羽沙公司公章管理制度.doc

杭州羽沙服饰有限公司印章管理办法第一条、为保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。第二条、本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、行政章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第四条、印章授权管理和使用部门：（一)公司印章，由公司总经理授权向相关部门核发或核销；（二)公司印章由总经理授权以下部门分别管理和使用:1、公司行政章、由公司行政部负责管理和使用；2、法定代表人印章、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用；3、合同专用章由公司业务部门负责管理和使用.4、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办法执行。5、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司办公室上报书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章。6、印章刻制由行政部负责,经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司行政部按有关规定办理.第五条、印章的管理（一）公司的所有印章，均由公司行政部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人.（二）交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件四的印章交接单,登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字,印章授权人签字认可后备存。（三)印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的,印章专管员可拒绝用印并报告领导处理.(四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章.（五）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时,由其承担全部赔偿责任并按公司行政管理的规定进行处罚。（六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写印章专管人离职交接单（详见本办法附件五）后方可办理离职手续.7、禁止任何人未经批准携带公章外出.如确需带出使用时,须经总经理批准并填写公章外出使用审批单（详见本办法附件六）方可带出；非公章专管人员携带外出时,用印人还应填写本办法附件四的印章交接单办理交接手续后方可带出。第六条、公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章(合同章、财务章、生产章）、总经理(法人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。（一）公司行政章的使用范围主要为:1 、公司对外签发的文件。2 、公司与相关单位联合签发的文件。3 、由公司出具的证明及有关材料。4 、公司对外提供的资料。5 、对内公司章程、制度相关事宜6 、员工调动.7 、员工的任免聘用。（二）公司合同专用章的使用范围主要为：1 、对外投资、合资、合作协议。2 、各类经济合同等.（三）公司总经理(法人)个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。(四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。（五)公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。第七条、各类公章的使用规定（一）公司印章的使用1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等一并交印章专管员,由其审核审批手续齐备后用印。2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表 、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应按照本条第3项规定填写公司用印审批记录单（详见本管理办法附件七）并留存复印件以完善相关档案,依据本条规定填写的单据无需审批人签字。3、除本条第2项规定的情况外,凡加盖公司印章的存根类介绍信（开具时必须按要求认真填写存根)、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表 、邀请函等文件,均须填写公司用印审批记录单并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。4、公司印章、法定代表人印章、行政专用章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、附件资料及公司用印审批记录单作为用印凭据档案由印章专管员留存。（二)财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第（一）项的审批程序.公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。（三）公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定，并报公司行政部备案。（四）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度6月30前、12月31日前该期间填写的用印登记簿（详见本管理办法附件九）及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单。第八条、法律责任（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用.(二）违反本制度的规定使用印章,造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。第九条、公司印章的管理职责（一）公司总经理负责行政章的使用审批工作.（二）行政部负责授权范围内的印章使用审批工作（不包括财务专用章、合同专用章）(三）各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作。（四）印章管理员1、负责印章的保管。 2、负责设立印章使用登记台帐。 3、负责印章使用的审核工作。 4、负责制定所保管印章的使用程序。 第九条、附则（一)本办法附公司印章管理的相关文件范本.（二）本办法自发布之时效实施. （三）本办法由公司行政部负责解释。附件一：杭州羽沙服饰有限公司文件行政部发20_号关于公司启用有关_专用章的通知公司各部门：根据公司印章管理办法第_条的规定，由于_，现公司已启用“_专用章”，该印章由公司_部门管理，专管人员为_。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_年_月_日起,启用本通知附件的公章，原“_专用章印章同时废止.特此函告。附件：新旧印章样式 _年_月_日旧印章样式 新印章样式 主题词：印章 启用 通知抄送:_，_，_，_。_行政部 _年_月_日印发附件二：公司印章留样备案表NO:_印章名称：_章审批人：_刻制人：_启用时间：_配置及保管部门：_印章用途：_印章专管员：_印章留样本留样印章自_年_月_日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于_年_月_日自公司办公室领取本印章,本人承诺将尽职妥善保管本印章,依照公司印章管理制度使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时,本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章专管员：_年_月_日附件三:杭州羽沙服饰有限公司文件行政部发20_号关于公司停用有关_专用章的通知公司各部门：根据_公司公司印章管理办法第_条的规定，由于_，现公司决定作废停用原由公司_部门专管人员_管理的“_专用章。_年_月_日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章样式 _年_月_日停用印章样式 主题词：印章 停用 通知抄送：_,_，_，_。_行政部 _年_月_日印发附件四：印 章 交 接 单NO：_部门名称：_交接印章名称:_交接日期：_月_日用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守_公司公司印章管理办法之规定。2、其他说明事项：_3、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责.移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授权人签字确认:_ _年_月_日附件五：印章专管人离职交接单NO:_部门名称：_离职交接印章名称：_交接日期：_月_日1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守_公司公司印章管理办法之规定。2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员,并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失,无论公司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。3、其他说明:_4、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件六：印章外出使用审批单NO:_1、部门名称：_2、外出印章名称：_3、使用日期:_月_日4、用印事项：_5、外出使用原因:_6、用印责任人：_印章留样：留样7、本印章自_年_月_日_时经授权人签字同意外出使用期间,其保管责任和用印责任均由印章_负责。申请人:_年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件七：_公司用印审批记录单NO:_申请人：_；申请日期：_.申请人所在部门：_所在部门负责人审核意见：同意（由当事人勾选）_。文件名称正/复印件份数用途说明正本复印件正本复印件正本复印件正本复印件审批同意人【本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写,不需填全所有栏目】行政部负责人同意签名：财务部负责人同意签名：生产部负责人同意签名：总经理同意签名:申请使用的印章:公司印章法定代表人印章行政专用章合同专用章财务专用章用印情况(由当事人勾选）已用印 (申请人签名） (日期）已用印 (保管人签名） （日期）备注说明注意事项用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。附件八：公司合同专用章用印审批单NO：_用印申请部门合同份数经办人签字联系电话签约方甲方：乙方：其他方(包括担保方或丙方)：涉及金额签约负责人联系电话部门经理签字顾问律师意见：总经办意见：总经理审批备注附件九：印章使用登记簿【_年_月_日至_年_月_日】填表部门:_填表人:_ 序号盖章时间文件名称及发文号批准部门批准人印章专管员或代行人印备注