第四章-行政部管理制度.doc

第四章 行政部管理制度
第一节 办公室卫生制度
一、总则
1、为了优化办公环境的卫生，创建整洁、干净、优雅的工作环境,特制定本制度。
2、本制度适用于公司各办公室内及公共区域(地面、走廊、墙面、会议室等)的卫生管理。
3、行政部为公司环境卫生管理的职能部门，负责全公司的环境卫生管理工作；各部门应当做好本部门卫生管理工作，责任到人.协助行政部做好环境卫生的管理工作。
4、公司所有职员都应提高环境卫生意识，养成良好的环境卫生习惯.
5、公司所有职员应严格按照本制度执行。
二、各部门室内环境卫生管理
1、公司职员个人的办公桌、椅、电脑、打印机等由使用者本人负责卫生。
2、个人的文件、资料须摆放整齐，桌面应保持整洁、干净；与工作无关的物品不得摆放桌面上，个人的餐具、用具等应单独放在抽屉或橱柜内.
3、下班后个人的文件要整理、摆放整齐、座椅要归位。
4、各部门按照本部门实际情况，制定本部门办公区域轮流值日表,严格按照公司卫生标准执行。
5、每天上班前各部门应将各自办公室卫生打扫干净。
6、不得在办公室乱扔纸屑等垃圾，更不得随地吐痰。
7、打扫卫生不得占用太长工作时间，所有公共区域卫生在8:10之前完成。
三、公共区域环境卫生管理
1、公共区域（展厅、卫生间等），周一到周五由全体行政职员轮流打扫,周六由全体销售职员负责大清扫。
2、公共区域的卫生施行轮流打扫，要求地面、烟灰缸、桌面、展台干净无杂物灰尘。
3、公共区域、墙面、地面、卫生间洁具等保持干净.
公共区域卫生由前台职员负责检查、监督,若有卫生不合格现象前台工作人员有权要求其重新打扫。
备注：公司卫生由前台负责监督管理，每日检查,发现不合规定的,扣罚当日值班人2绩效分执行。由前台开出罚单，报财务，当月执行.
第二节 宿舍卫生、安全管理
宿舍是公司根据工作需要免费为职员配备的， 公司视需要安排职员统一入住，为保证良好的宿舍秩序,使职员拥有一个安全、祥和、舒适、宁静的生活、休息环境，根据公司的实际情况及宿舍所处的特殊周边环境,制定本规定.
一、职员住宿制度
1、所有职员不得私自配制宿舍钥匙，如被发现处以1000元的罚款,并取消其住宿资格,若有货物丢失,照价赔偿，公司有权追究其法律责任.
2、钥匙由前台保管，谁申领宿舍钥匙谁负责宿舍财产安全，如若发现物品丢失,照价赔偿，并取消其住宿资格。
3、宿舍内部所有的公共财产，每个职员必须爱护，不得任意搬迁，更不准损坏和拆改，否则照价赔偿，并视其情节轻重给予罚款。
4、严禁男生上二楼女生宿舍（除工作外）,女生在21：00前必须离开男生宿舍.
5、严禁男女混居一室，违者各处以1000元罚款并辞退其中一人。
6、在住宿期间，无特殊情况当月累计不在宿舍住宿时间超过7天者,按自动放弃住宿权力，宿舍管理职员有权责令其将东西搬出,同时安排他人入住。
7、所有职员应节约用水、用电，杜绝长明灯、长流水等浪费现象,一经发现本宿舍职员每人交纳100元，纳入宿舍集体费用中。
8、严禁在宿舍内大声喧哗、播放大功率音响，影响他人休息。
9、严禁在宿舍内聚众赌博或从事违法行为。
10、严禁在宿舍聚众酗酒、打架闹事和其他影响团结的行为。
11、未经批准，不得私自更换床位、房间。
12、严禁未经请示，私自留宿外来人员。（违反本条罚100元，纳入宿舍费用）
13、严禁在宿舍范围内搞封建迷信和违法乱纪活动。
14、宿舍晚11点锁楼门，除特殊情况，12点后归来的职员不予开门，禁止连续不断的敲门，以免影响别人的正常休息，违者处以罚款100元。
15、未经同意不得私用别人物品、以免造成误会，引起不必要的纠纷。
16、宿舍内一律禁止养宠物，以确保环境清洁卫生。
二、宿舍卫生制度
自觉养成良好的卫生习惯,保持宿舍内外环境卫生清洁。
1、注意室内通风，保证空气流畅。
2、宿舍房间内卫生由住宿职员负责,如卫生不合格,房间内住宿职员集体处罚每人100元执行(纳入宿舍费用）。
3、大厅、洗手间、厨房的卫生由当日值日生负责.
4、宿舍卫生做到地面干净、墙壁清洁.严禁乱钉钉子、乱写乱画、乱扯绳子等.如有发现处以100元罚款以示警告。
5、室内垃圾必须用袋装好，并一天一倒,不累集、堆放垃圾、杂物.不准将室内垃圾扫到走廊等公共区域。
6、宿舍门厅、走廊、楼梯的清洁，由男职员和女职员轮流负责，各负责一周.
7、行政部不定期抽查卫生状况，如发现卫生严重不合格，将对所有住宿职员每人处以100元罚款。
8、每个周末进行一次卫生和安全的全面打扫与检查，全体住宿职员全部参与。
9、行政部每月不定期抽查一次宿舍卫生，若出现上述问题责任人罚款100元。
三、消防安全管理
1、自觉遵守各项消防安全制度，严禁随意挪动消防灭火器。
2、禁止在职员宿舍范围内燃放烟花鞭炮。
3、严禁在床上、靠近货物的地方吸烟。
4、安全使用电器，做到人离灯熄，断电源。不准私自接电、改电，违者处以200元罚款.
5、发现有安全隐患及时报公司修理.
四、离职人员
1、辞职或解聘职员在办理离职手续后，二日之内必须离开宿舍(辞职或解聘职员宣布后，通知全体住宿职员）.
2、离职职员搬出宿舍时，必须有公司职员在场，确认均系个人物品，给予放行。及时将情况反馈行政部，予以结算工资。
五、有以下行为的将取消其住宿资格：
1、有偷窃行为;
2、严重违反宿舍管理制度；
3、蓄意破坏宿舍内物品或设施；
4、不服从公司安排、监督和管理；
5、妨碍宿舍安宁，影响宿舍安定团结；
6、在宿舍聚众赌博、斗殴、酗酒及其他不良行为；
7、其他严重情况.
备注：宿舍是公司为了使职员拥有一个安全、舒适的生活、休息环境免费提供的场所，职员在住宿期间有任何意外发生,公司不承担任何责任及连带责任。
第三节 办公室低值易耗品管理
一、总则
1、为加强办公低值易耗品的管理，提高使用效率，减少浪费，特制定本办法。
2、办公低值易耗品的购置要严格按程序进行。
3、办公低值易耗品的报废采用集中审核，批量报废的办法。
二、办公低值易耗品的范围
本办法管理之办公低值易耗品指单价1000元以下(不含1000元）辅助性办公生产用品。
三、办公低值易耗品管理体制
1、行政部为办公低值易耗品实物管理部门。
2、行政部设立办公低值易耗品使用台账进行管理。
3、办公低值易耗品的管理以部门为单位,部门领导是本部门的责任人。
四、办公低值易耗品的采购
1、部门需采购办公低值易耗品的书面提出申请，部门领导签署意见后报行政部，汇总编制计划报采购部审核，按权限审批后由采购部统一采购。
2、单件物品价格500元(含500元）以上的办公低值易耗品的采购需经部门主要负责人审核后报行政部。
3、物品要尽可能修旧利废,做到物尽其用,节约使用。
五、办公低值易耗品领用与管理
1、行政部指定专人管理办公低值易耗品并建实物帐。
2、办公低值易耗品的领用要严格进行领用登记，由领用人签名.
3、行政部按季对物品的购买、使用及费用情况进行通报。
4、对于调整出来、暂时不用的办公低值易耗品，行政部要做好保护和保管工作。
5、每半年进行帐实核对，做到帐实相符.
6、办公低值易耗品报废时应由使用部门书面说明原因，部门主管领导签名确认后报行政部。
7、职工调离，部门领导需监督调离人员将个人使用的办公低值易耗品归还本部门，否则按折价赔偿。
第四节 员工餐厅管理
为维护公司员工餐厅的正常秩序,给全体员工一个优良的用餐环境，特制定本制度。
一、餐厅工作人员管理制度
1、工作人员保持衣帽整洁，严禁吸烟。
2、餐厅内环境卫生做到整洁、无虫害,地面无油垢、无积水。
3、调味品、辅料必须存放在有益容器内，做到无虫、无霉变。
4、每日采购食品必须保证新鲜、在保质期内。
5、每日填写《食品采购清单》每周六交行政部办理签字手续。
6、工作中严格按照伙食标准精打细算，在低成本的基础上要讲究营养搭配。
7、整个烹饪过程必须认真清洗保证按时按治安两供给。
8、餐厅工作人员下班时必须保证关闭燃气及电源总阀。
二、餐厅用餐人员管理制度
1、严格按照就餐时间进餐。
2、员工必须排队打饭并接受餐厅工作人员的管理。
3、厉行节约，杜绝浪费。
4、员工需文明用餐、禁止大声喧哗.
5、用餐完毕各自整理桌面，将食物残渣倒入指定垃圾桶.
6、公司员工就餐后,餐具要放到指定位置，不能乱放，餐厅内禁止吸烟。
备注：发现员工就餐有浪费现象者一次罚款50元。
三、餐厅管理人员制度
1、修订完善涉及在公司集体饮食的各项食堂管理制度与管理规范。
2、建立分级责任制、层层签订责任书。
3、建立食堂档案，管理员对员工食堂每周检查一次，加强对餐厅的检查和指导。
4、坚决杜绝没有通过体质健康检查的相关从业人员无证上岗现象，保证用餐安全.
5、定期做好餐厅的清扫和消毒工作，由行政部负责人监督进行。
第五节 前台工作职责
前台主管主要职责：
1、负责前台日常事务的管理工作；
2、合理分配前台职员工作；
3、对前台管理负全责；
4、负责公司所有经前台的文字资料;
5、对前台职员的各项工作进行监督;
6、管理好各种办公设备，合理使用并提高设备的使用效率,提高节俭意识;
7、负责接待来公司、展厅的客户及参观人员，并积极做好销售接待分配工作;
8、商务部货物出入需进行核实；
9、全面负责公司的资产管理工作，包括水电管制，办公用品与劳保用品的管理和固定资产登记、管理工作，避免公司资产流失和浪费，努力为公司做好勤检节约的实务工作；
10、负责做好公司用水、电、暖的管理工作，认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，搞好电器设备和线路的保养维修工作;
11、做好办公环境卫生监督管理工作;
12、协调公司各部门工作
前台接待专员主要职责：
1、服从前台主管的领导，积极完成下达的各项任务；
2、负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理;
3、熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息；
4、对外联系如QQ、订餐、送水等工作；
5、负责公司文字资料、客户资料归档、整理工作。
6、负责公司部门级以上会议通知、场地安排、会场布置、签到；
7、负责公司内外文件的收发、登记、传递、归档工作;
8、时刻坚守在前台工作岗位,遵守公司的各项规章制度，做好本职工作，不得随意离开；
9、负责公司所有出入人员及货物的检查登记；
10、负责公司办公环境卫生管理及监督相关工作；
11、要说普通话，并且及时、准确地接听、转接电话，且用语礼貌亲切，语言简洁清晰，做到各事项认真记录并传达给相关职员，作到不遗漏、延误;
12、负责公司前台和总裁室的卫生清洁及物品摆放，并保持整洁干净；
13、负责管理好公司植物等日常维护工作；
14、负责领导出差预订机票、火车票、客房等；
15、对公司资产进行登记管理；
16、完成前台主管交办的其他或临时工作。
第六节 车队管理
一、总 则
1、目的:为了加强公司车辆管理,确保车辆的有效运作，更好地为公司
各部门服务，结合公司实际情况，特制定本制度。
2、适用范围：
①本制度适用于公司所有车辆。
②本制度适用于公司专职驾驶员及因公务使用车辆的持有中华人民和国正式驾驶执照的职员。
3、管理职责
① 行政部：负责统筹管理工作，包括车辆调配、车辆档案、跟踪、资格验证、车辆年审、保险、修理、安全事故处理。负责制定车辆管理制度,考察各部门车辆使用过程中的合法性、合理性、经济性，定期向执行总裁汇报总体情况并提出检讨改善意见。
② 车队长:负责所有办公车辆的调配、管理及维修维护工作,并严格把控各项费用支出。
③ 管理职员：负责使用过程中的管理。
二、驾驶员管理
1、行政部应建立驾驶员档案（身份证、驾驶证复印件等），凡本公司的驾驶员必须持有中华人民共和国正式驾驶执照。凡遗失车辆各种证件（行驶证等）,致使公司车辆不能正常营运者，视情节轻重给予相应的处罚。
2、驾驶员必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车，并应遵守公司其他相关的规章制度.驾驶员必须具备高度的事业心、敬业精神、良好的职业道德和热情为公司服务的精神。
3、驾驶员出车在外必须随时与公司保持联系，第一时间回复公司的任何联系，并随时注意自身通讯设备的正常使用。遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理职员，并说明原因。如果由于驾驶员疏忽大意造成长时间与公司失去联系者,所发生的一系列事件由驾驶员承担。
4、驾驶员未经批准，不得私自用车，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人驾驶;任何人不得利用公司车辆学开车。
5、驾驶员在驾驶期间接打电话时间不得超过3分钟.
6、驾驶员要绝对服从公司合理的工作安排，不准借故拖延或拒不出车.对工作安排有意见的，事后可向行政部部长反映。
7、驾驶员要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括超速、爬坡、紧跟、争道、赛车等)、不准疲劳开车,不准酒后驾车.由此发生事故及损坏车辆者，由驾驶员负责赔偿事故损失。
8、驾驶员应爱惜公司车辆，做好车辆日常保养工作,经常检查车辆的主要机件，做好发动机维护和保养。出车前应对自己所开车辆进行常规安全检查，确保车辆正常安全行驶。
三、车辆管理
1、行政部根据车辆申请单进行车辆调配安排，驾驶员根据车辆使用申请单要求进行出车。坚决做到无单不出车。
2、任何职员申请用车都必须填写《派车申请表》,并填写清楚申请部门、日期、申请人、用车事由、出车路程、用车时间等事项，报行政部领导签字审批同意后，方可从专人手中领取钥匙后出车。派车申请单必须由使用人、部门负责人、车辆管理职员三方签字方可生效.
3、公司所有车辆仅限于因公外出使用，严禁任何职员公车私用或未经批准私自用车.严禁管理职员利用职权要求驾驶员出私车,带私货，一经发现，对管理职员处以罚款300元.
4、驾驶员有权拒绝管理职员非因公出车的工作安排.
5、行政部应对每台车辆建立车辆档案，记录车辆的主要数据和资料,包括：车辆型号、购买时间、保养记录、维修记录、出现故障、原因以及车辆像片与各种证件复印件等。
6、凡车辆证件（行驶证、养路费、保险证明等）被盗或遗失的,须把遗失过程书面报告行政部部长,并由遗失人办理有关手续，补办费用由本人支付.
7、每车设置“车辆行驶记录表”，由驾驶职员负责填写，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。行政部每月根据开具派车单与车内“车辆行驶记录表”进行不定期抽查。发现记载不实、不全或未记载者，罚款100元以示警告.

8、驾驶员每天工作后，将车辆停放在指定地点，不得随意停放，违反停放规定导致车辆损坏的费用由驾驶员支付。
9、驾驶员需严格办理用车手续后，方能使用车辆。任何部门的职员,不得擅自不办理车辆使用手续,私自使用公司车辆，如有特殊情况,需向行政部相关负责人汇报，说明车辆去向，经同意后方可使用。擅自不经允许私用车辆者，罚款300元以示警告.
四、车辆的维修与保养
1、车辆出现故障必须及时书面报车队长，车队长查实经执行总裁批准后方可进指定修理厂修理，未经批准擅自修理的费用，由该驾驶员本人自付。
2、出车前检查：
驾驶员出车前,应事先对用车进行检查,确认车况良好方可出车,检查包括以下几个方面：
①检查燃料、润滑油、冷却液、电池水是否足够，制动器、离合器、总油泵是否符合要求；
②检查轮胎气压是否正常，轮胎螺丝是否坚固;
③检查手、脚制动是否良好，各连接管道是否漏油；
④检查方向盘、转向器及挡直拉杆连接是否紧固、有效;
⑤检查喇叭、灯光、雨刷是否正常，电瓶接线是否牢固清洁；
⑥检查随车工具是否正常；
⑦检查车辆声音是否正常。
3、收车后的检查:
驾驶员出车返回公司后，应对用车例行检查后方可交车，收车后的检查主要包括以下几个方面：
①检查轮胎气压是否正常，轮胎螺丝有无松动;
②检查车的冷却水燃料、玻璃清洗液和电池水；
③检查灯及雨刷是否关闭，关好车门、车窗并锁上保险锁。
④驾驶员应经常整理车辆内部的杂物，保持车内及尾箱整洁；
⑤驾驶员应首先本人注意清理车辆清洁；
⑥如需由洗车场清洗时,应经车队长同意，方可进行清洗。
五、车辆费用的管理
1、公司车辆统一用公司加油卡加油，凡使用现金加油者公司不予报销,特殊情况除外。
2、公司车辆加油，须向财务申领加油卡并做好申领登记。
3、车队长负责将公司办公车辆当月行驶公里数及油耗上报财务，由财务统计当月各车辆实际行驶公里数、油耗、加油数量、金额等情况。
4、车辆维修应提前上报有关部门，批准后由驾驶员负责到指定修理厂修理后,由车队长签字确认后，由财务部审核后报采购经理审批后报销.
5、行政部定期检查各车辆油耗的情况，要求车油耗与行驶公里数基本相符合，对于用油与用车不相符的，由车队长追查,情况严重者可警告，屡教不改者上报领导给予重罚。
6、财务部、行政部可随时对各项费用进行审计,驾驶员必须积极配合。
六、行车安全及事故处理
1、为了达到安全行车的目的，驾驶员出车必须做好以下几点:
①出车前有良好的精神面貌，杜绝疲劳车、带病车，严禁酒后驾驶;
②检查所有证件是否齐全;
③如需货物运输，检查好货物数量及包装是否完整，如有丢失、损坏等情况发生，由驾驶员承担全部责任；
④驾驶员坚决遵守《中华人民共和国道路交通安全法》，不得违章行车;
2、如在行车中，乘车人要求驾驶员违章的，驾驶员应坚决阻止，否则，一切责任由驾驶员负责，并对驾驶员处以300元罚款以示警告，乘车人处以1000元罚款以示警告。
3、由于驾驶员自身原因造成的交通违章罚款和车辆损坏都由驾驶员承担全部责任。
4、驾驶员造成交通事故将一次性扣除出车安全奖.
5、驾驶员驾驶车辆造成交通事故、人员伤亡及处罚的，均由驾驶员自行承担全部责任，公司不承担任何责任及连带责任。
第七节 消防安全管理
为加强法制观念,提高消防意识，使消防安全管理逐步达到制度化的要求，根据《中华人民共和国消防条例》特制定此制度.
一防火责任制
1、行政部定期召开防火安全会议，解决火险隐患。
2、发生火灾及时进行扑救，并立即拨打“119”，组织查找火灾原因，对有关责任者进行处理。
3、对消防器材、设施进行检查，保持清洁、灵敏好用，做到“三定"（即:定数量，定部位,定负责人）。
二、防火检查制
1、防止火灾事故的发生，根据“预防为主，防消结合”的方针，加强防火检查。
2、对检查出的火灾隐患及不安全问题，采取有效措施并及时整改,确保安全。
3、公共办公区域禁止吸烟。
三、消防器材检查内容
1、灭火器在运输和存放中，应避免倒放、雨淋、曝晒、强辐射和接触腐蚀性物质。
2、灭火器的存放环境温度应在-10－45℃范围内。
3、灭火器放置处,应保持干燥通风，防止筒体受潮腐蚀。应避免日光曝晒和强辐射热，以免影响灭火器正常使用。
4、灭火器应按制造厂规定的要求和检查周期，进行定期检查.
四、消防器材的管理
1、灭火器无论是使用过还是未经使用过，从生产日期(每具灭火器的筒体上都有生产日期）算起，达到规定的维修年限后必须送维修单位进行维修,达到报废年限的必须报废，维修中筒体经水压试验不合格的灭火器也必须报废。
2、行政部必须加强对灭火器的日常管理和维护。要建立“灭火器台帐"，登记类型、配置数量、设置部位和维护管理的责任人；明确维护管理责任人的职责。
3、行政部要对灭火器的维护情况至少每季度检查一次，检查内容包括：责任人维护职责的落实情况，灭火器压力值是否处于正常压力范围，保险销和铅封是否完好，灭火器不能挪作它用，摆放稳固，没有埋压，灭火器箱不得上锁，避免日光曝晒和强辐射热,灭火器是否在有效期内等，要将检查灭火器有效状态的情况制作成“灭火器检查记录”，存档以利查证。
第八节 会议接待安排管理
一、目的
为规范公司各项会议及接待工作，统一会议、接待管理模式，，提高会议、接待质量，特制定本制度。公司所有会议、接待均由行政部全权负责筹办安排，如有大型会议其他部门需配合行政部做好会前会后的所有工作，以确保会议正常有序进行。
二、会议分类
1、公司内部会议
2、政府接待会议
3、大型团队参观接待会议
4、行业分析会议
5、工作述职会议
6、其他会议
三、会议准备
1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，行政部应在会议召开前一天统一安排，下达各部门；
2、根据会议性质及规模布置会场；
3、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作;
4、会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；
5、特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
（1）会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）;
(2）会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；
（3）会议场所布置；
（4）会议服务人员的安排；
（5）会议签到；
（6）会后事项安排；
(7）会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
6、安排与会人员的接待车辆及食宿等问题。
四、会议结束
1、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发;
2、大型会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责,根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导；
3、会议期间所用到的所有财产须盘点清查，记录详细情况,如有丢失损坏须报公司；
4、递交会议总结，总结内容包括会议全过程的开支、其中的不足与改进办法等。
第九节 出入登记管理
一、总则：
为规范员工在办公时间内因业务需要须亲自处理或因私事需外出等行为，特制订此管理办法，任何人办公时间需离开办公室外出都需填写外出登记表。
二、外出规定
1、员工外出前按(外出登记簿）规定逐项填写,呈请单位主管核准签字后，方得外出。
2、若因公外出,地点尚未确定者，应于到达后将地点、电话回报,以便有要事告之时方便联系。
3、外出回来必须填写返回时间并签字。
4、因公外出不扣发薪津，但因私事之外出应事先请假，依请假办法办理之.
5、违反规定之处理，依下列方式议处:
(1）以外出为由办理私事者经查实，其外出时间以旷工论,不足半日者均以半天计，半日以上，以全日计。
（2）外出未依规定处理，经查外出系办公务，且经主管证实者，第一次口头警告，第二次即予扣除5分。
（3）外出未依规定处理，经查亦不能证明是办理公事者,扣除10分。