综合办公部门职责和岗位设置1.doc

办公室职责和岗位设置
一、部门职责
1）负责理事会日常工作;
2）负责起草联社战略发展规划与年度工作计划；
3）负责组织通讯报道、信息调研、网站维护和信息的收集、整理、报送及利用;编印内部刊物，征订分发报刊；
4）负责起草工作总结、报告和重要文电及其他综合性文件；
5）负责内部文件的核稿、排版、用印、登记、印发和外来文件的签收、登记、审核、传阅、拟办、保管和清退;
6）负责机要文件及安全保密管理和有关公章、名章的制发、用印、保管；
7）负责联社档案的归口管理和文书档案的收集、整理、立卷、归档、检索及利用；保管重要合同、协议的正本和相关证照;
8）负责组织协调联社日常办公秩序，协调部门之间及上下沟通事项，协助联社领导协调工作；
9）负责党委、理事会、联社务会议、主任办公会议的重要部署、重大决策和联社领导重要指示、批示及交办工作的催办、督促、落实反馈；
10）负责组织策划并落实重大活动方案,协调处理突发事件；
11)负责联社公共关系建设，沟通和联系政府、媒体、社区及相关单位;
12）负责联社舆情管理，制定声誉风险应急预案；披露联社重大事项及相关信息；
13）负责会议组织、接待联络和其他联社行政后勤事务,协调分支机构重大活动及重要会议；
14)负责联社办公楼、食堂、宿舍、车辆和办公用品的管理；
15）负责办公用品、设备、耗材和基建装修工程的集中采购、招投标以及实物资产的盘查与管理；
16）负责办公设备及软件的使用培训、安装维护和日常运联社管理；
17）负责联社品牌形象规划与建设、服务环境设计；
18）负责组织实施文明服务规范，推进效能建设。
二、岗位设置
综合办公部门设置主任岗、文秘岗、机要岗、宣传信息岗、督查督办岗、后勤服务岗等六个岗位。
三、岗位职责
1、主任岗岗位职责
1）根据联社发展战略,制定本部门中长期发展规划；依据联社年度工作计划，制定本部门年度工作计划；
2）全面负责本部门的各项管理工作，统筹协调各种资源，合理分派工作任务，及时督促、指导和检查下属员工开展工作,确保本部门按计划完成各项工作任务；
3）对下属员工开展各种定期或不定期的专业技术和能力素质培训活动，不断提高本部门员工的职业素养;
4)认真考察每个下属员工的工作能力及成效，严格按考核规定公平合理地给出绩效评定，并根据情况及时向人力资源部门作出人员调配、奖惩等管理意见，有效激励本部门员工的工作积极性和主动性；
5）组织修订和完善本部门的岗位设置、工作职责、工作权限和绩效考核制度,建立健全本部门管理制度，确保有序开展各项工作;
6)负责公务车和驾驶员日常管理，确保联社车安全；
7）组织公务接待活动，审核费用开支，确保接待工作顺利开展;
8）加强办公自动化系统建设,提高机关运作效能;
9）筹备联社各类重大会议，做好会议的组织与协调工作按时准备好会议所需资料,保证各类会议的顺利召开；
10）协助联社股东大会、理事会、监事会、高管层、党委会开展日常工作；
11）负责联社重要的综合性文件、报告的起草、审核工作；
12）负责组织、指导联社调研工作;
13）监督上级和联社领导的指示、决议、交办事项以及重要文件督办情况，并及时向董事长或分管领导汇报;
14）检查监督保密事项和文件的办理情况，防止失密、泄密及窃密；
15）规范联社档案集中管理及联社政印章、党委印章、电子印章的日常管理；
16）根据联社领导指示，联系办理一切对外公共关系维护工作;
17）做好对外信息宣传与交流，组织制定声誉风险应急预案，妥善处理各类舆情;
18）接收突发事件预警报告和事件报告,组织开展媒体攻关，汇总上报突发事件处置结果；
19）加强联社网站建设,提高联社社会知名度和美誉度；
20)应用和维护省联社视觉识别系统，确保对外形象传输的一致性；
21）制订联社网点建设的具体方案，全面负责监督、指导工程审批、招标和施工；
22）监督指导机构设立、变更、迁址的报审手续；
23）负责金融许可证、营业执照及其他证照的办理、年检、使用与管理工作;
24)制定全辖办公用品、印刷品、大宗物品采购计划,落实有关采购项目，及时收集、整理和分析物资采购市场联社情，准确掌握物资价格，为联社能购置物美价廉的物资做好采购准备；
25)组织开展固定资产清查，审核联社固定资产维修、报废事宜；
26)组织开展联社基建与装修项目可联社性研究，组织编制招标文件,与中标人签订项目合同；
27)落实和完成领导交办的其他工作。
2、文秘岗岗位职责
1）负责起草和处理联社重要文电、工作总结、情况报告及领导重要讲话等综合性文件,根据领导指示，进联社有关调查研究，撰写相关专题调研报告;
2)承担联社发文的拟稿、核稿等工作，确保内部文件的质量；
3）负责撰写综合性会议材料，协助做好会场服务工作；
4）搜集、整理和采编所需要的各种信息，负责联社内部刊物的发联社与编辑；
5）协助联社领导与各部门间的综合协调沟通，督促落实上级领导重要批示的贯彻执联社；
6）为确保联社领导能合理有效地开展各项工作，协助办公室主任安排联社领导的各项重要活动；
7）落实和完成领导交办的其他工作.
3、机要岗岗位职责
1）为确保文件的高效流转，及时签收、登记或传真各类文件、,承担联社来文的签收、登记、审核、传阅、拟办、催办、保管和清退；
2）防止机密外泄,具体负责联社和本部门机要、安全保密工作。管理密件，造册登记并负责办理传阅、签收手续，防止密件、密电外泄、丢失和被盗；
3）负责联社机要文件印发工作；
4）负责保管联社党委、联社政公章及电子印章等重要印章及联社重要证件;
5）按照印章管理规定，确保联社印章安全、规范管理；
6）承担联社内文件包括电子文档)的用印、联社政介绍信开具等工作；
7）按联社档案管理规定要求，接收联社各部门的档案（不含人事档案），按相关规定立卷，保管联社联社政、文书档案;
8）保管联社在经营管理过程中形成的各类重要资料、重要合同文本；
9)科学摆放和编制库房档案橱柜,分类码放档案，科学编制号码体系，做到查找便捷快速;
10)定期对档案进联社检查、修复和整理,保持档案的整洁完好;
11）档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案做到账物相符；
12)办理档案销毁工作;
13）指导全辖档案管理工作；
14）管理办公室的电话机、传真机，重要事项及时报告，做好各类记录；
15）负责介绍信、证明、便函的发放和回收等管理工作；
16）负责联社信件收发工作；
17）落实和完成领导交办的其他工作。
4、宣传信息岗岗位职责
1)负责对外宣传和舆情监测工作，加强同社会各界特别是新闻媒体间的联系,充分利用各种机会和形式，向社会广泛宣传联社的改革发展与新产品推广,树立良好的形象,不断扩大联社在周边地区的知名度；
2)加强与监管部门、政府机构及各媒体间的信息交流宣传，协助各种公共关系的建立、维护和保持，负责为联社发展营造良好的外部环境。
3）负责联社媒体宣传和其他广告宣传的制作、审核与发布等工作；
4）负责联社新产品、新理论的宣传和调研工作，掌握工作动态,总结和推广经验;
5)负责征订及分发报刊杂志；
6）负责修订和优化联社形象宣传册，组织开展联社典礼仪式及联社容建设的宣传工作，及时采集联社的重大新闻，编写宣传资料并选择合适的媒体投放，不断提升联社形象；
7）根据上级部署和联社业务发展需要，拟定OA网及联社外网日常使用、维护与管理的中长期规划和具体办法；
8)负责及时更新联社外网,不断提高联社社会知名度和美誉度;
9）落实和完成领导交办的其他工作。
5、督察督办岗岗位职责
1）根据联社各时期工作需要、领导批示、会议精神、以及效能建设有关要求，定期或不定期组织开展督办，原则上每季度不少于一次；
2）拟定督办工作方案，报领导审批后组织实施；
3）采取明查暗访、网上督查、书面督查、抽查等方式进联社，督办时可采取一种方式进联社，也可采取多种方式相结合进联社；
4)收集整理督办事项办结情况，撰写督办工作报告，报领导审阅；
5）向各部门、分支机构反馈领导批示意见；
6）根据领导批示,实施后续督办;
7)落实和完成领导交办的其他工作。
6、后勤服务岗岗位职责
1)协助联社及相关部门做好各类会议统筹安排、组织协调工作；
2）协调落实联社大楼的物业管理；
3）管理、安排员工日常值班表;
4)负责联社办公用品、印刷品、大宗物品的购置、领用及管理；
5）负责公务接待活动,严格控制联社政性支出；
6）负责联社固定资产实物管理；
7）负责基建与装修项目可联社性研究，参与招投标活动，建立健全项目档案；
8）负责车辆的安全驾驶和日常保养、维护工作,协助办理机动车辆的保险、年检、年审等手续，满足各级领导及部门用车的需要；
9)维护和管理联社机关水电、电话、电器等设施；
10）负责联社机关消防安全、防雷电（直击雷）、用电安全等相关工作；
11)按照食品卫生制度要求，搞好食品卫生、饮食卫生、环境卫生及炊管员个人卫生，防止传染病的发生、严防食物中毒现象，协助做好食堂用餐客人的招待工作；
12）协助食物采购，包括解暑、防流感等药用品，做好费用登记，发票收集，并及时整理上报给领导审核,做好饮食物资准备工作;
13）负责制作、管理员工用餐登记表，统计员工每月伙食费用；
14）落实和完成领导的其他工作.
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