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合同管理方法第一章 总 则第一条 为规范公司对外经济活动和内部合同管理，维护公司合法权益，特根据中华人民共和国合同法及相关法律法规，结合公司实际，制定本办法。第二条 凡公司对外与其他平等主体签订民商事合同以及民商事合同的履行、变更、解除和合同纠纷的解决均适用本办法。劳动合同不适用本办法。第三条 名词解释一合同是指以公司名义与其他平等主体的自然人、法人及其他非法人经济组织之间订立的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。二合同承办部门是指合同履行和执行的具体负责部门。三重大合同是指合同所涉及标的额较大，或者技术、法律关系比较复杂（涉及两个以上法律关系）的合同。以下合同为重大合同：1.原、辅材料采购合同，标的额在100万元以上（含100万元）的；或者标的额不足100万元，但连续合同期间在一年以上（含一年）的；2.建筑、安装工程、设备采购合同，标的额在50万元以上（含50万元）的；3.外协加工、服务采购等合同，标的额在100万元以上（含100万元）的；或者履行期在一年以上（含一年）的；4.销售合同，标的额在100万元以上（含100万元）的；5.重大投资、并购、战略合作、项目开发，重要技术转让，商标、专利使用许可等重大合同；6.公司总经理认为重大或法律关系复杂（涉及两个以上法律关系）的其他合同。四要约是指希望与他人订立合同的行为。五承诺是指受要约人同意要约的行为。第四条 公司对合同实行三级管理，具体是总经理总负责，分管副经理具体负责，归口管理部门为公司党群工作部，合同承办部门负责合同的具体执行，其主要职责分别为：一总经理的合同职责：1.总负责公司合同管理；2.对公司合同管理给予指导；3.负责合同签字，出席合同签字仪式；4.其他与合同管理相关的重大决策事项。二分管副经理的合同职责：1.具体负责公司合同管理；2.接受总经理委托出席合同签字仪式，负责合同签字；3.总经理授权的其他合同管理事项三公司党群工作部的合同职责：1.协助参与公司的合同商务谈判；2.合同的拟定或者参与拟定；3.合同专用章、合同文本、授权委托书的发放和管理；4.合同风险的提示和控制，合同纠纷的处理；5.合同进程的监督；6.参与市场调查和对潜在签约对象的资信调查和审查；7.本流程执行的监督；8.合同管理的奖惩；9.其他与合同有关事项的管理。四合同承办部门的职责：1.对潜在签约对象资信的调查与审查；2.负责拟订本部门主办业务的合同进行送审；3.具体负责合同履行和执行；4.对合同履行和执行建立合同台帐，进行动态管理；5.对合同履行和执行过程中问题、风险和纠纷及时向党群工作部反映；6.对合同签订、履行、纠纷解决整个过程中证据材料的制作、收集和保管；7.对履行完毕的合同进行归档和保管；8.其他应当由承办部门负责的合同职责。第四条 合同管理的各相关人员应当忠于职守、尽职尽责，全力负责好合同管理和执行工作，确保合同管理的目标得以实现。第二章 合同签订程序第五条 发出要约前，合同承办人应当对首次对方的资信进行审查，审查内容和审查方法见附件一资信审查流程指引，并登记资信审查表（见附件二）。第六条 承办人发出要约应当填写要约单（见附件三），在填写时注意给我方留下变更要约的时间。变更原要约时，业务员应当重新填写要约单。要约单的内容包括：标的物、型号、质量、数量、价格、结算方式、承诺做出时间等。第七条 承办人应当建立要约发出登记表对要约发出进行管理，其内容主要包括编号、要约名称、受要约人、要约发出时间、要约到期时间等（见附件四）。第八条 我方收到要约时，承办人应当在对方要约单规定的时间内做出承诺。第九条 承办人收到要约时，应当及时建立收到要约登记表对要约发出进行管理，其内容包括编号、要约名称、要约人、收到时间、承诺应做出时间等（见附件五）。第十条 合同签订前，我方可以就合同内容与对方进行谈判，具体谈判权限如下：一公司业务员负责标的额为50万（含本数）以下业务的；二公司业务主管负责标的额为50万100万（含本数）业务的；三公司主管业务的副经理负责标的额为100万500（含本数）业务的；四公司总经理负责标的额为500万以上业务，涉外业务，政府采购业务，合资、联营、合作业务。第十二条 承办人在对外进行经济活动时应当注意保守公司的经营秘密、商业秘密和技术秘密等，不得主动和被动地向对方提供上述秘密，对打着进行经济交往的幌子而实质干着套取我公司上述秘密的行为应当坚决抵制。第十三条 公司对外的经济往来，除能即时清结的和第十三条所列情形的外，均需签订书面合同；对于不签订书面合同的，承办人应当索取并保管用以解决价款、产品质量和技术性能等问题的相关凭证。第十四条 对于采购周期较短的标准件、常用件、产品备件、设备配件，物资配套部可依据制造部提出的书面采购要求和设计、工艺、质量要求及过往采购合同记录，经确定采购价格后，以采购订单（见附件六）的方式采购，采购订单应由部门领导批准后进行采购，不再进行合同评审程序。采购订单金额不得超过5万元。第十五条 我公司作为买受方签订的合同，应当采用格式合同文本（见附件七），承办人不得私自简化或删减通用条款。第十六条 没有标准合同文本的，或者对方要求我方拟定合同的，由公司党群工作部起草或拟定合同，具体承办部门予以配合。第十七条 在使用格式合同时，我方应当对其中的免除或者限制对方责任的条款用方框或其他醒目的方式标注；采用格式合同订立合同时应当一并采用特别条款提示单（见附件八）。其内容应当包括标题、编号、被提示人、提示内容（即免除或者限制对方责任的条款）、被被提示人签字并注明日期。第十八条 重大合同由合同承办人将初稿报送部门领导给出报请评审的意见后，报请总经理或者分管副经理，由总经理或者分管副经理作为评审组组长，并根据合同的内容决定本办法第十八条的规定部门确定评审组成员，召开评审会，填写合同评审表（见附件九）。由公司招标确定的重大采购合同，可以不再以评审会议形式评审。承办人应当同时在评审表后附上合同对方的相关资质情况的证明文件，对于第一次签约的合同对方还应附上填有内容的资信审查表及相关内容。上述审查流程一般24天，遇特殊情况可以延长12日。第十九条 合同评审会对以下内容做出合同评审，并给出评审意见：一业务部门从以下方面对合同商务风险及其条款表述给出意见；1.有没有合同目的的约定，其约定是否具有明确；2.是否有商品名称的约定，商品名称是否是国际通用名称，会不会产生同名异物的现象；3.是否有商品品质的约定，如果有其约定是否明确，能否满足合同目的的需要；4.是否有商品数量的约定，其约定是否明确，商品数量单位的约定是否正确且符合交易习惯，商品数量的约定是否能满足这次交易需求；5.是否有商品质量的约定，商品质量的约定是否能满足这次交易需求；6.是否有商品价格的约定，其约定是否明确且最大限度地维护我方的利益；7.其他商务条款的审查；8.上述内容的表述是否通顺、正确且符合逻辑，会不会产生歧义，会不会与其他条款发生冲突；9.还需审查这次交易能否使我方盈利、盈利空间有多大、是不是能最大限度地使我方的盈利。二财务部应从以下方面对财务风险及其条款给出意见：1.是否有价格方面的约定，其约定是否明确，是否满足我方的相关财务政策，如果是出口或进口合同，其价格的约定是否考虑了我方的汇率损失， 2.是否有折扣、佣金、返利方面的约定，如果有其约定是否明确，是否符合我方的相关财务政策；3.是否有安装、运输、培训、保险等费用的约定，如果有其约定是否明确，是否维护了我方的利益，是否符合相关政策；4.是否有违约金、保证金、定金的约定，其约定是否明确，是否有效地控制了我方的合同风险；5.是否有税金方面的约定，其约定是否明确，是否能合理的避税，是否符合国家和公司的相关规定；6.是否有验收条款的约定，其约定是否明确，其约定导致的与所有权相关的权利和义务、风险和报酬的转嫁对财务确认收入的影响是否有利于我方；7.是否有各种款项支付方式的约定，其约定是否明确，其支付方式是否符合我方的财务政策和信用政策，能否减少和避免财务风险，如果是出口和进口合同，其约定是否考虑了汇率损失的因素；8.其他合同财务风险的审查；9.上述内容的表述是否通顺、正确且符合逻辑，会不会产生歧义，会不会与其他条款发生冲突。三质量部门从以下方面对质量风险及其条款表述给出意见；1.是否对质量有约定，其约定是否明确且具有操作性，其约定是否符合国家法律法规规章的规定，其约定能否满足我方的这次交易目的和我方的有关质量规章的要求；2.是否对商品验收有约定，其约定是否明确且具有操作性，其约定能否最大限度地满足我方的利益；3.是否对质量异议期有约定，其约定是否明确，其约定能否有效地保障我方发现商品质量问题；4.是否对商品包装有约定，其约定是否明确且具有操作性，其约定是否能满足运输、搬卸的需要，能否对商品起到保护作用；5.对其他合同质量风险和品质条款的审查；6.上述内容的表述是否通顺、正确且符合逻辑，会不会产生歧义，会不会与其他条款发生冲突。四安全部门对合同安全风险及其表述给出意见；1.根据合同内容是否对合同安全风险有约定，其约定是否明确，使其安全隐患的防范具有操作性；2.是否有对发生安全事故后责任的约定，其约定是否明确且具有操作性；3.对其他安全风险条款的审查；4.上述内容的表述是否通顺、正确且符合逻辑，会不会产生歧义，会不会与其他条款发生冲突。五党群工作部对整个合同的法律风险及其表述给出意见；1.对合同主体的审查：合同主体的信用情况如何，是否具有相应的主体资格、经营资格，是否取得了国家相关机构的许可，是否具有相应的资质证书，履约人员的资格是否适格，相关人员是否有证明文件和授权；2.对合同内容的审查：合法性审查：合同名称、交易内容、术语、权利、生效前提等是否合法；实用性审查：合同目的是否具有可操作性，权利义务是否具有可识别性，商品的质量、数量、履行时间、地点、方式能否满足交易需求，合同条款是否针对了商品的特性、违约特点、交易对象和商品的特有风险等，争议条款的约定是否有利于争议的解决，管辖约定是否考虑了我方实际情况并具有唯一性；倾向性审查：合同内容的约定是否全面，合同是否用足了我方的权利，合同是否能全面地控制我方的各类风险；3.对合同表述的审查：完整性审查：合同结构体系、基本条款、辅助条款是否完整、有层次等；思维严谨性审查：合同是否有话题丢失、假设不足、条款冲突、逻辑混乱、产生歧义的现象等；准确性审查：语体是否得当，标点是否正确，语句是否通顺，术语和词汇是否正确、主体指代是否明确等。六评审组组长对上述评审给出综合意见。评审后，合同承办人员应按照评审意见修改；对方不同意的经协商后按照一致意见修改的。第二十条 对方提供合同的，其合同属于一般合同的，承办人应当在收到当日报部门领导后提请党群工作部审查（见附件十）。党群工作部具体审查内容遵循本办法第十八条第五项之规定；其合同属于重大合同的，承办人应当在收到当日根据本办法第十七条之规定报请评审。上述审查流程一般24天，遇特殊情况可以延长12日。第二十一条 合同签字由总经理负责，如总经理因故不能签字时，则由主管业务的副经理或者签字，并加盖公司的印章。如需参加合同签字仪式的，应当由总经理负责。如总经理因故不能参加，可以委托副经理参加。总经理参加合同签字仪式的应当携带法定代表人证明，其他人员参加的则应当携带授权委托书和本人身份证明。总经理在合同评审表上签署授权委托意见，视为授权委托；第二十二条 对于非成套的多种设备采购，应该分别签订合同。第二十三条 合同签订后按照法律行政法规规定应当报批或者鉴证的，从其规定。第二十四条 超越权限或者没有授权委托而签订的合同对本公司无法律约束力，由此给公司造成损失的由合同签订人负责赔偿，但经总经理在合同履行期到来前追认的除外。公司员工发现超越权限或者没有授权委托而签订的合同应当在发现之日以危机情况处理书（见附件十一）向党群工作部报告，党群工作部给出意见后报总经理或者分管副经理批准执行。第三章 合同的履行第二十五条 合同签订后签约人应当将合同原件交付给公司承办部门。该部门应当填写合同履约档案（见附件十二）（一式三份），一份留存公司党群工作部，一份由公司承办部门持有，一份由财务部持有并按照内容支付或者收取款项，并在合同履约档案中注明其支付或者收取款项的行为，同时附上相关凭证。第二十六条 合同履行档案的内容包括每个合同分配一个编号，并且记录其名称、经手人、签约日期、合同标的、价款、对方单位、履行内容及时间、履行情况、相关凭证内容、对方单位履约评价等。第二十七条 合同承办人负责组织、协调、督促、执行合同的履行。不得擅自变更、解除或终止合同。其中款项的支付和收取应当及时通知和配合财务部门。第二十八条 合同生效后，承办人应当密切关注对方履约诚意和能力的变化，对方一旦出现以下情形，承办人应于知悉之当日中止合同，并以危机情况处理书报党群工作部提出意见，并报总经理（或分管副经理）批准执行。一经营状况严重恶化；二转移财产、抽逃资金，以逃避债务；三丧失商业信誉；四有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。第二十九条 合同订立后，承办人发现合同对方有除本办法第二十八条规定之外的其他严重损害我方利益的情况，应首先采取必要措施防止危害行为的发生或损失的扩大，并应在发现之日以危机情况处理书报党群工作部，由其给出应对意见，并报总经理（或分管副经理）批准后执行。第三十条 我方履行合同需要对方协助的，应当向对方出具协助履行通知书。其通知书由承办人申请党群工作部法律顾问出具，合同承办人具体向对方送达。第三十一条 在对方履约时间到来之前，我方应当出具履约通知书通知对方及时履约；在履约期限即将过期对方还没有履约的，我方也应当出具履约通知书通知对方尽快履约。其通知书由承办人申请党群工作部法律顾问出具，承办人具体向对方送达。第三十二条 对方向我方提前履行债务，或者部分履行债务损害我方利益的，承办人应当在知悉之当日以危机情况处理书报告给党群工作部，由其给出意见，并报总经理（或分管副经理）批准后执行。第三十三条 向对方履行合同时，我方应当让对方出具相关凭证。第三十四条 承办部门应及时、定期地与合同对方对账，并取得书面凭证。公司为债务人时，对距最后一次对账即将或已经超过两年的合同，应拒绝对债权人出具任何书面资料（包括对账单、承诺书、还款协议等），如属特殊情况必须出具相关书面资料的，应经过党群工作部审核后，报总经理或分管经理批准执行（见附件十三）。第三十五条 出现欠款时，承办部门应当及时报党群工作部法律顾问负责催收账款，具体承办人予以协助。第三十六条 合同履行完毕的标准应当以合同条款或者法律规定为准。没有合同条款或者法律规定的，一般应当以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第三十七条 合同履行完毕后，我方应当根据诚实信用原则切实履行通知、协助、保密等后合同义务，同时应当出具后合同义务告知书（一式两份）通知对方注意其后合同义务。其告知书由承办人申请党群工作部法律顾问出具，合同承办人具体向对方送达。第三十八条 承办人履行合同时应当保管相关履行凭证，并根据四川神坤装备股份有限公司的有关规定对合同、相关履行凭证和申请审批等材料一并进行整理归档。第三十九条 在合同签订后需要变更、解除的，由合同承办部门填写合同变更审或解除批单（见附件十四），后面应附上原合同，经党群工作部给出意见，再报总经理（或分管副经理）批准后方可执行。第四章 合同纠纷的处理第四十条 发生合同纠纷，合同承办人员应及时与对方协商，协商不成时，应提交党群工作部处理，合同承办人员予以配合。第四十一条 提请党群工作部处理合同纠纷的程序是：一承办人向其部门领导请示后填写合同纠纷处理申报单（一式二份）（具体见附件十五），一份承办部门留存，一份交给党群工作部；二合同承办部门分管领导提出由交党群工作部处理的意见；三公司党群工作部可依据情况做出具体处理合同纠纷的非诉法律意见，经总经理或分管经理同意后执行；四如果该意见仍不能解决合同纠纷的，经总经理或分管经理同意可以通过诉讼或者仲裁的方式解决合同纠纷，合同诉讼和仲裁由党群工作部负责。未经党群工作部同意并报相关领导审批，承办人不得自行处理或委托他人处理合同纠纷案件。第四十二条 凡由党群工作部处理的合同纠纷，有关部门应当向其提供下列证据材料（原件或复印件）：一合同文本（包括变更、解除协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；二提货、托运、验收、发票等有关凭证；三货款的承付、托收凭证、有关财务账目；四产品的质量标准、样品或鉴定报告；五有关违约的证据材料；六其他与处理纠纷有关的证据材料。第四十三条 合同纠纷处理原则快捷、方便、最大限度地维护公司的正当权益。第四十四条 合同纠纷处理方法是有合同约定的从其约定，合同约定不明或者没有约定的，可以争取与对方协商解决，协商不成的则采取诉讼方式解决。第五章 奖惩第四十五条 承办人发出要约前没有审查对方资信或者审查对方资信不严格的，应当分别给予以下处分：一没有造成损失的：由党群工作部给予扣发工资或者奖金二百元；累计三次的，予以辞退；二导致公司财产损失的：由其予以赔偿，并且由党群工作部给予扣发伍佰元奖金或者工资的处分；累计两次的，由其赔偿损失并予以辞退。第四十六条 承办人违反本办法第六条、第七条、第九条、第十四条、第十七条、第二十五条、第三十一条、第三十七条之规定没有履行相应程序，出具或者采用相应附件单据的，由党群工作部给予警告处分；累计六次及以上的，给予扣发三百元奖金或者工资；累计十次的，予以辞退。第四十七条 谈判人员违反本办法第十条谈判权限的，由党群工作部给予警告处分；累计六次的，给予扣发三百元奖金或者工资的处分；累计十次的，予以辞退。第四十八条 承办人违反本办法第八条规定发出要约不及时导致公司丧失商业机会的，违反本办法第十二条之规定泄露公司秘密的，违反本办法第二十四条未经授权订立合同的，由党群工作部给予扣发伍佰元奖金或工资的；累计两次的，由其赔偿损失并予以辞退。第四十九条 承办人违反本办法第十三条、第三十三条、第三十四条之规定及没有在合同签订、履行、纠纷解决、保管中收集相关凭证的，由党群工作部给予警告处分；累计六次的，给予扣发三百元奖金或者工资的处分；累计十次的，予以辞退。第五十条 承办人违反本办法第十五条、第十七条、第十八条、第二十条、第二十四条、第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十二条、第三十五条、第三十八条、第三十九条之规定没有履行相关程序，采用相关附件的，由党群工作部给予扣发伍佰元奖金或工资的；造成公司损失的，还应赔偿公司损失；累计两次的，由其赔偿损失并予以辞退。第五十一条 在合同签订、履行和管理过程中，有失职行为的，由党群工作部给予相关责任人扣发工资或者奖金五百元的处分；有严重失职行为，造成公司签订有重大隐患的合同或者合同纠纷或者合同利益和经济利益丧失的，相关责任人赔偿公司损失，并对其予以辞退。第五十二条 在合同签订、履行和管理过程中，有受贿、索贿行为，或与他人恶意串通，出卖公司利益，由其赔偿公司损失，并对其予以辞退。第五十三条 在合同签订、履行和管理过程中，相关责任人损害公司利益并触犯刑法的，由党群工作部将其移送司法机关处理。第五十四条 在合同签订、履行和管理过程中，相关责任人严格遵循本办法的规定，履行相关程序的，或者在合同签订、履行和管理过程中严格履行职责避免公司经济损失的，由党群工作部给予其伍佰元至一万元的现金奖励。第五十五条 合同的签订、履行以及合同管理规定的执行情况将纳入各部门人员的绩效考核体系中，将作为职务提升、职称评定的重要依据。第六章 附 则第五十六条 本办法有如下附件：（一）附件一：资信审查流程指引；（二）附件二：资信审查表；（三）附件三：要约单；（四）附件四：发出要约登记表；（五）附件五：收到要约登记表；（六）附件六：采购订单；（七）附件七：采购合同格式文本；（八）附件八：格式条款特别提示单；（九）附件九：合同评审表；（十）附件十：合同审查表；（十一）附件十一：危机情况处理书；（十二）附件十二：合同履约档案；（十三）附件十三：书面材料出具请示书；（十四）附件十四：合同变更审批单、合同解除审批单；（十五）附件十五：合同纠纷处理单。第五十七条 本办法由党群工作部负责解释。第五十八条 本办法自下发之日起执行。原四川神坤装备股份有限公司合同管理办法（ ）同时废止。附件一资信审查流程指引第一条 为保证交易安全，在经济活动交往中切实、有效地维护公司的合法利益，特别是资金和财产安全，特根据我公司的实际制定本审查流程指引第二条 对首次拟定与其建立业务关系的企业，业务员或采购员应当审查其资信，包括以下方面：一工商登记注册信息；二诚信信息；三经营信息。第三条 业务员或采购员通过以下方式向第三方机构核实拟定合同相对方的本指引第二条所列基本情况：一在拟定合同相对方所在地的工商行政机关（或者红盾）网站查询合同相对方的注册登记信息，核实其工商注册信息；二向拟定合同相对方所在地的工商行政机关咨询相关工商注册信息和资信信息，核实其工商注册信息、年检信息和诚信信息；三向我方所在地的银行咨询拟定合同相对方的资本金缴纳情况和银行贷款偿还情况，核实对方的诚信信息；四向拟定合同相对方所在地的人民银行要求出具其信用报告，核实对方的诚信信息；五向拟定合同相对方所在地的电信部门、电业部门、自来水公司咨询其电话费、水电费的缴纳情况；六向拟定合同相对方所在地税务机关咨询其相关税费缴纳情况，特别是企业所得税，核实其诚信信息和经营盈利情况；七要求拟定合同相对方提供其加盖公章的营业执照、税务登记证、法人代码证等的复印件，核实其工商注册信息；八其他可以获得拟定合同相对方的真实注册信息、诚信信息和经营信息的方式。第四条 业务员或者采购员可以通过发函或者实地调查的方式来核实拟定合同相对方的第二条所列内容。实地调查时业务员或者采购员可以向党群工作部寻求配合，并且应当出具书面的调查报告。第五条 拟定合同相对方有下列情形的，业务员或者采购员应当进行实地调查的方式来核实本指引第二条所列内容：一第一次拟定与其建立业务关系，且在其业类的知名度很低；二在网络检索中搜索不到其相关名称和信息；三拟定与其建立业务关系的企业是民营企业；四业务员认为需要进行实地调查的。第六条 业务员或者采购员应当每年分别向客户的管辖税务机关和客户住所地的人民银行支行获取书面的当年税收（特别是企业所得税）的缴纳情况和信用报告，如发现其偷税漏税或者没有缴纳税金等不诚信或者经营亏损的现象的，一律不与其继续商务往来。业务部门或者采购部门如果仍与其继续商务往来的，没有造成公司损失的，由党群工作部给予相关责任人记过处分，给公司造成100万元（含本数）以下损失的，给予扣发当月奖金的处分；给公司造成100万元以上损失的，给予扣发当月除工资。第七条 业务员获得的第三条的信息应当妥善保管，并按照公司档案规定归档。第八条 业务员对合同相对方的信息应当建立和及时更新客户档案，其内容包括其注册信息、诚信信息即每次履约信息及人民银行每年出具的信用报告、每年的企业所得税缴纳信息。第九条 党群工作部对业务员的第三条至第八条工作内容进行检查和监督。第十条 本指引由党群工作部负责解释。第十一条 本指引自下发之日起实施。