如何划分事务轻重缓急.doc

如何划分事务的轻重缓急，抓住工作重点
按照事务的紧迫性和重要性，所有事务分为四类：
u 重要且紧急：需要尽快处理，最优先。
u 重要不紧急：可暂缓，但要加以足够的重视，最应该偏重做的事。
u 紧急不重要：不太重要，但需要尽快处理，可考虑是否安排他人。
u 不重要且不紧急：不重要，且也不需要尽快处理，可考虑是否不做、委派他人、或推迟。

紧迫
不紧迫
重要
Ⅰ
l       危机
l      急迫的问题
l   有期限压力的计划
Ⅱ
l    防患于未然
l    改进产能
l    发觉新机会
l    规划、休闲
不重要
Ⅲ
l     不速之客
l     某些电话
l     某些信件与报告
l   必要而不重要的问题
l   受欢迎的活动
Ⅳ
l   繁琐的工作
l    某些信件
l    某些电话
l    浪费时间的事
l    有趣的活动

   第一象限代表既“紧迫”又”重要”的事情，比如说处理怒气冲冲的客户的问题、赶时限、修理出故障的机器、做心脏手术或帮助一个哭哭啼啼的受伤儿童等等。我们需要在第一象限投入时间。在这个象限，我们进行管理，创造，需要拿出自己的经验和判断力来应付诸多需要和挑战。如果我们忽视它．就会被活埋-但是我们也需要认识到，很多重要事情之所以变得迫在眉睫，是团为被延误或因为没有进行足够的预防和筹划。
第二象限包折“重要但不紧迫”的事情。这是质量象限。在这个象限．我们进行长期规划，预测和预防问题．赋予能力，通过阅读和不断的专业培养来增长见识，提高技能，设想如何帮助正在奋斗的儿女．为重要的会议和发言做准备，或通过深入坦诚的聆听采进行感情投资。在这个象限多投入时间将提高我们的办事能力。忽视这个象限就会导致第一象限扩大，从而造成压力，筋疲力尽和更深层次的危机。另一方面，对这一象限进行投入将使第一象限缩小。计划、准备和预防可以避免很多事情变成当务之急。第二象限不会逼迫我们；我们必须去做；这是个人领导象限。
第三象限几乎就是第一象限的幻象，包括“紧迫却不重要的”事情。这是一个蒙蔽象限。紧迫的噪声造成了重要的假相。而实际情况是，这些事情即使重要，也是对别人重要。很多电话、会议和不速之客都属于这一类。我们在第三象限花费很多时间，满足他人优先考虑的事情和期望，却认为自己在干第一象限的事情。
第四象限是留给那些“既不紧迫也不重要的事情。这是浪费象限。当然，我们根本不应该在这个象限白费时间。但是我们被第一和第三象限折腾得伤痕累累，因此为了生存经常“逃避”到第四象限。第四象限都是什么样的事情？不一定是娱乐，因为作为再创造的真正意义上的娱乐是第二象限值得去做的事情。而沉湎于看轻松的小说、一味地看“没有思想”的电视节目或在办公室的喷泉周围闲聊都属于第四象限浪费时间的事情。第四象限不是生存，而是堕落。它可能开始吃棉花糖一样给人一种满足感，但我们很快会发现空无一物。
    建议你对照时间管理矩阵，回想自己过去一周的生活。如果将过去一周所做的事情进行归类，列入所属的象限，那么你大部分时间花在了哪个象限？
对于第一和第三象限，要认真考虑。很容易就认为紧迫的事情就是重要的。区别这两个象限的快捷方法是，扪心自问紧迫的事情是否有助于实现重要的目标。如果不是，它可能属于第三象限。
如果你与大多数人一样，很可能你将大部分时间花在了第一和第三象限。那么代价如何？如果紧迫事情驱使你，那么哪些重要事情---甚至可能是“头等大事”---没有得到你的时间和关注？

再想一想下边的问题：
有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对自己的生活产生积极的重大影响，那是什么？
有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对你的职业生涯或工作产生积极的重大影响，那是什么？

分析一下你的答案属于哪个象限。我们猜你的答案可能属于第二象限。我们已经向成千上万的人问过这两个问题，结果发现绝大多数人的答案属于以下七大类：
1、  加强与人沟通
2、  做好准备
3、  加强计划和组织
4、  更好地照顾好自己
5、  抓住新的机遇
6、  个人发展
7、  增强能力

所有这些都属于第二象限，很重要。
那么人们为何不去做呢？你根据以上问题认定的事情，为何不做呢？
或许因为那些事情不急，不紧迫，不会逼迫你去做，可你必须去做。

急迫之事通常显而易见，推托不得；也可能较讨好，有趣，却不一定重要。
重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应对当务之急却不尽然，所有更需要自制力与主动精神，急所当急。

确定优先次序的重要原则，每条都与理智、勇气密切相关：
u       重将来而不重过去；
u       重视机会，不能只看到苦难；
u       选择自己的方向，而不盲从；
u       目标要高，要有新意，不能只求安全和方便。
要集中精力，全神贯注于一项工作，首先要有足够的勇气，要敢于决定真正该做和真正先做的工作。只有这样，你才能成为时间和任务的“主宰”，而不会成为他们的奴隶。

2010年绩效提升第一步——轻重缓急“优先序”
积极上进、追求卓越的人都会很忙，要在激烈竞争的高速环境中有出众的表现，还要兼顾高品质的生活安排，必须懂得区分事情的轻重缓急，做好“优先序”的取舍。在这篇文章里，你将会学到：

* 定“优先序”的有效方法。
* 如何坚守你定的“优先序”。

先来看定“优先序”的有效方法

我们生活当中最重要的事情，很多时候不见得很紧急，例如制订你的健身计划；而紧急的事情，也不见得一定重要，例如，你家里来了不速之客，你不得不招待他。许多人每天生活在一连串的“紧急事件”当中，当事情很紧急的时候，不论是否重要，不论我们正在做些什么，通常我们都会，或是必须立即反应处理。需要我们去立即处理的紧急事件总是会发生的，但是当生活当中绝大部分都是“紧急事件”，让你应接不暇的时候，就是一个很大的问题了，你会：
* 无法去完成你每天最重要的事项，重要的事情都被拖后，之后到了最后期限又变成更多的“紧急事件”。
* 每天感觉“事情太多了，但又总是觉得工作进展很慢”。
* 长期压力过大，心理和身体都出现问题。
* 没有时间关心家人，亲情与感情生活出现问题。

要解决这个问题，需要先了解“时间线”和“逾期的紧急事件”的观念：

* 想象一条横的“时间线”，左边是“过去”，右边是“未来”，你站在正中是“现在”。
* “时间线”上面刻了许多个小点，每个小点代表一个小时，你右手边“未来”的一个个小点，不断向你移近过来，经过你脚下的“现在”，再移向你的左手边，成为“过去”。

* 现在，如果许多的时间小点上面，有一个个的任务必须完成，每一个任务所在的时间小点就是这个任务的“期限”。当这些任务的期限，随着时间由右边移动向左，到你的“现在”脚下，就是期限到了，如果你还没有完成这个到期的任务，它就是“逾期尚未完成的任务”，通常这些就是老板、客户追着你询问的十万火急“紧急事件”，我们称这些为“逾期的紧急事件”。
* “逾期的紧急事件”随着时间推移继续移动向左，到了你的左手边。如果你的左手边“逾期的紧急事件”累积得越来越多，你的压力就会变得巨大。你每天就会被这些堆积如山又十万火急的“逾期的紧急事件”给逼得喘不过气来，更不用说有什么时间和精力去做其他的事情，或是去订未来的计划、陪伴家人，或是健身了。

当你每天有很多“逾期的紧急事件”，你的专注力就会集中在“过去”­­——“时间线”的左手边，你的生活是处于“失控”的状态，完全被做不完的工作给控制住。你的精神状态会是抑郁不安而紧张担忧的。

最理想的生活状态，是可以每天将大部分时间专注在“未来”­­——“时间线”的右手边：事情还没有发生你就已经事先处理好了，这样，就不会堆积一大堆“逾期的紧急事件”了。你的精神状态会是“未雨绸缪，高枕无忧”，感觉你是完全掌控一切的。可是要做到完全掌控并不容易，你必须：

1、在初期，强迫自己每天多安排些时间，开始去多做些“未来”的、还没到期的“重要任务事项”（后述），以减少它们逾期的机会。
2、也因此，在初期必须付出更多的时间与精力，努力快速地完成手上“逾期的紧急事件”，尤其是那些“有关生死、铁定要完成”的事项。（在下一个元素“高效元素3. 冠军高效系统CPS”将会教你如何最快速地完成手头的工作。）
3、有些“逾期的紧急事件”，因为时效已过，或许意义与影响已经不是那么的大，你可以想办法与老板、客户商量，看看是否可以不用再去做，或是用别的更有意义的事项来取代它。
4. 一直坚持这样的方法，慢慢使“过去”与“未来”的事项达到一个比较健康的平衡。这当然是不容易的，你可能需要花几周到几个月的时间来做到。但是，这将会是值得的，因为你会重新开始掌控你的生活。

前面第1点提到，你要开始去多做些未来的“重要任务事项”，要了解哪些才算是“重要任务事项”，你就必须很清楚每一件事项的轻重缓急“优先序”。时间管理大师艾力克•麦肯锡最早提出分开任务事项的“重要性”与“紧急性”，来帮助了解事情的优先序；史蒂芬•柯维在《高效能人士的七个习惯》中，更清楚地定义了著名的优先序表格
柯维的主要观点是：多将时间花在“重要，但不紧急”的象限II。安东尼•罗宾斯在《The Time Of Your Life》培训当中的“Time Targets”，更加贴切地阐述了这个观点。我依据这些顶尖大师的理论，发现在实际工作与生活当中，这样一个“高效优先序靶”更能够表达出优先序与重要性的关系：

高效靶
A. 重要，不紧急
最靶心的区域，也就是在“时间线”右手边“未来”的重要但不紧急的事项。是否重要，是依据能不能带领你更加靠近你的事业与人生目标来决定。这个是你要专注的区域，如果你能够多花时间与精力在这个区域，就可以减少之后紧急事件的发生，久而久之，你对工作与生活的掌控度就会提高。
例子：预防与准备的工作，订计划，改善沟通能力，照顾自己的身心健康，个人学习成长，投资自己参加培训，人脉拓展与管理，收纳管理，培训手下，练习授权，理财投资规划，对你身心有益的休闲减压。

B. 重要，紧急
这个区域大多数人应该很熟悉了，就是你每天遇到的“立刻要做”的、“火烧眉毛”的，而且是重要、必须完成的任务事项。这些事项大多数是无法避免的，但是太多了你将会被“烧尽”，所以你要尽力减少这类紧急事件的数量，方法就是在重要的事项还没变成紧急事项之前，先在前面的A区就将其完成。
例子：危机、急迫的问题事件，逾期的项目、任务，老板要求立刻办理的事情，客户严厉的投诉。

B. 不重要，紧急
许多不重要的事情，因为它的紧急性，容易让你误以为很重要，其实与你的目标没有什么关联，如果你立即去做，就等于你宝贵的时间被人抢了，你要练习拒绝它们来打断你正在执行的重要事项。
例子：不速之客来访，不重要的电话、电子邮件，不重要或是没有产出的会议，吸引你注意力的一些活动，不好意思拒绝的要求。

D. 不重要，不紧急
这是大多数人想要逃避现况的时候，去做些不用动脑筋、消磨时间的事情，或是一些对你没什么帮助（甚至有害处）的玩乐或活动。做完这些不会让你更有精力，或是更快乐，大多数时候除了让你暂时从现实中逃避一会儿之外，没有什么好处。
例子：看没有营养的电视节目，上网闲逛，没必要的应酬，打游戏机，做琐碎小事，与人八卦闲聊，看垃圾邮件。

这个“高效优先序靶”的目的，就是要你化被动为主动，时时专注在靶心A区，一步一步地开始掌控你的生命。

你可以给自己评估一下，看看你现在在每一个区各花多少时间，再给自己一个目标，你希望在3个月后、半年后，如何增加A区的比重，看看自己可以达到什么样的程度。

80/20理论

另外一种看优先序的角度是，著名的 80/20理论。在1906年时，意大利的经济与社会学家维尔弗雷多•帕累托（Vilfredo Pareto）发现，在他所居住的瑞士，80%的财富是掌控在20%的人手上。在1940年的时候，美国的管理学家约瑟夫•朱兰（Joseph M. Juran）博士，将这个经济学理论应用到管理上面，他称之为“关键的少数以及平凡的多数”。应用80/20理论的例子有：

* 20%的客户，会带给你80%的收入。
* 20%的人口，掌握80%的财富。
* 20%的销售人员，会带来80%的业绩。

这个80/20理论也可以应用在我们的高效优先序当中。你要是能够区分你所有事项当中“最重要而不紧急”的20%事项，这些就是你应该专注的“关键的少数”事项。如果你能做到这一点，那么你将更容易专注在这20%最重要的事项上，快速产出80%的最重要结果，这就是高效了。

如何坚守你的“优先序”

如果你已经按照前面章节的练习一步步做过来，现在应该有了你的个人愿景目标以及价值观。当你清楚你的目标，遇到事情的时候决定它的“优先序”就会变得清晰，因为你可以衡量这件事情是否符合你的目标，以此确定它对你是否重要，你是否该去做。但是，道理虽然简单，不见得就很容易遵守“最重要的事情先做”，如果你已经试过遵守优先序，但是效果不好很有可能是因为，很多时候最重要的事情“不见得” 是你最喜欢、最想先去做的，例如：

* 你的目标是要有健康的身体，但是要你每天5点半就起床去跑步，一大堆好吃但不利于健康的东西又不能吃，“不见得”是你所喜欢做的。
* 你的目标是45岁以前就可以金钱无忧地退休，但是要你完全放弃每天晚上看2～3个小时好看电视的习惯，“不见得”是你所喜欢做的。
* 突然有一个“很有趣但是不重要的东西”出现在眼前，你“不见得”就可以坚持不理会它、继续专注于你现在手上最重要的事情。

在繁忙的日常生活当中，可以坚守“优先序”，是一个人成功与否的基本关键，但是“不见得”容易坚守。有句话是这样说的：

“一个人成功的程度，与他是否坚守优先序的程度成正比。”

以下这些方法，可以帮助你更容易坚守你的优先序：

* 每周至少检视一遍你的个人愿景、价值观与短期、中期、长期的目标，提醒自己哪些对你的事业与人生是最重要的。
* 对于每一个目标，最好写下来“如果达成了会有什么快乐、好处”，以及“如果没有坚持而失败了，会有什么后果与痛苦”，用快乐与痛苦的力量，来驱动自己哪些该做，哪些坚决不要去做！善用快乐与痛苦来驱动自己，是非常强而有力的，但是记住，关键是必须写下来让自己看得到才会有效。
* 将你每天的最重要事项排上你的日程表，坚持该时间段一定要专注执行该任务事项，对其他的打扰与诱惑勇敢地说“No要强化效果，可以在旁边写上好坏结果会带来的快乐与痛苦，如此可以帮助你养成坚守日程表的习惯。

学会了如何区分事情的优先序，你就可以将其应用在日常的工作与生活当中，加快你达到目标的速度。

时间管理的最重要的部分就是目标管理和计划管理。实现目标管理和计划管理的基础就是事情分轻轻重缓急、事务分类和自身精神活跃时间周期。这里先谈一下事情分清轻重缓急。

我们平常在工作中会遇到各种事务，工作自然是以工作目标为依据的。那么，这些事情倒地哪些应该手写招收处理呢，哪些可以拖后处理，哪些甚至可以不予处理。在平时工作中，一般认为是按照事情的紧急程度来判断的。这样我们的精力全都消耗在“紧急”事务中，忽视了很多重要的事情，被越来越多的“紧急”事务纠缠不休。举个例子来说：

所有的主管都承认，业务报告是一件极其重要的事，但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话，则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”，更不会把它视为“今天必须做的事”，既然今天可以不做这件事，那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天，他们才如临大敌般地处理“紧急事件”，结果不是迟交了报告，就是草率应付了事。经过一番挣扎之后，他们可能会信誓旦旦地下决心：下次一定要将业务报告提前准备好！但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯，否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。大家还记得“波特的故事”吗？波特的问题恐怕就在于此。

因此，我们在处理事务优先次序的依据是“重要程度”和“紧急程度”并举。所谓重要程度就是指对实现目标的贡献大小。所谓紧急就是从时间上的紧迫性来说。把事务按照“重要”和“紧急”划分为四个象限：

　　第一象限是重要又急迫的事。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。

　　第二象限是重要但不紧急的事。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。

　　第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。

在处理工作事务中，我们应该着重精力解决重要紧急的事务，对重要不紧急的事务进行一个长时间的解决计划，对于紧急不重要的事务应该努力去做好或者授权给别人做，对于不紧急不重要的事情授权给别人做或者不予理会。