第5章-合同.docx

n 第七章 国际工程承包合同管理
Ø 第一节 国际工程承包合同概述
国际工程承包合同定义:
一国承包商与工程项目所在国的发包人之间在招标或谈判后所达成的确定双方当事人法律关系的书面协议。是涉外合同中的一种,又称承包契约。
国际工程承包合同的作用：
（一)合同是国际工程承包工作的基础
（二）合同制约国际工程承包全过程
Ø 国际工程承包合同的类型
1、按承包类型划分
统包合同：“一揽子合同”，“交钥匙”
阶段承包合同：采用分阶段承发包的若干期工程
专项承包合同：工程项目中某一专项工程承发包，专业性强的专业公司的专业分包。
2、按承包方式划分
总承包合同
分包合同
独立承包合同
联合承包合同
直接承包合同
转包合同
3、按合同范围划分
工程咨询合同
设计施工合同
工程服务合同
设备采购合同
工程项目管理合同
4、按合同支付方式分类
总价合同
单价和同
成本补偿合同
Ø 总价合同（Lump Sum Contract)
总价合同也称总价固定合同。这种合同要求投标者按照招标文件的要求报一个总价，据之完成招标文件中所规定的全部项目。
采用这种合同，对业主比较简单，易于确定报价最低的承包商,业主按合同规定的方式付款，在施工过程中，可集中精力控制工程质量和进度但是这种合同方式在招标时一般应满足下列三个条件：
第一，业主在招标时，必须详细而全面的准备好设计图纸（一般要求施工详图)和各项说明,以便投标者能准确地计算工程量。
第二，工程风险不大，技术不太复杂，工程量不太大，工期不太长，一般在１年以内.
第三,在合同条件允许范围内给承包商以各种方便。
总价合同对承包商来说,具有一定的风险，如物价波动、气候条件恶劣、地质地基条件恶劣以及其他意外的困难等，因此一方面承包商在投标报价时要仔细分析风险因素，报价中考虑一定的风险费；另一方面业主也必须考虑到使承包商承担的风险是可以承受得。只有这样才能招来有竞争力而合格的投标者.
总价合同一般有四种类型.
（1)固定总价合同(Firm Lump Sum）
承包商的报价以准确的设计图纸及计算为基础，并考虑到一些费用的上升因素,如图纸及工程要求不变动则总价固定，但当施工中图纸和工程质量要求有变更,或工期要求提前，则总价也要变更。这种合同承包商将承担全部风险，将为许多不可预见的因素付出代价，因此一般报价较高。
这种形式适用于工期较短（一般不超过１年）,对工程项目要求十分明确的项目.
（2)可调价总价合同（Escalation Lump Sum）
在报价及订合同时，以招标文件的要求及当时的物价计算总价合同。但在合同条款中双方商定:如果在执行合同中由于通货膨胀引起工料成本增加达到某一限度时，合同总价应相应调整。这种合同业主承担了通货膨胀这一不可预见的费用因素（Unpredictable Cost Elements)的风险，承包商承担其他风险.
一般工期较长（比如一年以上），适合采用这种形式。
(3)固定工程量总价合同（Lump Sum on Firm Bill of Quantities）
即业主要求投标者在投标时按单价合同办法分别填报分项工程单价,从而计算出工程总价，据之签订合同.原定的工程项目全部完成后，根据合同总价付款给承包商。
如果改变设计和增加工程量,则用合同中已确定的单价来计算新的工程量和调整总价，这种方式适用于工程量变化不大的项目。
这种方式对业主有利,一是可以了解承包商投标时的总价是如何计算得来的,便于业主审查标价，特别是对投标者过渡的不平衡报价，可以在合同谈判时压价；二是在物价上涨情况下，增加的新项目可利用已确定的单价,由承包商承担损失。
（4）管理费总价合同(Management Fee Lump Sum）
业主雇用某一公司的管理专家对发包合同的工程项目进行施工管理和协调.由业主付给一笔总的管理费。采用这种合同时要明确具体工作范畴。
在合同执行过程中,对较小的单项工程,在完工后一次支付，对比较大的单项工程则按施工过程分阶段支付；有一些单项工程也可按完成的工程量百分比支付。
总价合同可以使业主对工程总开支做到大体上心中有数，易于确定报价最低单位。在施工过程中可以更集中精力控制施工进度和施工质量。
Ø 单价合同（Unit Price Contract)
当准备发包的工程项目的内容和设计指标一时不能十分确定，或工程量可能出入较大时，宜采用单价合同形式。 单价合同分二种形式:
（1）估计工程量单价合同(Bill of Approximate Quantities Contract）
业主在准备此类合同的招标文件时，委托咨询单位按分部分项工程列出工程量表及估算的工程量，承包商投标时在工程量表中填入各项的单价，据之计算出合同总价作为投标报价之用.但在每月结帐时，以实际完成的工程量结算.在工程全部完成时以最终结算工程的总价格。
有的合同上规定，当某一单项工程的实际工程量比招标文件上的工程量相差一定百分比（如FIDIC条款中规定±10％）时，双方可以讨论改变单价，但单价的调整比例最好在本合同时即写入,以免以后发生纠纷.
这种合同对双方风险都不大，所以是比较常见的一种形式。
(2）纯单价合同（Straight Unit Price)
在设计单位还来不及提供施工详图,或虽有施工图但由于某些原因不能比较准确的计算工程量时采用这种合同。招标文件只向投标者给出各分项工程内的工作项目一览表、工程范围及必要的说明,而不提供工程量,承包商只要给出表中各项目的单价即可，将来施工时按时实际工程量计算。有时也可由业主一方在招标文件中列出单价，而投标一方提出修正意见,双方磋商后确定最后和承包单价。
• 单价与包干混合式合同
以估计工程量单价合同为基础，但对其中某些不易计算工程量的分项工程则采用包干的方法。施工时按实际完成的工程量及工程量表中单价及包干费结算.很多大、中型土木工程中采用这种合同方式。
单价合同的优点是可以减少招标准备工作，缩短招标准备时间，能鼓励承包商通过提高工效等手段从成本节约中提高利润,业主只按工程量表的项目开支，可减少意外开支，只须对少量遗漏的项目在执行合同过程中再报价，计算程序比较简单。
对于工程费分摊在许多工种中的复杂工程，或有一些不易计算工程量的项目采用纯单价合同容易引起一些麻烦与争执。
Ø 成本补偿合同（Cost Plus Fee Contract）
成本补偿合同也称成本加酬金合同，即按成本(直接费）实报实销，按事先协议好的某一种方式另加一笔酬金作为支付管理费以及利润支付工程费用的一种合同方式。 对工程内容及其技术经济指标尚未完全确定而急于上马的工程（如灾后修复工程），或是完全崭新的工程，以及施工风险很大的工程可采用这种合同。其缺点是发包单位对工程总造价不易控制,而承包商在施工中也不注意精打细算,因为是按照一定比例提取管理费及利润，而成本越高，管理费及利润也越高。
工程成本中的直接费一般包括人工、材料、机械设备费。
成本补偿合同有多种形式。
(1）成本加固定费用合同（cost plus fixed fee contract)
根据双方讨论同意的估算成本，来考虑确定一笔固定数目的报酬金额作为管理费及利润，对人工、材料、机械台班费等直接成本实报实销。
如果设计变更或增加新项目，其直接费用超过原定估算成本的10％左右时，固定的报酬费也要增加。
在工程总成本一开始估计不准，可能变化较大的情况下，可采用此合同形式，有时可分几个阶段谈判付给固定报酬。
这种方式虽不能鼓励承包商关心降低成本，但为了尽快得到酬金，承包商会关心缩短工期。有时候也可在固定费用之外根据工程质量、工期和节约成本等因素，给承包商另加奖金。
（2）成本加定比费用合同(cost plus percentage fee contract）
工程成本中的直接费用加一定比例的报酬费，报酬部分的比例在签订合同时由双方确定.
这种方式报酬费随成本加大而增加,不利于缩短工期和降低成本，因而采用较少.
（3）成本加奖金合同(cost plus incentive fee contract)
奖金是根据报价书中成本概算指标制定的。合同中对这个概算指标规定了一个“底点”（Floor)（约为工程成本概算的60％—75％）和一个“顶点"（Ceiling）（约为工程成本概算的110%--135%）.承包商在概算指标的“顶点"之下完成工程则可得到奖金，超过“顶点”则要对超出部分支付罚款。如果成本控制在“底点”之下，则可加大酬金或酬金百分比.
采用这种方式通常规定，当实际成本超过“顶点"对承包商罚款时，最大罚款限额不超过原先议定的最高酬金值。
当招标前设计图纸、规范等准备不充分，不能据以确定合同价格,而仅能制定一个概算指标时，可采用这种形式。
(4）成本加保证最大酬金合同(maximum cost plus fee contract)
即成本加固定奖合同。订合同时，双方协商一个保证最大酬金额,施工过程中及完工后，业主偿付给承包商花费在工程中的直接成本，包含人工、材料涨价部分、管理费及利润。但最大限度不得超过成本加保证最大酬金。
如实施过程中工程范围或设计有较大变更，双方可协商新的保证最大酬金.
这种合同适用于设计已达到一定深度，工作范围已明确的工程。
Ø 第二节 国际工程合同条件
n 合同条件是招标文件的一个重要组成部分.招标文件非常重要，是业主对项目提出的最初、最基本的要求，招标文件中95%以上的内容都会组成最终的合同文件。合同条件作为招标文件的一个重要组成，也是合同文件的组成部分之一。
n 规定了工程项目实施过程中，业主、承包商和工程师的职责、义务和权利。
n 作用：是项目所在国法律法规的延伸，它试图对合同实施过程中每一个可以设想到的细节和每一种可能出现的情况都尽量做出具体的规定，以达到在执行过程中每一步操作都有“法”可依的目的。
国际工程合同条件的标准格式
n ICE合同条件
ICE合同条件是由英国土木工程师学会编制的，英国土木工程师学会在土木工程建设合同方面具有高度的权威性，因此ICE合同条件在英联邦和原英国殖民地国家的土木工程界有着广泛的影响。
n AIA合同条件
美国建筑师学会制定的AIA合同条件主要用于私营的房屋建筑工程，在美国及美洲各国应用甚广。
n FIDIC合同条件
国际咨询工程师联合会编制,国际通用，目前应用最广的合同条件。
FIDIC合同条件的特点
• 国际性、通用性及权威性
FIDIC合同条件是在总结各个地区、国家的业主、咨询工程师和承包商各方的经验基础上编制出来的,是国际上一个高水平的通用性的文件.
• 公正合理、职责分明
FIDIC大量地听取了各方的意见和建议，合同中对各方的职责既有明确的规定和要求,也有必要的限制。因而合同条件体现了业主和承包商的之间风险合理分担的精神.
• 程序严谨、易于操作
对于各种出现的问题,都有非常严格的处理方法。
• 通用条件和专用条件有机结合
FIDIC合同一般都分为两个合同,通用条件和专用条件.
Ø FIDIC合同条件的内容
n 通用条件主要包括20个方面的内容:一般规定、业主、工程师、承包商,指定分包商、职员和劳工、工程设备、材料和工艺、延误和暂停、竣工检验、业主的接收、缺陷责任、测量和估价、变更和调整、合同价格和支付、业主提出终止、承包商提出暂停和终止、风险和责任、保险、不可抗力、索赔、争端和仲裁.
一、合同及合同文件的优先顺序

合同是指合同协议书、中标函、投标书、合同条件、规范、图纸等文件的总称。应将合同、合同协议书和合同条件区分开。这些合同文件是相互说明和补充的，出现矛盾时，以具有优先顺序的：
合同协议书--中标函--投标书——专用条件—-通用条件-—规范-—图纸和其他文件。
二、业主
业主义务：
（1)给予承包商进入和占用现场。业主应在合理时间内使承包商有权进入和占用现场,以便按进度正常开工.如果由于业主未能在规定时间内给予承包商上述权利而使其遭受损失，承包商可以索赔延长工期及费用和合理的利润。
（2）许可、执照和批准。如果承包商提出要求,应版主承包商获得工程所在国的法律文本，并帮助承包商申请该法律中要求的各项许可、执照和批准.
（3)业主的人员。业主有责任保证其人员或其他承包商配合承包商的工作。
（4）业主的资金安排.按合同向承包商支付工程款时业主最主要的义务.如果承包商提出要求，业主应在28天内向承包商提高合理的证据,证明工程款项已经到位。
三、工程师
工程师的职责和权力:
工程师是业主方管理合同的具体执行者,受聘于业主方。工程师履行合同中的规定的职责，行使合同中明确规定和隐含的权利。
（1) 工程师无权修改合同。
（2） 工程师无权解除业主和承包商的义务和责任.
(3) 工程师负责对承包商的图纸、施工完毕的工程质量、付款要求等各种事宜审查和批准但经工程师审查、批准的任何事项如果出现问题，承包商依照合同负完全责任。
四、承包商
承包商的一般义务:
按照合同的规定以及工程师的指示实施工程、修补缺陷。
提供工程所需的工程设备、承包商的文件、人员、货物等以及其他物品和服务.
十四、保留金的扣留和支付
1、保留金的扣留:保留金一般按投标函附录中规定的百分比从每月支付证书中扣除，—直扣到规定的保留金限额为止(一般为中标的合同金额的5％)。
2、保留金的退还
首次退还： 在颁发整个工程、某区段或某部分工程的接收证书时，应将一定比例的保留金退还给承包商。
保留金的后续退还: 在某区段的缺陷责任期到期后，应再次退还保留金。
工程所有各区段的缺陷责任期都到期后，剩余的保留金应全部立即退还给承包商。
如果核缺陷通知期期满时仍有扫尾工作未完成，工程师可扣留相应的保留金.
十五、工程项目的终止
1、业主提出终止合同
承包商违约是指承包商在实施合同过程中无能力继续执行合同或有意地不执行合同。承包商的违约行为具体包括(但不限于）:
（1)未能按要求及时提交履约保证或按照工程师的通知改正过失。
(2）不愿意继续履行合同义务.
(3）无正当理由不按时开工、拖延工期或不及时拆除、移走、重建不合格的工程设备、材料或工艺缺陷，或实施补救工作。
(4）擅自将整个儿工程分包出去或转让合同.
(5）经济上无力执行合同,根据法律规定，无力到期偿还债务，如破产
（6）各种贿赂行为
如果承包商违约，则业主可在向承包商发出通知14天后终止本合同，将承包商逐出现场,后两种情况下可立即终止合同。尔后由业主自行或雇用他人完成此工程。业主和他雇用的人员有权使用承包商的任何货物和设计等文件.承包商的设备和临时工程可由业主出售以弥补承包商对业主的欠款(如有时).
2、承包商提出暂停或终止
暂停: 如果工程师未能按合同规定开具支付证书：或业主在收到承包商的请求后，未能在42天内提出资金安排的证据或未能按合同规定及时足额支付.此时，承包商可以在发出通知21天后，暂停工作或降低工作速度，并对造成的拖期和额外费用进行索赔。
如果:
（1）业主在收到承包商暂停工作的通知后的42大内，仍未提供合理的资金证明;
（2)工程师在收到报表和证明文件后的56天内，仍未颁发相应支付证书;
（3）应付款额在规定的支付时间期满后42天以上未付；
（4）业主基本未履行合向义务;
（5）业主未在承包商收到中标函后的28天内与其签订了合同协议书，或擅自转让了合同.
(6）由于非承包商的原因,工程暂停持续了84天以上，或停工累计超过140天,且影响到了整个工程；或
（7）业主在经济上无力执行合同，无力到期偿还债务．或停业清理，或破产等.
则承包商可在发出通知14天后终止合同（后两种情况下可立即终止）。而业主应尽快退还履约保证，向承包商进行支付并赔偿其由于终止合同遭受的利润损失和其他损失。
十八、保险
合同中一般要求进行投保的险别有：
（1）工程保险
投保方:承包商 被保方：合同双方
保险的标的：工程、工程设备、材料和承包商的文件
(2）承包商的设备保险
投保方：承包商 被保方：合同双方
保险的标的：承包商的设备
（3)人员伤亡和财产损害的保险
投保方：承包商 被保方：合同双方
保险的标的:为履行合同引起的任何物资财产的损失或损害,以及任何人员伤亡引起的任一一方的责任。
（4)承包商的保险
投保方：承包商 被保方：合同双方
保险的标的：承包商或承包商的人员雇佣的任何人员的伤亡所导致的损失和索赔。
(5)分包商的保险
投保方：分包商 被保方：分包商及合同双方
保险的标的：分包商或分包商的人员雇佣的任何人员的伤亡所导致的损失和索赔。
十九、不可抗力
1、不可抗力的条件：同时满足下列四个条件时,才能称为不可抗力
（1)一方无法控制
（2）在签订合同前该方无法合理防范；
(3）情况发生时，该方无法合理回避或克服
（4）主要不是由另一方造成
2、不可抗力一般包括：
战争、政变、恐怖活动、暴乱、罢工、放射性污染以及自然灾害等等。
3、责任承担
如果由于不可抗力，承包商无法履行其合同义务，并且已经按照前述要求通知了业主，则承包商有权索赔由不可抗力遭受的工期和费用损失。
二十、索赔
1、索赔通知
如果承包商根据本合同条件或其他规定企图对某—事件进行索赔，他必须在注意到（或应注意到)此事件后的28天内通知工程师．并提交合同要求的其他通知和详细证明报告。
2、保持同期记录
承包商应随时记录并保持有关索赔事件的同期记录。工程师在收到索赔通知后可监督并指示承包商保持进一步的纪录及审查承包商所作的纪录，并可指示承包商提供复印件.

3、索赔证明
在承包商注意到（或应注意到)引起索赔的事件之日起的42天内（或由承包商提议经工程师批准的其他时间段内)，承包商应向工程师提交详细的索赔报告，说明承包商索赔的依据和要求索赔的工期和金额,并附以完整的证明报告。
如果引起索赔的事件有连续影响，承包商应：在提交第—份索赔报告之后按月陆续提交进一步的期中索赔报告，说明他索赔的累计工期和累计金额;在索赔事件产生的影响结束后28天(或在由承包商建议并经工程师批推的时间段)内，提交一份最终索赔报告。
4、工程师的批准
收到承包商的索赔报告及其证明报告后的42天（或在由工程师建议且经承包商批准的时间段)内工程师应做出批准或不批推的决定，也可要求承包商提交进一步的详细报告,但一定要在这段时间内就处理索赔的原则作出反应。
5、索赔的支付
在工程师核实了承包商的索赔报告、同期记录和其他有关资料之后，应根据合同规定决定承包商有权获得的延期和附加金额。
经证实的索赔款额应在该月的期中支付证书中给予支付.如果承包商提供的报告不足以证实全部索赔，则已经证实的部分应被支付,不应将索赔款额全部拖到工程结束后再支付。
二十一、争端和仲裁
争端的解决程序是首先将争端提交争端裁决委员会(DAB),由DAB做出裁决，如果争端双方同意则执行，否则一方可要求提交仲裁,再经过56天的期限争取友好解决,如未能友好解决则开始仲裁。
（1）如果合向双方由于合同、工程的实施或与之相关的任何事宜产生了争端，包括对工程师的任何证书的签发、决定、指示、意见或估价产生了争端，任—方可以书面形式将争端提交DAB裁定，同时将副本送交另一方和工程师。
（2）DAB应在收到书面报告84天内对争端做出决定，并说明理由。
（3）如果合同双方中的任一方对DAB做出的决定不满，他应在收到该决定的通知后的28天内向对方发出表示不满的通知，并说明理由，表明他准备提请仲裁；如果DAB未能在84天内对争端做出决定，则合同中任一方都可在上述84天期满后的28天内向对人发出要求仲裁的通知.
如果DAB将其决定通知了合同双方，而合同双方在收到此通知后28天内部未就此决定向对方提出上述表示不满的通知．则该决定成为对双方都有约束力的最终决定。
只要合同尚未终止，承包商就有义务按照合同继续实施工程。未通过友好解决或仲裁改变DAB作出的决定之前，合同双方应执行DAB作出的决定.
在一方发出表示不满的通知后，必须经过56天之后才能开始仲裁。这段时间是留结合同双方友好解决争端的。
如果一方发表不满的通知56天以后，争端未能通过友好方式解决，那么此类争端应提交国际仲裁机构做出最终裁决.除非合同双方另有协议，仲裁应按照国际商会的仲裁规则进行，并按照此规定指定三位仲裁人。
仲裁人应有充分的权力公开、审查和修改工程师的任何证书、决定、指示、意见或估价，以及DAB对争端事宜做出的任何决定。仲裁过程中，合同双发都可提交心的证据和论据，工程师可被传为证人并可提交证据，DAB的决定可作为一项证据。
当DAB对争端作出决定之后，如果一方既未28天内提出表示不满的通知，尔后又不遵守此规定,则另一方可不经友好解决阶段直接将此不执行决定的行为提请仲裁.
争端裁决委员会（DBA）：
合同双方在投标函附录规定的日期内任命DAB成员,DAB由一人或三人组成.若DAB成员为三位,则合同双方应各提名一位成员供对方批注,并共同确定第三位成员作为主席。这些成员都是项目相关领域的专家。
案例一
某高速公路项目利用世界银行贷款修建，施工合同采用FIDIC合同条件，业主委托监理单位进行施工阶段监理。该工程在施工过程中,陆续发生了如下索赔事件：
1、施工期间,承包方发现施工图纸有误,需设计单位进行修改,由于图纸修改造成停工20天。承包方提出工期延期20天与费用补偿2万元的要求。
2、施工期间因下雨，为保证路基工程填筑质量，总监理工程师下达了暂停施工指令，共停工10天，其中连续4天出现低于工程所在地预计平均降雨量的雨天气候和连续6天出现50年一遇的特大暴雨.承包方提出工程延期10天与费用补偿2万元要求.
3、施工过程中，现场周围居民称承包方施工噪音对他们造成干扰，阻止承包方的混凝土浇筑工作。承包方提出工期延期5天与费用补偿1万元的要求.
4、由于业主要求，在原设计中的一座互通式立交桥设计长度增加了5米,监理工程师向承包方下达了变更指令，承包方收到变更指令后及时向该桥的分包单位发出了变更通知。分包方及时向承包方提出了索赔报告，报告内容包括：
[参考答案］
1、这是非承包方原因造成的,故监理工程师应予以工期补偿和费用补偿。
2、由于异常恶劣气候造成的6天停工是承包商不可预见的，应签证给予工期补偿6天，而不应给予费用补偿。
对于低于预计正常雨量造成的4天停工是承包商应该预见的，故不应该签证给予工期补偿和费用补偿。
3、这是承包方自身原因造成的，故不应给予费用补偿和工期补偿。
4、监理工程师应批准由于设计变更导致的费用补偿20万元和工期补偿30天，因其属于业主责任；不应批准材料倒运增加的费用补偿1万元和工期补偿10天，因其属于承包方责任。
5、这是承包方应合理预见的，故监理工程师不应签证给予费用补偿和工期补偿。
Ø 第三节 国际工程合同谈判
业主谈判的目的：
（1）通过谈判与该承包商代表和有关技术人员接触，进一步确信该承包商在技术、经验以及资金、人力资源、物力资源和管理能力等方面确有实力，能令人满意地圆满实施承包合同所规定的工作;
（2）在评标过程中可能对承包商的标价进行了订正,但仍须正式由承包商确认；
（3）对承包商标价中被认为不合理的价号进行核查和合理地调整,使标价合理地压低；
（4)将过去双方业已达成的协议进一步确认和具体化.
承包商的谈判目的：
（1）与业主澄清投标书中迄今尚未澄清的一些商务和技术条款,并说明自己的对该条款的理解和自己的报价基础，力争使业主接受对自己有利的解释并予以确认，为今后项目实施奠定基础；即使不能使业主完全接受自己的观点也要通过谈判得到尽可能有利于自己的解释；
（2）争取尽可能地改善合同条件，谋求公正，使自己的合法权益得到保护；
（3)对项目实施中可能遇到的问题（如劳务进口，关税,支付期限，图纸审查和批准周期等)提出要求,力争将这些条款明确并写人合同（或合同补遗）中，以避免或减少今后实施中的风险。
(4）如果在谈判中，业主对技术和商务条件作了某些变更，承包商则可以相应地提出价格调整，以争取更为有利的合同价格。
Ø 合同谈判的准备
（一）组建谈判小组
选择合适的人选，组建一个精干的强有力的谈判小组是确保谈判成功的关键。谈判小组应由熟悉国际承包合同条款、并参加了该项目投标文件编制的技术人员和商务人员组成，还应配备能力强的翻译人员。
（二）事先了解谈判对手
从事国际承包工程的公司一般涉及国家多，各个国家由于文化背景不同,价值观念不同，在谈判中采取的方法也不尽相同.因此对于新市场事先了解这些背景情况和对方的习惯做法等,对取得较好的谈判结果是有益的。
(三)确定基本谈判方针
谈判小组应收集信息，分析业主方面可能提出的问题(有时业主在授标通知中开列出谈判问题提纲），并对其认真进行研究和分析；此外还应尽量收集潜在竞争对手的投标情况并进行分析；对关键问题制定出希望达到的上、中、下目标，最好写出谈判准备大纲，并得到公司的批准.
（四)认真准备提交的文件
一般情况下，如果业主方首先提出了谈判要点，承包商应就此准备一份书面材料(包括详实的表格和图表）进行答复.为了使业主对承包商的能力增强信心，在该材料中还应进一步说明承包商有成熟的技术准备，有充分的能力，能按照顷目需要及时动员人力和物力，以便让业主相信承包商能够按时、按质量要求圆满实施合同。
（五）代理人的协调承包商在合同谈判阶段应和代理人保持密切的联系,尽管在谈判过程中代理人不参加谈判.有时很强的代理人往往也能在谈判场外通过适当的斡旋，起到良好的协调作用，使承包商和业主两方建立良好的、和谐的和相互信任的关系，对于谈判成功是极其有益的.
（六）谈判的心理准备
除上述实质性准备外，对合同谈判还要有足够的心理准备，尤其是对于缺乏经验的谈判者.