程中发现的问题与任职者及其上级进行探讨,对职位设置方案和职责调整情况达成共识，最后形成定稿的职位说明书。结合目前我国大多数中小企业的实际情况，职位说明书编写工作恐怕主要还是应当由人力资源部门或人力资源管理专职人员来承担，由他们来负责完成职位说明书的编写工作，各级管理者以及员工本人提供一些基本的信息，然后通过逐一访谈来将职位说明书中的各项内容用规范的文字描述清楚。4、处理好一人身兼多职的情况在一些企业，普遍存在员工同时兼任多种职能甚至兼任多种不是很相关的职能的现象。如有些公司的财务会计可能同时还要负责审核公司所签订的一些合同，一些文秘人员同时还要兼做公司的出纳。这种情况并不影响我们对这些人占据的职位所应当承担的工作职责范围的描述，只不过要将职责条理清楚地加以总结和归纳罢了，只要将各项职责都清楚地列举出来，同时对每一项职责中所包括的关键工作任务也都够一一加以描述和说明，我们同样可以完成一份逻辑清楚同时便于根据形势发展随时加以调整的职位说明书。5、处理好工作流程不的情况在职责描述的过程中，要求对工作的流程有一个清楚的交代.在进行职位分析时，应当尽可能地将已经明文确定的流程，或者尽管没有文字描述但是已经成为事实的流程交代清楚，同时通过职位分析过程来发现不清楚的流程,推动企业流程的逐渐规范和明确，力争在经过多次职位分析之后，企业的各项工作流程都能够得到不断梳理和清晰化。6、职位说明书应根据企业发展变化而不断调整在国家宏观经济政策与国际经济环境的影响下,企业只有紧密结合外部环境的变化而不断变化才能长期生存与发展，企业的目标与职能也会不断调整.因此,可以考虑在半年或一个季度的时候对职位说明书进行一次系统的审核,或者是在工作职责发生明显变动的时候，随时注意对职位说明书加以修订，以确保职位说明书能够及时、准确地反映出组织中的各个职位所承担的具体职责和工作任务。管理有方法，但无定式，管理的方法与工具适合为好!要从本企业的实际情况出发，既遵循职位分析的一些基本原则，同时又要注意企业自身的特点,按照实用、简洁的原则来做好职位分析与职位说明书的编写工作.