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浅谈采购在降低企业经营成本中的作用
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浅谈采购在降低企业经营成本中的作用
【摘要】:采购是企业经济活动的重要组成部分，也是企业有效降低经营成本的一个关键途径.我们要追求采购过程的经济效益最大化,就要从各个不同的角度不断降低采购成本，以最小的成本去获取最大的效益，而要做到这一点，关键是要更新采购观念,通过采用先进的采购技术和科学的采购管理方法，努力追求采购的科学化、高效化，最终实现企业经济效益的最大化。
【关键词】：采购观念、降低、经营成本
无论你在哪个岗位，肩负什么职务，都必须以履行自己的职责为己任，用忠诚、用对工作的热情来书写成长的历史。当然是在采购环节，对企业的忠诚更加重要了，它直接关系到企业的经营成本的高低。
众所周知采购部是公司很敏感的部门，也是关系到公司整个销售利益的重要环节，所以我很感谢公司和领导对我的信任，让我在一个如此重要的岗位上，给我一个实习的机会，让我从原来对采购的一无所知到认识了更多的人和事，接触了更多新鲜的事物学到一些新的知识,增长了更多见识。在公司各位领导的关心支持下,使我懂得了许多道理，也积累了一些过去从来没有的经验.
记得有一次，我公司淘汰一批旧的喷绘机、雕刻机、写真机等，准备采购市面上最新的专业设施。采购部王部长带领我们和三家供货商进行了洽谈，面对各个供应商的不断推销，王部长要求我们做到：①需要掌握各种品牌的喷绘机、雕刻机、写真机的性能特点，易损件的更换费用及售后服务等；②了解各种品牌的喷绘机、雕刻机、写真机的市场供应情况及使用后的评价;③对三家供应商进行询价、比价，最终目的是要以最低的价格采购到质优价廉的商品；④严格把好质量关;⑤严格审核合同款项，签订采购合同后，注意采购进度的跟踪。注意交货日期、产品验收、催收发票和办款等.这次采购任务在本单位王部长带领下取得了圆满的成功，通过这次采购也使我在实践中更加加强了对公司业务的了解，也为后续的采购工作奠定了一个基础.
我在中晟传媒采购部工作的这几年来,感谢各个部门的配合和努力,我公司与供应商建立了非常良好的合作关系,从原来的订货必须支付预付款发展到月结款和不定期的结款方式,大大方便了公司的资金转周。从原来的采购商品需要到门店采购发展到由经销商、代理商和厂家送货。现在我们更是通过发达的互联网网上下单、物流配送,不仅降低了采购成本也加快了采购周期，还节约了人力、物力为企业降低了经营成本。目前基本上公司需要的生产材料都是通过这些方式采购回公司的。
作为一名采购员我时刻把采购成本的高低来衡量采购是否成功的重要指标，控制采购成本对一个企业的经营业绩更是至关重要，采购成本下降不仅体现在企业支出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加,以及企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例往往达到50％以上，控制好采购成本是使企业能够较好运转的首要环节.针对影响采购成本的各因素,找到解决对策,对企业采购成本存在的问题进行分析，提出控制采购成本的新途径，最终以最低的采购成本获取最大的经济效益。降低采购成本既是企业“第三利润源泉”．也是实现第一利润的坚实基础。
我总结了采购员在降低企业采购成本的方法有以下几方面：
一、编制需求和采购计划
需求部门应根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划,并按规定的权限和程序审批后执行。需求部门在提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，企业应当根据发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，严格执行。
二、建立健全采购申请制度
企业应建立采购申请制度，生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出采购申请.依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。具备审批权限的部门或人员应严格审批采购申请。
三、供应商选择制度
选择供应商是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当,可能导致采购物资质次价高,甚至出现舞弊行为.企业应建立科学的供应商评估和准入制度,对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络.采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则,择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议.
四、采购合同管理
企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同,该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议,一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款,应符合国家和企业的相关规定。
五、采购价格管理
企业应制定科学的采购定价机制,采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比"的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格.
六、验收入库制度
企业应制定明确的采购验收标准,各级验收部门或人员、采购部门、请购部门应当根据规定的验收制度和批准的合同订单、合同协议等采购文件，对采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容进行严格验收,以确保其符合合同相关规定或产品质量要求.对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账,及时将入库凭证传递给财务部门。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理。给企业造成损失的,采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔.
七、结算付款
指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程.财务部门应当参与对供应商付款条件的商定。在办理付款业务时,应严格按合同协议的约定审核付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等的真实性、完整性、合法性及合规性。财务部门依据合同协议、发票、入库手续等对付款进行复核后,提交有关领导审批，选择合理的付款方式付款。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，防止企业资金损失或信用受损。
有一句名言一直很值得我们参考，那就是:“做事可以失败，做人不可失败”。我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂.商业界时不时上演经理人因个人职业发展而离职的乔段，采购部门走马灯似的换将。所以在采购人员所有的必备素质中，很高的道德素养是被排在第一位的。通过一些资料发现，一些在行业中做得顶尖的采购经理大多具备很高的道德素养以及严谨的工作态度。这包括：保持对企业的忠诚；不带个人偏见，在考虑全部因素的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购；坚持以诚信作为工作和行为的基础；规避一切可能危害商业交易的供应商，以及其他与自己有生意来往的对象；拒绝接受供应商的赠礼；不断努力提高自己在方式方法、材料、和影响采购工作的作业流程上的知识；在交易中采用和坚持良好的商业准则等。随着采购行为在企业战略中的地位越来越高，良好的职业道德的素养是成功的采购经理的第一种必备素质。
（一)适应性强
采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采购的重要职责之一，所以会经常故东奔西走.采购人员因此必须有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压力可想而知,采购更必须能适应此压力。
其他还有一些，比如：语言能力：要求言语清晰、谈吐自如、条理分明、言简意赅;沟通能力：这也是团队协作的范畴，即与各种不同人的沟通能力,使其对此项业务达到认知、认可并完全接受,采购部门的工作离不开与生产部门技术部门、财务部门、销售部门等的协调与沟通。作为一名采购员如果缺少沟通合作意识，那采购工作将无法顺利进行，并且会影响到整个企业的良好运转；理解能力：迅速学习技术、精通业务、融会贯通、灵活运用;敬业精神：必须积极向上、乐观进取、勇于探索、不断增强自己接受新生事物的能力；良好的心态：对公司充满信心，对自己的能力充满信心。能不能成功，差别就在工作欲望。没有坚定的意念及不够积极的人，即使是拥有很高的学历，或是头脑很灵活，还是不能创造很好的业绩。而责任感的培养，必须要有强烈的"自己吃定了这行饭"的决心，才能逐渐拥有。才能全心全意地投入工作，以积极的态度即强烈的责任感，和百分之百的信心来开拓自己的工作领域。
（二）、如何降低采购成本
　　1、学会核价:不管采购任何一种物料,在采购前要熟悉它的价格组成,了解你的供应商所生产成品的原料源头价格,为自已的准确核价打下基础。以此为基础有目的的谈判，做到知已知彼，百战百胜。
　　2、信息来源要广：现今的社会是一个电子化的设备，作为采购人员要由不同的方面收集物料的采购信息，地域差别等。
　　3、选择适合自已公司发展的供应商：中国有句子古话“男怕入错行,女怕嫁错郎"开发供应商亦如此，一个好的供应商能跟随着你共同发展，为你的发展出谋划策,节约成本，管理起供应商很省心；不好的供应商则为你的供应商管理带来很多的麻烦.(判断一个好的供应商我觉得主要从其质量价格服务技术力量应变能力等多方考虑)。
　　4、采购人员的谈判技巧亦控制采购成本的一个重要环节（一个好的谈判高手至少会给你的采购带来5％的利润空间）,这亦要建立在采购员的德上。
　　5、批量采购的重要性，任何人都懂得道理,批量愈大，所摊销的费用愈低.采购计划人员需把好此关。
　　6、建立企业的采购信誉。条款必须按合同执行，如付款你可以拖一次、两次，但你决不能有第三次。失去诚信,别说控制成本,可能货都不会有人给你供。
　　7、建立采购人员的月度绩效评估制度。不但可以激励采购人员的工作积极性,同时也是防止采购员贿赂的一个有效手段。
8、建立月度供应商评分制度(从质量、价格、服务三方面入手)，实行供应商配额制度，会收到你意想不到的效果.
在当今时代,采购是一个热门的行业,也是一个重要的行业，是直接关系企业兴衰的一个重要部门.成为一个优秀的采购员，首先要做到以下几点：
第一，要有一颗睿智的大脑，善于思考。在这个科技高度发达，网络遍及各地的时代，每一秒钟都在发生着巨大的变化.所以一定要勤于思考、善于思索，用脑去想，用心去做，把握一切机遇。有很多商机是隐藏着的，需要我们去发掘。只有最大可能的发掘更多的商机，才能为企业带来更丰厚的利润。
第二，要有一双敏锐的眼睛，善于发现。采购不是单纯的去买，要在买的同时想到卖，想到以后的每个环节，只有采购了最易出手的商品,才有可能成为赢家。
第三，要有一双勤劳的腿，勇于奔波。要不辞辛劳，对多个供应商的多种产品及价格进行反复筛选、比较,能够用最低的价格获取最好的产品，就意味着为企业攫取了第一桶金。
第四，要有一个健康的心态，为所属企业负责。面对充满各种诱惑的世界,作为一名优秀的采购员，一定要始终保持良好的心态，不为外界的利益动摇，不受对方的诱惑干扰，始终为企业负责,为企业保密，始终把企业的利益放在第一位。
综合上所述，采购是企业经济活动的重要组成部分,也是企业有效降低经营成本的一个关键途径。我们要追求采购过程的经济效益最大化，就要从各个不同的角度不断降低采购成本，以最小的成本去获取最大的效益，而要做到这一点，关键是要更新采购观念，通过采用先进的采购技术和科学的采购管理方法,努力追求采购的科学化、高效化，最终实现企业经济效益的最大化。