浅谈会计电算化发展中的弊端和对策.doc

浅谈会计电算化在发展中的弊端及对策摘要:在信息化和工业化融合的新世纪中国，经济的持续高速增长和全球经济一体化趋势的日益加深，我国的会计电算化工作已经取得了长足进步，各类财务软件得到了广泛应用.本文通过对我国会计电算化存在问题的分析，提出了发展会计电算化的要对策,就会计电算化现状和亟待解决的问题进行探讨。关键字：含义 存在的问题 对策第一章 前言会计电算化是以电子计算机为主的电子技术和信息技术应用到会计业务中的简称。它以电子计算机为工具,运用会计所特有的方法，对企业的经营活动情况进行反映和监督，所以，会计电算化既是提供以财务信息为主的信息系统，同时又是参与管理的一种管理活动。我国会计以前一直是使用传统手工记账的记账方式，不仅耗时，而且耗力。其会计记账、登记账簿、填制各种报表，以及年终的填制会计决算报表的核算都是相当复杂和繁琐的。我国在上世纪70年代末80年代初，开始引入会计电算化。财政部从1988年开始,规划我国会计电算化的中长期目标、组织商品化会计核算软件评审、建立会计电算化管理的规章制度、开展会计电算化知识培训、指导基层单位的会计电算化工作等，从而推动了我国会计电算化事业健康发展。第二章 会计电算化的优势经过近20年的实践,会计电算化的发展从专用会计软件的开发研究到商品化会计软件的应用，从单一的核算型会计软件到以财务为中心的管理型会计软件，对推动广大企事业单位向管理现代化转变起到很大的促进作用。（一）提高了会计工作的效率及会计信息的质量会计电算化系统以计算机作为信息处理工具，它利用计算机强大的数据处理能力，完成了大部分数据的计算、分类、存储等工作，从而提高了会计数据处理的速度和准确度.数据处理的自动化、程序化和规范化,提高了会计信息的及时性、可靠性和相关性,提高了会计工作的效率。这是会计电算化系统最显而易见的优点。在过去的手工会计系统中财务人员的主要工作是记账、算账、对账、报账等，会计人员要在这些方面耗费大量的精力,一笔经济业务发生后，其数据要在凭证及日记账、明细账、总账上登来登去。这种重复而繁琐的登记工作造成会计周期长、速度慢、效率低.同时,这些业务数据还要在各种报表中进行各种计算，这些计算虽然只是简单的加减运算，但是计算量大，计算速度慢,重复劳动多，工作量之繁重，事务工作之单调乏味,相信做过手工会计的人都深有体会。由于会计核算工作中要把数据多次重复地抄写与计算，因而很难保证不会出现错抄、漏抄和算错的情况,一旦出现差错往往很难发现,查找起来也相当困难，相信做过会计工作的人都曾经有过为找出几分钱的错误而通宵达旦的工作经历。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据，就可以不考虑计算的复杂性，只要求结果准确就行了。采用会计电算化系统，提高了财务人员的工作效率,同时提高了会计信息的质量，使广大会计人员从繁重的会计核算和数据转抄中解放出来,其劳动强度大大降低。（二）促使财务人员转变工作职能由于采用会计电算化系统使财务人员的工作效率有了大幅度的提高，使财务人员有充分时间利用及时准确的会计信息参与企业管理与经营决策,有利于会计职能由“核算型”向“管理型”、“决策型”转变。而这种角色的转换则要求会计人员及时“充电”,以更新知识结构.比如会计电算化系统下的财务人员除要求具备财务专业知识及专业技能外，还应掌握一定的计算机、网络等方面的专业知识，具备上机处理基本业务核算工作的能力，掌握计算机的一般性故障排除方法和纠错方法。这就要求财务人员要不断学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术，才能满足会计电算化系统进一步发展的需要。另外参与管理也要求财务人员更新自己的知识层面，补充业务及管理方面的知识，这样才能适应工作的要求，提高财务人员的综合素质，最终形成复合型人才。（三)改变了会计信息处理和使用的方式和方法会计电算化从原始凭单中获取会计的原始数据，然后对原始数据进行标准化处理，需要经过选择、登录和校验等步骤，避免同一数据的重复输入,要求做到数据一次输入，多方使用。会计电算化系统是系统出各类报表，查询功能强，及时迅速反映财务状况; 而手工会计手工出各类报表,并要手工记各类账户，工作量大,易出错，查询慢，资料保存不方便.会计电算化的数据处理过程由程序管理，无需人工干预。数据用文件的形式保存，记账凭证、账簿、会计报表以及其他会计资料均以文件形式组织存放在计算机内.文件的组织也不一定按凭证、日记账、明细账、总账等分别设置，甚至有的会计电算化只设置一个凭证文件，根本不存在机内账簿文件。查账时只是把筛选出的数据显示在屏幕上。 （四)系统与环境相适应 会计电算化处在企业及社会经济环境中，会计数据处理既要适应内部的需要，又要与外部环境相协调，比之手工会计系统，它更具适应外部环境变化的应变能力。（五）满足了企业管理的需要现在的企业越来越重视管理，向管理要效益已经成了企业提出的口号。财务管理作为各项管理的基础,需要为企业其他管理职能提供服务。现如今，在会计电算化系统下，工作量问题基本不存在,这就为企业提供了良好的条件。会计电算化的内部控制,随着数据处理方式和数据处理流程的变化而与手工会计系统的控制不同，不仅控制的内容更广泛，而且要求更严格。人工会计系统一般从三套账册的相互核对，通过账证相符、账账相符、账实相符的内部控制方式保证数据的正确；而会计电算化系统则有人员管理、口令控制、权限设置、权限分配等一系列内部控制手段以及内部管理制度来实现.例如，费用科目按部门设置明细，可以考核各部门的费用开支情况；销售类科目按地区设置明细,可以了解企业的市场情况；应收账款按供销人员设置二级科目，可以加强应收账款的管理，尽量避免坏账,呆账的发生。不可否认，现在越来越多企业已经采用了会计电算化系统,但“成也萧何,败也萧何，同样是由会计电算化系统的特点引起的，在使用的过程中同时也发现了会计电算化系统的弊端第三章 我国会计电算化的现状计算机在会计领域中的应用是一种必然趋势，实现会计电算化所能带来的益处有目共睹：提高会计人员的工作效率；提供的会计信息准确及时、全面深入、高效精确、方便有效；规范会计人员工作;带来一系列工作效率的提高，为企业创造效益.但同时也存在着诸多问题,阻碍了我国会计电算化向更深层次发展。（一） 总体水平低会计电算化技术的使用在总体上还处于低层次水平。我国现阶段的会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化，而没有实现管理会计的电算化,更不是完整意义上的会计电算化。很多企业使用的软件主要是一些软件公司早期开发的会计信息系统,也有一些是自行开发的核算软件，采用“管理型”和“决策型”财务软件的企业较少，采用ERP的企业就更少.这些都使得会计信息系统的启用并不能对企业管理带来实质性改善。此外,大量的财务分析工作仍需要手工操作，很多单位由于缺乏高水平的财务管理人员,致使财务数字仍然是不会说话的“死”数,不能为领导提供决策依据。虽然有少数软件开发商已涉及到ERP,但其技术还不够成熟，距离企业的实际需要还有较大的距离。这样，会计信息系统的启用并不能对企业管理带来实质性改善。(二) 会计信息系统内部控制不够完善会计电算化的实施和运用必须借助计算机和网络,但机械故障、零配件损坏、操作人员失误、突然断电等原因都有可能导致硬件系统失灵;在网络环境中，网络的开放性、动态性和虚拟性导致系统的一致性和可控性降低，一旦遭遇系统阻塞、病毒侵入或黑客袭击，系统将会混乱甚至瘫痪，这就使得企业财务信息的安全性和保密性不能得到很好的保护。各软件公司开发的财会软件各自使用不同的操作平台和支持软件，数据结构不同,编程风格各异，并且对技术进行保密,相互没有交流和沟通，没有统一的协议，自然也没有统一的数据接口,很难在不同系统上实现数据共享。而且,在某种程度上，财会软件只实现了会计功能，并没有实现预想的管理及预测功能,以至于会计电算化的出现，仅是减少了会计的工作量，并没有产生真正的经济效益和管理效益. 第四章 会计电算化的弊端会计电算化是企业管理信息系统的一个重要组成部分,管理信息系统是财务、业务和人事等信息系统的有机结合.一个企业会计电算化系统的实施过程，同时也是企业管理理念、管理模式、业务流程等方面改造的过程.虽然我国的会计电算化工作形势看好，但由于企业自身原因与外部环境的影响和财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化工作实施过程中仍然存在着诸多问题.（一） 管理职能尚未得到充分发挥会计电算化发展初期侧重核算职能，随着发展的深入，逐步过渡到“管理型”和“决策型职能阶段，当今与企业整体管理决策支持系统相统一的ERP阶段是会计电算化发展的一个主流趋势。但现阶段，我国的企业中采用“管理型”和“决策型”财务软件的较少，采用ERP的企业就更少。我国现在企业电算化的发展阶段距离会计电算化的最终功能实现还有一段不小的距离，完善的会计电算化不仅肩负着记账、算账、登帐等基本工作，而且还应能够提高企业财务管理的效率，帮助经营者借助更加准确的财务指标做出正确决策,提高经济效益.我国仅仅是初步实现了会计电算化,总体来说尚处于会计电算化发展的初级阶段.账务处理系统以输入记账凭证开始,经过计算机处理，完成记账、算账、报账等工作,但只局限在财务会计范畴，与企业管理信息系统结合不密切，较少发挥“管理会计的职能.这种情况下，大量的财务分析工作仍需要手工操作，费时费力。（二） 复合人才的缺乏，电算化会计人员整体素质有待提高由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识，在岗的会计人员虽经过计算机等级培训，但与实际要求水平还有较大的差距。一方面由于计算机培训教材老化。计算机技术发展很快,几年时间，计算速度提高了几十倍，软件操作系统也有质的变化。而现在的教材多为几年前的,所介绍的知识陈旧，实用性不强，经过这样的培训并通过考试的人员实际操作能力可想而知；另一方面，会计人员知识不全面，缺乏对会计人员的再培训和定期考核。电算化会计系统是人机结合的系统，它既需要熟悉计算机操作的财会人员，又需要精通计算机硬件维修、信息系统管理和基本财务知识的系统管理员。但我国这种复合型人才还相当匮乏，培养这一类的人才还需要一定的时间（三） 会计电算化系统运转、维护成本较高有的人也许认为会计电算化系统建立后,就不用操心了,平时只要录入凭证即可。其实不然,为了维护电算化系统正常运转，在日常工作中,会不断产生维护成本。会计电算化系统的维护成本主要包括：1、硬件维护成本高，设备的正常维护升级、打印耗材的使用、存储介质的使用以及为保证会计电算化系统正常运转的配套设施的维护等。2、软件维护成本,杀毒软件、防火墙的升级更新和财务软件的升级换代以及程序员日常的维护成本。3、会计电算化系统为了加强会计控制而设置各项控制制度造成了管理上的成本增大,各项牵制制度的实行增强了会计监督的力度，也耗费了大量的管理资源.（四）政策、法规尚待完善。 我国财政部在1994年相继颁布关于大力发展我国会计电算化事业的意见、会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、会计电算化工作规范等文件,但由于规章的级别和执法力度不够，致使相当部分的会计人员根本就不知道法规的具体内容,发生的违法违规行为也缺乏相应的监督监管条例和专门的监管部门。随着会计电算化的高速发展，会计电算化犯罪也逐渐显现，如何防范和规治这种高科技、新技术新型犯罪成为我国普及电算化进程中不应忽视的一个问题。国家有关部门应引起重视，制定专门针对会计电算化操作的法律法规,对会计电算化工作有规范，有监督，有惩处，使之早日纳入法制轨道（五）会计软件存在局限性首先,多数会计电算化软件偏核算轻管理。会计电算化将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，并且可以把主要的精力放在加强财务管理方面。但我国大部分单位只重视报账，忽视管理，使用会计软件的总账、工资、固定资产、报表等核算内容较多，至使会计软件开发商提供的具备管理型功能的成本核算、预算、分析等模块内容设计过于简单，功能还不够全面，限制了会计电算化管理功能的应用。目前市场上的会计软件其通用性普遍较差。大部分会计电算化软件系统初始化工作量较大，企业难以针对自己的需要选择完全适合的功能，企业选用不同的软件,而系统和系统之间很难实现数据信息的共享，从而不能做到无缝对接，无法进行数据交换、信息共享和控制管理,更不能与企业内其它管理子系统集成融为一体，很难形成整个企业管理信息系统.而且数据的安全性和保密性没有保障。对于企业来说，财务数据是企业的秘密，关系着企业的生存与发展.但目前市面上有安全保密性的会计电算化软件很少，多数软件对其系统存在的各类数据文件未采取相应的保护措施。而有些软件所谓的加密，只是对软件本身的加密,目的是为了防止盗版,不能真正做到会计数据的安全保密，系统一旦出现问题，很难保证不会泄漏。这都使会计数据的真实性和可靠性无法得到保证.第四章 会计电算化的对策(一）提高人们对会计电算化的认识信息技术的发展不仅是技术上的革命,更是思想上的革命。会计电算化改变了会计数据的存储方式、处理方法与程序，对于整个会计管理制度的改革有巨大影响，更为重要的是会计电算化首先必须是一种观念上的改变.只有加大宣传力度，转变思想观念，使人们对电算化在管理中的作用及重要性有一个正确的认识，才能为推广普及会计电算化提供有利的条件，为今后大范围内实行网络化管理，进一步推动电算化事业打下基础。这里指的不仅是企业财务管理人员，也包括了企业负责人。企业负责人也是内部会计控制中的一个重要主体,而且是核心作用，不能也不可以独立于内部会计控制之外，还应运用其职权,将会计控制的领导落到实处。因此，企业领导人在实施会计电算化的过程中必须积极做好宣传工作，让工作人员从思想上正确认识会计电算化的意义及目标，要提高员工对会计电算化的重视程度,更新观念,重新认识会计电算化，是企业人员在观念上深刻认识并自觉接受学习会计电算化。这样才有可能有效地实施会计电算化并取得良好的成绩。 （二)培养会计电算化综合性人才知识经济对于企业的财务信息的加工与输出具有很高的要求，尤其是未来会计软件要实现更高层次的网络化信息处理。这一发展趋势，势必要求会计电算化工作的人员在会计和计算机两个领域都非常有专长，成为这两个领域里的行家里手，加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度.对电算化管理人员的培训工作要经常性地进行,并结合经验交流，使培训收到实效。若只有普及型的速成人才培训，难以提高会计电算化的水平.在吸纳高校会计电算化毕业新生的同时，还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业,这样新老结合，高、中、低结合的会计电算化人才队伍就会形成，必将推动会计电算化工作的进一步提高。对现有财会人员的在职培训。我国大多数财会人员过去一直从事手工会计核算，财会知识比较全面,技术比较娴熟。会计电算化普及后，应重点培训他们计算机操作的技能，培训的模式可以先从计算机基础知识入手，然后逐渐向计算机网络知识过渡。对院校专业结构的调整。目前我国财经高等院校和大部分综合类高等院校、成人高校和新兴的职业技术学院都开设有计算机专业和财会专业。但从横向上看,这两个专业在课程的设置上还存在着“单打一”的现象,尤其是计算机网络知识和财会知识的结合程度比较肤浅（三）建立健全内部控制制度企业在建立了会计电算化系统后,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要.如建立严格的管理规章、岗位职责、岗位手册、操作流程、权限划分和各项控制制度。做到不相容职责分离，系统设计、软件开发等技术人员与实际业务操作人员相互独立；计算机系统的日常维护和管理人员独立于会计、交易等部门，禁止同一人同时掌管操作系统口令和数据库管理系统口令等。建立健全上机操作登记制度，会计档案管理制度，定期检查制度等各项控制制度。尤其要重视档案管理工作：一是及时归档,会计电算化系统购买、使用的全套文档资料及软件程序，都应作为会计档案进行归档。二是安全保管，选择优质的存储介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分别由会计人员和会计档案管理人员异地保管。企业会计电算化变革任重而道远，政府、行业、企业、社会各组织以及会计人员都应加强合作和互动,共同推进我国会计电算化健康快速的发展，力争早日踏上企业信息化的大道.（四）进一步完善配套法规电算化会计信息系统是一个有机系统，仅有一套好的软件是不够的，必须要有一套与之密切结合的管理制度才能保证会计信息安全可靠,充分发挥电算化信息系统的作用。 随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加，国家应针对会计电算化工作出现的新问题，对现有的相关法规进一步补充和完善;加大对会计电算化管理制度的研究，提供可以参考的规范化的模版；通过准则类法规对会计电算化进一步约束,加强电算化会计系统宏观管理，使会计电算化工作走上规范化、制度化的道路.（五）加强软件购置及开发的管理（1）开发适应现代化的电算化软件我国从20世纪七十年代末才开始发展市场经济，事业单位内部管理工作基本薄弱，使得我国在会计电算化得到飞速发展的同时也暴露出了许多问题。就短期而言，在事业单位内部的会计工作上，我国应加强会计的管理工作。而从会计软件的开发上，应结合各个事业单位内部的自身特点开发以管理为主的会计软件。在成熟应用之后，我国也应像国外现今的发展一样，开发并使用以决策为主的“决策型”会计软件.(2）提高会计数据的安全性为有效防止会计数据泄密、丢失，防止发生计算机舞弊行为,必须建立健全会计数据的安全维护制度。电算化会计信息系统可以分为两个专职部门：系统开发部门和系统应用部门.系统开发部门承担系统的研制和维护工作，系统应用部门负责软件的日常应用,这两个不相容的职务之间应当分离，以保证系统内不相容职责的相互分离以及信息处理部门与企业其他业务部门的相互独立，以有效减少有可能发生的错误和舞弊。（3）规范会计软件市场应积极调整产业结构,推动会计软件企业的兼并重组.为此要加大企业兼并与重组的力度,企业并购与资本运营相结合，倡导强强联合.以培育出技术水平高、竞争能力强的大企业集团。在加强国内联合的同时，积极吸引外资,建立与国际企业的合作关系。拓宽企业触资渠道,支持会计信息产业的高速发展。为了扶持中小企业发展，应建立我国的风险投资基金。此外应尽早设立创业板证券市场，放宽高新技术企业在国内外上市的条件。银行也应加大对国内企业的信贷支持力度，从资金投入上保证我国会计信息产业的不断发展。