行政部门岗位职责-(2).doc

行政部门岗位职责本文件是针对本公司行政部门岗位制定，高效率完成行政部门各项工作。部门职责管理权限:受总经理的委托，行使对公司行政后勤、总务、公司财产保卫维护工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力，并承担执行公司各项规程、工作指令的义务管理责任，对所分管的工作全面负责。一、 行政工作职责一:执行办公用品的采购、发放、管理1、新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要,提出申请，签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须签字，并写清楚领用时间、项目、数量等。2、员工离职时，认真清点其办公用品,并到行政部填写移交清单并签字。3、每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品总经理同意后另行购买。职责二:执行印制名片的联系、校稿与管理1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。2、需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签字后负责办理.3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误.自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。职责三:执行固定资产及低值易耗品的管理1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。2、根据盘点状况,制作公司固定资产使用情况登记表，发给公司相关负责人。职责四：执行书籍、文件、资料的规范管理1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐,及时更新登记表.2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。3、员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。4、做好公司各类文件文档的分类、保存、调阅管理、定期检查、保密、销毁等相关工作。职责五：执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务.2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因,并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，保证透明沟通，工作畅通.职责六:内部组织管理。 1、 负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况； 2、 评价考核下属员工工作完成状况； 3、 控制部门预算使用情况。职责七：负责公司对外形象宣传、公共关系和公司企业文化建设 1、 代表公司与相关部门、上下级单位往来,保持与政府部门及相关企业的良好合作关系； 2、 负责公司的对外工作,协调公司与政府部门及企业的关系； 3、 负责组织公司企业文化建设,提炼和宣传企业理念，举办各种活动，促进员工凝聚力。 职责八：会议管理协助.1、 按照会议要求通知所有与会人员会议时间、地点。2、 按照会议要求准备会议需用的所有文件、文档，如有需要会前发放的文件应在会前规定时间内发放到所有与会人员手中。3、 布置会场。根据会议需要，提前准备相关会议需要使用的设备，如投影仪、手提电脑、移动存储器、功放、话筒、音响之类，在会前调试设备,保证会议中的正常使用。4、 根据会议规模和性质，拟定会议所需采购的饮品、小吃、文具等物品清单，上报行政主管。5、 会议中,做好详细会议记录,并在会后整理会议记录完成会议总结报告，在规定时间内上缴行政主管。6、 会后会场的清扫整理工作。职责九：客户资料、合同的整理工作1、 为销售部提供客户登记标(客户名称、联系方式、咨询情况等)，并对登记表进行日常回收统计，进行周汇报分析.2、 合作合同的拟定及统计存档备案3、 制作市场商家名录，对商家名录动态进行修正，存档。 二、 前台接待岗位名称:前台接待员职责一：来访者接待、员工考勤统计管理1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务，按照公司接待标准流程完成询问、引座、倒茶、通知相关被访人等工作。2、每日负责全公司所有人员的考勤监督，杜绝考勤包庇现象，每月制作考勤签到表。协助行政主管完成员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。3、拒绝闹事人员或推销人员入内，事件如不能自行解决，应立即通知直属上级.职责二：饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等1、根据饮用水的饮用情况,及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。2、公司负责人或其它部门根据实际需要，提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时，行政前台予以代办,结款方式根据实际情况而定。3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前23天知会行政前台，订餐、订房一般提前12天，订会议厅一般提前1020天）。职责三：公司日常办公设备及电器管理。1、 每日到公司后打开所有电灯、饮水机、打印复印扫描设备,根据季节打开空调，检查所有电气设备是否正常运作，如发现故障情况，应立即通知相关维修人员.2、 每日下班前,关闭所有电器电源，并对照标准检查，做到没有遗漏。3、 有其他部门人员加班的情况下，将电源关闭工作移交到某加班人员手中，并将移交人员名单记录在案,确保详细的责任追认。职责四:信件的收发、文件资料打、复印，传真管理1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政前台统一负责.收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移. 发件时，由发件人填写好资料，再由行政文员执行发送.2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据,并负责核对单据、数量、金额，便于财务结算。3、做好公司常用工作表格的分类、整理、保存，定期对公司常用工作表格进行统计和盘点,及时补充数量不多的工作表格.4、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，前台人员有权监管设备的使用。职责五：电话的接听和记录。1、 电话响起后,响三声之内必须接听。2、 接听后使用标准规范用语和对方礼貌通话,不得和对方发生任何争执。3、 详细记录通话内容,整理后立即处理或传达到相关负责人处。4、 等到对方挂电话后才能挂电话，如需先挂电话,应向对方礼貌说明原因.5、 接收到传真,如是非工作性质内容传真（如广告）可自行处理，如是公司相关工作内容传真，应立即递交到相关负责人处处理。职责六:执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成,最终汇报完成结果。3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，保证透明沟通，工作畅通。三、 司机岗位名称：司机直接上级：行政主管岗位性质：完成公司派车任务职责一：遵守交通制度及公司制度1、 公司司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则。2、 司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全3、 遵守公司员工管理手册，安全驾车。同时遵守本公司其他相关的规章制度。4、 不准私自用车职责二：定期检查保养车辆1、 司机应爱惜公司车辆,平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修,确保车辆正常行驶。2、 司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆,以保持车辆的清洁(包括车内、车外和引擎的清洁).3、 出车前,要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整.出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油.4、 司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告行政主管，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂维修,违者费用不予报销。职责三：车辆安全停放。1、 出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置,不能在不准停车的路段或危险地段停车。2、 司机离开车辆时,要锁好保险锁，防止车辆被盗。钥匙及行驶证交给管理人员.职责四：认真完成派车任务。1、 公司用车时，要准时出车，不得误点。2、 出车后，按要求作好行车记录，详细记录行车时间、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等,并由乘坐人签字确认（如仅有公司外客人乘坐，由安排人员签字确认），次日将行车记录交管理人员审核签章。3、 每月末按乘坐人或部门统计当月行车里程总数，各部门合计数应与当月总行驶里程一致，不一致则由驾驶员承担多余里程.4、 司机对管理人员的工作安排，应无条件服从,不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见的,事后可向上级领导反映。5、 司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴.6、 出车外出回来，应立即到行政主管处报到。7、 司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的,应及时设法通知管理人员，并说明原因。8、 任何时候,司机必须随身携带手机。对公司领导或管理人员的呼叫，应立即应答。情况特殊确实不能应答的,事后一定要说明原因。职责四：借车管理.1、 司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给其他人驾驶;2、 如公司领导批准同意将车交给其他驾驶员驾驶,当事司机应负责检查借车人是否具有合法的驾驶资格（包括驾照有效期、车型及驾照真实性）;3、 严禁将车辆交给无证人员驾驶或练习开车；4、 任何人不得利用公司车辆学开车.