物业管理系统需求.doc

物业管理系统系统功能总体架构系统功能简介一、 资源管理1. 房产资料列表浏览所有房产及其业户的资料，不但能通过楼盘、楼栋、楼层等房产树形导航筛选,还能通过各种字段进行模糊查找。房产资料卡片集中显示了房产基本资料和自定义资料,并显示该房产的相关业户资料。本模块提供房产各种对象（楼盘、楼栋、楼层、房屋）的新增、修改（包括成批修改）、删除等操作,能新增、修改、删除、更换房屋业户,并能查看业户的客服和财务记录。2. 车位资料列表浏览所管理和经营的车库和车位资料,不但能通过楼盘、车库等房产树形导航筛选,还能通过各种字段进行模糊查找。可对车位做绑定房屋的操作，车位所产生的费用可自动转到该房屋。可新增或编辑该车位当前业主或租户资料。可对该车位做租务(出租、退租、违约等）,添加车卡或车辆等操作。可查询该车位的费用、历史租户、租赁业务、相关车辆、相关车卡等。3. 业户资料本模块能编辑和查看业户的基本资料、联系信息、入住信息、用户自定义信息、相关房产信息、家庭成员信息。4. 车辆管理列表浏览长期停放的车辆资料。不但能通过有无车位、车辆类型等条件导航筛选,还能通过各种车卡号码、车牌号码进行模糊查找。可对长期租用车位的车辆生成停车费。5. 外协单位资料编辑查看物业管理相关的各单位（公安、供水、供电、装修等）的详细资料，并可以方便的查询。在财务管理中，可对外协单位添加应收和应付。在维修管理中,可将维修单位指定为外协单位。在合同管理中，可对外协单位添加合同，并生成应收和应付。6. 房态表通过色块直观显示房产及车位状态，并能方便地进行业务操作。双击某个色块,将显示该房产的详细资料及相关资料.二、 财务管理(费用管理）财务管理功能架构票据管理流程物业财务总有“应收”、“预收”、“应付三本帐。“应收”通过“收款单”收取，押金类应收收取后,自动生成应付，“应付”通过“付款单”付款。“预收由“收款单”生成，并通过“转帐单”冲抵“应收,“应付”通过“转帐单冲抵“应收。1. 应收费项设置设置周期性、临时性、滞纳金类等各种应收费项的各项属性，包括费项的计算方法、计算精度、计费期间等。费项的计算公式完全由用户自定义，提供几十种参数和函数供用户选择，轻松实现各种分摊的计算。能对每个房屋的每种周期性收费项目单独设置各种属性。支持计算单价按时间和用量自动变化.能对不同房屋的不同费项设置不同的滞纳率。2. 应收管理可按房产、费项、期间查询应收费用的明细和汇总数据。A计算周期性费用以向导形式带领用户完成周期性费用的计算。可选择任意费项或区域进行计算。B添加临时性费用能对任何房屋/外协单位添加临时性费用。C计算滞纳金按预先设置的滞纳金比例及收款终止日期成批计算滞纳金.D帐单打印可以单个或成批打印多种样式的付款通知书和催款通知书。系统提供的单据编、辑器能使用户方便快捷的编辑各种通知书格式。E查费/改费可以查看和修改各笔应收费用的各项属性。3. 费表设置能设置各种独立表、公用表、总表、虚拟表，能为各种非虚拟表设置父表,能按表名、房屋、表间关系查看各种费表的安装情况。4. 用户抄表（可设置为客户录入）录入每次抄表的行度，自动计算用量。能自动识别费表读数归0的情况，能根据设置,对过大和过小的读数，系统自动变色提醒。预留与自动抄表系统的接口。5. 收款管理录入收款信息生成收款单。系统自动列示出所选房屋或维修单位的未缴清的应收列表，勾选本次收款的应收费用（或输入预收金额和预收费项),选择收款方式、发票编号等信息后系统生成收款单。本模块提供应收费用的编辑功能,可新增、修改、删除、拆分应收费用,可提交优惠申请，可应用预收款余额冲抵应收（生成转帐单）。本模块提供各种查询功能，满足收款时的各种查询需求,包括查询房产或业户的信息、相关租赁合同、相关业务单据、抄表记录、历史收费情况等。本模块提供对收款单的管理功能。可以对收款单进行复核、审核、作废、冲红等操作。本模块整合票据管理功能.打印收款单时,自动按次序核销“机打收据”。如果输入（可选择）税控发票号码或手工收据号码，可自动核销相应的税控发票或收据。6. 银行划帐管理（网上缴费）A划帐管理系统自动生成供银行划帐的文件.并提供了划帐文件格式设置和帐号检查的功能。B对帐管理针对银行划帐,系统提供银行对帐向导，一步步指导用户根据银行返回的对帐文件进行对帐，自动生成收款单，同时系统还提供了对帐文件格式设置和对帐数据检查以及分费项对帐等功能.7. 应付费项设置、应付管理和付款管理A应付费项设置设置应付费项。包括类别、种类、单价等信息。B应付管理提供对应付款的集中浏览、添加、修改、删除等功能。C付款管理提供对付款单的增加和删除功能。8. 转帐管理用转帐单的形式进行特殊业务的处理，便于对特殊业务的管理。冲抵预收款:应用于不定费项和指定费项的预收款冲抵应收。冲抵赠送款：应用于不定费项和指定费项的赠送款冲抵应收。调整应收款:用生成一笔新的应收（金额为负数或正数)的形式对原费用进行金额调整。优惠应收款:用生成一笔新的应收(金额为负数或正数）的形式对原费用进行优惠.转作坏账：将某些费用转为坏账，不出现在应收中。系统还提供取消功能，将坏账转为正常应收。应付冲抵应收：用租户的未付的应付费用冲抵该租户的应收费用.更改应收状态:将应收费用的正常状态改为其它由用户自定义状态.变更状态后的费用不再出现在应收帐中。9. 总帐接口系统的所有应收、应付、实收、实付及转帐数据均能自动生成凭证文件，由总账系统的凭证引入功能引入系统生成凭证.系统现已完成SAP，金蝶K3、KIS，用友U8、NC，新中大NGPower，金算盘5,灵狐7/8等多家国际国内主流总帐系统的接口。接口程序主要包含如下功能:A接口设置设置各种类型凭证的会计科目，并能设置各种辅助核算项目.B凭证生成应收或应付自动生成应收应付凭证文件。单张或多张收款单、付款单、转帐单自动生成收、付、转凭证文件。10. 票据管理提供对物业公司四种票据(机打收据、税控发票、手工收据、定额发票）基于整个流程的完整管理，对每种票据，采用不同的自动核销方法.对每种票据，均可同时按本和按页进行管理。A票据购入输入所购票据的种类和起止编号，系统自动按本生成票据的“本”记录和“页”记录.B票据领用以单据形式记录票据领用情况，包括领用人、领用时间及领用票据明细。C出纳核对收款员可将自己的收款记录生成并打印“交接单，出纳可方便核对现金、交接单和对应的收款单是否相符。出纳审核“交接单”后，系统中相应的交接单和收款单均呈锁定状态。D会计核销会计进一步核对收款所使用票据是否与系统中的票据相符。由于系统是自动标注票据的使用情况，所以会计只需简单地检查票据使用记录即可。11. 收费状态表用色块直观地标识费用的收缴情况.便于非财务部门查看业户的收费状态。三、 客户服务1. 投诉管理记录业户的投诉内容，及其处理情况。记录的投诉内容还包括投诉类别和方式、被投诉人类型、立项和回访情况，便于对投诉进行分类统计。能按投诉单的状态和相关房屋对投诉单进行列表查看 2. 维修管理记录业户和公共区域的维修情况，由多个部门协同工作.客服部门接到报修填写报修情况,通过多种途径派工到工程部，工程部门拿到系统打印的维修单进行现场维修，维修完成后，由工程或客服部门录入完成情况。客服部门进行回访,填写回访情况。通过维修单，记录完成状态、维修项目、维修时间、客户满意度、维修材料、维修费用等。能自动生成维修费和材料出仓单.能按维修单状态和相关房产进行列表查看。3. 装修管理记录业户装修情况。包括施工单位情况、装修审批情况、提交资料情况、装修内容、应收及应付费用、出入证情况、施工监督情况、验收情况、相关图档等。对装修产生的应收和应付费用,自动生成应收应付款。能按装修申请单状态和相关房产进行列表查看。4. 钥匙管理记录业户钥匙的寄存、领用和归还记录。5. 家政服务记录家政服务的申请/完成情况，并自动生成应收款到财务管理子系统。6. 收楼维修管理编辑查看交接房时的维修情况，可定义维修项目，记录完成情况和跟进记录。四、 工程设备1. 设备资料可定义设备种类及相应的属性字段。记录每一个设备的台帐资料。可按设备种类、类别和放置位置进行列表查看。2. 设备保养可按月制订全年的设备保养任务。可在月视图中,按日制订月保养任务。在月任务视图中，可直观地通过色块查看设备保养计划及完成情况。设备保养计划及完成情况，均通过设备保养任务单录入。3. 设备维修系统通过维修单进行设备维修的管理，维修单会详尽的记录设备的损坏情况、维修内容、维修人、更换零配件等信息。系统可以根据各种条件对维修记录进行汇总、统计、生成报表。4. 能耗管理通过汇总、统计当前及历史水电表的读数，分析公共用电的能耗状况，同时生成历史能耗趋势图表，直观地反映出能耗走势，提供领导决策。所有能耗统计项目，均由费表函数的四则运算公式定义。五、 仓库管理本模块可使用户对本公司的物流进行有效的动态控制，并可以按任意条件进行查询统计.1. 仓库资料录入各仓库的基本资料，以实现多仓管理。2. 物品资料编辑查看各物品的类别信息。编辑查看各物品的基本资料。如编号、名称、规格型号、最低库存、最高库存等。3. 采购管理编辑查看采购申请单。审批通过后，可自动转为入仓单或出仓单。采购申请单的审批可通过流程审批或直接录入审批结果。4. 入仓管理编辑查看入仓单。只有已审批的入仓单才会改变库存。5. 出仓管理编辑查看出仓单。只有已审批的出仓单才会改变库存。6. 仓库调拨编辑查看调拨单，记录物品在不同仓库间的调拨。调拨单审批后，自动生成入仓和出仓单.7. 仓库盘点编辑查看盘点单.盘点单审批后，自动生成入仓或出仓单。8. 库存查询查询各物品在不同仓库的库存单价、数量或金额9. 库存统计通过报表的形式，快速查阅本期的期初、本期发生、期末的数量和金额，库存短缺明细表、库存超储明细表、库存预测表，用户可及时掌握仓库的基本情况六、 治安消防用户可以灵活自定义保安值勤的班次、时段、人员、地段等详情。用户可以按任意时段输入保安值班安排，实现系统自动排班。用户可以登记辖区范围内发生的治安事件及其处理情况，系统自动保存并进行多条件组合查询。可记录各警械的资料及领用情况.能记录各消防设施资料,以及消防演习和培训记录。七、 绿化保洁保洁安排用户可以自定义保洁项目、人员、时段、地点及说明，对每个保洁项目可定义计划完成时间，便于定量管理.保洁检查用户可针对每个保洁项目，录入实际完成时间。绿化资料用户可以录入绿化所使用的各种植被的信息，包括名称、种类、科目、生长习性、养护技术、土壤环境、生长周期、养护周期等内容。绿化安排用户可以录入绿化的各种信息，包括植物名称、养护人、养护时间、内容等，生成绿化安排记录，并进行绿化日期的提醒。绿化检查用户可以将绿化带资料进行登记,包括绿化带名称、植物品名、棵数、时间、面积等信息，同时进行绿化带的管理日期提醒.绿化工程记录绿化工程的工程名称、施工单位、施工时间、竣工时间、施工单位资料、面积、地理位置、工程周期、三包期内情况等.八、 人事管理1. 人事资料编辑查看组织和员工的基本信息和自定义信息，可定义任意基本的组织资料。可录入查看员工的家庭成员资料、培训记录、职位变更记录、奖惩记录、工作教育记录、担保情况、证件资料、调动记录、薪水变更记录、保险记录、假期记录等。2. 人事提醒与分析系统根据所录入的数据,自动对如下业务进行提醒：本月及本日签订合同人数及明细，本月及本日合同到期的人数及明细、本月及本日过生日的人数及明细,本月及本日入职的人数及明细，本月及本日离职的人数及明细，本月及本日开始试用的人数及明细,本月及本日试用到期的人数及明细.通过表格和图形的方式对人员构成、培训和奖惩数量进行统计分析。3. 工资管理定义工资项目，设定工资项目的计算公式。录入并计算当月工资的金额。记录工资的发放情况。以工资条、报表等方式输出工资数据。4. 排班考勤记录员工排班情况。可将员工考勤记录（Excel格式）导入系统，由系统自动比对。九、 资产物品集中管理公司的固定资产、工具及钥匙。十、 图档知识 用户可以对本管理公司的ISO9000文档、收文、发文、会议纪要、合同、图纸等文件进行登记和保存，并按任意条件进行查询.如登记市场/物业公司汇同发展商收楼时的各种信息资料，业主委员会的各类管理制度等。十一、 合同管理集中录入查看各类合同。每份合同可同时设置所属用户类别、用户种类和系统类别。用户类别可由用户定义为任意级别，每种用户种类可绑定不同的合同条款，系统默认有业户、外协单位、员工三种系统类别。针对业户和外协单位合同，可添加应收和应付费用。十二、 管理驾驶舱系统用图表分析、经营指标、综合报表等形式，对经营状况进行综合统计分析。十三、 系统基础功能平台1. 业务提醒系统启动时，自动搜索系统数据,提醒相关信息和工作内容.业务提醒：包括如下内容：欠费租户、近期退住租户、应计费租户、空置单元、新入住租户、合同到期租户、设备保养计划、逾期维修单、逾期投诉单、保安排班、逾期未验收装修单、新出租车位、车位到期租户、车位续租租户、合同失效清单、合同有效清单、IC卡余额清单、物品库存提醒、员工试用到期提醒。可对不同用户设置不同提醒内容.公共待办事务:列示未完成的各种业务单据,包括未完成的维修单、装修单或投诉处理单等公共信息：列示公共信息。公共通知:列示公共通知我的审批:显示用户所有待批事务列表。我的日历：显示用户的个人工作日历2. 信息发送系统能对指定或欠费租户，通过手机短信、电子邮件、语音短信（需电信运营商支持）等方式发送信息。信息内容可通过模板定制，可包括信息通知、节日祝贺、欠费提醒等。3. 系统设置用户管理:设置用户组，用户的权限.角色管理：设置系统的使用角色。流程设置：设置系统的审批流程，包括流程的各环节，每个环节的参与角色，每个环节的通过条件（一票否定、设定通过比例等)，已经该流程的适用单据。操作日志：记录用户的操作情况。界面管理：可设置主界面所显示的子系统、模块以及报表。新建帐套：新建帐套，通过它用户可以管理多帐套.数据结转：当数据量过大时可清理历史数据。数据备份：定期对数据库备份。使用单位信息：保存用户的使用单位信息。12