行政事务部工作总结及计划.docx

行政事务部工作总结及计划2017年行政工作及现状分析一、部门人员配置2017年度部门成立之初,人员配置情况并不完善，部门人员共计5人，岗位分别为:行政部经理1名、办公室主任1名,前台1名、出纳1名、行政司机1名。因前期没有较为规范的行政管理制度，因此部门成立之后的半年时间内，部分员工仍习惯于过去比较随性的工作状态，各人职责分配不清晰，常常出现具体工作执行的时候，出现人员互相推诿,无法落实到具体工作人员的情况；部门内各岗位人员配备不合理，甚至一些员工并无此方面工作经验，适应工作的时间较长;加之一些岗位出现变动，导致具体工作出现无任何交接，部门内部沟通不畅，个别员工责任心缺失、以及工作资料不完善的情况,这些都对整个部门的工作开展带来了很大的困难.二、规章制度方面公司虽建立了较为详尽的管理制度，但是在制度的落实方面，却出现了诸多问题,如:员工频繁请休假问题(见附表);加班问题及费用报销不清晰等。分析原因有如下几点：1、前期管理不够完善，造成员工松散的工作状态.2、各部门负责人的不能以身作则,严格管理制度，导致员工在制度执行时容易有空可钻。3、行政部职责划分不明确,员工对制度的执行也存在疑惑.4、领导在遇到具体问题的时候， 难免会有人情分的产生，因此一些问题无法依制执行。三、成本费用方面（详见附表） （一)行政费用方面: 2017年度的行政费用除日常开支外, 较为大额的支出主要用于办公场地的租赁费用；其中办公室的装修方面，约占了行政费用总额的16%，但因租期问题，仅能使用半年时间。因此,在后期各项大额费用支出时，各部门需将前期工作做的更完善，避免公司财力物力的浪费。其次，办公用品费用的占比较高。但在企业宣传费用方面，占比却非常小。(二）人事费用方面：2017年度用于人力资源方面的费用，主要用于人员工资及社保、公积金。在招聘、员工培训，及管理层提升方面,投入的费用微乎其微。作为一个专业性且正处于发展中的公司，我们理应更加重视到员工能力及素质的培训.这不仅有益于公司的发展，对员工来说也是福利之一.四、人事方面 1、招聘：2017年度,公司新进员工17人，离职员工5人,人员流失率小于10%。 2、初步建立了员工档案库，员工花名册等 3、社保、公积金方面仍存在问题，如员工社保购买的公司分布较广、购买基数调整频繁等,都有待逐步规范化。 4、薪酬福利：2017年度公司沿用以往的按级分配原则，无具体量化考核标准，造成个别员工工作拖沓，工作完成情况差、客户流失等现象。五、企业宣传方面 公司网站及微信平台虽已初步搭建，但因前期无专人负责，网站及微信平台方面的维护一直效果不理想。在宣传策划方面, 公司的费用投入比例也较少，后期应加强网络营销方面的工作，以推进企业宣传。六、薪酬福利及员工关系薪酬福利：公司现行的薪酬福利体系在行业内，属于较为滞后型。因此在人员招聘及人员稳定性上,也存在一定的影响因素。导致优秀的人才留不住，留下的员工又不能够以积极热情的态度投入工作,这大概就是现阶段最大的问题。加之公司薪酬体系仍沿用以往的按级分配制度，也造成部分员工能者不愿多劳，甘于平庸甚至跳槽的窘境。以及福利方面,因各种原因取消了秋季旅游及一些老员工的相关福利等，都或多或少的造成了部分员工情绪的不满.过去的一年是动荡的一年,也是变革的一年.变革中也难免会有各种各样的矛盾问题产生，诸如小团体问题、部门之间沟通出现隔阂等等，但是一个企业的发展又是势必要经历这样一个阶段的，为此，只有通过多方努力才能使公司发展的更好。2018年度工作计划为配合公司2018年度目标的达成，加强人力资源管理和行政管理的计划性，行政事务部现制订2018年度工作计划，并遵照计划开展具体工作，更好的协调各部门的运作及支持公司的决策，协助各部门达成公司2018年的工作目标。一、部门内部安排（一)人员配置行政副总1名、行政经理1名、行政人事专员1名、行政前台1名、出纳1名、网络维护员1名、行政司机1名，共计7人。（二） 人员薪资标准职务行政副总行政经理行政人事专员行政前台出纳行政司机网络维护员月薪另议7500元4000元3500元3500元3500元3000元备注:以上数据为扣除社保、公积金后实发部分 年终奖：根据公司当年经营情况,按公司总利润的5进行部门奖励.（三） 各岗位职责针对过去一年里行政部责权不清晰，工作分配混乱的状况，本年度伊始，将对部门内的工作做一个细化的具体分工，坚持责权到人原则,具体工作落实到人。努力改善之前职责不明确,导致的出现问题互相推诿的状况。各岗位职责分工如下:副总经理：1、制定公司年度发展战略，完善人力资源管理和行政管理类制度。2、统一协调行政部门工作总体安排。3、负责各部门月度、半年度、年度绩效考核监督和管理工作.4、监督各部门人员招聘、绩效考核、薪酬调整等工作。5、负责公司内部管理人员任免工作。行政事务部经理:1、在公司领导下，全面负责统筹公司的行政人事管理工作.2、负责制定、完善公司行政管理、人事各模块管理制度及监督执行.3、负责统筹公司人员招聘、绩效考核、培训、薪资福利等管理工作。4、负责制定劳动工资年度预算及提出工资调整方案。5、负责管控公司行政、人事费用支出及预算，审核、控制办公成本.6、负责推进企业文化的建设工作，落实网络推广、微信平台推广等企业宣传工作。7、审核公司重要会议活动的组织筹备、员工活动的组织筹备和策划.8、负责向上级或有关部门提供人事行政政策性建议。9、员工档案和本部门重要合同、证书的管理.10、负责审批工作及其他有关行政/人事的各类表格、文件等。11、处理部门的日常事务，以及安排企业各种接待工作。12、其他突发性时间及领导安排的其他工作。行政人事专员：1、公司固定资产、办公设备的管理及后期使用维护。2、负责日常办公用品、福利礼品采购和日常管理工作，做到定期盘点，做好相应领取登记.3、公司各部门报刊杂志的订阅。4、办公场地租用，相关费用缴纳及资料保管事宜.5、公司员工社保、商业保险、公积金办理及资料管理.6、公司档案管理（客户资料及合同管理）。7、负责公司电话、网络费用缴纳及维护。8、协助领导安排公司各项会议、活动及商务接待等工作.9、公司票务、酒店的预订工作。10、负责与其他部门的协调工作，做好信息的上传下达。11、完成上级领导临时安排的任务.出纳: 1、办理银行存款和现金取款，登记现金和银行账务信息，并整理归档。2、负责公司财务票据管理。3、负责公司往来帐款结算.4、负责公司日常费用报销，及相关票据审核工作。5、负责公司月度、季度、年度收支账务整理。6、负责每月回单、对账单打印。7、负责代理公司信息整理、发票开具及管理工作。8、公司各类印章的管理，并登记借用记录。9、每月员工工资、提成的核算及发放。注:各部门工资由各部门负责人根据绩效考核情况制定部门工资表，交由行政部进行汇总，行政事务部根据每月考勤情况进行整理,经各部门负责人、总经办最终审核后发放工资。 10、完成上级领导安排的其他工作。前台：1、来访客人员的接待工作。2、公司通讯录、员工花名册、名片制作及各类表格制定管理。3、负责员工考勤统计、迟到扣款收缴及休假管理工作,并定期汇总报各部门。4、负责办公区域环境卫生、饮用水的管理工作。5、植物、鲜花定期预定和养护.6、协助各部门日常打印、复印工作及相关设备的使用。7、公司各类书籍报刊文件的收发、登记、整理、归档。8、安排办公场地的定期清洁打扫工作。9、工作例会及其他小型会议安排通知.10、公司各类钥匙、门卡的管理。11、负责面试通知工作及应聘人员的接待.12、完成上级领导安排的其他工作。行政司机：1、负责公司车辆的管理、定期维修及车辆年审工作。2、负责总经理办公室的清洁卫生及植物养护。3、负责公司内部消防设施定期检查及更新.4、负责总经理的个人日常费用报销工作。5、协助其他部门车辆使用工作。6、完成上级领导安排的其他工作。网络管理员:1、负责公司网站的维护及更新、推广工作。2、负责办公区域的网络维护工作，保证安全稳定.3、负责公司内部各类软硬件设备的维护及管理工作,并定期检查故障，及时报修。4、安装和维护公司计算机、服务器系统软件和应用软件，同时为其他部门的软硬件提供技术支持。5、公司员工计算机系统的定期备份及恢复.6、网路和服务器升级，备份、恢复和问题解决；7、熟悉弱电系统：广播、监控、红外线报警、门禁，考勤等系统维护；数字集团电话主机配置和维护；8、完成上级领导临时安排的任务.（四） 加强团队建设1、在部门内建立学习制度，鼓励本部门职员持续学习，持续成长。为提高个人专业能力，更好的为公司服务。对部门内部人员做出如下提升计划:行政前台：参加人力资源管理师(三级）培训，并争取本年度取证.出纳：参加初级会计师培训学习，并争取本年度取证。行政经理：参加人力资源管理师（一级)培训,本年度考取证书。部门员工通过培训，考取以上证书，年终将进行部门年终进步奖励。2、保持多鼓励、多赞美、多表扬的团队激励理念,建立一支积极向上朝气蓬勃的团队。3、与团队成员多沟通,及时了解团队成员工作和生活情况,关爱、帮助和团结每一位成员。使团队成员始终处于融洽、合作、友爱、宽容的团队氛围中快乐工作。4、加强制度学习，加强执行力培训，严格公司纪律，使本部门成为一个守纪律、有素养、有执行力的合格团队。5、加强服务理念教育，服务好公司其他部门，服务好公司商户，服务好每一位顾客，尊重每一个人，竭尽全力做好每一项工作。二、具体工作落实：人力资源工作方面一、人员招聘2018年将会是公司快速发展的一年，人员需求也将迅速增加，并逐步到位。我部门会充分利用公司新一年度的招聘、薪酬政策和节后人员流动高峰期的机会,补充各部门人员需求，并做好人才储备工作。时刻关注内部员工的培养和晋升问题，提拔和任用有上进心、不断学习和提升的内部员工，对不能胜任岗位的员工进行适当调岗。具体招聘实施方案:1、熟人推荐：包括员工推荐,本公司员工，且业务熟练程度较高，已通过努力实现个人工资目标者，推荐适合公司的优秀人才共同发展，公司将给予一次性奖励。2、网络招聘：继续和智联招聘网站合作，并根据需求适当拓宽招聘渠道.实施过程中注意事项: 1、调查了解竞争对手企业薪酬福利等情况。3、 做好各项准备工作：与用人部门沟通,及时准确了解人员需求。二、绩效考核绩效考核有两个关键问题：一是，考核指标的科学性；二是，一种管理习惯的形成，养成行为习惯，关键在于坚持和制度保障。绩效考核的根本目的,不是为了处罚未完成工作指标和不尽职尽责的员工，而是有效激励员工，不断改善工作方法和工作品质，建立公平的竞争机制，持续不断地提高组织工作效率，培养员工工作的计划性和责任心，及时查找工作中的不足并加以调整改善，从而推进工作成果达成。具体实施方案：1、建立绩效考核配套制度及文件。2、对考核结果进行评估，对考核形式、考核项目、考核结果反馈与改进情况进行跟踪,保证绩效考核工作良性运行。3、推行绩效考核过程是一个贯穿全年的持续工作，行政事务部完成此项工作目标的标准就是建立合理、公平、有效的绩效评价体系.三、培训拓展员工培训和开发是公司着眼于长期发展战略必须进行的工作之一，也是培养员工忠诚度、凝聚力的方法之一。通过对员工的培训与开发，员工的工作技能、知识层次和工作效率、工作品质都将进一步加强,增强企业竞争力.具体实施方案:1、对现有核心员工,特别是管理人员进行整体素质测评，确定员工整体素质情况,配合岗位素质要求和工作职责，确定其待培训的方面。重点培训内容：管理知识、工作沟通、企业文化、工作技能等。2、年度中旬组织1次员工素质拓展培训，时间：6-7月。目的:团队凝聚力的提升，服务意识的提升。3、每季度最后一周组织一次管理层聚会，针对本季度公司经营情况进行总结，并提出下一季度的经营目标及实施方案.4、关心员工心理需求，根据员工特性制定适合的职业发展规划，这是稳定员工的有效方式，当心理需求得到满足，员工的工作积极性和稳定性都会提高。四、薪酬福利、员工关系1、控制人力成本、完善薪酬体系、建立激励机制根据公司发展需求，重新审订各部门编制，确保人岗适配。精简富余人员，降低人力管理成本，适当调整在职员工薪资待遇。以人为本,建立有效的激励方式，实行“能者上、平者让、庸者下”的激励机制，充分调动员工的积极性.推行薪酬管理，完善员工薪资机构，实行科学公平的薪酬制度,充分考虑员工福利，做好员工的激励工作。2、员工关系员工关系工作的成效，很大程度反映在员工队伍稳定性上，员工关系应该包括企业和员工、上级和下级、员工和员工之间的关系，妥善处理好员工关系，不仅是公司良好社会形象打造的一个方面，更是企业寻求长期发展的重要支柱。2018年的构想，准备采取部门座谈、一对一针对性沟通等形式，引导员工与公司多进行沟通，拉近企业与员工、上级与下级、员工与员工之间的距离,增强员工的归属感。行政管理工作计划一、企业文化和团队建设 公司内部,计划每季度组织一次集体活动，提高企业凝聚力,活跃企业气氛。具体团队建设项目拟有：1、文体活动：协调各部门组织趣味运动、卡拉OK等文体活动。2、重要节日活动及福利发放,端午、中秋、春节、司庆.。3、优秀员工评选。4、春季公益活动及秋季旅游活动。5、半年度召开一次员工大会，指示工作方向，鼓舞员工士气。6、建立公司网站、微信公众号，并专人进行维护，树立对外商业形象，以及达到企业宣传的效果。二、制度建设制度是工作经验的总结,是工作成果达成的保证.针对原有的公司制度，在此基础上根据公司发展的需要，进行适当的补充完善。既要遵循现实工作需要，同时,要有前瞻性。收集合理化建议意见，并在公司的发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作的主动性和规范性。三、加强部门间的沟通与协调强化协调能力.协调,是行政协助领导进行有效管理的一项基本职能。在现行的机构设置中，一项工作多家负责的现象比较普遍。这种你中有我、我中有你、职责交错、利益相兼的问题，往往是导致部门之间意见分歧和相互矛盾的重要因素。因此，进一步做好协调工作意义重大。行政在协调工作中，一定要站在全局的高度上,正确处理好整体与局部、局部与局部之间的利益关系，最后在全局利益上达到协调统一。四、费用成本的管控以“开源节流“为中心，充分有效的利用公司各项资源，对各项办公费用严格把控，做好费用预算的基础工作。改进工作思路，做到先预算再支出。降低各项办公费用成本，为公司节约每一分钱.物资采购要严格审批，办公用品申领要流程规范化,不合理采购要坚决杜绝。根据上一年度的办公用品使用情况，制定出本年度各部门季度、月度办公用品预算，各部门根据具体情况进行需求报备，行政事务部进行各部门月度申领情况审核、配置及发放工作。五、严格考勤管理制度，保障企业有序运行。在2017年度考勤管理基础上，进一步控制员工请休假频率，严格执行各部门请休假审批流程,杜绝先休假后审批的弊端。坚决执行考勤纪律制度,及时处罚违纪职员。三、结语 新的一年，意味着新的起点、新的机遇、新的挑战。2018年，我们将以崭新的工作风貌、更高昂的工作热情和更敬业的工作态度投入到办公室的各项工作中。从小事抓起，从服务抓起，进一步强化内务管理和后勤服务，为整体推进公司的发展提供基础性服务，为公司年度整体工作目标的实现发挥行政应有的作用。