仓储物流部职责和岗位设置.doc

仓储物流部职能和岗位设置
仓储物流部经理
一、岗位设置

采购员
仓库主管

仓管员

二、职能
仓储物流部

物资采购
提货发货
仓库管理

1、采购管理
–根据各部门报批的物资采购申请单，认真审核采购物品的各项指标；
–负责采购计划的制定，并按照采购计划进行实施与管理，保证采购产品的质量、交货日期,不影响销售；
–负责订货合同（或协议）的签订，并对合同的执行情况负责，合同中应明确产品的:规格、数量、交货期、价格、质量要求、技术参数、货款支付方式、运输方式、退货处理、异议处理、验收标准等；
–负责建立供应商档案和采购合同的管理；
–货款支付管理,主要包括支付计划、台帐等;
–采购物资进货进度跟踪管理；
–组织采购过程中不合格物资及入库后各环节出现的质量问题的处理；
–负责向供方反馈所购物资的质量状况，并促使其进行质量改进；
–采购物资的信息收集、汇总、分析工作；
–严格按《仓库管理制度》办理所采购物资的入库检验手续。
采购物资包括:
除计划供应部承担的OEM采购工作之外的所有其他物资，包括:
–办公设备、网络设备和设施的采购；
–低置易耗品、办公用品、生活用品、卫生清扫用品、劳保用品、耗材、工（服）装、福利、促销纪念品、礼品等用品的采购；
–设备工具类：设备、工夹具、备品备件的采购;
–新产品研发用材以及其他生产用材（展架生产等）、辅助材料的采购；
–其他类：广告、印刷品、画册、证件、名片、安保用品、消防、绿化物品、标识牌、卡片、帐本、标牌的采购。
……
–所有采购物资的入库办理和管理。
2、物流运输
2.1提货/接货
–负责OEM供应商发货产品的提取或接货；
–负责与物流公司结算发货费用。
2。2发货
–负责联系物流公司进行产品、配件、返回产品的发货运输工作;
–确保货物在运输或搬运过程中的安全。
3、仓库管理
3.1制度完善与台帐管理
–推行和完善公司的《仓库管理制度》；
–完备各种收、发、存凭证，完备仓库物资台帐和台帐管理工作，保障帐物卡相符合。
32入库管理
–对各类物资实行不同的入库方式，对于办公用品、办公物资等直接交行政人事部，由其建立办公用品和物资台帐，领用人签字；其他零星物资使用签收，代表已经入库。所有此类物资，由采购员建立采购台帐,做好记录.
–办理入库手续,贮存、建卡、登帐；
–及时办理材料退库手续（数量、规格、型号的核对及质量验收）,做好登记，保证帐、物、卡相符；
–维修用材料和工具进行材料核销.
3.3出库管理
–按《仓库管理制度》,根据发货清单办理发货事宜，发货、减卡、登帐;
–设备、工夹具及其他物资的出库办理。
3.4库房管理
–负责库位规划与整理、安全维护；
–负责仓库的安全防范工作，保持库房通风、防潮、干净、整齐，根据仓库现有条件，合理安排好物资的摆放，避免物资损坏、锈蚀等情况的发生.
3.5库存盘点
–负责库存盘点工作，并与财务部核对;
–仓库物资的定期盘查和安全防护，做到“日清月结”，做好每月一次的库存盘点。
3。6动态信息
–负责仓库物资库存警戒线的上报工作，做到及时、准确反映;
–负责仓库物资库存半月报表，并随时能够提供库存动态数量。
3.7其它工作
–参与产品装卸货工作.
–负责产品包装箱的标签打印、换标工作；
–负责产品发货前的外包装防护的定制工作,如钉木架等防护手段。
–负责做好与售服部、计划供应部的对接工作；
–负责提出报废物资的处理建议和申请;
–其他临时性工作。
三、职责
1、经理职责
1.1采购监控
–负责组织供方选择和评定工作，并对供方进行及时评估；
–负责对采购员编制的采购实施计划进行审批，并对采购员进行必要的业务辅导；
–负责对采购员的采购执行情况进行监督;
–负责对物资采购的价格及入库手续进行监督；
–负责对发票管理、货款支付、物资质量情况进行监督和控制；
–负责在紧急或特殊情况下，直接或协助采购员完成大宗主要原材物料的采购实施工作;
–需要时与主要物资供应商进行定期沟通或进行现场考察和评估；
–解决与供方的重大质量纠纷；
–货款发票的审核和入账签字。
1。2市场调查与比价采购
–掌握市场行情，熟悉货源渠道,不断关注和掌握各项材料的价格、质量动态及行业动态，并负责采购价格控制,通过核算控制采购费用；
–负责对公司常用物资进行广泛的市场调查，尤其对主要材料的地区资源、销售价格、运价等进行全面地了解；
–负责对行业新技术、新设备、新材料应用信息的搜集与可行性分析。
1。3成本控制
–负责产品采购过程中的成本控制工作，对员工进行培训和指导，提高全员成本意识；
–及时发现采购过程中的成本因素,提出监控措施,并督导实施
1。4物流运输安排
–负责OEM供应商发货产品的提取或接货；
–负责与物流公司结算发货费用。
–负责联系物流公司进行产品、配件、返回产品的发货运输工作；
–确保货物在运输或搬运过程中的安全。
1.5仓库管理监督
–对仓库管理员的《仓库管理制度》执行情况进行监督;
–对仓库物资库存盘点情况进行监督；
–对原材物料、产成品的库存情况进行实时跟踪（查阅报表、现场了解）.
1。6兼物资采购员职责。
1.7其他临时性工作
2、采购员
2。1资源开发
–通过各种渠道，预选质量可靠的供应厂商;
–按照原材物料技术要求调样或对生产厂商实地考察、业绩评定；
–组织合格供方评定;
–签订供货合同；
–质量跟踪、反馈；
–负责对供应商的评估和分级,建立完善的供应商档案系统,包括非文字性档案(如样品等)的管理。
2。2市场调查与询价
–掌握市场行情，熟悉货源渠道，不断关注和掌握各项材料的价格、质量动态及行业动态，并负责采购价格控制，通过核算控制采购费用。
–对公司常用物资进行广泛的市场调查,尤其对主要材料的地区资源、销售价格、运价等进行全面地了解;
–对供货方的信誉、产品品质进行调查；
–向合格的供货方发出询价单，及时收集、整理供货方传回的询价单，并将询价情况按照公司审批权限逐级汇报，由此选定供货方；
–行业新技术、新设备、新材料应用信息的搜集与可行性分析；
–采购物资的信息收集、汇总、分析工作。
2.3采购实施
–根据各部门报批的物资采购申请单,认真审核采购物品的各项指标；
–负责采购计划的制定，并按照采购计划进行实施与管理，保证采购产品的质量、交货日期，不影响销售;
–负责订货合同（或协议)的签订，并对合同的执行情况负责，合同中应明确产品的：规格、数量、交货期、价格、质量要求、技术参数、货款支付方式、运输方式、退货处理、异议处理、验收标准等;
–负责建立供应商档案和采购合同的管理；
–货款支付管理，主要包括支付计划、台帐等;
–采购物资进货进度跟踪管理；
–组织采购过程中不合格物资及入库后各环节出现的质量问题的处理;
–负责向供方反馈所购物资的质量状况，并促使其进行质量改进;
–采购物资的信息收集、汇总、分析工作；
–严格按《仓库管理制度》办理所采购物资的入库检验手续
采购物资包括：
–办公设备、网络设备和设施的采购；
–低置易耗品、办公用品、生活用品、卫生清扫用品、耗材、工（服)装、福利、促销纪念品、礼品等用品的采购；
–设备工具类：设备、工夹具、备品备件的采购；
–新产品研发用材、以及其他生产用材(展架生产等）的采购；
–其他类：广告、印刷品、画册、证件、印刷品、名片、安保用品、消防、绿化物品、标识牌、卡片、帐本、标牌、劳保用品、卫生清扫用品的采购。
–所有采购物资的入库办理和管理。
2。4供方的控制及质量跟踪
–负责及时向供方反馈质量状况和质量信息，并促使其进行质量改进;
–负责不合格物资的处理；
–解决与供方的质量纠纷。
2。5其他工作
–做好发票管理、货款支付管理；
–协同财务部门核实往来账款兑付；
–负责上月实际采购物资的月度报表的编制.
3、仓库主管职责
3。1全面管理
–负责安排监督仓管员的日常工作，督促仓管员做好各类台帐，对产品进仓、验货等整理登记入帐工作(做到准确无误），以便统计和核查；
–及时与仓管员核对原材物料、产品出入库记录，对出入库要及时验收、登记帐簿，做到账物相符，发现问题及时处理或向上级反馈；
–督促和配合仓管员定期对仓库产品盘点清查，发现帐、物不符时,找出原因予以调帐或上报公司领导处理；
–监督好所有物品的保管工作，所有进出仓库得物品均须有相关责任人签字;
–督导仓库保管员认真填写帐卡、录入电脑信息，确保材料核算工作的完整、准确；
–负责库房、收货的日常工作，分配员工工作，检查员工的考勤和工作态度，检查员工执行工作程序与标准的情况。
–每周做好工作总结报告，如实反映工作情况和工作中遇到得问题，积极提出合理化建议；
–负责对仓库进行分区管理，各类物品要分区放置,摆放整齐，做好标识，井然有序；
–加强管理，搞好仓库安全（防火、防盗、防破坏）工作,防盗报警器的设防工作；
–督导并参与库房每月盘点，做到帐物相符,出现在差错及时处理；
–签发仓库各级文件和单据.
3.2仓库保管员职责
–兼仓库保管员的日常工作.
3。3废品处理
–负责提出长期弃用的原材物料、废品的处理申请；
–对贬值、不完整和不合格产品提出初步处理意见。
4、仓库保管员职责
4。1入库前的检验和验收
–采购物资到达后，采购员将货物信息、清单交由仓库管理员，由其根据物资到货情况，做好来料登记，核对产品供应商、规格型号、数量等，并根据检验标准对货物进行检验和验收。
4.2入库管理
–根据检验结果,严格执行入库手续，对原材物料进行入库管理,并进行存放、标识、登帐等，按仓库规定收料.
–每笔入库物资的电脑账的录入、明细账目的登记。
4.3出库管理
–严格执行原材物料出库手续，根据领料单(或发货清单)做好原材物料的发放工作，确保数量、规格型号正确；
–做好与领料人员的交接，按仓库规定发料;
–每笔出库物资的电脑账的处理、明细账目的登记。
4.4退库管理
–由于计划调整，已领用的物资由领用部门（人)办理退库手续；
–领用物资出现剩余,由领用部门(人）办理退库手续，仓库管理员按照《仓库管理制度》办理退库手续；
–已领用的物资由于质量问题不能使用时，由领用部门（人）办理退库手续，仓库管理员按照《仓库管理制度》通知供应处办理退货手续;
–及时办理材料退库手续，做好登记，保证帐、物、卡相符。
4。5仓储管理
–负责公司原材物料的入库、贮存、出库、退库的管理工作，严格出入库手续。
–根据验收单和图纸查验成品的品种、数量、规格及外观质量，确认无误后,办理成品入库手续，做到帐、物、卡相符，标识清晰，定置摆放，并对成品采取适当的防护措施，保证成品在库存期间完好无损，无锈蚀.
–原材物料入库归位，仓位的筹划与正确的摆放。
–负责原材物料库存的实时管理和控制工作，及时了解库存量动态.
–做好仓库贮存物资的定期检查工作。
–仓库物资的定期盘查和安全防护，做到“日清月结”,做好每月一次的库存盘点,对有保质期的原材料要经常检查，并将每个品种的到期日、尚可使用期限每月报送相关部门。
–负责仓库的安全防范工作,保持库房通风、防潮、干净、整齐，根据仓库现有条件，合理安排好物资的摆放,避免物资损坏、变质、霉烂等情况的发生。
–负责仓库的防火工作,保证物资仓库的安全。
–做好仓库物料的贮存管理，保证帐、物、卡相符。
–保持库区卫生.
–负责作业单据的正确开制、确认与交接，以及产品库存月度的报表工作。
4。6其他工作
–参与产品装卸货工作。
–负责产品包装箱的标签打印、换标工作;
–负责产品发货前的外包装防护的定制工作，如钉木架等防护手段.
四、主要业务管理流程
1、入库流程
1.1入库凭证:到货清单（采购供应部冯艳提供)+货运单(供应商/物流公司提供，仅包括件数等，不是产品明细）
1.2采购助理与供应商协调好发货事宜后，与物流公司联系，确定货运事宜，及时将与厂家确定的《到货清单》传递给仓库保管员，仓库保管员做好接货准备；
1.3货物到达后,仓库保管员根据《到货清单》、《货运单》以及实物进行核对，并对进货物资进行检验，《进货检验规则或规定》附后;
1.3.1合格的，仓库保管员填写《入库单》，一式三联，第一联存根留底，第二联交采购助理，作为与厂家对接、核实以及财务报销的依据,第三联交财务记账；
1.3。2不合格的物资，检验员(仓库保管员兼职，或设立专职检验员）填写《检验报告单》,盖质检部章、检验员签名后交采购助理，由其与供应商沟通质量处理事宜，需要时，检验员拍照一并传递；
1。4入库后的产品要按照规定区域、类别归位，及时更新物资台账(手工帐)及电脑帐。
1。5因物流公司、货运单位、司机造成的质量问题、缺货、损坏等,检验员及时将情况上报采购助理,由其现场处理或与供应商协调;对于上述情况，检验员在<货运单〉上注明，在采购助理处理结果未出前，拒绝支付运费。
1.6正常运费支付：检验员———合格-——货运单签字——-仓储物流部经理审核-—--支付运费,有异议时，及时与采购助理联系.
1.7搬运人员管理及费用支付：仓储物流部经理负责联系和确定搬运人员，确定搬运人员职责、损坏赔偿责任、搬运人工费支付等，如果在搬运过程中出现违反公司规定、造成产品损坏，给公司造成损失的，按上述约定执行（根据产品价值,按价值赔偿).
2、出库流程
2。1出库凭证：《发货通知单》、《订货单》或《领料单》

2。2产品出库：销售内勤根据客户的订货单需求，按公司规定确定价格、回传，对方确认无误后汇款，并经财务确认汇款到帐后,填写《发货通知单》,营销公司经理签字，销售内勤签字后交仓库保管员,仓库保管员接到后,首先核对手续是否符合规定，确认后填写《出库单》,《出库单》，一式三联，第一联存根留底，第二联随货通行，第三联交财务记账；
2。3仓库保管员根据发货时间要求备货,并做好发货准备，仓储物流部经理联系物流公司和货运方式、物流单位，并组织进行发货；
2.4货物发出后,仓库保管员应第一时间通知销售内勤,由其及时与经销商（或收货人)联系，告知其货运单号，并通知其做好接货准备，仓库保管员及时更新物资台账及电脑帐.
2.5配件出库流程，按发货通知单执行.
2.6物资出库：仓库保管员接到《领料单》后，同上述流程.
2。7经销商售后维修配件发货出库：
2.7.1经销商----业务经理--——现场确认（业务经理或售后服务部人员)-—--确认为产品质量问题的--——经办人填写《质量信息反馈单》注明详细情况，提出处理意见————提交计划供应部经理审核签字—-——售后内勤填写发货通知单————仓库发货.
2.7.2不能确定产品质量问题的—--经办人填写《质量信息反馈单》注明详细情况，提出处理意见--——售后内勤-—--经销商先打预付款-—--发货流程。
2.7.3产品返回后质量再确认（OEM供应商确认）--—-属于质量问题的--——预付款退回;不属于质量问题，属于经销商问题的，按实结算，余款退回。
2.8特殊情况:由于事情紧急，审批人未在公司，来不及在《发货通知单》上签字时，由经办人电话联系审批人，审批人电话告知仓储物流部经理，由其安排作好记录，由经办人填写借条交仓库保管员，按照上述流程先行发货,事后由经办人补办手续。
2。9配件出库审批权限:随着流程的执行，以后可考虑根据配件价值大小简化和优化签字审批流程，提高工作效率.
3、签字权限
发货通知单(产成品、配件等）:销售内勤----填写《发货通知单》----财务审核--——交仓储物流部经理—-—-仓库保管员-—--出库.
领料单:经办人-—-—部门经理-—-—总经理-—-—财务审核--——仓库——-—出库。
4、进货检验规定和流程
4。1外包装检查
（1）检查和观察产品外包装箱是否完好？有无破损？是否变形和异常？封箱胶带是否完好和完整？打包带是否完好和完整？如果发现异常，立即开箱验货，若产品有损坏,填写《检验报告单》、盖章、签字,传递给采购助理，由其按照质量问题处理流程执行。
(2）采购助理现场处理，负责与物流公司协调处理方案，除理解过通知仓储物流部经理后，支付运费.
4。2异常声音或碎片声检查
(1）检查和观察产品是否有异常声音或破碎声？如果发现异常，立即开箱验货，若产品有损坏，填写《检验报告单》盖章、签字，传递给采购助理，由其按照质量问题处理流程执行.
（2）采购助理现场处理，负责与物流公司协调处理方案，除理解过通知仓储物流部经理后，支付运费。
4。3规格、型号、数量、颜色核对
（1）核对产品规格、型号、数量、颜色是否与《到货清单》、《货运单》相符？如果发现异常，立即通知采购助理,由其与供应商联系和交涉。
4。4对于零单类到货产品,除按上述流程和规则检验外，可考虑抽检，抽检样本数尽量控制在较小的数量范围。
5、提货流程
计划供应部采购助理--——与OEM供应商联系——-—确定好物流公司--——预计到货时间—---到货后-——-与仓储物流部经理联系—---安排提货。
6发货流程
6。1返回OEM供应商的货物
计划供应部采购助理————与OEM供应商联系-———确定好货物退回后———-与仓储物流部经理联系，并告知发货详细信息-—-—安排发货。
6.2产成品出库发货
销售内勤--——确认款已回收或到账-—-—《发货通知单》—---财务审核———-总经理签字---—与仓储物流部经理联系，并告知发货详细信息—---安排发货。
7、其他物资申购/采购流程
7。1物资使用/需求部门(或人）-———填写《物资采购申请单》----部门经理签字----总经理签字—--—交仓储物流部经理（兼采购员）———-财务部借款(财务借款程序）——-—实施采购—-——到货检验——--入库--——使用人或仓库保管员签字（在发票、收据或入库单上）————总经理签字---—财务审核—---财务部报销（财务报销流程）。
7.2总经理直接提出-—-—仓储物流部经理(兼采购员）----填写《物资采购申请单》---总经理签字-———交仓储物流部经理（兼采购员）财务部借款(财务借款程序）—--—实施采购-——-到货检验-—--入库—-—-使用人或仓库保管员签字（在发票、收据或入库单上)——--总经理签字———-财务审核—--—报销。